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        探討事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑

        2020-03-27 12:23:05于京湖
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)化路徑事業(yè)單位檔案管理

        于京湖

        摘 要:我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對于事業(yè)單位檔案管理機(jī)制也帶來了諸多的深遠(yuǎn)的影響。由于檔案管理需消耗大量的人力和資源,因此必須緊跟社會發(fā)展的步伐不斷地優(yōu)化和調(diào)整管理的模式。事業(yè)單位檔案是記錄與存儲國家或公眾信息的主要媒介,屬于公共管理的核心內(nèi)容之一。分析目前事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新的現(xiàn)狀意義重大。為此,文章重點(diǎn)研究了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理存在的常見問題,為事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

        關(guān)鍵詞:問題;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

        1 事業(yè)單位檔案管理的必要性

        1)保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的能力,確保管理模式、作業(yè)流程與機(jī)制的規(guī)范性和全面性等是檔案管理的核心目標(biāo),也是增強(qiáng)事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量與管理能力的必備工作。引用各種前沿的技術(shù)手段改革和優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理體系,確保其滿足當(dāng)下檔案管理的客觀需求,也是提升有關(guān)部門及人員對事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)注度的有力措施[1]。

        2)推進(jìn)檔案工作的前瞻性。事業(yè)單位要想充分凸顯檔案管理工作的重要性,應(yīng)不斷地調(diào)整、創(chuàng)新與優(yōu)化管理體系,從而緊跟社會發(fā)展的步伐。當(dāng)下的政治、經(jīng)濟(jì)和文化局勢對事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)。所以,不斷地健全當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)體制,同時建立起完善的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng),有助于提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范度,特別是善于嘗試和使用各種前沿的管理手段,有助于改革和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的方式與機(jī)制,采取更加有效且合理的方式呈現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)成果,提升事業(yè)單位檔案管理工作的公開度,從而便于外部公眾進(jìn)一步認(rèn)識和了解事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀。

        3)有利于事業(yè)單位目標(biāo)考核的實(shí)現(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理的核心任務(wù)也是有關(guān)部門檔案管理科室的主要職責(zé),將調(diào)整和健全事業(yè)單位檔案管理體系作為突破口,借助于強(qiáng)化對信息的搜集與整理,持續(xù)改善事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量,制定出事業(yè)單位檔案管理工作的改進(jìn)策略[2]。同時,在構(gòu)建和健全事業(yè)單位檔案管理體系的基礎(chǔ)上,確保上述任務(wù)的高效完成,為有關(guān)部門的工作提供成熟的經(jīng)驗(yàn)、模式和手段,從而引導(dǎo)整個檔案管理體系建立起信息化、科學(xué)性和現(xiàn)代化的管理機(jī)制。

        2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        1)信息化程度較低。檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息化技術(shù),可極大提高工作質(zhì)量、效率,減少人為因素誤差。同時信息化技術(shù)的應(yīng)用,可更方便、快捷地進(jìn)行檔案的提取、整理、查詢等。此外,信息化檔案管理實(shí)施,更為符合環(huán)保理念,減少成本等,可使重要地方有更多資金周轉(zhuǎn)運(yùn)用[3]。但實(shí)際情況,目前大多數(shù)事業(yè)單位仍然較為守舊,沒有意識到檔案管理信息化的好處與優(yōu)勢,導(dǎo)致即便實(shí)施信息化檔案管理,但落實(shí)不夠徹底,依然應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理模式。

        2)管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低。當(dāng)前事業(yè)單位雖然開展信息化檔案管理,但檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低,或直接由其他部分人員替代,甚至部分單位并無專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理,導(dǎo)致檔案管理工作過于松懈、簡單,不僅影響檔案管理質(zhì)量,且不利于單位發(fā)展。即便部分事業(yè)單位有專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理,但缺少考核、考察、培訓(xùn)等相應(yīng)管理工作,導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)較差、專業(yè)程度較低等,影響檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作涉及科學(xué)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)等多方面知識,并非想象中那般簡單,若檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)較低,則無法滿足檔案管理需求,難以做到科學(xué)化、專業(yè)化的管理。此外,因管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低,可能造成檔案管理不當(dāng)、丟失、損毀等情況,甚至嚴(yán)重者利用檔案資料,做一些違法犯罪事情,則不僅對事業(yè)單位,也對社會安定造成嚴(yán)重影響。

        3)檔案管理體系不完善。檔案管理體系不完善當(dāng)前所面臨的一個非常重要的困境,體系的建立對于整個管理模式的優(yōu)化有著舉足輕重的作用,可以使得各部門分工協(xié)作、互相監(jiān)督。但是由于體系的缺失導(dǎo)致在大部分的機(jī)關(guān)單位當(dāng)中檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視,利用程度非常低。再加上檔案管理工作沒人監(jiān)督,相關(guān)管理人員不重視,日常管理工作散漫,除應(yīng)對上級檢查之外,一般檔案日常維護(hù)都是能省則省、能免則免。除此之外,許多單位都出現(xiàn)檔案管理人員冗員的情況,這和低效率的工作形成明顯的對比,內(nèi)部分工不明,無實(shí)用的管理體系作為參考,直接導(dǎo)致了檔案管理工作的失效,也在某種程度上拉低了機(jī)關(guān)單位的整體工作效率,沒有做到真正的物盡其用,也在一定程度上反映出人員隊(duì)伍的分配不科學(xué)。

        3 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑

        1)加強(qiáng)信息化、現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)。隨著信息化的推廣,事業(yè)單位需深刻認(rèn)知到其發(fā)展的必要性與重要性,信息化檔案管理的開展是必然趨勢。事業(yè)單位在政策、資金上,均需加大對檔案管理科技的投入,完善其相應(yīng)設(shè)備,促進(jìn)信息化、現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展,進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量與安全性。同時,加強(qiáng)管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)、培訓(xùn),促使每位檔案管理人員均符合崗位職責(zé)需求,使其在工作上更快速、熟練地掌握現(xiàn)代技術(shù),推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。

        2)注重管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。對于現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面所出現(xiàn)的各種不足,需制定出相應(yīng)的改革與優(yōu)化方案,高度關(guān)注檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的管理者必須及時掌握檔案管理的實(shí)時狀態(tài),根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀,為相關(guān)管理者設(shè)置合理的管理績效任務(wù)和階段性目標(biāo),定期地調(diào)查與審核檔案存儲與記錄的情況,對于必須提交的檔案信息需及時進(jìn)行搜集與整理。清晰界定有關(guān)檔案管理人員的職權(quán),調(diào)動其工作能動性,不定期與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通,了解檔案管理工作中存在的難點(diǎn)和重點(diǎn)。結(jié)合客觀現(xiàn)狀,定期面向檔案管理團(tuán)隊(duì)組織各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動,保證人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)可以緊跟當(dāng)下社會發(fā)展的步伐。明確適用于單位客觀現(xiàn)狀的檔案管理路線,不但要增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)際工作能力,同時需充分調(diào)動其崗位能動性。

        3)構(gòu)建完善的檔案管理制度。對事業(yè)單位而言,要想切實(shí)提升檔案管理工作的效率,首先必須建立健全檔案管理機(jī)制,從而確保各項(xiàng)管理工作符合事業(yè)單位發(fā)展的新要求。因此對事業(yè)單位來說,首先必須深入認(rèn)識和掌握檔案管理工作的固有特質(zhì),結(jié)合目前的客觀工作需要,建立起適用于單位發(fā)展的、健全且科學(xué)的檔案管理機(jī)制,確定檔案管理改革和發(fā)展的路線。在優(yōu)化檔案管理工作的過程中,首先應(yīng)該對相關(guān)的人員以及管理者給予適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和約束,從而確保檔案管理工作的規(guī)范展開,并且充分確保其獨(dú)立性。檔案管理的相關(guān)管理制度,必須包含合理的獎懲制度,給予成績較為突出的檔案管理人員適當(dāng)?shù)莫剟?,對于出于私利或其他動機(jī)擅自變更檔案信息的人員,給予相應(yīng)地懲罰,從而確保檔案管理工作有序且穩(wěn)步地推進(jìn)。

        4 結(jié)束語

        概括而言,伴隨著社會的不斷進(jìn)步以及各種信息技術(shù)的快速發(fā)展,事業(yè)單位的檔案管理也迎來了一個翻天覆地的轉(zhuǎn)變。筆者通過分析和觀察目前的管理情況發(fā)現(xiàn),事業(yè)單位在檔案管理方面仍舊存在關(guān)注度不夠、管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低等缺陷。對此,事業(yè)單位必須站在人員培訓(xùn)、體制優(yōu)化以及信息化建設(shè)等多重視角進(jìn)行改革與創(chuàng)新,從而符合信息化時代對檔案管理所提出的新要求。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙冬梅.淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外,2019(33):33.

        [2]王海民.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的問題和對策[J].輕紡工業(yè)與技術(shù),2019,48(11):86-87.

        [3]李曉紅.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究[J].科技經(jīng)濟(jì)市場,2019(10):105-107.

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