高雙鶴

摘 要：政府采購檔案，即與政府在采購中形成的紙質(zhì)和音像資料等，是需要長期保存并具有參考意義的。本文從現(xiàn)實出發(fā)，闡述了政府采購檔案管理及其必要性，分析了當下政府采購檔案管理的現(xiàn)狀和其中存在的問題，提出了關(guān)于完善政府采購檔案管理的一些合理化建議。

關(guān)鍵詞：政府采購檔案 ?檔案管理 ?完善途徑

一、政府采購檔案的建立及規(guī)范意義

（一）政府采購檔案發(fā)展歷程

2002年審議通過了《政府采購法》，使政府采購行為有了法律規(guī)范。又在2014年對《政府采購法》補充完善，規(guī)定了政府采購檔案的建立要求、保存時限、資料類別以及采購記錄等，政府采購檔案基本框架形成。2015年頒布實施條例，允許建立電子檔案，對提高政府采購檔案管理的效率有積極意義。隨后建立了檔案管理系統(tǒng)，加強了對政府采購的監(jiān)管，有利于政府采購檔案的規(guī)范。

（二）完善政府采購檔案的重要性

規(guī)范政府采購檔案，是貫徹“為人民服務(wù)”宗旨的要求，是“公平、公正、公開”原則的體現(xiàn)，對加強內(nèi)部管理與自我監(jiān)督有重要意義。近些年來，政府采購時常出現(xiàn)高價采購、標價與實際投入資金不符等問題，政府采購檔案的建立，為追究責任提供了數(shù)據(jù)支持，利于公職人員廉潔奉公，提升政府公信力以及維護國家與人民的利益。

二、當前政府采購檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視

政府采購檔案是對政府采購行為的記錄，關(guān)系著公職人員能否履行好應(yīng)盡的職責，但當前對其重視度嚴重不足，發(fā)揮不了檔案管理的真正價值。此外，一些地方對檔案管理的資金投入十分有限，缺少檔案管理的專職人員，這使得采購檔案缺乏相關(guān)信息，從而無法形成對政府采購的有效監(jiān)管。

（二）檔案整理與收集較少

檔案中應(yīng)包含在采購流程中形成的文字、表格、圖像、視聽、單據(jù)等資料。但很多地方對政府招標以及投標過程中未入選的部分沒有錄入到采購檔案，這使得日后核對信息時缺少這部分的數(shù)據(jù)參考。部分檔案整理時只對采購本身的文件進行歸檔，對與采購有關(guān)的供應(yīng)商、網(wǎng)上公告反饋等信息沒有整理，劃分方法也未能做到統(tǒng)一，這必將給以后查閱整理帶來麻煩。

（三）對檔案管理與使用缺乏正確認識

當前政府采購檔案還沒有做到物盡其用，停留在建立檔案的階段，對于如何有效使用檔案缺乏正確認識。主要有以下幾種情況。首先，檔案管理工作人員對信息化了解程度不高，如今已進入到信息時代，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云智能和5G技術(shù)等詞匯數(shù)見不鮮，但檔案管理仍舊沒能跟上時代發(fā)展。其次，對紙質(zhì)檔案與電子檔案區(qū)別對待。部分管理人員在檔案管理中只注重紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案，使得資源利用率較低。

三、優(yōu)化采購檔案管理的途徑

（一）重視應(yīng)用

采購檔案即便建立得再全面也需要懂得利用，這前提是思想觀念的轉(zhuǎn)變。為此，應(yīng)定期組織檔案管理工作人員學習采購與采購檔案相關(guān)的法律法規(guī)，以此提升檔案管理者的理論知識水平和業(yè)務(wù)熟練程度，轉(zhuǎn)變對待檔案管理的應(yīng)用意識，提高檔案資源使用效率。

（二）形成統(tǒng)一標準

通過形成統(tǒng)一的政府采購檔案管理標準，可以更好地整合檔案，便于調(diào)取和整理，有利于促進檔案管理工作良性發(fā)展。第一，應(yīng)形成統(tǒng)一的檔案分類標準，完善收集和存儲機制。第二，應(yīng)優(yōu)化檔案借閱的制度，明確借閱檔案的主體、時間、數(shù)量以及歸還時間，確保檔案不丟失。第三，健全銷毀制度，嚴格按照國家規(guī)定的程序執(zhí)行。

（三）重視檔案整理監(jiān)督

通過把檔案整理劃為工作考核一部分的方式，促使工作人員重視檔案整理工作，定期提交關(guān)于新增檔案整理的報告，總結(jié)階段性進展。同時，增強檔案管理人員的安全意識，防止檔案內(nèi)容泄露。加大對信息安全的投入，增強電子檔案的安全性。

四、結(jié)束語

總而言之，加強政府采購檔案管理與運用對政府采購監(jiān)督有重要意義，但目前檔案管理機制尚未健全，仍存在諸多問題，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，重視檔案的有效利用，積極學習，提高自身業(yè)務(wù)水平，更好地為政府高效開展工作服務(wù)。

參考文獻：

[1]馬永群.把握政策尺度 規(guī)范零星采購[J].云南檔案，2017（11）：54-55.