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        民航企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

        2020-03-10 07:24:08蘇恒鑫
        科學(xué)與財(cái)富 2020年32期
        關(guān)鍵詞:新形勢檔案管理創(chuàng)新

        蘇恒鑫

        摘 要:新形勢下民航企業(yè)檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn),民航企業(yè)應(yīng)該緊緊把握時(shí)代脈搏,加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新,提升檔案管理水平。本文首先分析了檔案工作創(chuàng)新的背景和檔案管理基礎(chǔ)工作與創(chuàng)新之間的辯證關(guān)系,然后重點(diǎn)探討了民航企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和實(shí)踐。

        關(guān)鍵詞:新形勢;民航企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

        在檔案事業(yè)“十三五”國家規(guī)劃發(fā)展綱要中明確提出,在新時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作的開展要積極貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記講話精神,與時(shí)俱進(jìn),轉(zhuǎn)變工作方式,創(chuàng)新工作思維,把握時(shí)代發(fā)展脈搏,不斷提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。隨著我國民航事業(yè)的飛速發(fā)展,民航檔案信息容量越來越大,民航檔案利用價(jià)值也不斷提升。如何管理好這一龐大的信息資源,充分發(fā)揮檔案資源在民航企業(yè)戰(zhàn)略決策和生產(chǎn)經(jīng)營中的重要作用,已成為民航檔案管理工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)?;诖?,本文基于民航企業(yè)檔案管理實(shí)際工作中存在的問題開展針對性探討。

        1 檔案工作創(chuàng)新背景

        隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)字政府建設(shè)受到各個(gè)城市的普遍重視,目前北京、上海等一線城市數(shù)字政府建設(shè)已經(jīng)逐漸趨于成熟。在數(shù)字政府概念下,傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸哪J?,檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。為了更好促進(jìn)我國檔案管理工作的發(fā)展,檔案事業(yè)“十三五”國家規(guī)劃明確提出,“十三五”是我國全面建成小康社會(huì)的關(guān)鍵階段,也是我國實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的重要階段。因此我國企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該積極踐行國家戰(zhàn)略發(fā)展理念,順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢,與時(shí)俱進(jìn),改革創(chuàng)新,更好發(fā)揮檔案管理工作在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用。

        2 檔案管理基礎(chǔ)工作與創(chuàng)新之間的辯證關(guān)系

        在積極倡導(dǎo)檔案管理工作創(chuàng)新的同時(shí),首先應(yīng)該注重檔案管理基礎(chǔ)工作的開展。檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理創(chuàng)新的重要基礎(chǔ),如果沒有基礎(chǔ)工作的有效支撐,那么檔案管理創(chuàng)新工作便是空中樓閣,便是水中月、鏡中花,難以有效落到實(shí)處[1]。檔案管理工作創(chuàng)新必須要建立在扎實(shí)有效的基礎(chǔ)工作上,包括檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管以及編輯等。因此檔案管理基礎(chǔ)工作與創(chuàng)新之間應(yīng)該為相輔相成的關(guān)系,檔案管理工作創(chuàng)新是基礎(chǔ)工作的靈魂,更好推動(dòng)檔案管理基礎(chǔ)工作的開展;檔案管理基礎(chǔ)工作為創(chuàng)新的重要基礎(chǔ),為創(chuàng)新工作的開展提供有效支撐。

        所以,本文所探討的民航企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新即是建立在扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作之上。如果民航企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作尚不扎實(shí),筆者認(rèn)為首先應(yīng)該采取有效措施提升基礎(chǔ)工作質(zhì)量,只有在該基礎(chǔ)上探討檔案管理工作的創(chuàng)新才有意義。

        3 民航企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和實(shí)踐

        3.1 檔案收集管理機(jī)制創(chuàng)新

        在新時(shí)代背景下,民航企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該積極變革傳統(tǒng)的被動(dòng)的檔案收集模式,應(yīng)該綜合創(chuàng)新各種檔案收集模式,提升檔案收集工作效率和質(zhì)量。

        一是創(chuàng)新檔案填空式收集方式。民航企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營項(xiàng)目通常規(guī)模較大,涉及到多個(gè)發(fā)展階段和控制節(jié)點(diǎn),這就需要對各個(gè)發(fā)展階段和控制節(jié)點(diǎn)的檔案進(jìn)行及時(shí)收集歸檔。填空式檔案收集方式主要是指對于應(yīng)該歸檔但是沒有及時(shí)歸檔的檔案應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行跟蹤,及時(shí)將各項(xiàng)空白檔案補(bǔ)充完整。對于那些由于缺少必要手續(xù)等多種原因?qū)е挛茨芗皶r(shí)辦理完畢的檔案應(yīng)該向集團(tuán)公司檔案室進(jìn)行情況報(bào)備,并就具體情況進(jìn)行詳細(xì)說明。采用檔案填空式收集方式有助于及時(shí)查缺補(bǔ)漏,針對性開展檔案收集工作,保障檔案管理工作的完整性。

        二是創(chuàng)新“1+1”檔案收集工作方式。第一個(gè)“1”為集團(tuán)公司檔案室指定一名檔案管理人員負(fù)責(zé)收集集團(tuán)公司關(guān)于某些具體項(xiàng)目的所有檔案材料,并將檔案收集工作納入各子公司督查工作范圍中,第二個(gè)“1”為集團(tuán)公司子公司以及分公司檔案管理人員,具體負(fù)責(zé)檔案收集中的各項(xiàng)具體問題。通過采用這種“1+1”檔案收集工作方式,有助于在集團(tuán)公司與分公司和子公司之間形成檔案收集工作的無縫銜接。同時(shí),為了更好促進(jìn)檔案收集工作的開展,還應(yīng)該形成檔案管理人員參與項(xiàng)目例會(huì)制度,有助于檔案管理人員及時(shí)跟蹤了解項(xiàng)目進(jìn)展,更好把控項(xiàng)目檔案收集進(jìn)度[2]。

        三是構(gòu)建檔案管理VI-SIO組織框架體系圖和檔案管理樹形圖。民航企業(yè)分公司和子公司眾多,并且分散廣泛,這在很大程度上增加了檔案收集難度。采用VI?SIO組織框架體系圖有助于檔案收集工作更加清晰明確。VI?SIO組織框架體系共分為四級(jí),其中一級(jí)為各子公司或者分公司,二級(jí)為各子公司或者分公司檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo),三級(jí)為檔案管理工作負(fù)責(zé)人,四級(jí)為檔案管理人員。檔案管理樹形圖是指在VI?SIO組織框架體系圖上面增加了各級(jí)人員聯(lián)系方式,可以更好了解檔案管理工作相關(guān)人員情況,提升檔案管理工作質(zhì)量。

        3.2 檔案管理方式創(chuàng)新

        在新時(shí)代背景下,檔案管理方式也應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思維,創(chuàng)新思路,提升質(zhì)量。本文主要從如下兩個(gè)方面對民航企業(yè)檔案管理方式創(chuàng)新進(jìn)行探討。

        一是固本培元,真抓實(shí)干,持續(xù)優(yōu)化完善檔案管理機(jī)制。為了保障檔案管理體系的系統(tǒng)性科學(xué)性,民航企業(yè)可以成為專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由企業(yè)各個(gè)分公司或者子公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥,由中層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長,由兼職的檔案管理人員作為組員,為企業(yè)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化完善提供保障。

        二是樹標(biāo)桿、立典型,形成有效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。由集團(tuán)公司每年對各個(gè)子公司或者分公司的檔案管理工作進(jìn)行檢查評(píng)估,對于檔案管理工作高效有序到位的分公司或者子公司進(jìn)行精神鼓勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),對于檢查評(píng)估結(jié)果較差的分公司或者子公司進(jìn)行通報(bào)批評(píng),并令其定期整改。同時(shí)對于在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的個(gè)人進(jìn)行表彰,提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。

        3.3 檔案利用及信息共享創(chuàng)新

        一是創(chuàng)新檔案資源共享機(jī)制。民航企業(yè)各個(gè)子公司、分公司或者各個(gè)部門之間應(yīng)該溝通協(xié)作,將各自的信息進(jìn)行系統(tǒng)整合,并實(shí)現(xiàn)不同單位或部門之間的部分信息資源共享。通過信息資源共享,可以讓不同單位或部門之間實(shí)現(xiàn)有無互通、經(jīng)驗(yàn)互鑒,優(yōu)勢互補(bǔ),有效提升信息資源的利用率,更好發(fā)揮檔案信息資源在國有企業(yè)發(fā)展中的重要作用。檔案信息資源共享主要包括兩種方式。第一種方式為在集團(tuán)層面建立檔案信息共享文件夾,各個(gè)單位或者部門可以對其他單位和部門進(jìn)行開放的信息可以基于一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),放在該文件夾中,供其他單位或者部門使用。為了有效防止檔案信息泄露,關(guān)于共享文件夾,可以對不同的用戶設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。通過檔案信息資源共享文件夾方式可以有效加強(qiáng)國有企業(yè)內(nèi)部不同單位以及不同部門之間的聯(lián)系,促使企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展[3]。第二種方式為建立公司檔案內(nèi)網(wǎng),實(shí)現(xiàn)共享檔案信息的在線查詢。對于可以向企業(yè)內(nèi)部其他單位或部門開放的檔案信息,均上傳到公司檔案內(nèi)網(wǎng)中。這樣用戶便可以對各類檔案信息分門別類的搜索查詢。共享檔案信息目錄向企業(yè)內(nèi)部所有員工公開,但是具體內(nèi)容應(yīng)該基于用戶的級(jí)別設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。對于部分秘密檔案或者絕密檔案,則需要通過審批才能夠查閱。

        二是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。首先應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)意識(shí),民航企業(yè)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式主要是基于檔案管理部門對于檔案操作的便利性,確定相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)規(guī)范,該過程中沒有充分考慮到用戶對檔案資源利用的實(shí)際需求。因此民航企業(yè)檔案管理工作要想提升客戶滿意度,首先應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)理念,將客戶需求和客戶滿意度放在檔案管理工作的首位,比如為了便利用戶對檔案資源的查閱便利性,可以構(gòu)建一站式檔案集中服務(wù)模式。其次加強(qiáng)對檔案資源的二次開發(fā),民航企業(yè)檔案資源豐富,其中蘊(yùn)含著較高的經(jīng)濟(jì)及科技價(jià)值。但是這些價(jià)值往往隱患在大量的檔案資源信息之后,難以輕易梳理出來。因此檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對檔案資源的二次開發(fā),有效提煉檔案資源中所隱含的信息規(guī)律以及重要價(jià)值,更好滿足客戶對于檔案資源利用的需求。

        3.4 檔案庫房管理的創(chuàng)新

        為了有效提升檔案庫房管理的高效性,可以將無線條碼掃描等技術(shù)應(yīng)用到日常檔案庫房管理中。每盒檔案均對應(yīng)唯一的可識(shí)別的條碼,這樣在對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)或者查詢時(shí),便可以采用無線條碼掃描器對檔案庫房中的檔案資源進(jìn)行移動(dòng)盤點(diǎn)。在對檔案庫房中的檔案資源盤點(diǎn)結(jié)束之后,無線條碼掃描器會(huì)自動(dòng)生成掃描數(shù)據(jù),將該數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,便可以自動(dòng)生成盤盈盤虧明細(xì)表,實(shí)現(xiàn)對檔案庫房中的檔案資源進(jìn)行查缺補(bǔ)漏,有效提升檔案庫房管理的自動(dòng)化和智能化。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,新形勢下民航企業(yè)檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。為了有效提升民航企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量,民航企業(yè)檔案管理工作人員必須積極轉(zhuǎn)變思維,加強(qiáng)創(chuàng)新,不斷提升民航企業(yè)檔案管理水平,更好發(fā)揮檔案資源在民航企業(yè)發(fā)展中的重要作用。具體內(nèi)容包括四個(gè)方面:一是檔案收集管理機(jī)制創(chuàng)新,二是檔案管理方式創(chuàng)新,三是檔案利用及信息共享創(chuàng)新,四是檔案庫房管理的創(chuàng)新。

        參考文獻(xiàn):

        [1]邵丹丹. 對民航企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]. 黑龍江檔案,2017(03):112.

        [2]楊佳顏. 信息化建設(shè)在中小型國有企業(yè)檔案管理中的作用分析[J]. 中外企業(yè)家,2019(26):61.

        [3]李琳. 大數(shù)據(jù)時(shí)代國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理對策研究[J]. 武漢電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2019,17(04):50-52+56.

        (中國民用航空華東地區(qū)空中交通管理局 ?上海市 ?200050)

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