周梅

摘 要 企業(yè)經(jīng)濟活動內(nèi)部控制是為了嚴肅管理體系，整治企業(yè)內(nèi)部松散、不成體制的管理問題，旨在提高管理水平、營造和諧的管理氛圍、弘揚企業(yè)文化而出臺的一系列制度，是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理的一個重要組成部分。企業(yè)經(jīng)過長期的摸索和實踐，創(chuàng)建并實行符合企業(yè)實際經(jīng)營情況、具有可行性的內(nèi)部控制體系，有利于提升企業(yè)內(nèi)部管理技能和水平，正確的風(fēng)險意識和較強的防范風(fēng)險能力是企業(yè)制勝的法寶。物業(yè)管理在國外已經(jīng)有100多年的歷史，其內(nèi)容、經(jīng)驗和技術(shù)均十分成熟。我國物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展具有特殊性，是伴隨福利分房制度的終結(jié)而產(chǎn)生的，先天具有社會管理的特征。此外，我國物業(yè)管理從最初行業(yè)入門的低門檻，到現(xiàn)在行業(yè)從業(yè)人員的地位變遷，呈現(xiàn)出行業(yè)專業(yè)價值被低估和被忽視的現(xiàn)象。物業(yè)管理企業(yè)目前存在的主要問題是理論研究不深入，法律、法規(guī)滯后，管理人才匱乏，管理項目紛雜，公司內(nèi)部控制欠缺，導(dǎo)致財務(wù)管理混亂，制度、流程形同虛設(shè)，影響了公司的持續(xù)發(fā)展，以至于出現(xiàn)各種社會問題。本文主要研究如何提高物業(yè)財務(wù)管理水平，加強公司內(nèi)部控制，節(jié)支增收，在提高服務(wù)質(zhì)量的同時增加企業(yè)利潤。

關(guān)鍵詞 物業(yè)公司 內(nèi)部控制 物業(yè)管理

一、物業(yè)公司實施內(nèi)部控制的意義和重要性

（一）實施內(nèi)部控制的意義

建立及完善物業(yè)管理內(nèi)部控制體系，可以為物業(yè)公司持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展提供重要的發(fā)展動能和安全保護。內(nèi)部控制體系的存在對物業(yè)公司來說，是提升自身經(jīng)營管理水平、調(diào)整內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的重要基礎(chǔ)，也是促進公司戰(zhàn)略實施、穩(wěn)步發(fā)展的重要因素，對物業(yè)管理公司發(fā)展具有重要意義。

1.不斷提高物業(yè)公司整體的財務(wù)管理水平以及財務(wù)控制手段，是企業(yè)發(fā)展與進步的關(guān)鍵。強有力的內(nèi)部控制執(zhí)行力是推動企業(yè)財務(wù)核算與監(jiān)督的重要形式和基石，建立完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)與制度，能夠保證財務(wù)正常運轉(zhuǎn)與財務(wù)準確核算具有合法性、全面性和前瞻性。

2.針對物業(yè)管理公司的財務(wù)計劃實施以及市場發(fā)展方向及企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略等，具有重要的深遠意義。加強內(nèi)控制度建設(shè)能夠提高物業(yè)管理公司財務(wù)計劃、財務(wù)預(yù)算制定的合理性、方向性和準確性，并且有利于在錯綜復(fù)雜的市場變化中準確抓住發(fā)展方向和發(fā)展定位，制定行之有效的戰(zhàn)略發(fā)展方案和實施辦法，不斷推動物業(yè)管理公司發(fā)展和進步。

3.更好地落實物業(yè)公司的資產(chǎn)管理。提高資產(chǎn)的使用、維護與調(diào)配能力，提高資產(chǎn)在使用全過程的合理性和合規(guī)性。建立內(nèi)部控制可以及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)在實際操作中存在的不合理因素和問題，在提高資產(chǎn)利用率和使用率的基礎(chǔ)上，合理配置企業(yè)優(yōu)質(zhì)資源，調(diào)整優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)應(yīng)用比例，使資產(chǎn)的使用方向具有精準性，保證物業(yè)公司財務(wù)管理效果，維護物業(yè)公司資產(chǎn)的安全和完整，增加企業(yè)財務(wù)的控制力和執(zhí)行力。

（二）實施內(nèi)部控制的重要性

內(nèi)部控制管理體系是物業(yè)公司達到企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略目標的核心方針和政策，在企業(yè)的發(fā)展中有不可或缺的作用。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，新型多功能商業(yè)物業(yè)小區(qū)的建成，以及歷史遺留的老舊小區(qū)的歸屬問題的解決，不同形式的物業(yè)公司如雨后春筍般誕生，物業(yè)公司之間的競爭也越來越激烈，建立中長期發(fā)展戰(zhàn)略、制定符合企業(yè)定位的內(nèi)部控制制度至關(guān)重要。內(nèi)部控制制度可以優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部資源配置，重新統(tǒng)一整合分散、不合理的資源以及暴露的無效內(nèi)控方案，提升內(nèi)控執(zhí)行力，把無效變?yōu)橛行ВＷC企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中能夠正常運營，實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標。

二、物業(yè)公司內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部環(huán)境設(shè)計不流暢

1.企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實施，需要良好內(nèi)部環(huán)境的支撐。許多物業(yè)管理公司內(nèi)部組織治理結(jié)構(gòu)不夠合理，董事會及監(jiān)事會形同虛設(shè)，公司的重大決策、重大事項、重大任免、大額資金支付（即“三重一大”），有的并未經(jīng)過董事會或經(jīng)理辦公會集體決策就實施。

2.重企業(yè)效益、輕道德培養(yǎng)。物業(yè)管理公司面對企業(yè)文化建設(shè)，認為企業(yè)有效益就行了，忽略了對職工思想品德、人生道德觀、價值觀和社會責(zé)任感的培養(yǎng)，出現(xiàn)了利益面前放縱自我的情況，使得企業(yè)和國家受到侵害和出現(xiàn)損失。

3.人力資源政策不能滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。許多物業(yè)公司在培訓(xùn)規(guī)劃、人才儲備以及業(yè)績評價方面還不夠深入具體，業(yè)績評價面窄，只涉及管理者層面，對廣大員工的實際發(fā)展和工作體驗毫無幫助作用，員工對自己未來職業(yè)生涯的規(guī)劃不清楚，造成內(nèi)部控制參與度降低，甚至員工流失嚴重時，重要崗位嚴重缺崗或員工短時間不能得到及時補充。

（二）風(fēng)險評估機制未建立或不切合實際

1.物業(yè)公司未建立完善的風(fēng)險評估機制。沒有風(fēng)險應(yīng)對措施，在選擇應(yīng)對方案前未計算風(fēng)險敞口，在面對風(fēng)險時手足無措，致使風(fēng)險發(fā)展到不可控制，給企業(yè)帶來巨大困境，甚至面臨破產(chǎn)清算。例如在發(fā)生惡劣天氣時，沒有及時安排人員清理，沒有加固小區(qū)的防護設(shè)施，造成了人員傷亡或財產(chǎn)損失。

2.制定的風(fēng)險評估機制不細致。風(fēng)險評估的可使用性價值或借鑒性很難在物業(yè)管理公司的實際發(fā)展進程中突顯出來，沒有從企業(yè)整體角度進行風(fēng)險評估，物業(yè)公司對整體風(fēng)險評估的實事性認識不深入，相對于風(fēng)險評估各項內(nèi)容，風(fēng)險識別認知能力不高或缺乏改進、解決的技術(shù)手段，最終導(dǎo)致風(fēng)險評估結(jié)構(gòu)不理想。

（三）控制活動不被重視，各項控制制度虛于應(yīng)付

1.物業(yè)公司在設(shè)計內(nèi)部控制制度和流程時，沒有充分考慮企業(yè)長期發(fā)展的客觀實際和隨時變化的需要，伴隨企業(yè)的不斷發(fā)展和進步，內(nèi)部控制制度和流程在公司中實際運行時才發(fā)現(xiàn)與設(shè)計初衷存在較大的出入，許多制度和流程都是為了應(yīng)付監(jiān)察、審計等檢查，特別是在內(nèi)部控制要素以及體系設(shè)計方面，急于求成，敷衍了事，大大降低了內(nèi)控的管理性質(zhì)、效率和效能。

2.現(xiàn)有內(nèi)部控制制度不深入。（1）人員配備不合理、不相容職務(wù)未分離的現(xiàn)象普遍存在，為了節(jié)省人工成本，一人多崗現(xiàn)象成常態(tài)。（2）授權(quán)審批落實不到位。未按照公司制定的審批流程辦理業(yè)務(wù)，嫌麻煩而不請示未經(jīng)授權(quán)直接辦理業(yè)務(wù)，或缺少集體決策審批或聯(lián)簽制度，“一言堂”“一支筆”的現(xiàn)象普遍存在。（3）預(yù)算控制制度欠缺。物業(yè)管理公司認為物業(yè)項目很多是臨時性業(yè)務(wù)，預(yù)算數(shù)據(jù)不好提取，沒有任何財務(wù)價值。（4）未建立重大風(fēng)險預(yù)警機制和突發(fā)事件應(yīng)急處理機制，沒有明確風(fēng)險預(yù)警標準，對可能發(fā)生的重大風(fēng)險或突發(fā)事件沒有前瞻性和可預(yù)見性，認為重大風(fēng)險或突發(fā)事件離自己公司很遠、是不可能發(fā)生的，沒有及時制定應(yīng)急預(yù)案，致使突發(fā)事件發(fā)生時沒有及時、妥善、準確地處理，導(dǎo)致企業(yè)形象和資產(chǎn)受到影響和損害。

（四）信息溝通不順暢，溝通渠道受限

物業(yè)公司信息質(zhì)量不高，信息傳遞不對稱，缺乏必要的上下級溝通機制，重要的信息不能及時傳遞給董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，未設(shè)置公示告知欄及舉報信箱，導(dǎo)致公司不能及時發(fā)現(xiàn)、制止違規(guī)行為、利用職務(wù)之便謀取私利的舞弊行為等，造成企業(yè)的損失。

（五）內(nèi)部監(jiān)督流于形式、走過場

物業(yè)公司一般不會設(shè)立紀檢監(jiān)察部門，不能常規(guī)、持續(xù)地監(jiān)督檢查建立和實施內(nèi)部控制的情況，只有在出現(xiàn)問題后做事后補救或?qū)ｍ棻O(jiān)察，不能在事前或事中將問題扼殺在搖籃中。

三、物業(yè)管理公司完善內(nèi)部控制體系的策略

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

1.建立健全組織結(jié)構(gòu)。按照公司的規(guī)模及章程規(guī)定設(shè)立股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，依法行使公司法及公司章程規(guī)定的經(jīng)營決策權(quán)。企業(yè)發(fā)生的重大決策（投資、融資、兼并等決策）、重大項目（企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、資本結(jié)構(gòu)、盈利能力等事項）、重大人事任免（中高層職位的人事任免、聘用，后備人選的確定等）及大額資金支付業(yè)務(wù)（在經(jīng)營管理中發(fā)生的大額資金的調(diào)動和使用），即“三重一大”等事項，應(yīng)按照公司章程的規(guī)定、權(quán)限和流程，實行經(jīng)營班子集體決策審批制或多人聯(lián)簽制度。

2.加強企業(yè)文化宣貫，弘揚民族精神。目前物業(yè)公司中民企占比比較大，要樹立正確的價值觀、人生觀，需要企業(yè)深入開展道德品質(zhì)的培養(yǎng)，提倡“服務(wù)無小事”，倡議向時代楷?！皬埜磺濉睂W(xué)習(xí)，全心全意為物業(yè)公司業(yè)主服務(wù)，組織黨員、思想進步群眾認真學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記的“不忘初心、牢記使命”主題思想，凈化心靈，努力工作，為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己的力量。

3.完善人力資源控制。根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展方向，建立人力資源總體規(guī)劃，再結(jié)合公司實際經(jīng)營發(fā)展需要，制定人力資源年度需求總計劃，完善人力資源引進、提升、退出及績效考核等各項制度，規(guī)范工作流程。（1）建立選聘員工試用期和崗前培訓(xùn)制度;（2）建立員工培訓(xùn)、提升長效機制，營造尊重科學(xué)、尊重人才和關(guān)心員工職業(yè)發(fā)展生涯的文化氛圍，開展物業(yè)行業(yè)涉及的各類專業(yè)技能培訓(xùn)及取證工作;（3）建立和完善人力資源績效考核激勵機制，可以運用平衡積分卡建立績效評價體系，建立平衡積分卡的4個維度——財務(wù)層面、客戶層面、內(nèi)部流程層面、學(xué)習(xí)成長層面，以此作為員工薪金確定、職級調(diào)整和勞動合同解除等的重要依據(jù)，不斷提高管理者的綜合素質(zhì)，打造一支優(yōu)秀的管理團隊。

（二）有效開展風(fēng)險評估工作

物業(yè)公司要充分認識風(fēng)險評估工作的重要意義。擴展風(fēng)險評估范圍和增強風(fēng)險評估意識，在工作中引導(dǎo)和發(fā)現(xiàn)、及時認清和關(guān)注風(fēng)險源，全面剖析和解讀導(dǎo)致風(fēng)險出現(xiàn)的各項因素，針對常見的內(nèi)部風(fēng)險（如戰(zhàn)略風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險），根據(jù)公司的實際情況及管理層的風(fēng)險喜好，制定行之有效的風(fēng)險管理策略（如買保險、外包項目、放棄等）。

（三）重視控制活動，將形式變?yōu)樾袆?/p>

物業(yè)管理公司在內(nèi)部各項活動的控制方面，應(yīng)結(jié)合實際的流程細致劃分各項工作內(nèi)容，規(guī)范管理流程，統(tǒng)一操作步驟和方法，合理優(yōu)化配置公司各項資源。

1.加強財務(wù)管理控制。（1）資金控制（資金運營環(huán)節(jié)）。在公司經(jīng)營活動中加強對資金收款、付款制度及流程和審批權(quán)限的控制，制定報銷付款制度和流程，辦理資金業(yè)務(wù)嚴格遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定。（2）資產(chǎn)管理控制。制定固定資產(chǎn)管理制度，建立固定資產(chǎn)臺賬、目錄、卡片、來源、驗收、使用、責(zé)任人等管理辦法，并按會計法的規(guī)定進行財務(wù)處理和計提折舊。（3）工程、業(yè)務(wù)外包控制。對低技術(shù)含量的支出（如保安、保潔人員）及各工程改造項目均采用外包形式，完善外包項目管理和策略，嚴格按照外包管理制度、工作流程和相關(guān)要求，建立多方管理的長效機制，確保第三方公司按要求嚴格履約。（4）全面預(yù)算控制。建立和完善預(yù)算編制工作制度，并根據(jù)物業(yè)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃，綜合考慮預(yù)算期內(nèi)國家經(jīng)濟政策、市場環(huán)境等因素，由財務(wù)部牽頭，由物業(yè)公司其他部門根據(jù)實際情況進行提報，預(yù)算應(yīng)具有前瞻性、可行性、適應(yīng)性、導(dǎo)向性、系統(tǒng)性，經(jīng)經(jīng)理辦公會審批的預(yù)算應(yīng)保持穩(wěn)定，不得隨意調(diào)整。

2.加強風(fēng)險預(yù)警機制的建立。建立重大風(fēng)險預(yù)警制度，在公司內(nèi)部成立安全生產(chǎn)小組，群眾問題上訪領(lǐng)導(dǎo)小組，重大節(jié)日安全領(lǐng)導(dǎo)小組，防汛、火災(zāi)等重大自然災(zāi)害領(lǐng)導(dǎo)小組。有計劃、有制度、有安排地應(yīng)對各項突發(fā)事件（物業(yè)公司安全保障部門加強夜間巡邏，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，并在最短的時間里解決;管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生火災(zāi)，發(fā)現(xiàn)火情或知曉火情的項目負責(zé)人需第一時間到達現(xiàn)場—報警—了解情況—上報災(zāi)害領(lǐng)導(dǎo)小組—拿出解決問題方案—落實問題解決—出具解決報告）。

（四）緊跟智慧物業(yè)趨勢，建立智慧物業(yè)平臺，優(yōu)化企業(yè)信息交流與溝通渠道管理

1.智慧物業(yè)服務(wù)發(fā)展趨勢。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下，信息化建設(shè)已經(jīng)把物業(yè)企業(yè)帶入了發(fā)展的快車道，物業(yè)企業(yè)應(yīng)該抓住國家建設(shè)智慧城市、數(shù)字中國以及社區(qū)治理、新零售、新商業(yè)、居家養(yǎng)老的大好時機，在智慧物業(yè)服務(wù)平臺的建設(shè)過程中，爭做城市領(lǐng)導(dǎo)者。

2.智慧物業(yè)服務(wù)平臺的建設(shè)主要包括四大部分。第一是物業(yè)管理平臺，面向項目的專業(yè)管理，重點提升物業(yè)管理的品質(zhì)。通過組織扁平、共享服務(wù)、集中管控提升運營效率和人均效能，強化人才儲備。降低高昂的人工成本及信息流轉(zhuǎn)成本，建立企業(yè)內(nèi)部信息溝通數(shù)字化平臺。第二是客戶服務(wù)云平臺，通過服務(wù)資源整合，為客戶提供居家養(yǎng)老、家政、醫(yī)療、旅游、教育、培訓(xùn)等增值服務(wù)。第三是智慧社區(qū)云，將成熟的新技術(shù)新產(chǎn)品應(yīng)用到物業(yè)服務(wù)管理中。第四是社群交流云，為業(yè)主搭建決策、互動、互助的平臺并開展豐富多彩的各類活動。

3.智慧物業(yè)平臺已成為許多物業(yè)公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一。智慧物業(yè)是物業(yè)行業(yè)的橫向、縱向深度發(fā)展的新形式，不僅使物業(yè)公司內(nèi)部控制信息溝通暢通，還聚焦客戶體驗，通過科技智慧化的手段推動現(xiàn)代服務(wù)轉(zhuǎn)型升級，推動智能化和互聯(lián)網(wǎng)化的信息溝通服務(wù)和業(yè)主人居服務(wù)，大幅提升物業(yè)公司內(nèi)部控制水平和物業(yè)服務(wù)品質(zhì)。

（五）內(nèi)部監(jiān)督是關(guān)鍵，是企業(yè)發(fā)展的苦口良藥

1.在增強監(jiān)督意識上下功夫。設(shè)立紀檢監(jiān)察機構(gòu)，或在財務(wù)部設(shè)立專業(yè)監(jiān)督工作人員，利用財務(wù)專業(yè)知識加強經(jīng)營過程中的監(jiān)督管理，并強化監(jiān)督、檢查和雙向溝通，促進團隊協(xié)作，不斷提升員工的執(zhí)行力和忠誠度。

2.不斷增加監(jiān)督工作的深度和廣度。徹底改變監(jiān)督工作零敲碎打、被動應(yīng)付的局面，通盤考慮監(jiān)督工作，把監(jiān)督工作作為一項長期的基礎(chǔ)工作來抓，制定計劃，針對物業(yè)公司熱點、重點部門和環(huán)節(jié)，主動監(jiān)督檢查，使監(jiān)督工作無處不在，在企業(yè)內(nèi)部全方位、多層次、多渠道開展監(jiān)督工作。

四、結(jié)語

一個符合物業(yè)公司運營實際的內(nèi)部控制制度是物業(yè)公司生存和持續(xù)發(fā)展的唯一法寶，只有做到實時、有效、正確的統(tǒng)籌控制，才是企業(yè)實現(xiàn)健康、可持續(xù)發(fā)展的唯一保障，一切工作的開展都是為了服務(wù)企業(yè)，是企業(yè)抗擊打、求生存的基本保證。只有做好這些關(guān)鍵點，物業(yè)公司才有機會在百舸爭流的環(huán)境中得以存活和持續(xù)發(fā)展。物業(yè)公司的調(diào)控者要做到明眼、明心、務(wù)實，用理性、機智的思維認清物業(yè)公司當(dāng)前的局勢和所處的環(huán)境，隨時關(guān)注國家宏微觀調(diào)控政策，及時發(fā)現(xiàn)問題和機遇，制定好貼近現(xiàn)實的調(diào)控計劃，同時勤懇地做好相應(yīng)的服務(wù)工作，這樣一來，物業(yè)公司就會朝一條正確的道路行進、自然地發(fā)展。

（作者單位為北京朝陽家園物業(yè)管理有限公司）

參考文獻

[1] 張新萍.如何做好物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制[J].管理觀察，2018（22）：14-16.

[2] 王莉麗.物業(yè)公司內(nèi)部控制存在的問題及解決措施[J].中外企業(yè)家，2017（18）：113+118.

[3] 任蕊.物業(yè)管理公司內(nèi)控建設(shè)問題探討[J].企業(yè)改革與管理，2017（09）：30+60.