王培
摘 要:大數(shù)據(jù)時(shí)代主要指通過收集及分析各類相關(guān)數(shù)據(jù),從而為各行各業(yè)提供科學(xué)的發(fā)展方向,減輕企業(yè)發(fā)展的阻力。在汽車企業(yè)檔案管理工作中,數(shù)據(jù)信息的作用尤為明顯,將兩者進(jìn)行有效結(jié)合,可提高企業(yè)管理的效率。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)時(shí)代;汽車企業(yè);檔案管理
汽車行業(yè)具有版本更迭快,競(jìng)爭(zhēng)壓力大的特點(diǎn),在企業(yè)檔案管理過程中,科學(xué)的運(yùn)用數(shù)據(jù)信息,能夠幫助企業(yè)獲得較大的發(fā)展空間。本文將就大數(shù)據(jù)時(shí)代汽車企業(yè)檔案管理工作中存在的問題入手,對(duì)其提出具體策略。
1 目前大數(shù)據(jù)時(shí)代汽車企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
1)注重保管檔案,輕視檔案的利用價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代于傳統(tǒng)汽車企業(yè)而言,最直觀的變化在于,企業(yè)可以獲得海量的各類數(shù)據(jù),通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用,可為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提出關(guān)鍵性建議。而部分汽車企業(yè),雖然參與到了大數(shù)據(jù)改革的過程中,卻并沒有轉(zhuǎn)變檔案管理的思路及想法,仍以保管檔案為主,沒有考慮檔案的實(shí)際價(jià)值,大量的數(shù)據(jù)沒有發(fā)揮出其具體作用,另外在數(shù)據(jù)收集的過程中,由于缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)沒有做到格式的統(tǒng)一化,企業(yè)內(nèi)部也沒有設(shè)立專屬的數(shù)據(jù)分析部門,等到大批量數(shù)據(jù)涌入的時(shí)候,會(huì)給數(shù)據(jù)處理工作帶來極大的麻煩。由此,企業(yè)自身想法的改變尤為關(guān)鍵,管理者應(yīng)正確認(rèn)識(shí)及看待數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的機(jī)遇及挑戰(zhàn),迎難而上,為企業(yè)的發(fā)展謀求出路。
2)檔案管理人才專業(yè)性不足。眾所周知,檔案管理對(duì)企業(yè)而言是一項(xiàng)重要的工作,需要有專業(yè)的從業(yè)人員參與其中。而在實(shí)際操作中,部分汽車企業(yè)并沒有正視該崗位的作用,聘請(qǐng)的人員不具專業(yè)知識(shí)及技術(shù),有些企業(yè)內(nèi)部并沒有設(shè)置檔案管理的相關(guān)部門,而是讓其他部門人員負(fù)責(zé)該職務(wù)的工作,以便節(jié)省人員開支,從業(yè)人員專業(yè)性普遍較差。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,低素質(zhì)的從業(yè)人員,很難將檔案的管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)相互結(jié)合,導(dǎo)致汽車企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)展緩慢。另外數(shù)據(jù)的整理、處理、分析等流程,均需人員具有足夠的創(chuàng)新思維和專業(yè)技術(shù),只有這樣企業(yè)的檔案管理效率才能有所提升,企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力才能更加強(qiáng)大。
3)檔案數(shù)據(jù)保密性不強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,為各行各業(yè)注入了強(qiáng)大的動(dòng)力,于汽車檔案管理工作而言,同樣如此。然而由于大數(shù)據(jù)技術(shù)屬新生事物,技術(shù)人員很難在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確無誤的制定完善的保管程序,檔案信息的安全缺乏保障。在汽車企業(yè)中,檔案包括客戶及企業(yè)的重要資料及發(fā)展計(jì)劃,具有極高的私密性,對(duì)保管要求較高。在實(shí)際情況中,部分云端檔案管理系統(tǒng)存在較大漏洞,很容易使不法分子獲取大量重要信息,給企業(yè)及客戶造成較大損失。
2 基于大數(shù)據(jù)時(shí)代汽車企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)措施
1)將檔案的開發(fā)及利用作為企業(yè)發(fā)展的重要參考指標(biāo)。目前,汽車企業(yè)中的檔案主要包括了客戶檔案、人員檔案及企業(yè)發(fā)展的相關(guān)檔案,在企業(yè)將其與數(shù)據(jù)化相互結(jié)合后,可給企業(yè)發(fā)展、管理提供重要的參考價(jià)值。企業(yè)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)檔案管理中“重管理,輕利用”的觀念,將檔案開發(fā)作為企業(yè)發(fā)展的重要指標(biāo),并以此來提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力及服務(wù)質(zhì)量。
在檔案管理的過程中,應(yīng)在確保信息安全不受侵害的前提下,在所有同類型企業(yè)內(nèi)建立共同的信息庫(kù),在經(jīng)過權(quán)限所有者的同意之后,雙方可將部分非私密信息進(jìn)行共享,以此來獲取更大批量的信息數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)分析工作的準(zhǔn)確度。企業(yè)也應(yīng)研發(fā)更加高效的數(shù)據(jù)收集及展現(xiàn)技術(shù),擴(kuò)大信息收集的范圍,如國(guó)內(nèi)某汽車企業(yè),通過分析汽車企業(yè)數(shù)據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn),研制出屬于自己的信息分析軟件,該軟件可有效識(shí)別Spark,Hadoop,Storm等內(nèi)容,且能夠?qū)⑵矫娴男畔?,利用立體采集展現(xiàn)的技術(shù),用圖像或投影等方式,直觀的展現(xiàn)在他人面前,為數(shù)據(jù)分析提供了極大的便捷。另外,在對(duì)各類檔案進(jìn)行分析的過程中,企業(yè)也應(yīng)堅(jiān)守底線,不去侵犯客戶及員工的隱私內(nèi)容,以正確的心態(tài)分析各類檔案信息??傊?,企業(yè)也應(yīng)對(duì)信息利用及處理成果進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并將其作為一項(xiàng)重要的工作指標(biāo),以此來規(guī)范員工的工作及行為。
2)提高汽車企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),并規(guī)范從業(yè)人員的選聘條件。檔案管理工作有著推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要作用,在與數(shù)據(jù)化接軌的過程中,汽車企業(yè)內(nèi)應(yīng)具備足夠的技術(shù)資源及開發(fā)團(tuán)隊(duì),從數(shù)據(jù)收集到數(shù)據(jù)的分析等環(huán)節(jié),均需有專業(yè)性的人才參與其中,這也要求企業(yè)在進(jìn)行部門設(shè)立及人才選聘的過程中,不能掉以輕心,選聘優(yōu)秀的人才參與其中,提高檔案管理工作的專業(yè)性。
在汽車企業(yè)中,設(shè)立獨(dú)立的檔案整理部門,并將其專業(yè)與責(zé)任進(jìn)行細(xì)化區(qū)分,既要有負(fù)責(zé)信息收集與整理工作的人員,也要有負(fù)責(zé)分析信息的人員參與其中。在進(jìn)行人才招聘的過程中,將面試與筆試相互結(jié)合,招聘的主要對(duì)象為檔案管理專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生或有多年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。無論是面試或筆試,都應(yīng)重點(diǎn)考察從業(yè)者是否具有足夠的創(chuàng)新性思維,可要求應(yīng)聘者在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)一則大數(shù)據(jù)材料進(jìn)行分析,并提出與企業(yè)發(fā)展契合的戰(zhàn)略意見。也可與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)高校進(jìn)行合作,在雙方達(dá)成合作意見后,由高校方負(fù)責(zé)定向的培養(yǎng)學(xué)生,包括組建企業(yè)事務(wù)定向?qū)W習(xí)班,制定科學(xué)的人才培養(yǎng)計(jì)劃等內(nèi)容。企業(yè)方則負(fù)責(zé)與高校進(jìn)行項(xiàng)目對(duì)接,協(xié)助高校培養(yǎng)專業(yè)人才,并給這部分學(xué)生提供一個(gè)良好的實(shí)習(xí)崗位。在為期三個(gè)月的實(shí)習(xí)項(xiàng)目結(jié)束之后,企業(yè)可對(duì)此部分畢業(yè)生進(jìn)行擇優(yōu)錄取,即可減少畢業(yè)生的就業(yè)壓力,也能緩解企業(yè)人才匱乏的緊張局勢(shì)。在完善企業(yè)相關(guān)部門及人才聘用機(jī)制后,汽車企業(yè)檔案整理的工作便能夠有序進(jìn)行。在日常工作中,也應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)人員的創(chuàng)新性意識(shí),以便檔案管理部門能夠更好的為企業(yè)提供發(fā)展意見。
3)借用多種手段,從多角度提高檔案的保密性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,各行業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)的開放性越來越高,數(shù)據(jù)的保密工作成為制約數(shù)字時(shí)代發(fā)展的重要難題。在汽車企業(yè)的檔案管理工作改革過程中,管理者應(yīng)注意既要積極向數(shù)據(jù)化管理方向靠攏,也應(yīng)善于思考從多角度提高檔案的保密程度,防止重要信息泄露。
為提高檔案的保密程度,可從多方面共同入手。首先移交信息泄露的案件給當(dāng)?shù)氐乃痉C(jī)關(guān),請(qǐng)其協(xié)助調(diào)查。企業(yè)自身也應(yīng)積極提升企業(yè)內(nèi)部的防火墻質(zhì)量,結(jié)合大數(shù)據(jù)特點(diǎn),查殺相關(guān)的病毒,定期更新及維護(hù)相關(guān)系統(tǒng),改變傳統(tǒng)的編程及算法。也應(yīng)將云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行更深層次的融合,傳統(tǒng)的硬件存儲(chǔ)方式,并不具有一定的便捷性及共享性,應(yīng)將存儲(chǔ)平臺(tái)由硬件轉(zhuǎn)移到云端信息庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ),便于數(shù)據(jù)的分享及采集。在云端信息庫(kù)中設(shè)置具體的權(quán)限,并將所有重要數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)存放。分級(jí)原則主要依據(jù)文件的保密性來進(jìn)行劃分,對(duì)于保密性最高的文件為以1級(jí)數(shù)據(jù)存放點(diǎn),只有企業(yè)的直接負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)查看,以此類推,將文件只對(duì)符合權(quán)限級(jí)別的人群開放。其次也應(yīng)定期培養(yǎng)相關(guān)人員的安全管理意識(shí),從每月的工作日中,選取一天作為安全培訓(xùn)日,由企業(yè)管理人與專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行協(xié)商,并邀請(qǐng)其來進(jìn)行培訓(xùn)及講解,以確保云端信息庫(kù)最大化的發(fā)揮其功能及作用??傊跈n案管理與數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)接的過程中,務(wù)必保護(hù)檔案材料的私密性不受侵害,以便為后期的數(shù)據(jù)分析及管理運(yùn)作打下更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 總結(jié)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為汽車行業(yè)帶來了更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn),合理把握能夠幫助企業(yè)提高效益。在大數(shù)據(jù)時(shí)代汽車企業(yè)檔案管理工作中,可結(jié)合多種手段,從多角度提高檔案的保密性、提高汽車企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),并規(guī)范從業(yè)人員的選聘條件,將檔案的開發(fā)及利用作為企業(yè)發(fā)展的重要參考指標(biāo)。
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