汪海燕

摘 要：人事檔案對(duì)于人事管理來說是十分重要的，能夠記錄和反應(yīng)單位內(nèi)部的人事動(dòng)態(tài)。而且人事檔案中可以記錄每個(gè)員工的教育經(jīng)歷以及就業(yè)經(jīng)歷，對(duì)于其社會(huì)關(guān)系以及思想動(dòng)態(tài)等都有一定的記載，對(duì)于所有的工作考核和獎(jiǎng)懲情況也有比較清晰的體現(xiàn)。檔案的管理能夠促進(jìn)單位在人力資源管理上有更好的突破，同時(shí)也能夠促進(jìn)單位人事改革。本文將圍繞現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)相關(guān)的策略展開探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;問題分析;策略

人事檔案是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，可以記錄單位人員的來源以及履歷，是單位對(duì)于人力進(jìn)行管理的基本根據(jù)，也是人員流動(dòng)的基本記錄，能夠記載所有人員在流動(dòng)的整體動(dòng)態(tài)，也就能夠?qū)挝粌?nèi)的人員情況有所掌握。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于人事檔案的管理也變得更具有科學(xué)性，能夠運(yùn)用更多科學(xué)有效的手段來進(jìn)行相應(yīng)的管理，提高人事檔案的整體信息提取效率以及管理效率。加強(qiáng)和改進(jìn)人事檔案管理能夠進(jìn)一步的促進(jìn)單位對(duì)于人員的整體管理，能夠更好的分配單位內(nèi)的人員，促進(jìn)人力資源的合理分配。

一、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

1.1缺乏重視程度

雖然基本每個(gè)單位都有進(jìn)行一定的人事檔案管理，但是大多數(shù)單位都沒有對(duì)這項(xiàng)工作有足夠的的重視程度。許多單位都是用其他崗位上的人來進(jìn)行兼職管理，或者就是分科室進(jìn)行管理沒有進(jìn)行收集，有些沒有固定的管理模式，也沒有固定的檔案室來進(jìn)行規(guī)范的管理。正因?yàn)槿狈χ匾?，許多檔案因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)就會(huì)出現(xiàn)一定程度的損毀，另外很多檔案還會(huì)缺失或者出現(xiàn)彼此之間頁(yè)面混亂的情況，這樣都不利于檔案的歸檔。而且這樣混亂的管理，很容易就無(wú)法在需要檔案的時(shí)候能夠及時(shí)的找到，也就失去了檔案的信息價(jià)值。單位不重視檔案的管理，也就忽略了人力資源管理給單位帶來的促進(jìn)作用，無(wú)法利用科學(xué)有效的檔案管理來促進(jìn)人力資源的合理分配，也會(huì)出現(xiàn)人才交流停滯的現(xiàn)象。這樣單位對(duì)于內(nèi)部的人員沒有基本的了解和概念，將會(huì)無(wú)法進(jìn)一步的利用好單位內(nèi)部的人員。

1.2 檔案管理不規(guī)范

正因?yàn)閷?duì)檔案管理缺乏重視，所以在實(shí)際的檔案管理過程中，也就沒有相應(yīng)的制度，呈現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)狀。不規(guī)范的檔案管理讓檔案處于一種危險(xiǎn)的狀態(tài)，將會(huì)進(jìn)一步的影響人事管理部門對(duì)于人員信息的了解。而且不規(guī)范的檔案管理必然會(huì)導(dǎo)致一些檔案內(nèi)容出現(xiàn)損壞或者丟失或者不能對(duì)號(hào)入座等等情況，這不僅對(duì)于單位人事管理有不良的影響，還會(huì)進(jìn)一步的對(duì)檔案主人帶來不良的影響，對(duì)于其以后遷移或者調(diào)動(dòng)等等人事活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生不好的影響。檔案管理的不規(guī)范還會(huì)導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不規(guī)范，反應(yīng)在檔案內(nèi)的信息過少或者信息不全，無(wú)法全面、客觀的展示這個(gè)人的履歷情況，無(wú)法還原這個(gè)人的工作經(jīng)歷以及社會(huì)關(guān)系等等，那么整體的檔案信息利用率就會(huì)很低。甚至由于檔案內(nèi)的一些情況沒有被記載清楚，還會(huì)導(dǎo)致后期他的工作升遷不順，因?yàn)樵谝恍┛己撕酮?jiǎng)勵(lì)等等方面，都需要對(duì)檔案內(nèi)的情況進(jìn)行查閱。

1.3 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

很多單位對(duì)于檔案管理隊(duì)伍都缺乏建設(shè)，甚至一些單位還割舍掉了專職的管理人員，采用兼職的模式來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣一崗多職將會(huì)導(dǎo)致檔案工作不能順利和專注。而且兼職情況下，很多管理人員會(huì)被頻繁的進(jìn)行更換，這樣人員的頻繁更換也不利于整體檔案工作的開展。因?yàn)闄n案是一類復(fù)雜的文件，需要長(zhǎng)久的進(jìn)行保存，如果沒有系統(tǒng)的管理模式，將會(huì)很快就陷入到混亂。兼職情況很難兼顧完全，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理整體呈現(xiàn)混亂的情況。而且檔案的歸類和排放也都需要固定的一種模式，才有助于查閱和提取。管理隊(duì)伍的建設(shè)缺失導(dǎo)致根本沒有專員來進(jìn)行管理。

1.4 檔案利用率低

很多單位雖然有檔案管理，也都對(duì)檔案進(jìn)行了整理和歸納收集，但是卻很少會(huì)去查閱或者提取檔案內(nèi)的信息。這樣一來檔案的整體價(jià)值也就無(wú)法得到真正的體現(xiàn)，特別是檔案中的一些寶貴信息就不能被用于在人力資源的統(tǒng)籌管理中。另外，由于紙質(zhì)檔案管理存在查閱困難的問題，所以在想要查閱檔案的時(shí)候也會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間去尋找，整體的信息利用效率也比較低。有些單位因?yàn)闄n案查閱過于費(fèi)力，在進(jìn)行獎(jiǎng)懲考核的時(shí)候還會(huì)忽略掉檔案信息，不查閱也不記錄，讓檔案成為虛設(shè)，影響檔案主人的整體履歷情況。

二、處理人事檔案管理問題的對(duì)策

2.1 提高整體重視程度

整個(gè)單位都應(yīng)該提高對(duì)于人事檔案的重視程度，進(jìn)一步的加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視，并且將這一理念宣傳到單位中的每個(gè)人，讓每個(gè)人對(duì)于自己的檔案都有一定的重視和了解，這樣全面的重視就能夠促進(jìn)檔案工作更好的開展。單位要指派領(lǐng)導(dǎo)來對(duì)檔案管理進(jìn)行負(fù)責(zé)，將檔案管理的責(zé)任進(jìn)一步進(jìn)行落實(shí)，責(zé)任到人才能更好的抓緊這項(xiàng)工作的開展。另外要建立起檔案管理的規(guī)章制度，并且配備專業(yè)的管理人員，配置專門的檔案室，讓所有的檔案都能夠在專業(yè)的管理下安全穩(wěn)定的存放。另外要積極的推動(dòng)電子化檔案管理，讓檔案管理工作能夠跟上時(shí)代的腳步。

2.2 加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)

建立健全規(guī)章制度，并且要求整體檔案管理都要遵循規(guī)章制度來進(jìn)行。完善的規(guī)章制度能夠具有具體的管理方向和指導(dǎo)方向，能夠規(guī)范整個(gè)行業(yè)的操作。單位應(yīng)該建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，讓所有的管理人員能夠更加系統(tǒng)全面的參照規(guī)章制度展開管理，進(jìn)一步推動(dòng)科學(xué)的檔案管理。通過規(guī)章制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理和督促，也能夠讓管理人員提高自己的工作水平和操作技能水平，促進(jìn)他們更好的在崗位上發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

2.3 推動(dòng)計(jì)算機(jī)信息管理

檔案之所以難以管理且難以得到全面利用，主要的原因就是紙質(zhì)化的本體很難以儲(chǔ)存和查閱，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理能力和分析能力對(duì)于檔案管理來說相當(dāng)?shù)倪m合。單位應(yīng)該積極的引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，通過軟件來對(duì)所有的檔案進(jìn)行電子化處理。電子化處理后的檔案能夠更加精確的反映各項(xiàng)信息，而且所有的信息都能夠通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行分類和處理，更方便于各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌管理和歸納梳理。同時(shí)計(jì)算機(jī)的搜索功能還能夠更好的提取出每個(gè)人檔案中的各種精確的數(shù)據(jù)，讓檔案的整體利用率得到了全面的提升。通過檔案電子化處理后，單位能夠更加快速的查閱檔案信息，能夠更好的運(yùn)用檔案中的信息來規(guī)劃自己的人力資源戰(zhàn)略，同時(shí)也能夠節(jié)省管理人員的人力，進(jìn)一步的減少物力，全面提升檔案管理的效率。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

檔案管理想要更好的發(fā)展，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，特別在電子化檔案管理后，對(duì)于管理人員的素質(zhì)水平有了更加多的要求。單位應(yīng)該招聘具有專業(yè)水平的檔案管理人員，并且要經(jīng)常讓檔案管理人員去培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷的提高檔案管理人員的整體水平，讓他們能夠始終處于學(xué)習(xí)和進(jìn)步的狀態(tài)中。進(jìn)一步的增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，要求其能夠?qū)Υぷ饕唤z不茍，堅(jiān)守原則的做好每一份檔案工作。另外還需要增強(qiáng)管理人員的法律意識(shí)，要求管理人員要學(xué)習(xí)《檔案法》，對(duì)于法規(guī)中的各項(xiàng)條規(guī)有一定的了解，在工作中能夠有法可依有據(jù)可循。促進(jìn)檔案的管理能夠更加具有法律意識(shí)，維護(hù)檔案的真實(shí)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

優(yōu)秀的檔案管理將會(huì)給單位帶來很多促進(jìn)作用，單位關(guān)注檔案管理將會(huì)進(jìn)一步的促進(jìn)自己的人力資源管理進(jìn)步，也就能夠在人才市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)取得一定的優(yōu)勢(shì)。面對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，一定要積極的去處理，對(duì)整體檔案管理進(jìn)行水平的提升，這樣才能更好的促進(jìn)整個(gè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]當(dāng)前地方人事檔案管理工作問題的探析[J].伊六十一，王薩日娜.才智.2016（12）

[2]人事檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].劉輝.赤子（上中旬）.2014（13）

[3]創(chuàng)新方式在人事檔案管理工作中的應(yīng)用[J].楊洪權(quán).黑龍江檔案.2017（04）