李宏宇

（大慶油田信息技術(shù)公司，黑龍江 大慶 163000）

為實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)工單的信息化、準(zhǔn)確化存儲(chǔ)，只有利用信息化的方式和手段才能進(jìn)一步落實(shí)，采用專(zhuān)業(yè)的營(yíng)業(yè)工單管理系統(tǒng)確保營(yíng)業(yè)工單從填寫(xiě)、存儲(chǔ)、審核進(jìn)行全方位的管理控制，利用信息技術(shù)的準(zhǔn)確、快速管理能力保證營(yíng)業(yè)工單管理的不斷進(jìn)步和完善，確保信息技術(shù)下?tīng)I(yíng)業(yè)工單管理逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展。

1 現(xiàn)階段營(yíng)業(yè)工單的使用概述

通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)一步確保營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理的進(jìn)程，原因在于：相關(guān)的公司和管理部門(mén)對(duì)信息化的數(shù)據(jù)管理的要求逐漸明確和詳細(xì)，人工填寫(xiě)和管理的營(yíng)業(yè)工單管理方式達(dá)不到現(xiàn)階段不同部門(mén)的信息化管理的計(jì)劃和要求。此外，營(yíng)業(yè)工單在填寫(xiě)時(shí)普遍采用人工的方式進(jìn)行，所以，營(yíng)業(yè)工單的填寫(xiě)受職工的職業(yè)素質(zhì)、工作環(huán)境、工作方式等不同條件的影響，營(yíng)業(yè)工單在人工管理階段得不到標(biāo)準(zhǔn)化的、科學(xué)化的填寫(xiě)和儲(chǔ)存。

在進(jìn)行營(yíng)業(yè)工單的填入時(shí)，如果需要知道信息管理系統(tǒng)中的客戶(hù)相關(guān)資料，職工必須進(jìn)行實(shí)際的查詢(xún)后，明確信息再填寫(xiě)，操作過(guò)程復(fù)雜，極易出現(xiàn)操作錯(cuò)誤；現(xiàn)階段營(yíng)業(yè)工單每天大約在150 份左右，并逐漸呈現(xiàn)上升到的趨勢(shì)。此外營(yíng)業(yè)工單是通常為紙質(zhì)版，利用人工的方式再進(jìn)行填寫(xiě)，這對(duì)于信息的使用無(wú)疑是加大了難度。并且，人工填寫(xiě)的工單類(lèi)型種類(lèi)繁多，由于不同種類(lèi)的需求，印刷廠在實(shí)際印刷中很難做到控制印刷的實(shí)際數(shù)量，通常會(huì)導(dǎo)致?tīng)I(yíng)業(yè)工單在使用的過(guò)程中發(fā)生供應(yīng)不足的情況，阻礙營(yíng)業(yè)工作的正常進(jìn)行。此外，使用不多的營(yíng)業(yè)工單普遍存在庫(kù)存過(guò)多的情況，導(dǎo)致浪費(fèi)。

清晰、明確的營(yíng)業(yè)工單在不同的程度下展現(xiàn)了企業(yè)的整體風(fēng)貌和現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的水平，同時(shí)也體現(xiàn)了企業(yè)不同的現(xiàn)代化管理的績(jī)效和職工的整體素質(zhì)。鑒于之前不同情況的分析，不同部門(mén)和企業(yè)利用技術(shù)升級(jí)確保相關(guān)管理方式的創(chuàng)新，把現(xiàn)代化的管理方式使用到營(yíng)業(yè)工單的管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)工單管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

2 營(yíng)業(yè)工單在使用過(guò)程中的現(xiàn)狀分析

2.1 人工填寫(xiě)的營(yíng)業(yè)工單不美觀、不規(guī)范、不清晰

人工填寫(xiě)的營(yíng)業(yè)工單普遍存在一定的問(wèn)題，文字不清晰、不規(guī)范、字跡修改、營(yíng)業(yè)工單亂涂亂畫(huà)現(xiàn)象、資料漏填、錯(cuò)填等情況導(dǎo)致人工填寫(xiě)的工單不清晰、不準(zhǔn)確、不規(guī)范。

2.2 紙質(zhì)版營(yíng)業(yè)工單不便長(zhǎng)期保存、后期審核慢

此外，人工填寫(xiě)的紙質(zhì)版營(yíng)業(yè)工單一般由工作中的實(shí)際操作人員進(jìn)行保存，這個(gè)過(guò)程參與的人員較多、步驟復(fù)雜，儲(chǔ)存的手段、措施、條件等因素都存在一定的局限性，同時(shí)，人工的參與程度較高，必然會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)版營(yíng)業(yè)工單在保存過(guò)程中出現(xiàn)丟失。并且，如果需要對(duì)之前填寫(xiě)的紙質(zhì)工進(jìn)行審核時(shí)，需要營(yíng)業(yè)人員手工進(jìn)行翻閱，需要等待十幾分鐘甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。

2.3 從營(yíng)業(yè)系統(tǒng)獲取信息步驟復(fù)雜

紙質(zhì)版工單上需要填寫(xiě)的內(nèi)容普遍需要再?gòu)臓I(yíng)銷(xiāo)的信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行搜索，人工填寫(xiě)的營(yíng)業(yè)工單需要職工進(jìn)行實(shí)際的操作，才能確保相關(guān)信息的保存工作正常進(jìn)行，儲(chǔ)存方式煩瑣，極易導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.4 營(yíng)業(yè)工單種類(lèi)多，浪費(fèi)嚴(yán)重

人工填寫(xiě)的營(yíng)業(yè)工單數(shù)目大、種類(lèi)多 ，因?yàn)樾枰顚?xiě)不同種類(lèi)的營(yíng)業(yè)工單，印刷廠需要印刷所需要的不同種類(lèi)的營(yíng)業(yè)工單，來(lái)保證工作的正常進(jìn)行，這種情況會(huì)導(dǎo)致不同類(lèi)型的營(yíng)業(yè)工單出現(xiàn)積壓的情況，導(dǎo)致浪費(fèi)。

3 通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)

信息技術(shù)的普遍利用給現(xiàn)階段營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了有力的保障，逐漸往下列方向發(fā)展：

（1）營(yíng)業(yè)工單的填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)、營(yíng)業(yè)工單外觀干凈、整齊。

（2）營(yíng)業(yè)工單通過(guò)信息技術(shù)的手段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的保存，每份營(yíng)業(yè)工單確保其安全性和快速性。

（3）營(yíng)業(yè)工單由信息技術(shù)管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，信息的查詢(xún)速度高，后期的審閱效率高。

（4）進(jìn)一步優(yōu)化和相關(guān)管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)資源共享，不用的操作系統(tǒng)已經(jīng)儲(chǔ)存的客戶(hù)資料能夠直接共享到營(yíng)業(yè)工單系統(tǒng)中。

（5）采用統(tǒng)一的營(yíng)業(yè)工單來(lái)代替不同種類(lèi)的營(yíng)業(yè)工單，極大地減少了營(yíng)業(yè)工單印刷成本，減少了營(yíng)業(yè)工單出現(xiàn)積壓和浪費(fèi)的情況。

4 通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

4.1 專(zhuān)項(xiàng)研究，制定切實(shí)、可靠的工作系統(tǒng)

科學(xué)規(guī)劃，各部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人定期召開(kāi)研究會(huì)議，針對(duì)信息的管理部門(mén)，進(jìn)行集體研究，制定切實(shí)、可靠性的研究策略，明確管理方式；相關(guān)的技術(shù)人員及時(shí)分析軟件開(kāi)發(fā)方式，構(gòu)建一套穩(wěn)定高效的數(shù)據(jù)保存體系；經(jīng)過(guò)分析和研究，確立采用使用的數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)系軟件和開(kāi)發(fā)模式，通過(guò)企業(yè)現(xiàn)有信息資源，依靠公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，操作人員利用本地計(jì)算機(jī)使用所開(kāi)發(fā)的營(yíng)業(yè)系統(tǒng)，保證營(yíng)業(yè)工單工作的正常進(jìn)行、存儲(chǔ)和共享。

4.2 對(duì)使用者的要求出發(fā)

按照需求出發(fā)，為確保選取的操作系統(tǒng)能達(dá)到所計(jì)劃的情況，前期的系統(tǒng)選擇之前需要在不同的業(yè)務(wù)管理單進(jìn)行準(zhǔn)確、可靠的前期分析和研究工作，其目的在于盡量滿足不同要求的信息數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確地被不同的操作人員所使用、滿足不同營(yíng)業(yè)工單的具體使用條件，這種方式能夠進(jìn)一步確保選用的系統(tǒng)能有效地解決工作中所發(fā)生的具體問(wèn)題。此外，還分析并使用了不同部門(mén)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中較為普遍的營(yíng)業(yè)方式，確保系統(tǒng)在實(shí)際使用過(guò)程中能夠在短時(shí)間內(nèi)得到快速的普及和使用。

4.3 信息技術(shù)的應(yīng)用

在軟件實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用后出現(xiàn)的問(wèn)題，軟件的使用部門(mén)人數(shù)較多，若應(yīng)用基礎(chǔ)的方式進(jìn)行軟件的編輯，會(huì)導(dǎo)致軟件在安裝和調(diào)試過(guò)程中出現(xiàn)較多的錯(cuò)誤，導(dǎo)致軟件的實(shí)際應(yīng)用時(shí)間進(jìn)一步拖延，因此，采用現(xiàn)階段新型的編輯方式，職工在應(yīng)用過(guò)程中只需利用瀏覽器在網(wǎng)上填寫(xiě)、儲(chǔ)存工單。這種方式明確了運(yùn)行的框架及系統(tǒng)的功能后，需實(shí)際分析軟件的操作和管理平臺(tái)。在軟件的實(shí)際研究過(guò)程中，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用的管理技術(shù)，進(jìn)行具體的分析和調(diào)研，最終確定了數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的使用方式和類(lèi)型。這種方式能夠極大地降低軟件編輯、研究所利用的時(shí)間，進(jìn)一步減少看營(yíng)業(yè)信息管理系統(tǒng)實(shí)際使用的時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中，還對(duì)研究的系統(tǒng)進(jìn)行了相應(yīng)的測(cè)試，進(jìn)一步確保信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中能夠高效、穩(wěn)定。

4.4 定期檢查，制定完善的考核方式

為確保應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠高效運(yùn)行，完善不同部門(mén)對(duì)系統(tǒng)檢查的責(zé)任。定期對(duì)營(yíng)業(yè)工單的填寫(xiě)水平進(jìn)行檢查，特別是相關(guān)業(yè)務(wù)辦理工單，檢查的內(nèi)容包括工單的整潔性、準(zhǔn)確性、高效性；通過(guò)這種方式不僅能進(jìn)行管理成果的監(jiān)督，還可以進(jìn)一步優(yōu)化不同部門(mén)的溝通學(xué)習(xí)，進(jìn)一步推動(dòng)整體的工作質(zhì)量和水平。

5 對(duì)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理成果進(jìn)行鞏固

5.1 規(guī)范績(jī)效考核評(píng)估部門(mén)

為了優(yōu)化工作的方式，構(gòu)建了績(jī)效考核機(jī)構(gòu)并完善相關(guān)的績(jī)效考評(píng)措施，進(jìn)一步保證營(yíng)業(yè)工單的填寫(xiě)水平?？?jī)效評(píng)價(jià)組織部門(mén)對(duì)客戶(hù)服務(wù)和系統(tǒng)使用狀況進(jìn)行績(jī)效考核，不同單位對(duì)內(nèi)部成員的工單填寫(xiě)水平進(jìn)行分析審核，和職工的月度績(jī)效考核進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

5.2 明確績(jī)效考核方式

營(yíng)業(yè)工單要求合格率、填寫(xiě)過(guò)程中的錯(cuò)誤率；所有關(guān)于利用標(biāo)準(zhǔn)化工單的員工，均按系統(tǒng)的要求進(jìn)行營(yíng)業(yè)工單的填寫(xiě)，保證使用過(guò)程中規(guī)范、準(zhǔn)確。

5.3 不斷優(yōu)化營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理方式

對(duì)營(yíng)業(yè)工單填寫(xiě)的水平、準(zhǔn)確率進(jìn)行科學(xué)、有效的分析和評(píng)估，把考核的結(jié)果上報(bào)到公司相關(guān)的考核管理部門(mén)，通過(guò)月、季、年度考核的方式，按照審核管理部的考核狀況，綜合不同情況的績(jī)效考核成績(jī)，制定切實(shí)可靠的績(jī)效考核方法。

6 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各個(gè)方面，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理，是現(xiàn)階段發(fā)展的方向。利用現(xiàn)代信息技術(shù)不僅拓寬了標(biāo)準(zhǔn)信息的交流方式，此外，還極大地優(yōu)化了職工的工作水平，提高了工作的效率，為企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了切實(shí)可靠的管理方式，為我國(guó)的營(yíng)業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理早日實(shí)現(xiàn)而共同努力。