林莉

摘 要：隨著我國(guó)步入信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字化圖書(shū)館取代。由于我國(guó)傳統(tǒng)檔案封存受到人工操作等多個(gè)限制因素，使得檔案在封存記錄過(guò)程中無(wú)法保障極高的準(zhǔn)確性與傳遞性。本文以現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)為切入點(diǎn)進(jìn)行研究概述，系統(tǒng)地分析檔案數(shù)字化工作，進(jìn)一步驗(yàn)證各個(gè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的合理性與必要性，從而為我國(guó)相關(guān)單位完善現(xiàn)代檔案管理作出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;文書(shū)檔案;數(shù)字轉(zhuǎn)型;必要性

1 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書(shū)檔案數(shù)字化的必要性

1.1 提高效率的必然要求

數(shù)字化管理技術(shù)的引入取代了傳統(tǒng)的完全人工的文書(shū)檔案工作模式，相比傳統(tǒng)管理模式，數(shù)字化管理技術(shù)可以在更少的時(shí)間內(nèi)完成更多的文書(shū)檔案工作，并且準(zhǔn)確性和規(guī)范性更高[1]。與此同時(shí)，數(shù)字化管理更具時(shí)效性，能夠在文件需要?dú)w檔時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行歸檔，省去了傳統(tǒng)的、繁瑣的將文檔整理、組合、裝訂等一系列的步驟，可以直接以件為單位，實(shí)時(shí)將文件進(jìn)行邏輯歸檔，確認(rèn)完畢后進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔。文書(shū)檔案工作在數(shù)字化的基礎(chǔ)上可以有效提高歸檔效率。

1.2 確保對(duì)歷史資料檔案得到妥善

檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效地增強(qiáng)檔案歷史資料保管的質(zhì)量水平。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化的資料保存技術(shù)不斷涌現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)的歷史珍貴資料也能夠進(jìn)行無(wú)損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價(jià)值的檔案資料，主要采用磁盤(pán)、光盤(pán)、錄像帶、紙質(zhì)材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質(zhì)，甚至還會(huì)被老鼠等啃食，導(dǎo)致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義[2]。因此，必須要利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)，對(duì)各種紙質(zhì)檔案、錄像帶檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化信息文件不僅可以在互聯(lián)網(wǎng)上快速傳播，而且還能夠?qū)υM(jìn)行妥善保管，而且數(shù)字資料所占的空間比較小，一般只需要一個(gè)普通的安全移動(dòng)硬盤(pán)，就能夠隨時(shí)隨地地存儲(chǔ)，使整個(gè)歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。

2 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書(shū)檔案數(shù)字化的步驟

一是數(shù)字化輸入。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備儀器將紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案輸入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，建立專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。二是數(shù)字化壓縮。檔案信息數(shù)字化輸入后，需要對(duì)靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)圖像、視音頻信息以及其他類(lèi)型的數(shù)字檔案信息進(jìn)行數(shù)字化壓縮，以便于檔案數(shù)字信息的傳輸、管理和利用。三是檔案信息上網(wǎng)。將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化輸入、壓縮后，通過(guò)WebServer數(shù)據(jù)服務(wù)器，將各種檔案數(shù)字信息傳輸上網(wǎng)[3]。檔案利用者通過(guò)瀏覽器實(shí)現(xiàn)查詢和瀏覽，通過(guò)USBKEY、網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字證書(shū)等確保數(shù)字檔案安全。四是格式標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統(tǒng)一每一類(lèi)型的標(biāo)準(zhǔn)和格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理或利用。

3 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書(shū)檔案數(shù)字化中存在的不足

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)更新緩慢、建設(shè)滯后

當(dāng)前，部分單位的數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)論是從內(nèi)容還是管理設(shè)施相對(duì)來(lái)說(shuō)都比較落后，更新緩慢，致使數(shù)據(jù)庫(kù)整體水平較低，標(biāo)準(zhǔn)化程度低。除此之外，技術(shù)和管理水平的限制，部分單位檔案建設(shè)大多以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為主，并沒(méi)有其他的媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，而且有些數(shù)據(jù)庫(kù)更新緩慢，能夠有效運(yùn)用的范圍狹窄，需求者的需求得不到滿足，數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率低，建設(shè)滯后，單位檔案資源共享的功能得不到實(shí)現(xiàn)。

3.2 管理機(jī)制嚴(yán)重缺失

當(dāng)前，不難看出大多數(shù)單位對(duì)于經(jīng)濟(jì)、成本、效率等問(wèn)題重視度較高，但對(duì)于檔案的管理重視度不足，雖然網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展日新月異，但網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字模式的融合還處于一個(gè)摸索的階段中，不同的單位在檔案的利用與控制上需求不同，這就導(dǎo)致檔案管理一直在不斷的整改，因此，大多都還沒(méi)有具體的管理制度與方案確定，尤其是對(duì)檔案信息資源的控制仍沒(méi)有引起足夠的重視。

3.3 隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制嚴(yán)重滯后

數(shù)字化的檔案管理，需要有專(zhuān)業(yè)的人才提供技術(shù)支持，同時(shí)持續(xù)的進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)與問(wèn)題處理，另外還需要配備有關(guān)的器材設(shè)備等，然而現(xiàn)實(shí)生活中多采取老員工培訓(xùn)的形式，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣(mài)的進(jìn)行數(shù)字化分析，尤其是創(chuàng)新人才短缺，員工多是秉持多一事不如少一事的心態(tài)，在創(chuàng)新后不一定能夠獲得預(yù)期的效果，不僅績(jī)效得不到提高，還可能由于系統(tǒng)漏洞獲得處罰，在不嚴(yán)謹(jǐn)、不合理的獎(jiǎng)懲制度下，員工較為消極怠工，復(fù)合型人才不足，傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)崗專(zhuān)職，或者兼職模式下對(duì)于檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不深，在有限的水平下無(wú)法展開(kāi)網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題的調(diào)節(jié)。

4 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書(shū)檔案數(shù)字化的有效對(duì)策

4.1 建設(shè)海量檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

現(xiàn)階段，大部分單位的檔案數(shù)據(jù)是依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行移植，這部分?jǐn)?shù)據(jù)也僅僅是近年來(lái)所產(chǎn)生的，其數(shù)量并不龐大，而歷史數(shù)據(jù)還有大部分并未進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就給檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了困難。所以，必須要進(jìn)一步發(fā)揮出數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能，堅(jiān)持有計(jì)劃、有步驟地對(duì)過(guò)去的歷史檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)換，除開(kāi)部分紙質(zhì)檔案，還需要把實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)換后存入系統(tǒng)。例如說(shuō)關(guān)系到單位榮譽(yù)的獎(jiǎng)牌、證書(shū)、題詞等，數(shù)字化后存儲(chǔ)于系統(tǒng)內(nèi)部。同時(shí)，聲像、音頻等檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理之后能夠支持在線播放，有助于提升檔案利用效率。

4.2 建立健全文書(shū)檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在文書(shū)檔案管理工作中，為全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量，確保數(shù)字化管理模式的實(shí)際價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)積極建立科學(xué)合理的檔案信息管理制度，優(yōu)化檔案資源數(shù)字化管理方式，以相關(guān)管理制度為文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的順利開(kāi)展提供可靠的制度支持，進(jìn)一步對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，全面提高行業(yè)內(nèi)部文書(shū)檔案管理水平。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書(shū)檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需求，積極優(yōu)化調(diào)整文書(shū)檔案信息管理策略，推進(jìn)現(xiàn)代化文書(shū)檔案事業(yè)的穩(wěn)定有序開(kāi)展。

4.3 全面提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力

為保證文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的高效進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，定期對(duì)文書(shū)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)和教育，組建一支素質(zhì)過(guò)硬、崗位能力過(guò)強(qiáng)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，通過(guò)多元化的培訓(xùn)和再教育方式，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力，創(chuàng)新文書(shū)檔案數(shù)字化管理方式，堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析的原則，對(duì)現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行合理利用，促進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中各項(xiàng)問(wèn)題的有效解決，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案數(shù)字化管理水平，為現(xiàn)代文書(shū)檔案事業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)單位檔案事業(yè)想要實(shí)現(xiàn)國(guó)際化接軌環(huán)境下的穩(wěn)健發(fā)展，必須采用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的文檔管理環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)工作，以適應(yīng)未來(lái)單位發(fā)展的需求。信息化建設(shè)不僅為我國(guó)檔案數(shù)字化提供了基礎(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了存檔入檔的高效率與高質(zhì)量。根據(jù)目前檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，單位針對(duì)性地做出完善工作，以內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)為主的系統(tǒng)管理服務(wù)平臺(tái)作為事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)設(shè)備，使其實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代先進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略，從而維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、提高我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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