羅鵬飛

（中國(guó)石化新疆煤制天然氣外輸管道有限責(zé)任公司，北京 100020）

1 企業(yè)文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題

1.1 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

目前，部分企業(yè)文書(shū)檔案管理人員并不都是檔案管理專業(yè)人才，兼職情況較多，缺少專業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)和技能，不能很好地了解和貫徹檔案管理制度規(guī)定。另外，缺少經(jīng)常性專業(yè)技能培訓(xùn)，檔案管理人員不能及時(shí)掌握最新要求和變化，導(dǎo)致檔案收集和分類會(huì)不準(zhǔn)確，檔案規(guī)范性受到影響，工作質(zhì)量以及效率都難以獲得提升，造成歸檔工作滯后。

1.2 企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不夠

部分企業(yè)在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有清醒的認(rèn)知以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，對(duì)檔案管理工作定位低，認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作不能給企業(yè)帶來(lái)直觀效益，只要能夠完成任務(wù)，文件的保存歸檔是次要的，就是簡(jiǎn)單整理資料的問(wèn)題，因而忽視了這項(xiàng)工作。特一些機(jī)關(guān)部門檔案管理人員身兼數(shù)職，精力不能覆蓋所有工作，部分員工甚至出現(xiàn)消極怠工，隨意堆放過(guò)程管理文件，造成文件丟失，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作存在很多漏洞，對(duì)工作開(kāi)展非常不利。

1.3 文書(shū)與檔案銜接不夠

文書(shū)和檔案是不同的工作，二者相互之間有聯(lián)系，但是也有一定的差異。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書(shū)工作徹底完成之后，才能進(jìn)行檔案整理歸檔工作。二者之間的銜接不當(dāng)是最為重要的問(wèn)題之一。在實(shí)際中，部分文書(shū)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，前期文書(shū)工作沒(méi)做好，導(dǎo)致歸檔工作也很難進(jìn)行，會(huì)造成管理過(guò)程出現(xiàn)脫節(jié)。例如：部分部門文書(shū)為兼職檔案管理人員，對(duì)檔案管理了解不夠，產(chǎn)生的文件不能及時(shí)進(jìn)行整理，或者文件不能形成閉環(huán)，不符合歸檔質(zhì)量要求，檔案管理部門得不到有力支持。

1.4 文件管理過(guò)程混亂

部分企業(yè)沒(méi)有統(tǒng)一公文處理標(biāo)準(zhǔn)，綜合管理部門對(duì)公文印發(fā)也不夠重視，未進(jìn)行相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，未對(duì)各類公文格式以及使用范圍做明確要求，導(dǎo)致企業(yè)各層級(jí)文件成文標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在公文格式、編號(hào)填寫上混亂；在行文文種上混用，給收文單位造成困擾并且嚴(yán)重影響本企業(yè)形象。例如：在文書(shū)檔案整理過(guò)程中會(huì)遇到文件編號(hào)不連續(xù)、編號(hào)錯(cuò)誤等情況，對(duì)上行文、下行文以及平行文使用范圍不清楚，隨意混用。

1.5 業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門配合不夠

文書(shū)檔案收集過(guò)程中，部分業(yè)務(wù)部門因?yàn)槟撤N原因不能按時(shí)將部門產(chǎn)生的文書(shū)檔案移交，檔案管理部門工作人員多次催促移交，業(yè)務(wù)部門以工作繁忙等理由推脫不交，造成該業(yè)務(wù)口文書(shū)檔案收集工作停滯，形成歸檔缺項(xiàng)。同時(shí)，隨著時(shí)間變化，過(guò)程管理文件越來(lái)越多，該業(yè)務(wù)口產(chǎn)生未收集歸檔文件越積越多，并且有可能還會(huì)因?yàn)闀r(shí)間久遠(yuǎn)造成早期部分文件丟失，形成惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率以及歸檔文件參考價(jià)值。

1.6 檔案管理信息化建設(shè)不夠

目前，隨著信息化發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作大部分依靠檔案管理系統(tǒng)，為文書(shū)及檔案管理人員提供了便利。部分單位仍然采用傳統(tǒng)人工方式整理，造成檔案收集效率低下，文件查閱也很不方便，需要花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)查找。另外，部分企業(yè)對(duì)檔案信息化管理重視不夠，檔案管理信息化水平低，人員計(jì)算機(jī)操作水平低下，檔案系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一致等，不能滿足現(xiàn)階段信息化的歸檔要求。

2 提高檔案管理水平的建議

2.1 提高檔案管理人員專業(yè)技能

在文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)需要及時(shí)解決檔案管理人員技能不足問(wèn)題。針對(duì)專職檔案管理人員缺少的情況，應(yīng)多設(shè)置兼職檔案管理員。企業(yè)檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己，做到以下幾方面工作。首先，要加強(qiáng)組織業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案管理制度的學(xué)習(xí)宣貫，改變部分人員檔案管理不是簡(jiǎn)單的文件整理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。其次，要主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門開(kāi)展工作內(nèi)容，指導(dǎo)歸檔。第三，組織相關(guān)人員到同行業(yè)檔案管理優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)交流，進(jìn)一步學(xué)習(xí)先進(jìn)管理模式，拓展思路。

2.2 提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度

提高相關(guān)工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度非常重要。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要重視此項(xiàng)工作，要求檔案管理部門必須及時(shí)制定制度規(guī)范，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的約束。同時(shí)，對(duì)文書(shū)檔案的管理工作必須要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，使其和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，從而促使企業(yè)能夠獲得更多的發(fā)展。其次，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重要性，檔案管理部門應(yīng)不斷加大宣傳力度，提高所有員工對(duì)文書(shū)檔案工作重視和支持。第三，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理量化指標(biāo)考核，對(duì)工作中表現(xiàn)較為積極的員工，及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于一些較為消極的，導(dǎo)致工作失誤的，要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。

2.3 認(rèn)真理順文書(shū)與檔案管理工作

只有做好文書(shū)工作，才能夠讓檔案管理工作更加順利。所以，文書(shū)工作人員必須擁有更強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，按照檔案管理制度，加強(qiáng)文書(shū)資料的收集工作，不斷完善文件附件，確保文件資料收集完整、準(zhǔn)確，通過(guò)有效的分類和整理，讓文件材料相互之間形成聯(lián)系，在相互利用的過(guò)程當(dāng)中更加便捷。

2.4 嚴(yán)格執(zhí)行公文處理標(biāo)準(zhǔn)

文書(shū)資料的混亂不利于文件歸檔工作的開(kāi)展。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各層級(jí)文書(shū)人員對(duì)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行經(jīng)常性培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定企業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)，從制度上對(duì)文件格式及行文規(guī)則進(jìn)行規(guī)范。文件管理部門應(yīng)經(jīng)常對(duì)業(yè)務(wù)部門以及所屬單位公文處理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。

2.5 加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門之間溝通協(xié)調(diào)

加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)溝通，對(duì)文書(shū)檔案收集工作很有幫助。檔案管理部門應(yīng)不斷宣傳文書(shū)檔案的重要性，制定相關(guān)規(guī)定明確檔案移交時(shí)限，提高業(yè)務(wù)部門從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員的重視程度。要求業(yè)務(wù)部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將管理過(guò)程文件完成審核并完整移交。另外，檔案管理部門人員應(yīng)實(shí)時(shí)掌握業(yè)務(wù)部門檔案收集進(jìn)度，對(duì)存在問(wèn)題的給予及時(shí)指導(dǎo)、解決，幫助其按時(shí)移交。

2.6 完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)提高文書(shū)檔案管理水平有很大幫助，電子歸檔可永久保存，也利于查閱，避免了紙質(zhì)文件因保存時(shí)間過(guò)久而出現(xiàn)損壞的情況發(fā)生。由于企業(yè)公文處理系統(tǒng)已普遍應(yīng)用，針對(duì)這種現(xiàn)狀，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況，建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，與公文系統(tǒng)很好的集成。加強(qiáng)信息化系統(tǒng)培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)資料信息線上采集、收集等工作，做到實(shí)時(shí)歸檔。由于電子檔案比較容易網(wǎng)上傳播，特別要注意涉密檔案管理要與普通檔案區(qū)別對(duì)待，做好防范措施，嚴(yán)格審查防止涉密文件上傳到公共網(wǎng)絡(luò)，防止泄密事件發(fā)生。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，開(kāi)展文書(shū)檔案工作時(shí)，要及時(shí)把握企業(yè)發(fā)展的方向，并明確檔案的主題，使文書(shū)檔案管理工作能夠更加完善，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更多的服務(wù)，讓企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益獲得全面提高。