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        提升文書檔案管理利用水平的措施

        2020-03-27 12:23:05羅敏芝
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:檔案利用提升措施文書檔案

        羅敏芝

        摘 要:在社會發(fā)展中和企業(yè)管理中,文書檔案都是重要的信息載體,人們一直對檔案管理也是十分重視,在新時期環(huán)境下,人們對文書檔案管理的要求變得越來越高,越來越多的先進(jìn)管理方法也是逐漸被使用,為了更好發(fā)揮文書檔案工作的作用,就需要不斷提升文書檔案查詢利用的水平,下面,本文就針對提升文書檔案查詢利用水平的措施進(jìn)行分析,希望對文書檔案管理工作具有一定的幫助作用。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;檔案查詢;檔案利用;提升措施

        文書檔案記載著社會發(fā)展和企業(yè)運(yùn)行的信息,針對利用人的需求,很多文書檔案信息都有著多次利用的價值,其為社會和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供了重要的信息參考依據(jù),這就需要做好對文書檔案查詢和利用。而因為長期發(fā)展勢必會造成文書檔案的信息量巨大,對查詢和利用造成一定的難度,因此,這就需要重視文書檔案管理工作,積極實施有效的措施加強(qiáng)文書檔案查詢利用水平的提升,這對社會和企業(yè)可持續(xù)性的發(fā)展具有重要的意義。

        1 文書檔案管理概述

        所謂文書檔案,主要是通過紙質(zhì)進(jìn)行信息記錄和保存的檔案,包括日記、信件、職工信息、圖紙、證書和合同等類型,而在新時期環(huán)境下,電子化文書檔案的數(shù)量也在逐漸增加。而文書檔案管理主要是對此類檔案進(jìn)行管理,檔案信息資料的收集和保存是其管理工作中重要的部分,由于文書檔案具有顯著的特點,對其檔案管理工作也提出了更高的要求。紙質(zhì)檔案主要呈現(xiàn)出穩(wěn)定性和安全性的特點,因為紙質(zhì)檔案主要是通過紙張以及顏料和染料等制作的,這些材料具有良好穩(wěn)定性,其安全性主要是因為紙質(zhì)檔案字跡存在難造假性,使其安全性得到提升。但紙質(zhì)檔案還存在不易保存的缺點,在紙質(zhì)檔案的保存中往往會受到地點和環(huán)境等影響,且不僅需要充足的空間進(jìn)行保存,還要投入大量維護(hù)的費(fèi)用,且紙質(zhì)的檔案在搬移和查閱等過程還可能會受到損傷,同時紙質(zhì)檔案在保管中還可能會由于潮濕、水災(zāi)或者火災(zāi)等遭受損壞,對其檔案完整性造成影響[1]。

        2 文書檔案管理工作的意義

        在新時期環(huán)境下,人們越來越認(rèn)識到文書檔案的重要性,在實際生活中更是體現(xiàn)出對社會發(fā)展和企業(yè)管理等都具有重要的價值。在事業(yè)單位和社會企業(yè)中,資料管理是文書檔案的重要管理內(nèi)容,主要涉及各部門文件、行政和財務(wù)等各項的合同、各種工作人員的資料等,在文書檔案管理中通過對此類文書檔案的收集與保存,就能夠?qū)崿F(xiàn)對其發(fā)展歷程和發(fā)展?fàn)顟B(tài)的記錄與掌握,同時此類信息還能夠為后期發(fā)展提供依據(jù),因為其對單位的各種信息實現(xiàn)真實和全面的記錄,為單位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)展決策制定能夠提供有效依據(jù),從而為單位工作計劃和發(fā)展規(guī)劃等制定提供參考依據(jù),所以就一定要注重對文書檔案的管理,充分發(fā)揮其重要的價值,對社會以及企業(yè)單位的發(fā)展提供有效的信息參考支撐[2]。

        3 文書檔案管理中查詢利用存在的問題

        3.1 文書和檔案工作存在銜接的脫離

        在文書檔案的管理中,想要保證檔案具有良好的質(zhì)量,前提是文書的質(zhì)量要滿足要求。文書以及檔案工作盡管各有分工,但也存在密切的關(guān)系,為了保證文書管理的質(zhì)量,需要兩者相互協(xié)調(diào)構(gòu)建完成完整性和系統(tǒng)性的管理機(jī)制。而在實際工作的開展中,往往文書以及檔案都是通過不同人員來管理的,而他們也存在溝通、交流的不及時,這就會造成文書工作同檔案工作的脫離情況,如公文格式的不規(guī)范以及處理辦法的不當(dāng)?shù)?。同時在企業(yè)、單位的發(fā)展中,往往對自身利益或者工作效率等比較關(guān)注,對文書以及檔案工作較為忽視,并沒有重視文書檔案的收集、保存和整理等,也沒有投入大量的精力和人力進(jìn)行文書以及檔案工作的開展,這就導(dǎo)致文書檔案存在工作混亂狀態(tài),進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案工作的質(zhì)量不足。

        3.2 文書檔案的管理模式較為落后

        在現(xiàn)階段文書檔案的管理中,很多單位和部門對文書材料主要還是通過紙質(zhì)類型文書檔案進(jìn)行歸檔管理,并未對檔案管理信息化的技術(shù)進(jìn)行積極引入,此種管理模式存在一定的落后性,已經(jīng)不能夠滿足新時期社會發(fā)展的需求。一些單位和企業(yè)盡管也進(jìn)行了信息化管理系統(tǒng)的建設(shè),但在實際的應(yīng)用中還存在信息化手段的使用不當(dāng),一些工作人員由于自身綜合素質(zhì)的不足,在實際的操作中可能會存在不規(guī)范和錯誤情況的出現(xiàn),這對文書檔案的質(zhì)量就會造成影響。同時單位和企業(yè)在文書檔案的管理中,還存在管理標(biāo)準(zhǔn)和管理流程的不合理等情況,這就會造成文書檔案的管理中出現(xiàn)錯誤或者主觀性的影響,這都是文書檔案管理中需要注意的問題[3]。

        3.3 文書檔案存在整體的配合度不夠

        在文書檔案的管理中,文書材料的收集工作至關(guān)重要,其直接影響到檔案的質(zhì)量,而在文書材料的收集中,往往還受到諸多外部環(huán)境的影響。想要實現(xiàn)文書檔案的有效收集,需要各個部門能夠良好配合,但一些部門可能由于自身原因的存在,并不愿對文書檔案的工作積極配合,比如,一些部門可能較為特殊和私密性的檔案資料并不愿意在檔案員處統(tǒng)一進(jìn)行管理等,還有一些部門對于檔案資料工作的不重視,在實際工作的開展中因為沒有進(jìn)行檔案資料的收集就不能為文書檔案管理人員提供有效的信息資源,從而影響文書檔案管理工作的開展。

        4 提升文書檔案查詢利用水平的措施

        4.1 做好文書歸檔工作和檔案管理工作有效銜接

        為了保證文書檔案管理的質(zhì)量,一定要重視文書歸檔工作和檔案管理工作的有效銜接。在文書歸檔的工作中,相關(guān)人員要做好對文書材料有效整理,并將其實施及時的歸檔,在對文件的處理中,相關(guān)人員要具有良好檔案責(zé)任意識,使文書保持和檔案的協(xié)調(diào)性與統(tǒng)一性,同時相關(guān)人員還需要嚴(yán)格把握紙張大小和格式,確保文書材料具有良好質(zhì)量,從而為后期檔案工作的開展提供便利的條件;另外,相關(guān)人員在文書的工作中要對重要的文件及時處理,對文件的收發(fā)要進(jìn)行及時全面的記錄,防止文件資料出現(xiàn)缺失,在賬外的材料也要及時收集與整理,確保文件材料具有良好完整性。在檔案管理的工作中,相關(guān)人員要具有立卷歸檔或按件歸檔的管理意識,立卷歸檔和按件歸檔是檔案歸檔方法的兩種方式,不同檔案類型有不同的管理方法,一定要加強(qiáng)對此階段的專業(yè)學(xué)習(xí)和規(guī)范管理,保證文書材料準(zhǔn)確,使文件材料實現(xiàn)完整性歸檔[4]。為日后全面檔案數(shù)字化提供良好的前提條件。

        4.2 創(chuàng)新和改進(jìn)文書檔案的管理模式

        近年來,信息科技技術(shù)的發(fā)展為文書檔案的管理提供了良好的條件,單位和企業(yè)一定要認(rèn)識到信息科技技術(shù)的優(yōu)勢,積極引進(jìn)信息化的手段,來創(chuàng)新和改進(jìn)文書檔案的管理,實現(xiàn)文書檔案的信息化管理,提高文書檔案管理利用的水平和效率。單位可以為檔案部門在內(nèi)部的局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建文書檔案的網(wǎng)站和窗口,促進(jìn)相關(guān)的文書檔案信息能夠及時上傳,則用戶能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速檢索到所需的信息資料;同時在網(wǎng)頁還可以進(jìn)行電子文件的自動上傳設(shè)置,使各個部門能夠及時進(jìn)行電子文檔的上傳,便于檔案部門能夠在統(tǒng)一的服務(wù)器上對其實施歸檔處理,從而對檔案的收集、存儲、整理和調(diào)用等程序?qū)嵤┖喕嵘臅鴻n案的管理質(zhì)量與效率。另外,文書檔案的信息化管理還能夠為相關(guān)管理人員提供先進(jìn)的管理方法,促進(jìn)他們文書管理的準(zhǔn)確性和完整性,提升文書檔案利用的價值。

        4.3 加強(qiáng)各部門的文書檔案收集協(xié)作意識

        在單位和企業(yè)內(nèi),各個部門運(yùn)行和發(fā)展中都會產(chǎn)生很多具有高利用價值的檔案資料,而這些檔案資料都是需要進(jìn)行有效的收集,來轉(zhuǎn)變?yōu)槲臅鴻n案進(jìn)行管理,從而為后期的查詢和利用提供支持。為了更好實現(xiàn)對各個部門檔案資料的收集,充分發(fā)揮其檔案資料的價值,就需要做好對各個部門關(guān)系的處理,加強(qiáng)各部門的文書檔案收集協(xié)作意識。相關(guān)文書檔案的管理人員要積極和各個部門進(jìn)行有效的交流與協(xié)調(diào),強(qiáng)化各個部門的檔案資料收集和上傳意識,并對各個部門工作與任務(wù)進(jìn)行了解,積極到各個部門交流來獲取和掌握更多有用的信息,并根據(jù)其實際發(fā)展情況和文書檔案工作進(jìn)行結(jié)合,從而更加全面和深入進(jìn)行部門檔案信息的獲取[5]。另外,相關(guān)文書檔案的管理人員要對檔案信息的收集進(jìn)行深入的分析,盡可能對能夠體現(xiàn)出發(fā)展歷史與運(yùn)行現(xiàn)狀的信息資料進(jìn)行收集,為其科研工作進(jìn)行價值信息資料的

        提供。

        4.4 建立和完善文書檔案管理機(jī)制

        在文書檔案的管理中,想要充分保證文書檔案工作的有效開展和落實,還需要建立和完善文書檔案管理機(jī)制,為相關(guān)人員工作的實施提供制度依據(jù)。首先,要對文書檔案收集內(nèi)容和范圍進(jìn)行明確,在檔案收集中要遵照規(guī)模實施分類的收集,要對字跡相同載體文書實施統(tǒng)一化的歸檔,對立卷進(jìn)行規(guī)范,并按照文書檔案的保管期限來對文書實施分類整理與歸檔處理,保證文書檔案具有良好的針對性管理。文書檔案的出庫入庫都要有明確的記錄,誰用誰簽名,誰用誰負(fù)責(zé),一定要嚴(yán)格依照規(guī)定程序?qū)嵤?。工作中具體利用方面,還要進(jìn)行科學(xué)檢索系統(tǒng)的建立,檢索系統(tǒng)是文書檔案能夠有效查詢和利用的重要途徑,在檢索系統(tǒng)的建立中要建立專題目錄、案卷目錄等內(nèi)容,且對檢索的工作不斷進(jìn)行更新和完善,從而對文書檔案資料的迅速獲取提供便利。

        4.5 創(chuàng)新文書檔案的利用模式

        在新時期環(huán)境下,信息化技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用,其為文書檔案的利用提供了良好的條件,因此這就需要加強(qiáng)文書檔案信息化的建設(shè),來促進(jìn)文書檔案數(shù)字化的管理和利用。通過信息化技術(shù)可以對紙質(zhì)的文書檔案實施掃描,后錄入計算機(jī)內(nèi)生成相應(yīng)的電子檔案,為了提高文書檔案利用的效率,還要構(gòu)建檔案信息化和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)平臺,對文書檔案的信息能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確和快速的檢索,同時借助數(shù)據(jù)分析的技術(shù),能夠?qū)π畔崿F(xiàn)快速的提取與分析,為相關(guān)查檔需求人員進(jìn)行可靠數(shù)據(jù)的提供。

        5 結(jié)語

        綜上所述,文書檔案管理對單位、企業(yè)發(fā)展和人民群眾辦事都具有重要的價值,不僅能夠?qū)v史發(fā)展信息進(jìn)行記錄,還能夠為后期發(fā)展提供信息資料的提供,但在現(xiàn)階段文書檔案管理中還存在諸多的問題,因此,一定要認(rèn)識到文書檔案管理的重要性,正視文書檔案管理中存在的問題,并積極采取有效的措施提高文書檔案查詢利用水平,這對單位、企業(yè)及各階層民眾可持續(xù)性發(fā)展具有重要的意義。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張寧.文書檔案管理工作中存在的問題及強(qiáng)化措施[J].卷宗,2017(15).00062-00063.

        [2]鄧玉秋.文書檔案管理中的問題及改進(jìn)措施[J].科技風(fēng),2017(9):00277-00277.

        [3]區(qū)瑩.論如何提升文書檔案管理員的綜合素質(zhì)及建議[J].卷宗,2017(4).00168-00168.

        [4]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2019(19):00060-00060.

        [5]梁威.新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施[J].赤子(上中旬),2017(06):159-159.

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