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        順應(yīng)科技發(fā)展潮流提高房地產(chǎn)檔案信息化管理水平

        2020-03-27 12:23:05張桑
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:信息化管理房地產(chǎn)檔案

        張桑

        摘 要:時(shí)代迫切要求構(gòu)建覆蓋全方位的檔案資源體系。黨的十九大的主題是:不忘初心,牢記使命。習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中,用兩句話闡明了中國共產(chǎn)黨人的初心和使命,即"為中國人民謀幸福,為中華民族謀復(fù)興"。這也是順應(yīng)科技發(fā)展潮流,提高房地產(chǎn)檔案信息化管理水平的主要目標(biāo)和主要任務(wù)。既然為人民謀幸福、為民族謀復(fù)興是房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的主要目標(biāo)、主要任務(wù),是統(tǒng)率房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作一切、貫穿我們檔案工作的始終,因此,房地產(chǎn)企業(yè)在檔案工作中,就必須具有"人""民"思維,也就是要時(shí)時(shí)考慮、處處考慮怎樣更好地為人民謀幸福、為民族謀復(fù)興,把為人民服務(wù)、為民族復(fù)興服務(wù),放到房地產(chǎn)企業(yè)的每一個(gè)謀劃中、每一項(xiàng)工作中、每一個(gè)行動(dòng)中去思考、去著想,建立覆蓋所有人的所有方面、覆蓋民族復(fù)興的所有部門的所有方面,即建成覆蓋人民群眾和民族復(fù)興各個(gè)方面的檔案資源體系。

        關(guān)鍵詞:房地產(chǎn);檔案;信息化管理

        1 房地產(chǎn)檔案信息化管理現(xiàn)狀

        隨著我國城市化進(jìn)程的不斷深化,房地產(chǎn)檔案管理城市建設(shè)日新月異,房地產(chǎn)開發(fā)勢頭強(qiáng)勁,房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過程中,其數(shù)量大,內(nèi)容涉及面廣,多為文字與圖表相結(jié)合,在為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。但有些房產(chǎn)檔案部門在實(shí)際管理中重保護(hù)、輕利用,致使許多有價(jià)值的檔案沒有得到及時(shí)、合理的開發(fā)與利用針對房地產(chǎn)檔案信息化管理這一問題,研發(fā)出了文檔在線預(yù)覽的功能,不但能解決房地產(chǎn)企業(yè)文檔之間的轉(zhuǎn)換問題,還能輔助檔案信息化管理,通過文檔在線預(yù)覽的方式,提高文檔查看的時(shí)效性。不易中毒,不易丟失,查看方便、保存格式多樣等等功能,針對需要大量存放文件的公司,實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換與預(yù)覽的雙重提升,提高辦公效率,增加用戶的使用體驗(yàn)度。做到真正的順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代潮流,進(jìn)入房地產(chǎn)檔案信息化管理的時(shí)代。核心系統(tǒng)電子圖文檔案管理更是從技術(shù)含量和自動(dòng)化程度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)拋開對手,針對保護(hù)無形資產(chǎn)、高效管理電子資料、深入利用來提高我們對已有信息應(yīng)用和管理的效率等方面起到明顯的效果,將極大的推動(dòng)保利地產(chǎn)的信息化建設(shè),提高總體信息化水平。因此,正確認(rèn)識并處理檔案利用和保護(hù)間的關(guān)系,加強(qiáng)和規(guī)范產(chǎn)權(quán)檔案信息化管理勢在必行。

        2 房地產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

        一直以來,房地產(chǎn)管理是通過卡(登記卡及管理卡)、簿(登記簿)、賬(經(jīng)管賬)、表(各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表如增減表等)、圖(房屋籃圖、地籍圖、地形圖、勘合圖等)及原始檔案來實(shí)現(xiàn)它的管理的。它是一個(gè)綜合性的管理,上述內(nèi)容在管理中缺一不可的,只有綜上所述,才能實(shí)施有效的管理,而要想將這些內(nèi)容一覽無遺,只有通過管理卡來反映,每一項(xiàng)目,都要在管理卡上注記清楚,這個(gè)管理卡,也是各類資料的指引卡,也可以充當(dāng)索引卡即目錄卡。近些年,只是由于種種原因,很多房地產(chǎn)企業(yè)放棄了這些基本的管理內(nèi)容,只做產(chǎn)權(quán)的管理,對于這檔案如何編目,如何歸檔作了規(guī)范。同時(shí)檔案管理技術(shù)落后。房管部門雖然使用計(jì)算機(jī)管理,但多用于數(shù)字計(jì)算、制作圖表打印,沒有使用于管理全過程,不能根本改變技術(shù)落后的局面。檔案管理低效率,舊的被動(dòng)型管理的管理機(jī)制,難以發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)管理中存在的問題。即使發(fā)現(xiàn),也因管理法制不健全、產(chǎn)籍資料不完備、管理體制混亂或管理手段落后,不能及時(shí)處理問題。工作人員綜合素質(zhì)低,部分產(chǎn)權(quán)檔案管理人員綜合素質(zhì)低,業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。產(chǎn)權(quán)管理工作要求檔案管理人員熟悉登記制、具備測繪知識、清楚有關(guān)法律條文,否則在驗(yàn)收文件時(shí)就不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,很容易導(dǎo)致不符合要求的資料混入檔案。房地產(chǎn)檔案使用中存在使用率低、使用面窄、檔案缺乏立體開發(fā)利用的問題。所以,在房地產(chǎn)檔案管理上這出現(xiàn)了很大的混亂?,F(xiàn)代房地產(chǎn)企業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和管理精益化、信息化、數(shù)字化、知識化發(fā)展趨勢迫切要求房企的檔案管理是必須以企業(yè)知識管理為導(dǎo)向轉(zhuǎn)型,而工程檔案更是工程項(xiàng)目管理的重要核心組成部分和重要企業(yè)知識構(gòu)成。然而,如何做好全面精益的專業(yè)高效的檔案管理,已經(jīng)是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的迫切需要。

        3 優(yōu)化房地產(chǎn)檔案信息化管理水平策略

        3.1 強(qiáng)化民生檔案資源體系建設(shè),保障利用基礎(chǔ)

        著力便民,一要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式,優(yōu)化查檔流程,做好檔案信息化工作;二要?jiǎng)?chuàng)新查檔利用服務(wù)模式,主動(dòng)做好信函查檔、電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔、預(yù)約查檔、節(jié)假日查檔等多種形式的檔案查閱利用服務(wù),并將綜合查檔場所向鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村一級延伸;三要優(yōu)化查檔流程,依法向社會開放符合條件的檔案,優(yōu)化檢索目錄,提高查全率及查準(zhǔn)率,建立快速查檔通道;四要廣泛積累數(shù)字資源,不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案館(室)及檔案利用平臺的建設(shè),提供"一站式"服務(wù),提升檔案工作的社會影響力和群眾滿意度。新的檔案利用人群、新的檔案傳播方式等層出不窮,檔案工作者要找準(zhǔn)切入點(diǎn)和著眼點(diǎn),積極探索檔案工作新理論、創(chuàng)立建全檔案工作新機(jī)制,創(chuàng)新應(yīng)用檔案保護(hù)新技術(shù)和管理新方法,將新疆域的檔案工作納入監(jiān)督、指導(dǎo)、管理、服務(wù)范圍,形成檔案事業(yè)大格局,才能帶來檔案工作大精彩。創(chuàng)新思維,轉(zhuǎn)變觀念,先行服務(wù),發(fā)揮參謀助手作用,讓檔案亮起來。

        3.2 著力創(chuàng)新創(chuàng)造,當(dāng)好先進(jìn)文化"鋪路人"

        黨的十九大報(bào)告強(qiáng)調(diào),文化是一個(gè)國家、一個(gè)民族的靈魂。沒有高度的文化自信,沒有文化的繁榮興盛,就沒有中華民族偉大復(fù)興。新時(shí)代檔案工作應(yīng)服務(wù)于新時(shí)代中國特色社會主義文化建設(shè),立足館藏,創(chuàng)新檔案文化宣傳方式,圍繞中心熱點(diǎn),推進(jìn)檔案文化建設(shè)創(chuàng)新性發(fā)展,從而達(dá)到資政、教化、育人的功能。一要將編研工作與發(fā)揮檔案服務(wù)功能緊密結(jié)合,通過挖掘館藏中反映地方政治、經(jīng)濟(jì)、文化的檔案資料,緊跟各個(gè)時(shí)期社會發(fā)展熱點(diǎn)和本地黨委、政府的工作重點(diǎn),有針對性地匯編專題文章,供決策者參閱,發(fā)揮以史資政的功能;二要做好紅色檔案、地方特色檔案等檔案資源的開發(fā),講好檔案故事,以編研著書、打造專欄等群眾喜聞樂見的形式呈現(xiàn),在潛移默化中發(fā)揮教化作用;三要打造鄉(xiāng)土氣息濃郁、地域風(fēng)情突出、歷史人文薈萃的編研產(chǎn)品和專題展覽,用檔案幫助人們了解自己生活的城市,感知?dú)v史文化底蘊(yùn)和時(shí)代新面貌,講好檔案故事、凝聚民心鄉(xiāng)情,提升群眾歸屬感、自豪感?;诜康禺a(chǎn)企業(yè)知識管理的全面檔案管理體系和機(jī)制的全面研討,房企檔案管理的專業(yè)科學(xué)工具方法應(yīng)用和操作精益化實(shí)務(wù)的研討,快速提升、改進(jìn)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)各級各類檔案管理專兼職人員的專業(yè)化、職業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化水平。

        3.3 創(chuàng)新思維運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合檔案管理

        房地產(chǎn)要積極謀劃"互聯(lián)網(wǎng)+檔案"或"檔案+互聯(lián)網(wǎng)",把檔案與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來,用互聯(lián)網(wǎng)來宣傳檔案、宣傳檔案工作、宣傳檔案工作者。掌握國家最新檔案管理規(guī)范,特別是工程項(xiàng)目檔案的最新規(guī)范解讀,學(xué)會將國家規(guī)范落地到本企業(yè)各項(xiàng)檔案管理和操作實(shí)務(wù)中,夯實(shí)一次做到位的專業(yè)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理工作體系。掌握企業(yè)檔案管理規(guī)劃、流程和操作指引設(shè)計(jì)及管理職能職責(zé)規(guī)劃落實(shí)的科學(xué)方法與要領(lǐng),為企業(yè)建立規(guī)范化的知識管理為導(dǎo)向的檔案管理體系夯實(shí)基礎(chǔ)。把昨天檔案里的故事,用今天最流行的傳播手段、當(dāng)下最時(shí)尚的媒體形式、目前最火爆的宣傳平臺,重新講述、重新詮注、重新闡釋,用檔案連接打通昨天和今天,用昨天的記憶來引起今人的共鳴,讓檔案隨著檔案里的故事而火紅媒體、火熱大眾、火爆社會,成為人們關(guān)注的重點(diǎn),成為媒體上的新角、主角,成為社會的新寵。

        綜上所述,在新的歷史條件下,檔案工作者必須乘勢而為,研判形勢、找準(zhǔn)定位、明確目標(biāo)、創(chuàng)新思維、開拓服務(wù),勇?lián)氊?zé)和使命,才能跟上新時(shí)代、踏上新征程、開創(chuàng)新局面,為實(shí)現(xiàn)中國夢做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]肖愛娥.房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理探析[J].檔案時(shí)空,2017,(6):24-25.

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        [3]李群英,戰(zhàn)愷.房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理[J].中國檔案,2017,(3):36,41.

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