孫惠媛

摘 要：檔案收集是企業(yè)檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，文件材料收集的完整與否、齊全與否，將在很大程度上影響企業(yè)檔案的質(zhì)量。目前，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作在檔案收集方面還存在很多的問(wèn)題，需要不斷予以改進(jìn)和完善?；诖?，本文分析了企業(yè)檔案收集中的問(wèn)題，并提出了幾條檔案收集的優(yōu)化策略，希望能為提升我國(guó)企業(yè)檔案收集工作水平提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案收集;優(yōu)化策略

檔案收集工作是指檔案管理人員利用一定方式把檔案征集、接收、集中在一起，以方便對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用和管理的一項(xiàng)活動(dòng)。檔案收集是企業(yè)開展檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，積極研究企業(yè)檔案收集中的問(wèn)題及優(yōu)化策略，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)檔案收集中的問(wèn)題

1.檔案收集制度不健全

企業(yè)運(yùn)營(yíng)的主要目的就是為了獲取經(jīng)濟(jì)效益的最大化，因此，企業(yè)負(fù)責(zé)人更多地關(guān)注企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，而對(duì)于檔案收集工作的重視程度普遍不高。在企業(yè)建章立制過(guò)程中，企業(yè)負(fù)責(zé)人也更加注重建立健全各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理方面的規(guī)章制度，而不太重視企業(yè)檔案管理方面的制度建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)檔案收集制度不健全、不完善，在檔案收集過(guò)程中容易出現(xiàn)無(wú)章可循的情況，增加了檔案收集工作的執(zhí)行難度。比如：企業(yè)經(jīng)常會(huì)派遣員工外出參加一些重要的會(huì)議或?qū)W習(xí)培訓(xùn)，在開會(huì)或培訓(xùn)過(guò)程中產(chǎn)生的一些文件資料對(duì)于企業(yè)開展工作具有非常重要的指導(dǎo)作用，需要員工及時(shí)將其帶回并交給文書工作人員，按照辦理文件的流程進(jìn)行傳閱、擬辦、簽發(fā)，最后進(jìn)行歸檔立卷，但因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)有檔案收集方面的明確規(guī)定，這些重要的文件資料就成為了“私人財(cái)產(chǎn)”，遲遲未能整理歸檔，也未能發(fā)揮其應(yīng)有作用。

2.檔案收集內(nèi)容不全

企業(yè)檔案管理一般是由各部門負(fù)責(zé)立卷，檔案管理部門在收集各部門的文件材料時(shí)，常常會(huì)因各部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作不夠重視，或者部門工作人員缺乏檔案管理相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致收集的檔案不完整、不齊全。以企業(yè)辦公室為例，一些辦公室工作人員平時(shí)對(duì)材料收集工作不重視，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示交辦完成的文件，或未及時(shí)做好記錄、或未立即取回、或隨手放置，造成部分文件下落不明或丟失遺落，在需要這些文件資料時(shí)無(wú)法及時(shí)找到，對(duì)工作造成不利影響。再如：企業(yè)辦公室收集的檔案內(nèi)容大部分都是企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要、下發(fā)文件等，而對(duì)于其他一些重要的文件資料，如上級(jí)針對(duì)企業(yè)管理的一些批復(fù)、通知、辦法、規(guī)定，企業(yè)榮獲的證書，領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議的發(fā)言稿等未及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致檔案收集不完整、不齊全的現(xiàn)象。與此同時(shí)，在企業(yè)檔案收集過(guò)程中，還存在一些無(wú)法確定文件是否應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔的情況，對(duì)一些不屬于原始記錄的、不是直接形成的、不能體現(xiàn)企業(yè)工作的資料文件等，不認(rèn)真進(jìn)行鑒別區(qū)分，就直接交給企業(yè)綜合檔案室進(jìn)行存檔，對(duì)企業(yè)檔案收集質(zhì)量造成不利影響。

3.信息化手段應(yīng)用不足

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸滲透到我們生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段管理企業(yè)檔案，能夠大大提高檔案管理工作水平。但就目前而言，很多企業(yè)在檔案收集工作中應(yīng)用信息化手段的水平還有待提升，盡管當(dāng)前大部分企業(yè)都配備了檔案管理的專業(yè)軟件和硬件設(shè)備，但由于企業(yè)的信息化基礎(chǔ)薄弱，加之檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)不嫻熟，檔案管理技術(shù)落后陳舊，導(dǎo)致很多檔案管理人員還是習(xí)慣于用傳統(tǒng)的檔案收集方式開展工作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)檔案信息化管理的相關(guān)要求。

二、企業(yè)檔案收集的優(yōu)化策略

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，職工配合

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案收集工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，經(jīng)常對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查，完善企業(yè)檔案管理相關(guān)制度，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作更好地開展。其次，企業(yè)職工要積極配合開展檔案收集工作。企業(yè)檔案材料的收集工作離不開全體職工的積極配合，但在實(shí)際的檔案收集過(guò)程中，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得一些文件材料由自己保管時(shí)用起來(lái)比較方便;部分企業(yè)技術(shù)人員覺(jué)得一些科研資料是自己辛勤努力的結(jié)果，凝結(jié)了自己的心血，擔(dān)心企業(yè)檔案管理部門管理不當(dāng)而導(dǎo)致這些技術(shù)信息被他人剽竊，因此不愿意配合檔案收集工作，導(dǎo)致一些檔案資料在收集過(guò)程中出現(xiàn)流失、不全等情況，影響了檔案歸檔的質(zhì)量。對(duì)此，企業(yè)需加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，積極組織全體職工學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理方面的政策和法規(guī)，更新對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案收集工作的配合程度。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的貫徹、學(xué)習(xí)和落實(shí)，引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全體職工自覺(jué)遵循檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案收集工作給予積極的配合，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)和法律觀念，不斷提高企業(yè)檔案收集工作的水平。

2.優(yōu)化制度，規(guī)范管理

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的各部門都需要檔案管理工作為其提供準(zhǔn)確、充分且具有一定參考價(jià)值的資料，因此，檔案收集工作作為企業(yè)檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，一定要確保檔案收集的完整性和全面性。而目前因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)檔案收集工作的重要性缺乏應(yīng)有認(rèn)識(shí)，在制度建設(shè)和歸檔技術(shù)等方面存在一些欠缺，導(dǎo)致檔案收集無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的要求。對(duì)此，企業(yè)首先要建立和完善檔案材料歸檔制度，嚴(yán)格規(guī)定企業(yè)檔案材料歸檔的程序、范圍、流程和各項(xiàng)工作職責(zé)，利用制度的形式對(duì)檔案歸檔進(jìn)行約束和規(guī)范，同時(shí)建立健全與之配套的考核機(jī)制。二是借助現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大的過(guò)程中，隨時(shí)更新各項(xiàng)檔案材料，使檔案材料更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展壯大。具體地說(shuō)，企業(yè)可利用信息軟件技術(shù)對(duì)各部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，建立信息共享平臺(tái)，在企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)變化時(shí)，自動(dòng)對(duì)檔案資料收集范圍進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以達(dá)到對(duì)檔案收集工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理的目的。

3.數(shù)字技術(shù)，提升效率

針對(duì)目前企業(yè)檔案收集手段單一的情況，企業(yè)可借助現(xiàn)代化信息手段不斷完善檔案收集方式。比如：以原有收集手段為基礎(chǔ)，增加科技收集手段，也就是用信息化方式確定需要收集的檔案資料，在有關(guān)部門的資料形成時(shí)利用軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息化手段自動(dòng)生成一份電子文檔并存檔，假如檔案收集人員確有需要可再補(bǔ)充追加實(shí)物材料進(jìn)行存檔，通過(guò)這種方式可有效轉(zhuǎn)變檔案收集人員在檔案資料收集過(guò)程中的被動(dòng)局面。此外，在收集檔案資料時(shí)，對(duì)于企業(yè)各部門大量頻繁使用的圖片資料、視頻資料等，可借助數(shù)字化信息技術(shù)將其加工處理成電子檔案，以便企業(yè)各部門之間共享使用。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升素養(yǎng)

企業(yè)檔案收集工作開展得好壞與否，關(guān)鍵在人。因此，企業(yè)要牢固樹立“以人為本”的工作理念，積極構(gòu)建一支業(yè)務(wù)水平高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍。企業(yè)在配備檔案管理人員時(shí)，要挑選具有較高文化、政治水平，職業(yè)道德高尚，具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的高素質(zhì)人員。企業(yè)要定期或不定期地組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升他們的操作技能和業(yè)務(wù)水平，以確保企業(yè)收集檔案的內(nèi)容完整、齊全。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，不但要使他們成為精通檔案整理、收集、利用和編目的專業(yè)檔案管理人才，還要使其成為精通電子檔案保護(hù)、精通檔案宣傳教育、精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型檔案管理人才，以更好地適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。此外，企業(yè)的檔案工作連續(xù)性很強(qiáng)，因此，也要注重保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，不要頻繁地調(diào)換檔案管理人員和崗位，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，企業(yè)的各種檔案信息是一筆非常寶貴的財(cái)富，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)具有積極的促進(jìn)作用。檔案收集工作作為企業(yè)檔案管理過(guò)程中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，直接影響著檔案資料的完整性、齊全性，進(jìn)而在很大程度上決定了企業(yè)檔案的質(zhì)量。因此，企業(yè)要高度重視檔案收集工作的開展，可通過(guò)提高企業(yè)全員重視程度、優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理、加強(qiáng)檔案管理人才培訓(xùn)等多項(xiàng)有效措施，切實(shí)提升企業(yè)檔案收集工作水平，提升企業(yè)檔案質(zhì)量，使企業(yè)檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：華能澠池?zé)犭娪邢挢?zé)任公司，河南 三門峽 472400）