文 雯，劉 斌，黃 璟

(貴州省科學(xué)技術(shù)情報研究所，貴陽 550004)

近年來，我國政府為了更好地開展科技計劃項目，陸續(xù)頒布了很多與科技計劃項目相關(guān)的文件，但是由于科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)運(yùn)行的管理機(jī)制存在一些問題，導(dǎo)致科技計劃項目發(fā)展并不順利，所以科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員一定要結(jié)合我國科技發(fā)展現(xiàn)狀調(diào)整管理計劃。

1 科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督含義

監(jiān)督一詞在現(xiàn)代社會中是指人們按照一定規(guī)則參加社會活動，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)行使監(jiān)督職能也是如此。行使監(jiān)督職能的目的在于幫助各位工作人員正常發(fā)揮自己的作用，保證項目完成質(zhì)量與完成效率?？萍急O(jiān)督是指管理機(jī)構(gòu)工作人員對科技項目進(jìn)行全方位監(jiān)管，根據(jù)監(jiān)督方向不同，所需要監(jiān)管的對象也存在一定差異，具體如下：以監(jiān)督對象為切入點，工作大概包括科技人員、科技機(jī)構(gòu)、科技部門等。以監(jiān)督性質(zhì)為切入點，監(jiān)督與評估工作大概分為內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督兩項工作。以監(jiān)督方法為切入點，工作內(nèi)容可分為專項監(jiān)督、日常監(jiān)督等。以監(jiān)督主體為切入點，監(jiān)督與評估手段有政府監(jiān)督、公眾監(jiān)督等。

2 科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督要點

為了更好地開展監(jiān)督工作，工作人員一定要明確監(jiān)督工作的要點，應(yīng)做到以下幾點：第一，找到監(jiān)督主體。即具備監(jiān)督權(quán)力的部門，如科技部、科技管理單位、項目單位、第三方機(jī)構(gòu)等。第二，找到監(jiān)督客體。即科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)需要完成的監(jiān)督任務(wù)，如項目進(jìn)度、資金問題、人員調(diào)動問題等。第三，制定監(jiān)督計劃。根據(jù)實際工作計劃，制定監(jiān)督內(nèi)容，包括監(jiān)督形式與監(jiān)督手段。第四，明確監(jiān)督目標(biāo)。明確自身職責(zé)，找自己的工作方向。第五，明確監(jiān)督手段。根據(jù)監(jiān)督目標(biāo)以及監(jiān)督計劃，選擇最適合自己使用的監(jiān)督方法。目前，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)開展監(jiān)督工作時[1]，最常使用的監(jiān)督手段是同時開展內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督。

3 監(jiān)督與評估工作發(fā)展現(xiàn)狀

我國十分重視科技計劃項目的監(jiān)督與評估工作。在項目進(jìn)行過程中，工作人員將項目資源與計劃相結(jié)合，不斷對現(xiàn)行的監(jiān)督手段進(jìn)行完善。自“八五”開始，我國政府部門為鼓勵科技計劃項目，頒布了很多相關(guān)法律。在“十五”期間，我國相關(guān)部門針對項目管理工作頒布了相關(guān)法律法規(guī)，如在項目運(yùn)行過程中，必須遵守《國家科技計劃項目管理規(guī)范》。在制定項目監(jiān)督與評估計劃時，必須參考《科技項目招標(biāo)投標(biāo)管理暫行辦法》《國家科研計劃課題評估評審管理暫行辦法》等，如果工作人員出現(xiàn)違規(guī)行為[2]，管理人員要按照相關(guān)法律對工作人員進(jìn)行處罰。目前，我國各大科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)都找到了適合自己的監(jiān)督方案，同時還結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H情況，制定了科學(xué)合理的監(jiān)督計劃，有意識地加強(qiáng)各部門之間的配合，對項目資源進(jìn)行合理分配，對項目全過程進(jìn)行實時監(jiān)控，保證科技計劃項目的穩(wěn)定運(yùn)行。

4 監(jiān)督與評估運(yùn)行機(jī)制

通過分析可知，科技項目監(jiān)督與評估工作的運(yùn)行機(jī)制主要有以下三種：

4.1 行政監(jiān)控機(jī)制

通常情況下，省市級科技廳會選擇此運(yùn)行機(jī)制，即科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)會根據(jù)各個部門的具體職責(zé)進(jìn)行實際監(jiān)控。比如：在進(jìn)行資金監(jiān)管工作時，監(jiān)管小組會從科技項目組與財政部門中進(jìn)行選拔。此監(jiān)控機(jī)制的工作內(nèi)容如下：在進(jìn)行監(jiān)督與評估工作時，以全面檢查為主，對于非重點項目可以選擇抽查方式。檢查重點是項目研發(fā)進(jìn)度與所取得的成績，同時還要對資金使用情況作出調(diào)查，確保資金的正常流轉(zhuǎn)。根據(jù)檢查結(jié)果分析科技項目存在的缺陷，并制定相應(yīng)解決方案。

4.2 專家監(jiān)管機(jī)制

通常情況下，此監(jiān)管機(jī)制受行政部門管理，監(jiān)管特點是根據(jù)科技計劃管理方向[3]，成立專家監(jiān)管小組。在履行監(jiān)管職能時，小組成員需要考慮相關(guān)部門制定的發(fā)展目標(biāo)以及發(fā)展方向。如果科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)想要使用此運(yùn)行機(jī)制，那么首先要做的就是加強(qiáng)行政部門、專家小組與管理中心三者之間的溝通，并制定合理的監(jiān)管計劃，讓三者之間形成互相制約的狀態(tài)，保證監(jiān)管與評估工作的順利開展。

4.3 專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)管機(jī)制

此監(jiān)管機(jī)制是指科技單位委托專業(yè)機(jī)構(gòu)完成監(jiān)管工作。運(yùn)用此監(jiān)管機(jī)制的好處在于專業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員綜合素質(zhì)過硬，了解市場發(fā)展方向，可以更好地為科技單位管理人員提供監(jiān)管意見。但是專業(yè)機(jī)構(gòu)需要定期向科技單位管理人員匯報監(jiān)管結(jié)果，以便于科技單位管理人員可以及時了解項目發(fā)展進(jìn)度。

科技單位管理人員在選擇專業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)時，需要以公平公正為前提，所選擇的監(jiān)管人員在履行監(jiān)管職能時，必須以端正的態(tài)度完成監(jiān)管任務(wù)。比如：運(yùn)用科學(xué)的方法完成資金監(jiān)管工作，通過合理的手段了解科技計劃工作進(jìn)度。科技單位管理人員應(yīng)定期派遣員工對監(jiān)管機(jī)構(gòu)反饋的信息進(jìn)行核實，避免出現(xiàn)虛假信息，影響科技計劃項目。

5 監(jiān)督與評估工作的內(nèi)容

需要完成的監(jiān)督與評估工作內(nèi)容是由科技項目決定的。根據(jù)相關(guān)規(guī)定可知，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)需要完成的監(jiān)督與評估工作主要分為兩方面，一是根據(jù)科技項目實際情況完成各項工作，比如制定管理計劃、核算經(jīng)費(fèi)、科技項目驗收等。另一是科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)將監(jiān)督與評估工作的實際情況反饋給科技單位管理人員，尋求科技單位管理人員的幫助，以公平合理的態(tài)度去完成監(jiān)督與評估工作，一切以科技項目實際情況為準(zhǔn)，不得捏造虛假信息。

6 監(jiān)督與評估工作完善措施

6.1 重視風(fēng)險控制

科技水平的高低是國家綜合國力的參考標(biāo)準(zhǔn)之一。我國政府十分重視科技項目，鼓勵科研人員加大科研力度，對科技項目的投入資金也呈現(xiàn)出上升趨勢[4]。正是因為這一原因，近年來科技計劃項目備受社會各界人士關(guān)注。但是由于科技計劃項目非常復(fù)雜，不僅工作內(nèi)容非常多，還需要投入大量的資金。這些問題從側(cè)面提醒了科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)重視風(fēng)險控制工作。

由于發(fā)展時間較短，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)在風(fēng)險評估工作方面還存在很多不足，比如管理流程不規(guī)范、管理制度存在漏洞、工作人員缺少風(fēng)險意識等。所以，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)提前針對科研項目進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測，分析風(fēng)險出現(xiàn)的原因以及出現(xiàn)風(fēng)險后可能為科技項目帶來的影響，然后制定出應(yīng)急解決方案。還應(yīng)定期展開培訓(xùn)工作，加強(qiáng)工作人員的風(fēng)險意識，將出現(xiàn)風(fēng)險的可能性降到最低，保證監(jiān)督與評估工作不受影響。

6.2 完善管理計劃

目前科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)正在使用的管理計劃存在很多不足，比如工作流程過于復(fù)雜、環(huán)節(jié)過多無法掌握細(xì)節(jié)等，所以應(yīng)對內(nèi)部部門做好計劃，明確各部門工作職責(zé)，在保證各部門工作效率的前提下，提高各部門間的配合度，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

由于所增設(shè)部門的具體職責(zé)不同，所以實際管理方案也存在一定差異，具體情況如下：

戰(zhàn)略部門：科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)在為戰(zhàn)略部門制定管理計劃時，要了解目前的科技發(fā)展方向，與“兄弟單位”形成合作。根據(jù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)對戰(zhàn)略計劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。管理人員還應(yīng)根據(jù)所接到的監(jiān)督與評估報告調(diào)整現(xiàn)行的管理制度，提高監(jiān)督與評估工作的工作效率。

人力資源部門：該部門工作效率的高低會直接影響監(jiān)督與評估工作的效率，所以工作人員要了解科技單位的人員分布情況，對人員進(jìn)行合理調(diào)動，根據(jù)科技單位實際情況制定培訓(xùn)計劃，提高科技單位工作人員的綜合素質(zhì)。

監(jiān)督與評估部門：明確監(jiān)督與評估工作對象、工作時間以及工作方式，確保監(jiān)督與評估工作可以順利開展。工作人員應(yīng)定期向管理人員進(jìn)行反饋，將實際監(jiān)督結(jié)果告知管理人員。根據(jù)工作人員反饋的監(jiān)督與評估報告來完成年度總結(jié)計劃。

6.3 提高執(zhí)行力

工作人員在進(jìn)行監(jiān)督與評估工作時，通常沒有提前對科技項目整體情況進(jìn)行了解，對各部門的具體職能沒有一個明確的認(rèn)知[5]，導(dǎo)致監(jiān)督與評估工作進(jìn)度不理想。出現(xiàn)這些問題的原因是科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)掌握的科技項目信息不全面。我國運(yùn)行的監(jiān)督與評估方式存在缺陷，相關(guān)法律法規(guī)沒有得到應(yīng)用。所以，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)提高執(zhí)行力，工作過程中應(yīng)根據(jù)科技項目實際情況制定詳細(xì)的工作計劃，成立監(jiān)督與評估小組，定期檢查監(jiān)督與評估小組成員的工作質(zhì)量，比如開展自查、抽查等工作。運(yùn)用合理的手段記錄監(jiān)督與評估工作過程，如錄音、錄像等方式。推行考核問責(zé)制度，使各位工作人員可以端正自己的工作態(tài)度，確保監(jiān)督與評估工作計劃得以落實。

6.4 推行績效評估法

為了提高工作人員的工作熱情、工作效率，在開展監(jiān)督與評估工作時可以推行績效評估法。我國科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)展時間比較短，工作人員可能沒有認(rèn)識到監(jiān)督與評估工作的重要性，所以在實際工作中可能遇到各種各樣的問題，比如：工作人員提供的監(jiān)督與評估工作結(jié)果不具有代表性、監(jiān)督與評估方法不合理等。為保證監(jiān)督與評估工作質(zhì)量，應(yīng)根據(jù)各部門的工作性質(zhì)，制定相應(yīng)的管理方案，使用績效評估法，加快監(jiān)督與評估工作進(jìn)度。

6.5 優(yōu)化管理體系

在發(fā)達(dá)國家，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)存在一個相同特點，即科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)使用的管理制度包含了各方面內(nèi)容，如法律、資金、信息、風(fēng)險等，具有專業(yè)的管理體系[6]，可以為監(jiān)督與評估工作提供最基礎(chǔ)的支持。目前，我國大部分科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)都是由其他部門轉(zhuǎn)型而成的，但是在轉(zhuǎn)型完成后，仍然使用傳統(tǒng)的管理方案，缺乏專業(yè)管理制度，導(dǎo)致工作人員無法順利開展監(jiān)督與評估工作。

我國科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)優(yōu)化現(xiàn)行管理體系是重中之重，應(yīng)調(diào)整現(xiàn)行的工作機(jī)制，從內(nèi)部管理體系與外部管理體系兩方面入手，具體如下：內(nèi)部管理體系。使用分權(quán)管理法，分清各部門的工作職責(zé)，以免某個部門因權(quán)利過大而出現(xiàn)監(jiān)督與評估報告內(nèi)容與實際不符的情況。外部管理體系。盡可能細(xì)化監(jiān)督與評估工作的工作內(nèi)容，將工作流程透明化，盡可能降低風(fēng)險。

6.6 細(xì)化監(jiān)管形式

科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員在進(jìn)行監(jiān)督與評估工作時，根據(jù)科技項目與資金的緊密程度，參考科技項目的實際地位，可以將監(jiān)督與評估工作分為不同級別，如重大項目、重點項目、一般項目等。工作人員根據(jù)科技項目的實際地位選擇不同的監(jiān)督與評估方式，以保證工作質(zhì)量，提高工作效率。以重點科技項目為例，在開展此類科技項目時，需要投入大量的資金，所以在開展監(jiān)督與評估工作時，應(yīng)選擇實時監(jiān)控方式，確保管理人員可以及時了解科技項目的工作進(jìn)度與完成情況。

7 結(jié)語

我國相關(guān)單位在科技領(lǐng)域仍處于起步階段，科技計劃項目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)在履行監(jiān)督與評估職能時仍處于摸索階段。要積極引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合我國國情將其進(jìn)行修改后再應(yīng)用于工作崗位，以推動科技領(lǐng)域的發(fā)展。