張瑩

摘 要：本文簡(jiǎn)要分析了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，簡(jiǎn)要介紹工程施工文件組卷和裝訂整理的基本要求，總結(jié)分析了檔案形成過(guò)程中普遍存在的一些問(wèn)題，提出了解決方案，并對(duì)加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目管理企業(yè)檔案管理工作提出了合理化建議，可供鐵路建設(shè)項(xiàng)目或相關(guān)企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：鐵路;工程建設(shè);檔案;管理

1 鐵路工程項(xiàng)目文件歸檔整理過(guò)程中存在的問(wèn)題及解決方案

1.1 鐵路工程項(xiàng)目文件涉及工程建設(shè)全過(guò)程，存在期限長(zhǎng)、人員變動(dòng)頻繁，造成收集歸檔困難

針對(duì)這一問(wèn)題，我們?cè)诮ㄔO(shè)初始，下發(fā)檔案管理辦法，規(guī)定參建單位各層級(jí)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。總結(jié)出了項(xiàng)目工程文件的“月檔案交接制度”，要求各施工工點(diǎn)，分別指定專人負(fù)責(zé)日常工程文件的收集、整理、填寫(xiě)，月末向檔案室移交并辦理交接手續(xù)，由檔案室集中存放。這一做法的好處是：

1）避免了以往因工期長(zhǎng)或人員更換造成項(xiàng)目文件遺失。

2）確保了檔案的齊全和真實(shí)。

3）對(duì)監(jiān)理工程師質(zhì)量把關(guān)起到督促作用。

4）清晰檔案管理責(zé)任，便于責(zé)任追究。

5）杜絕以往的檔案編制弊?。涸假Y料丟失、簽字不及、找不到資料原件而“閉門(mén)造車”等。

1.2 鐵路工程建設(shè)參建單位對(duì)文件形成及管理重視程度不夠

1）加強(qiáng)考核，納入公司日常管理制度。公司制定了一系列制度提出了具體要求，如：各參建單位必須按期移交完整齊全的項(xiàng)目文件，項(xiàng)目文件不齊全、不完整、不真實(shí)，驗(yàn)收不合格的，不能進(jìn)行末次驗(yàn)工計(jì)價(jià)。日常管理中將工程文件的質(zhì)量納入信譽(yù)評(píng)價(jià)，納入安全質(zhì)量紅線管理。

2）加強(qiáng)日常檢查，樹(shù)立模板。日常加強(qiáng)對(duì)檢驗(yàn)批、隱蔽工程的自檢及報(bào)驗(yàn)、設(shè)計(jì)變更、施工日志填寫(xiě)規(guī)范性的檢查，適時(shí)邀請(qǐng)上級(jí)單位檔案專家進(jìn)行指導(dǎo)。評(píng)選出檔案管理較為規(guī)范的單位，組織全線進(jìn)行觀摩，督促。

3）建立定期協(xié)調(diào)推進(jìn)機(jī)制。定期召開(kāi)歸檔推進(jìn)會(huì)，會(huì)上對(duì)歸檔文件問(wèn)題進(jìn)行通報(bào)，對(duì)不合格文件整改及歸檔期限做出要求。對(duì)于歸檔不利的參建單位采取約談集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、通報(bào)批評(píng)等一系列措施。

通過(guò)以上措施，大力扭轉(zhuǎn)了參建單位對(duì)項(xiàng)目文件及歸檔工作的態(tài)度，壓實(shí)各參建單位的主題責(zé)任，做到責(zé)任劃分清晰，工作分工明確，響應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確，形成了上下聯(lián)動(dòng)、高效協(xié)同、溝通到位的管理機(jī)制，提升了各參建單位歸檔工作積極性，提高了歸檔文件的質(zhì)量。

1.3 鐵路工程項(xiàng)目檔案著錄不夠規(guī)范

鐵路工程項(xiàng)目文件量大，工作人員素質(zhì)不一，造成鐵路項(xiàng)目檔案著錄不夠規(guī)范。主要體現(xiàn)為：著錄內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、著錄信息不完整。針對(duì)這一問(wèn)題，我們采取一些列措施：

1）加強(qiáng)對(duì)檔案著錄人員進(jìn)行培訓(xùn)。在著錄前對(duì)工作人員進(jìn)行著錄原則、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的培訓(xùn)，提升著錄人員概括、分析問(wèn)題的能力，講明著錄過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)，明確工作計(jì)劃。

2）細(xì)化分工、增加專業(yè)人手進(jìn)行指導(dǎo)。鐵路工程檔案量大，我們聘請(qǐng)?jiān)瓩n案館退休人員進(jìn)行幫助指導(dǎo)著錄完畢后進(jìn)行檢查整改，爭(zhēng)取條目完整清晰便于后期檢索利用。

3）加強(qiáng)審核，及時(shí)整改。工程部門(mén)對(duì)卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題等著錄內(nèi)容進(jìn)行審核;上級(jí)檔案部門(mén)對(duì)著錄內(nèi)容進(jìn)行抽檢。針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題舉一反三，進(jìn)行整改，最終做到著錄規(guī)范，方便檢索利用。

2 關(guān)于加強(qiáng)鐵路檔案的幾點(diǎn)建議

2.1 增強(qiáng)責(zé)任感，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)管理工作水平和質(zhì)量效益的條件，在企業(yè)生存發(fā)展中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用。作為企業(yè)檔案管理人員，一是要具備高度的工作責(zé)任感，良好的工作素養(yǎng)，恪守職業(yè)道德，保守工作秘密，要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的精神，盡心盡責(zé)做好本職工作。二是要樹(shù)立“大資源觀”，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，確保各門(mén)類檔案收集齊全完整。加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)，重點(diǎn)收集具有鐵路行業(yè)特點(diǎn)和鐵路企業(yè)重大活動(dòng)的檔案，特別是聲像、實(shí)物檔案，不斷豐富和充實(shí)特色、專題檔案館藏，構(gòu)建覆蓋各系統(tǒng)、門(mén)類齊全、內(nèi)容豐富、載體多樣的檔案資源體系，以不斷豐富和優(yōu)化館藏，打造檔案信息競(jìng)爭(zhēng)的新優(yōu)勢(shì)。三是增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和敏銳性，進(jìn)一步拓寬檔案收集渠道，制定征集工作規(guī)劃和實(shí)施方案，除正常收集外，深入到各部門(mén)和車間，尋求散落的寶貴檔案，對(duì)珍貴的、有意義的檔案資料予以征集、購(gòu)買，根據(jù)實(shí)際情況和需要，擴(kuò)大檔案收集范圍，分批次、有組織、有計(jì)劃地開(kāi)展對(duì)各種檔案的接收工作，不斷充實(shí)、豐富館藏，實(shí)現(xiàn)由單一化接收向多元化收集的轉(zhuǎn)變。四是利用現(xiàn)有館藏，主動(dòng)地開(kāi)展深層次的加工，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，編撰全宗介紹、大事記、專題概要、重要會(huì)議簡(jiǎn)介、重大活動(dòng)簡(jiǎn)介等檢索工具，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用。

2.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要：一是要建立檔案人員繼續(xù)教育制度，建立約束和激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。二是培訓(xùn)內(nèi)容要與實(shí)踐相結(jié)合。按照“學(xué)做結(jié)合，按需設(shè)科，重視實(shí)效”的要求，遵守學(xué)以致用的原則，全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)及檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，“知之愈明，則行之愈篤;行之愈篤，則知之益明”，理論學(xué)習(xí)之后要進(jìn)行各門(mén)類和各種載體檔案的收集、整理、編目、保管、提供利用等方面的實(shí)務(wù)操作，通過(guò)學(xué)中干，干中學(xué)，以提高檔案人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能。三是要加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)。隨著鐵路企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級(jí)的深入和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越大，現(xiàn)有的管理方法和手段已不能滿足保管和提供利用的需求，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、檔案軟件等學(xué)科的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其成為集計(jì)算機(jī)管理、信息管理、檔案管理知識(shí)為一體的綜合型人才。

3 健全制度建設(shè)，確保檔案管理工作規(guī)范化

一是要建立鐵路企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理的模式。鐵路企業(yè)要建立黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)歸口負(fù)責(zé)、各部門(mén)共同參與的檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)部門(mén)，配齊各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備，實(shí)施檔案集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，為檔案的查閱利用和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。二是建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和崗位職責(zé)。應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，結(jié)合鐵路行業(yè)特點(diǎn)，建立檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、鑒定銷毀制度、保密制度、檔案安全應(yīng)急制度、檔案工作流程和崗位職責(zé)等，確保檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是建立檔案驗(yàn)收制度。檔案驗(yàn)收是推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要途徑，是提高檔案專業(yè)化管理水平的有效載體。首先制定檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案資源、信息化、安全三大體系建設(shè)的具體要求，其次明確檔案機(jī)構(gòu)、隊(duì)伍、制度建設(shè)的具體內(nèi)容，使各級(jí)檔案人員對(duì)自己的工作目標(biāo)做到了然于心。在驗(yàn)收過(guò)程中，通過(guò)查閱檔案臺(tái)賬和現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)相結(jié)合的形式，對(duì)各級(jí)基層單位檔案管理工作進(jìn)行平推檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收結(jié)束后，要根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)各單位檔案工作質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，排隊(duì)通報(bào)，對(duì)檔案管理工作的特色做法和典型經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)、推廣，以不斷提升基層單位檔案管理水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程文件的收集、整理和編制是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的工作，建設(shè)過(guò)程中技術(shù)工作人員不僅要熟悉資料的收集內(nèi)容、整理要求、編制方法，還需要有細(xì)心的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。負(fù)責(zé)鐵路建設(shè)的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、科研以及建設(shè)管理企業(yè)應(yīng)高度重視實(shí)施過(guò)程中的檔案工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理過(guò)程中存在的問(wèn)題，從加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)、提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和健全制度建設(shè)入手，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目工程驗(yàn)收同步，為切實(shí)發(fā)揮檔案的利用價(jià)值創(chuàng)造條件。