李煥

摘 要：在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，大數(shù)據(jù)對檔案信息的管理產(chǎn)生了越來越多的影響。本文從列舉大數(shù)據(jù)對檔案管理工作具體帶來的影響入手，逐步分析檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下現(xiàn)狀，進(jìn)而提出大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的具體策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;信息技術(shù)

計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和普及，在一定程度上緩解了檔案管理工作者的勞動壓力，還能提高其工作效率。但大數(shù)據(jù)對檔案管理工作有利也有弊，明確新時期的新問題才能更好地開展大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作。

1 大數(shù)據(jù)對檔案管理工作帶來的影響

首先，網(wǎng)絡(luò)安全問題。復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來了多方面的安全隱患，諸如黑客、木馬病毒等不確定因素，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。根據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計，隨著信息技術(shù)的不斷普及，我國每年的網(wǎng)民數(shù)量都在增長，網(wǎng)民數(shù)量的增長就意味著網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險問題出現(xiàn)的可能性越高。雖然很多行政部門和政府機(jī)關(guān)早已經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)營自己的官方平臺，但是大部分單位對檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識，其檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)普遍不高，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。

其次，檔案的歸檔儲存問題。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案也脫離了單純的文字形式，而變成了以文字、圖片、音頻和視頻共同為載體的復(fù)合型檔案資料。而隨著信息技術(shù)的繼續(xù)發(fā)展，檔案的復(fù)雜程度和信息化程度還會不斷地提高。

再次，信息化檔案的實(shí)用性問題。以每個檔案館的信息存儲系統(tǒng)為例，在開發(fā)過程中過分重視系統(tǒng)的專業(yè)性而忽略了其兼容性和普及型，導(dǎo)致開發(fā)出來的信息存儲系統(tǒng)缺乏實(shí)用性，工作人員難以上手而且難以普及到其它檔案館。而信息存儲系統(tǒng)的開發(fā)又需要投入大量的人力、財力和物力。沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)之前很難有普及化的檔案存儲系統(tǒng)出現(xiàn)。

最后，檔案信息的轉(zhuǎn)化問題。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案需要由具象化物體轉(zhuǎn)化為抽象化數(shù)據(jù)。而電子檔案看不見摸不著，并且如果信息安全不到位容易被黑客惡意篡改，這使得信息的準(zhǔn)確性無法得到保障，其不可控性也在一定程度上限制了檔案的管理。

2 檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下所展現(xiàn)的問題

2.1 檔案管理制度不夠完善

檔案管理是一項(xiàng)單調(diào)且復(fù)雜的工作，需要對大量的檔案信息進(jìn)行繁瑣且重復(fù)的歸納和整理，這對檔案管理的工作人員是精神上和肉體上的考驗(yàn)。但是檔案管理的工作制度和檔案管理體制并沒有作出符合大數(shù)據(jù)時代的改革，大部分檔案管理部門依舊執(zhí)行著老舊的管理制度，這與信息時代與時俱進(jìn)的要求是完全不相符的。此外，大數(shù)據(jù)環(huán)境下雖然計算機(jī)具有強(qiáng)大的存儲能力，可以存儲大量的檔案資料，但是各單位的檔案管理部門卻仍以紙質(zhì)檔案為主。

2.2 檔案信息的管理途徑正與大數(shù)據(jù)聯(lián)合

檔案信息的管理工作一直是社會熱點(diǎn)。而在檔案信息的實(shí)際管理工作中，檔案信息管理卻并沒有充分發(fā)揮作用，充分利用檔案信息管理的社會分配職能。在“十三五”規(guī)劃當(dāng)中，對檔案管理工作提出了更高的要求，在管理檔案信息的時候必須要有文件的歸檔安排，這就要求在檔案管理工作者加強(qiáng)對電子檔案的重視[1]。而在大數(shù)據(jù)時代背景之下，給檔案信息的管理工作提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，想對這樣的一個龐大數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，必須要打破傳統(tǒng)的思維禁錮，用發(fā)展的眼光看待檔案信息管理的全新變化，唯有如此才能真正管理好檔案信息。

2.3 檔案信息管理的安全性不高

在大數(shù)據(jù)的背景下，信息化檔案的集中化程度越來越高，將各種龐雜的檔案信息統(tǒng)一進(jìn)行歸類和處理是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的時代特色。但這也為檔案信息埋下了安全隱患，信息的高度集中也意味著黑客攻擊密度的高度集中，同樣如果檔案信息管理人員的一個微小的操作失誤，可能就會帶來災(zāi)難性的連鎖反應(yīng)。所以建立起安全可靠的檔案信息防護(hù)系統(tǒng)也迫在眉睫。

2.4 工作人員的綜合工作能力不足

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的不斷普及，信息化管理人才的需求量也逐漸增加，從而導(dǎo)致了原有檔案管理部門信息化人才緊缺的現(xiàn)狀。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作人員同樣也需要對新技術(shù)進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作。所以在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員不但要能夠掌握先進(jìn)的技術(shù)手段，同時還必須具備對數(shù)據(jù)的分析能力，而當(dāng)前檔案管理工作的主要問題是工作人員的綜合工作能力不足，無法順利進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選和歸納整理工作。

3 大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化策略

3.1 建立完善的檔案管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)背景的支持下，檔案管理有了新的發(fā)展方向，就是建立新的信息化檔案管理機(jī)制。在新時期的檔案管理工作中，管理階層要建立新的數(shù)據(jù)資料錄入機(jī)制和新的檔案檢查管理機(jī)制，并按照最新的管理機(jī)制進(jìn)行責(zé)任劃分。采取數(shù)據(jù)資料錄入機(jī)制，檔案管理工作者能夠第一時間獲取信息的準(zhǔn)確程度，高效歸納出有效數(shù)據(jù)和無效數(shù)據(jù)，從而有效降低檔案管理工作者的工作繁瑣程度。信息化的檔案檢查機(jī)制能夠明確對檔案進(jìn)行細(xì)致的歸納和檢查，從而能在出現(xiàn)檔案信息錯誤的時候明確錯誤位置和錯誤時間，并在發(fā)現(xiàn)錯誤的第一時間找到最初檔案的錄入人員。檔案檢查機(jī)制能夠?qū)n案管理工作者進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，同時對信息保護(hù)及提升管理效率有著顯著作用[2]。

3.2 實(shí)行信息化數(shù)字化的檔案信息管理

目前的檔案信息管理工作大多依然停留在傳統(tǒng)的對檔案信息單純的查閱上。而大數(shù)據(jù)背景之下，檔案信息不再是單純的僅供查閱的文字，而是更全面更具體的多媒體數(shù)字資料。所以在處理這些數(shù)字化信息化的檔案信息時，也需要檔案管理工作者運(yùn)用信息化的設(shè)備，而非傳統(tǒng)的紙和筆。正如目前我國各大城市主張的信息化城市，將整個城市的各項(xiàng)數(shù)據(jù)匯集到一起，統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和歸納，再通過對這些數(shù)據(jù)的分析推行數(shù)字化的處理方案。

這種新型的檔案信息管理方式極大地改變了社會對檔案信息的傳統(tǒng)認(rèn)識，通過對檔案信息的分析與加工，不斷拓展其使用的價值，使其為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更為多樣的功能，充分發(fā)揮檔案信息的功用。

3.3 提高檔案資料的安全性

大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理多采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使得檔案信息的變得集中化、數(shù)字化。但是如果不注重網(wǎng)絡(luò)安全并對信息庫架設(shè)防火墻，數(shù)字化的檔案信息資料非常容易會被惡意篡改。

檔案管理機(jī)構(gòu)要按時培訓(xùn)工作人員網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用。在錄入信息時要實(shí)時檢查是否包含木馬病毒，并對關(guān)鍵信息進(jìn)行備份。

3.4 培養(yǎng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理人才

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息管理需要加強(qiáng)對專業(yè)人才的培訓(xùn)。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時代檔案信息管理并不只是更新管理制度和配套設(shè)施，更為關(guān)鍵的是工作人員的專業(yè)素質(zhì)和辦公理念的更新?lián)Q代。建議可以通過和相關(guān)專業(yè)的各大高校進(jìn)行合作，直接向檔案信息管理崗位輸送人才。

4 結(jié)論

大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理體制終將會被數(shù)字化信息化的檔案管理體制所代替。所以檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，建立完善的檔案管理機(jī)制，實(shí)行信息化數(shù)字化的檔案信息管理，提高檔案資料的安全性，培養(yǎng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理人才，才能使檔案管理在新時代發(fā)揮出最大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李強(qiáng).淺析大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理信息化水平的提升[J].蘭臺內(nèi)外，2018（12）：5-6.

[2]梁云華.基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：57.