高懷勰
摘 要:在如今的檔案管理工作中,檔案信息化將成為今后的發(fā)展趨勢,并且信息化的檔案在管理層面上更具優(yōu)勢,不但能夠保證檔案資料的長久保存,同時能夠?qū)n案資源進(jìn)行更好地融合與共享。不難看出,檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作極為關(guān)鍵,而縱觀當(dāng)前現(xiàn)狀,其中還存在一定的問題,導(dǎo)致檔案管理水平提升受到制約。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);管理;對策
檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于對檔案資料保存方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變,從過去的實(shí)體資料保存轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化保存模式,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長期保存的目的,并且能夠讓檔案資源產(chǎn)生更好的融合與共享效果,為檔案資料的查閱、開發(fā)、利用提供便利,進(jìn)而提高檔案管理水平?,F(xiàn)如今,大部分的檔案管理部門都已著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作,然而尚處在摸索階段,所以在建設(shè)過程中會因?yàn)橹T多因素的影響而導(dǎo)致存在一定問題,檔案管理能力也有所降低。所以,文章將主要結(jié)合筆者工作實(shí)踐,對檔案信息化建設(shè)與檔案管理提出幾點(diǎn)思考,旨在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與提高檔案管理質(zhì)量,促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。
1 檔案信息化建設(shè)的概念與意義
1.1 概念
從廣義層面來講,檔案信息化是指將經(jīng)濟(jì)、政治、社會等各個領(lǐng)域的信息進(jìn)行融合,實(shí)現(xiàn)信息的共享。而立足狹義層面來講,檔案信息化即是指對檔案資料的信息化處理。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)有的檔案資料在豐富性、全面性方面更加顯著,所以通過信息化建設(shè)去實(shí)現(xiàn)檔案保管方式的轉(zhuǎn)變,以數(shù)字化載體去替代過去的紙質(zhì)化實(shí)體,從而達(dá)到長期保存的目的,并且在檔案資源共享信息化平臺中實(shí)現(xiàn)更為便捷的查閱操作。
1.2 意義
其一,檔案信息化建設(shè)能夠降低檔案管理工作難度。如上述所言,檔案信息化將紙質(zhì)化檔案資料轉(zhuǎn)為電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化保管,大大降低了保存管理工作的難度,同時也減小了環(huán)境對檔案管理工作帶來的影響,確保檔案完整性。其二,檔案信息化建設(shè)提高查閱便捷性。大量累積的檔案資料如果采取傳統(tǒng)的檔案管理方式,在后續(xù)的查詢與借閱中便會經(jīng)歷漫長且復(fù)雜的程序,而信息化建設(shè)能夠?yàn)闄n案查閱提供極大便利,從而提高檔案資料的開發(fā)利用效率。其三,促使檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變。檔案信息化建設(shè)意味著檔案資料會以電子數(shù)據(jù)的方式保存與呈現(xiàn),所以對這一載體的信息進(jìn)行存儲與管理則主要依托網(wǎng)絡(luò)平臺去完成,意味著檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變。
2 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
如上所述所言,檔案信息化建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義,而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中需要重視主要內(nèi)容的推進(jìn)。具體來講主要有以下幾個方面:1)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。保證所建設(shè)的軟件系統(tǒng)能夠與互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)互通,同時加大對檔案資源管理軟件的開發(fā),推出兼容性、適用性更好的系統(tǒng),從而滿足不同領(lǐng)域的檔案管理工作需求。2)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)屬于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)核心,承擔(dān)著檔案資源傳輸與共享的職能,所以在信息化建設(shè)中要做好對檔案管理網(wǎng)絡(luò)這一基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。3)檔案信息資源建設(shè)。一方面,需要構(gòu)建綜合型的檔案目錄數(shù)據(jù)庫;另一方面,還應(yīng)建設(shè)檔案全文及多媒體數(shù)據(jù)庫。同時,對檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理,實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變,提高檔案信息資源利用率。4)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行者,所以在檔案信息化建設(shè)中要正視人才的作用,做好人才隊(duì)伍建設(shè)工作且提供技術(shù)、理論等方面的培訓(xùn),確保在信息化建設(shè)推進(jìn)中保持工作先進(jìn)性。5)安全保障建設(shè)。由于部分檔案信息涉及機(jī)密,一旦泄露可能會帶來難以預(yù)估的后果,所以安全保障體系建設(shè)也是檔案信息化建設(shè)中不可缺失的環(huán)節(jié),具體來講包含安全管理機(jī)制、檔案信息安全保障框架等方面的建設(shè)。
3 影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)因素
3.1 對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識
檔案管理工作中通過信息化是對傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變,同時也需要檔案管理服務(wù)理念有所改變,然而部分檔案管理人員對此并未有正確認(rèn)識,尤其是不了解信息技術(shù)給檔案管理帶來的影響以及檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢,從而對檔案管理工作改革形成阻礙,導(dǎo)致檔案管理水平及工作效率有所降低。所以,對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是目前制約檔案管理效率提升的關(guān)鍵因素之一。
3.2 對信息資源的利用存在片面看法
在影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作效率的眾多因素當(dāng)中,對信息資源利用存在片面看法屬于其中關(guān)鍵一點(diǎn)。在過去檔案管理傳統(tǒng)工作理念中,檔案管理工作的主要目標(biāo)便是保證檔案資料順利入館且長期保存下來,方便今后的查詢與翻閱。但現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作重心實(shí)際上轉(zhuǎn)移到了如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享方面,也即是從存放向開放利用的改變,終極目標(biāo)在于服務(wù)大眾,更好地利用檔案信息和提高其利用效率,確保檔案信息價值的最大化發(fā)揮。然而,部分檔案管理人員的思想觀念較為傳統(tǒng)且片面,僅僅將目光聚焦于檔案保存,而對開發(fā)利用視而不見,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率難以提升。
3.3 檔案管理信息化水平各有差異
各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異,所以檔案部門在信息化建設(shè)以及管理人員綜合素質(zhì)方面也會有明顯的不同,進(jìn)而在發(fā)展中體現(xiàn)出了檔案信息化水平的差距逐步拉大,對檔案管理工作效率形成嚴(yán)重影響。有的檔案部門很早便已啟用計(jì)算機(jī)對檔案管理工作予以輔助,有著較高的檔案管理信息化水平。也有的檔案部門目前依舊是單機(jī)操作,資源共享依舊無法實(shí)現(xiàn),許多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理效率的提高效果難以發(fā)揮出來,也就形成了差異化的檔案信息化管理現(xiàn)狀。
3.4 缺乏信息化檔案管理技術(shù)
檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中,在當(dāng)前已然成為一項(xiàng)趨勢以及主流,但是,仍舊有很多對于檔案信息化沒有重視的情況,同時檔案信息化技術(shù)也就應(yīng)用不是很到位,而采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式,正是因?yàn)闄n案管理工作缺乏了信息化技術(shù)的支持,所以不僅增加了檔案數(shù)據(jù)信息遺漏現(xiàn)象發(fā)生的概率,浪費(fèi)了檔案記錄的時間,而且不利于檔案數(shù)據(jù)信息的保存,嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。
3.5 對檔案管理信息資源的規(guī)劃不夠長遠(yuǎn)
當(dāng)前大部分單位非常重視檔案資源的信息化管理工作,但是對信息化管理的長期規(guī)劃不足,使得單位檔案信息化建設(shè)只停留在基本層面,沒有繼續(xù)深入開展信息化建設(shè),無法滿足檔案信息化建設(shè)的高層次要求。
4 結(jié)束語
綜上所述,檔案信息化建設(shè)是如今檔案管理工作改革及發(fā)展的必然趨勢,所以檔案管理部門一定要提高對檔案信息化建設(shè)的重視度,尤其要對檔案工作方式及業(yè)務(wù)處理步驟進(jìn)行改革,做好對檔案信息資源的開發(fā)利用工作,創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段,促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化方向發(fā)展。由于檔案信息化建設(shè)與檔案管理涉及眾多方面,所以需要科學(xué)規(guī)劃、有序推進(jìn)、嚴(yán)格監(jiān)督,才能夠以更高的信息化建設(shè)效果去體現(xiàn)檔案資源價值,為推動社會發(fā)展提供支持。
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