梅雅娟

[摘 要] 企業(yè)合同是企業(yè)進行交易或發(fā)生事項的重要依據(jù)，是會計計量的基礎(chǔ)。企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。文章以小微企業(yè)為對象，側(cè)重以內(nèi)部控制視角，對新形勢下（會計制度完善）合同管理進行深入分析，概括了薄弱環(huán)節(jié)，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對策略。

[關(guān)鍵詞] 小微企業(yè)；合同管理；薄弱環(huán)節(jié)；應(yīng)對策略

中圖分類號： D641 文獻標識碼：A

一、研究背景

小微企業(yè)按行業(yè)的劃分，其界定各有不同。以工業(yè)企業(yè)來說，按國家規(guī)定的標準為：從業(yè)人員20人及以上，且營業(yè)收入300萬元及以上的為小型企業(yè)；從業(yè)人員20人以下或營業(yè)收入300萬元以下的為微型企業(yè)。小微企業(yè)具有以下幾個特征：組織形式的多元化；出資來源和形式的多元化；企業(yè)管理的組織層次比較單一，經(jīng)營靈活；專業(yè)型人才缺乏，人員流動快；生產(chǎn)流水線比較單一，從而導(dǎo)致產(chǎn)品無法多樣化。

目前，小微企業(yè)主要面臨的問題：一是從企業(yè)管理角度來說，企業(yè)制度的不全面，造成企業(yè)管理不到位，創(chuàng)新能力不足，企業(yè)競爭力弱。二是從財稅角度來說，專業(yè)的財稅人才缺乏導(dǎo)致財務(wù)制度無法健全，稅收管理相對薄弱。在具體運行中，企業(yè)內(nèi)部控制觀念薄弱，很多關(guān)鍵控制點執(zhí)行不到位，因此研究小微企業(yè)的內(nèi)控管理是必要的。本文則側(cè)重對小微企業(yè)的合同管理進行研究。

二、基于財稅視角合同管理的重要性

根據(jù)《民法典·合同篇》中合同的定義為民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。而合同管理就是將這一民事法律關(guān)系的協(xié)議進行審查、監(jiān)督的行為。而管理的流程應(yīng)貫穿于合同擬定、簽訂、履行的整個過程當(dāng)中。

從財務(wù)視角來看，合同簽訂—合同運行—合同的后續(xù)管理，財務(wù)部門往往處于被動角色，無法起到監(jiān)督管理的作用。最終形成合同管理效率不高，無法及時給領(lǐng)導(dǎo)者提供相關(guān)的數(shù)據(jù)分析，使整個企業(yè)無法良性循環(huán)。財務(wù)部門的審查、監(jiān)督管理可以讓企業(yè)節(jié)約成本，提高工作效率，減少甚至避免事后經(jīng)濟糾紛的產(chǎn)生，也可使財務(wù)報表反映的數(shù)據(jù)更加真實準確有效，為企業(yè)管理層作出決策提供了有力保障。因此加強企業(yè)人員的財稅相關(guān)法律法規(guī)意識，防范合同管理中存在風(fēng)險，對于小微企業(yè)來說是至關(guān)重要的，也是小微企業(yè)發(fā)展的重要保證[1]。

近幾年，我國不斷加強內(nèi)部控制體系建設(shè)。不僅對大中型企業(yè)、我國的上市公司、中央企業(yè)和國有大中型企業(yè)須強制執(zhí)行內(nèi)部控制體系中的基本規(guī)范和18項企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引；同時，為了指導(dǎo)小企業(yè)建立健全和有效實施內(nèi)部控制，國家還制定了《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》。我國還將在2021年所有企業(yè)中執(zhí)行《企業(yè)會計準則第14號—收入》，自然包括小微企業(yè)[2]。上述種種規(guī)定或制度都少不了與合同相關(guān)的內(nèi)容。特別是18項企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引中的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號—合同管理》，對于合同的訂立與履行過程中做出了相應(yīng)的規(guī)定。有此可以看出，合同管理不僅屬于內(nèi)控體系中的重要內(nèi)容之一，也是會計制度中的重要體現(xiàn)。

三、小微企業(yè)合同管理的薄弱環(huán)節(jié)

（一）缺乏完整制度管理

小微企業(yè)往往在管理上出現(xiàn)問題，主要是因為制度。小微企業(yè)制度的不全或不合理，會使企業(yè)在人力資源、財稅、經(jīng)營等方面冶理無效。而合同管理是一系列的活動，同時是一項知識面廣、業(yè)務(wù)性較強的事務(wù)行為，沒有制度，往往會讓職員沒有方向感。

（二）起草、訂立合同的溝通審核環(huán)節(jié)

如果未訂立合同（包括口頭隨意約定）、未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同內(nèi)容存在疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致小微企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

大部份小微企業(yè)人員在擬定合同時，各自為政，較為隨意。導(dǎo)致合同簽訂之后，自身利益無法得到合理保證。財務(wù)部在起草簽定過程中參與力度較??；加之財務(wù)人員對于業(yè)務(wù)的了解度不夠，業(yè)務(wù)人員對于財稅知識的缺乏，無法進行有效溝通，因此審核環(huán)節(jié)草草帶過。財務(wù)部無法起到審核作用。

（三）履行合同時財務(wù)部門的監(jiān)督環(huán)節(jié)

在合同的執(zhí)行過程中，財務(wù)部門對于監(jiān)督管理力度較為薄弱。主要體現(xiàn)在兩方面，第一是因為小微企業(yè)財務(wù)部人員有限，無法做到專人負責(zé)合同監(jiān)督管理；第二是因為業(yè)務(wù)人員對于財務(wù)知識的缺乏，認為只要收付貨物及貨款結(jié)束，業(yè)務(wù)就已完成，從未考慮事后的發(fā)票與稅務(wù)問題。有些小微企業(yè)由此而產(chǎn)生發(fā)票滯后現(xiàn)象嚴重，甚至幾年都已完成業(yè)務(wù)，而未收到發(fā)票的事項[3]。

（四）合同后續(xù)管理環(huán)節(jié)

首先，當(dāng)合同內(nèi)容發(fā)生變更時，未及時做出變更。在合同執(zhí)行的過程中，往往會因為某項條件發(fā)生改變，而發(fā)生相應(yīng)的變更。變更時，無法反映在合同內(nèi)容當(dāng)中，從而使企業(yè)利益受損。其次，當(dāng)合同完成時，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量或其他問題，未及時追究責(zé)任，從而導(dǎo)致?lián)p失無法得到相應(yīng)的賠償。最后，合同完成后的檔案管理相對較為混亂。小微企業(yè)往往對于合同歸檔管理的重視程度不夠。對于合同原件也未及時給財務(wù)部門存檔，甚至交給財務(wù)部門僅僅為復(fù)印件，而自身也未很好地進行存檔管理。事后查找翻閱難度較大。

四、應(yīng)對策略

（一）加強制度建設(shè)，完善合同管理制度

小微企業(yè)首先要做的就是完善合同管理制度。合同管理制度是合同管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)內(nèi)控管理的基本要求。而對于小微企業(yè)而言，應(yīng)立足于自身企業(yè)的特點，結(jié)合《民法典-合同篇》，制定出實用性的合同管理制度。制度中不僅應(yīng)涉及合同歸口管理、供銷商的資信、訂立、審批、履行、備案、檔案管理等各個環(huán)節(jié)，還應(yīng)包括合同的考核與獎懲。在制度的制定過程中，應(yīng)采取先“自下而上”后“自上而下”多方結(jié)合參與的混合方式。實用性強的合同管理制度有利于企業(yè)防范風(fēng)險，在內(nèi)控管理中發(fā)揮有效的作用。

（二）業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員要做到互相溝通，盡量做到無縫對接；訂立合同時，財務(wù)部門要做好審核工作擬定合同時，首先，應(yīng)與財務(wù)部相關(guān)人員進行充分溝通，讓財務(wù)部相關(guān)人員了解業(yè)務(wù)流程。對于擬定過程中，財務(wù)部應(yīng)利用自身的財稅專業(yè)知識，提出合理意見；其次，明確應(yīng)簽訂合同的經(jīng)濟活動范圍和條件；第三，財務(wù)部門要加強對合同的審核管理。以某小微企業(yè)來說：據(jù)統(tǒng)計，在已簽訂的合同中有80%以上的合同忽略了發(fā)票問題，從而導(dǎo)致發(fā)票滯后現(xiàn)象特別嚴重。有些業(yè)務(wù)甚至發(fā)生了2—3年，至今還未收取到發(fā)票。因此財務(wù)部在審核合同時應(yīng)特別關(guān)注與財務(wù)部相關(guān)的條款[4]。

（三）財務(wù)部門應(yīng)加強合同履行過程中的監(jiān)督管理

合同履行過程中要財務(wù)部門做好有效的監(jiān)督作用。業(yè)務(wù)量不大時，可由會計兼合同管理職責(zé)；當(dāng)業(yè)務(wù)量增加時，應(yīng)由專門人員負責(zé)合同的監(jiān)督管理。財務(wù)部門在進行合同管理中應(yīng)對供銷貨物的出、入庫、結(jié)算等及時跟進；若履行的過程中發(fā)生變更，提醒歸口部門應(yīng)及時對合同內(nèi)容進行補充；對于供銷單位，每月應(yīng)與對口部門做好往來對賬，及時跟進發(fā)票及貨款等事項。及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，彌補存在的漏洞。

（四）加強合同后續(xù)管理

合同行為是一種法律行為，無論是哪一方違反合同約定需承擔(dān)一定的法律后果。因此作為小微企業(yè)建議成立糾紛協(xié)調(diào)小組，可由總經(jīng)理任組長。在合同履行過程中，發(fā)生質(zhì)量、收付款項等經(jīng)濟糾紛時，能及時應(yīng)對，做出相應(yīng)的解決處理方案。維護企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)的損失縮小到可控范圍之內(nèi)。小微企業(yè)在合同的后續(xù)管理中還應(yīng)加強合同信息化建設(shè)，實現(xiàn)合同的歸口管理。隨著企業(yè)發(fā)展，合同業(yè)務(wù)會越來越多，為了方便管理，就必須通過信息化來進行合同管理。在建立信息化的同時，對合同的歸屬性進行確認，也就是說要實行合同的歸口部門。由各業(yè)務(wù)部門在信息化系統(tǒng)中應(yīng)從合同訂立開始登記。信息化系統(tǒng)中應(yīng)包括：合同類別、合同編號、合同歸口業(yè)務(wù)部門、合同簽訂人員等相關(guān)信息。在合同履行、監(jiān)督、檢查時及時更新信息系統(tǒng)內(nèi)容。建立合同信息化管理體系才能達到對合同的有效動態(tài)管理的目的。

五、結(jié)語

綜上所述，小微企業(yè)合同管理是企業(yè)的內(nèi)控管理的重要內(nèi)容，在企業(yè)發(fā)展中至關(guān)重要。合同管理的有效性是小微企業(yè)良性發(fā)展的重要基礎(chǔ)。有效的合同管理不僅可以降低企業(yè)法律、財稅等方面風(fēng)險，提升企業(yè)形象，還可以給領(lǐng)導(dǎo)者及時提供真實的財稅數(shù)據(jù)，為以后的企業(yè)戰(zhàn)略管理提供決策依據(jù)。

參考文獻：

[1]孔麗麗.企業(yè)合同管理中財務(wù)監(jiān)管的重要性探析[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版）， 2020（9）：140-141

[2]梁潔妮.淺淡內(nèi)部控制之合同管理的制定[J].時代金融，2020（14）：65-66.

[3]杜清蘭.探討企業(yè)合同管理的財務(wù)風(fēng)險防范措施[J].財會學(xué)習(xí)，2020，3（6）：74-75.

[4]羅婷.合同管理視角下小微企業(yè)內(nèi)部控制研究[J].現(xiàn)代商業(yè)，2019（07）：123-124.