宗凌燕

【摘 要】隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院對(duì)新的醫(yī)療技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的需求越來(lái)越大。如何使醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，設(shè)備的管理是關(guān)鍵，而設(shè)備檔案的管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)。本文分析了檔案管理的重要性和必要性及檔案管理的難度，并探討其管理的一些思路和實(shí)施方法。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備;檔案管理

Abstract： .With the rapid development of the modernization， the hospital demand for new medical technology and advanced equipment more and more. Equipment management is the key of how to maximize economic and social benefits in the use of process， and the equipment archives management is the foundation of equipment management. This article analyzes the importance and necessity and the difficulty of archives management， and discusses some ideas and methods to it.

【中圖分類號(hào)】R27【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-3783（2020）01-03--01

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理能夠幫助醫(yī)院更好的掌控及配置醫(yī)療設(shè)備，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的作用，對(duì)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及醫(yī)療工作的展開(kāi)有著重大的意義。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的管理的必要性

為什么說(shuō)醫(yī)療設(shè)備檔案管理很重要？基本上關(guān)于醫(yī)療設(shè)備的檔案主要分為兩大類：設(shè)備采購(gòu)檔案和設(shè)備維修/維保檔案。例如，在設(shè)備采購(gòu)檔案中，可以清楚的了解該設(shè)備所有相關(guān)資料，保期以及為過(guò)保之后續(xù)保或者維修提供憑證;

同樣在維修檔案中，通過(guò)查看維修記錄對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性的維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備以縮短停機(jī)時(shí)間，節(jié)省維修費(fèi)用，減少醫(yī)療設(shè)備對(duì)人身的傷害，也降低事故隱患的發(fā)生率。設(shè)備維修和維保檔案相互聯(lián)系，后者是前者的延續(xù)。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

大部分的醫(yī)院普遍存在“重經(jīng)營(yíng)、輕管理”的情況，因此檔案管理工作的重要性往往被忽視。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，每個(gè)醫(yī)院的的檔案管理也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可言，缺乏規(guī)范性、科學(xué)性及可復(fù)制性。目前，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理基本以一些有標(biāo)桿性醫(yī)院的檔案管理為參考，在實(shí)際過(guò)程中慢慢改進(jìn)，難免會(huì)出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題。另一方面，檔案管理人員都是非專業(yè)出身，基本都是兼職人員，人員的流動(dòng)性非常大，這個(gè)對(duì)檔案的發(fā)展是個(gè)很不利的因素。

三、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)分析

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識(shí)薄弱

醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常工作的重心，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員將注意力放在醫(yī)療服務(wù)與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識(shí)較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時(shí)就抱著應(yīng)付的心態(tài)，只重視文書檔案與病理檔案的收集。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個(gè)階段：前期的設(shè)備購(gòu)置、使用過(guò)程中的設(shè)備維護(hù)以及后期的設(shè)備報(bào)損與轉(zhuǎn)讓，是一個(gè)貫穿始終的系統(tǒng)過(guò)程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門在制作設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃時(shí)，檔案管理人員沒(méi)有參與其中，不明白有多少是需要?dú)w檔，增加了相應(yīng)的難度。

（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性

1.收集周期長(zhǎng)，醫(yī)療設(shè)備檔案需要從醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置到完全報(bào)廢的整個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行設(shè)備檔案材料的收集整合，其周期比較長(zhǎng)

2.在設(shè)備的使用過(guò)程中，相關(guān)的操作者流動(dòng)性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說(shuō)明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟(jì)損失。

3.醫(yī)療設(shè)備的種類繁多，檔案涉及到多個(gè)科室多個(gè)操作人員和相關(guān)人員，使得統(tǒng)一管理難上加難。

四、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的思考

隨著社會(huì)的發(fā)展，越來(lái)越多的人意識(shí)到了檔案管理的重要性。如若醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)給予檔案管理工作重視，將之視作為醫(yī)院發(fā)展工作中的重點(diǎn)，并以此來(lái)端正其他人員的思想意識(shí)，繼而更好的配合檔案管理人員落實(shí)工作，所以統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)顯的尤為重要。

對(duì)于檔案管理員，由于都是非科班出身，需要對(duì)其進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其擁有豐富的理論知識(shí)，具備較高的業(yè)務(wù)水平，提升其工作的熱情，確保擁有強(qiáng)的責(zé)任心及強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，這樣才能在檔案管理中發(fā)揮自身的作用。

綜上兩大點(diǎn)，再結(jié)合個(gè)人幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，歸檔總結(jié)如下：

1.當(dāng)設(shè)備簽訂合同后，檔案管理人員就可為每個(gè)設(shè)備建立一個(gè)設(shè)備資料檔案，首先內(nèi)容可包括設(shè)備購(gòu)買前申請(qǐng)報(bào)告（年初計(jì)劃還是臨時(shí)申請(qǐng)）、臨床給予的參數(shù)參考、議價(jià)記錄、銷售合同、報(bào)關(guān)單（進(jìn)口設(shè)備）;待設(shè)備驗(yàn)收合格后將驗(yàn)收單放入各自的檔案中;此時(shí)設(shè)備可以由財(cái)務(wù)人員入庫(kù)，生成各自唯一的條碼，寫入當(dāng)時(shí)的合同中備注，通過(guò)條碼可以區(qū)分相同名稱相似時(shí)期的設(shè)備。檔案詳細(xì)內(nèi)容可以檔案目錄，見(jiàn)圖1 。

2.計(jì)量檔案：可以包括醫(yī)療儀器設(shè)備計(jì)量檢測(cè)記錄、計(jì)量檢定證書以及記錄檢定合作證等。近期越來(lái)越多的醫(yī)院開(kāi)始重視設(shè)備的計(jì)量情況，通過(guò)購(gòu)買相關(guān)的計(jì)量設(shè)備，如電氣安全監(jiān)測(cè)用的電氣安全分析儀，電刀監(jiān)測(cè)的電刀分析儀等等，通過(guò)專業(yè)的計(jì)量設(shè)備，可以有效提高維修的質(zhì)量水平，減少設(shè)備帶病操作的風(fēng)險(xiǎn)，提高設(shè)備的使用壽命，更確認(rèn)使用人員的安全。把點(diǎn)滴的計(jì)量檔案整理并統(tǒng)計(jì)可以得出很多更有價(jià)值的維修經(jīng)驗(yàn)。

3.單機(jī)維修檔案的建立比較復(fù)雜，可以先從大型設(shè)備著手，包括巡檢記錄、使用記錄、保養(yǎng)記錄、維修記錄等。從購(gòu)機(jī)免費(fèi)保修期間開(kāi)始，所有的維修工單也都要相應(yīng)歸入檔案中（需要維修工程師配合檔案管理人員及時(shí)提供材料），對(duì)以后是否要購(gòu)買維保做參考依據(jù)，直至設(shè)備的報(bào)廢。其中大型設(shè)備需要過(guò)保后購(gòu)買相應(yīng)的維保比較復(fù)雜（同類設(shè)備可以一起購(gòu)買），在此是建立單獨(dú)的維保合同檔案合適還是歸類到單臺(tái)設(shè)備中看各自的醫(yī)院的情況。例如圖2 。

現(xiàn)在有越來(lái)越多的軟件可以幫助工程師們對(duì)單臺(tái)設(shè)備進(jìn)行更加詳細(xì)的分析，通過(guò)前期的數(shù)據(jù)收集、匯總、導(dǎo)入從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的成本效益分析，并對(duì)其在保情況，維修情況，出保情況都可以了如指掌，可以更好的確保設(shè)備的使用情況，保障臨床能更好的服務(wù)患者。

五、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院管理人員必須更新自身的觀念，醫(yī)院相對(duì)也要提高對(duì)管理人員的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)，積極引進(jìn)先進(jìn)軟件和技術(shù)，提高檔案管理工作的發(fā)展和管理質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，并從中給醫(yī)院帶來(lái)潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使得醫(yī)院有更好的發(fā)展。

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