文/中共汾陽市紀(jì)律檢查委員會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)中心 王棟

二十世紀(jì)四五十年代以來，電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使人們的生活、工作發(fā)生了巨大變化，信息時(shí)代的到來，也使得以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的信息化技術(shù)正在融入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。在這一過程中，由網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展所帶來的檔案問題，使得政府部門在電子檔案的管理上面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，信息化技術(shù)方便人們快捷查閱相關(guān)資料；另一方面，信息化技術(shù)的快速發(fā)展使眾人不得不面對(duì)其帶來的諸多負(fù)面問題。在此大時(shí)代背景下，我們需要對(duì)紀(jì)律檢查委員會(huì)的電子檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。

一、紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案存在的問題

根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料顯示，近年紀(jì)律檢查委員會(huì)檔案接收、檢查的過程中出現(xiàn)諸多問題。筆者通過對(duì)相關(guān)資料的整理、分類，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前委員會(huì)電子檔案管理存在以下問題，詳見“表1”：

表1 紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案存在的問題

從“表1”中，我們可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理存在管理不明、職責(zé)不明確、思想認(rèn)識(shí)不健全等諸多問題，歸納起來分為以下幾點(diǎn)：

（一）管理疏漏，權(quán)責(zé)不分?！皩?duì)歸檔電子文件的要求，主要是真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。想做到這一點(diǎn)，首先要遵從歸檔各階級(jí)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，如收集、積累、整理、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)。其次是準(zhǔn)確說明配套的軟硬件環(huán)境。第三是歸檔電子文件格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?！碑?dāng)前，關(guān)于紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案的管理只有極少數(shù)單位制定了專門的電子管理制度，但是其管理環(huán)節(jié)并不完善。從已經(jīng)運(yùn)行的紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理制度來看，在電子檔案歸納、保密等方面存在很多的漏洞。同時(shí)，由于單位對(duì)電子檔案的重要性認(rèn)識(shí)不明，未將電子檔案存放、保存、缺失等問題納入相關(guān)業(yè)務(wù)人員的崗位職責(zé)和績效考察之中。長此以往，必將給紀(jì)律檢查委員電子檔案造成重要的損失。

（二）基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，檔案流失日益突出?；诋?dāng)前相關(guān)部門對(duì)紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案的重要性未能形成充分的認(rèn)識(shí)，造成當(dāng)前紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案的基礎(chǔ)建設(shè)相當(dāng)薄弱。尤其在崗位人員安排方面，大多數(shù)單位未能有效認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，往往將紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理崗位作為人員安置性的崗位，所以造成檔案管理人員的知識(shí)文化程度不高、素質(zhì)偏低，未能引進(jìn)符合電子檔案管理的復(fù)合型人才。同樣，由于管理方面的薄弱，造成管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不充分，未能形成有效的重視，所以常常出現(xiàn)檔案流失的問題。

（三）操作、規(guī)劃程序失范，削弱電子檔案的價(jià)值。一方面，為了適應(yīng)紀(jì)律檢查委員會(huì)對(duì)電子檔案的需求，相關(guān)單位常常將檔案信息進(jìn)行隨意分割，致使檔案割據(jù)嚴(yán)重；另一方面，各單位在對(duì)電子文件管理規(guī)章制度的制定上，對(duì)一些基本概念和數(shù)據(jù)的要求各有差異，從而造成生成的格式和歸檔格式也各不相同。同時(shí)，由于規(guī)章制度的缺失、不健全，造成紀(jì)律檢查委員會(huì)的電子檔案文件歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的工作規(guī)章毫無程序可循，不少單位致使對(duì)電子檔案進(jìn)行簡單的存放和轉(zhuǎn)移，從而致使這些文件在完整性、可靠性等方面無法保障，大大削弱電子檔案的價(jià)值。

二、紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理優(yōu)化措施

鑒于紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理各方面的不足，筆者針對(duì)上文所涉及的問題提出以下幾方面的措施：

（一）電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理。其一，制定各項(xiàng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)紀(jì)律檢查委員會(huì)第一手資料規(guī)范化的管理，減少紀(jì)律檢查過程中檔案資料記載可能出現(xiàn)的問題。其二，在紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案進(jìn)行歸納時(shí)，必須要認(rèn)真進(jìn)行電子填報(bào)，同時(shí)各部門要對(duì)填報(bào)后的電子檔案進(jìn)行必要的規(guī)劃和整理，避免隨意分割，造成電子檔案的割據(jù)，降低電子檔案的使用價(jià)值。其三，為了對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理，相關(guān)單位應(yīng)該重視對(duì)電子檔案的管理，形成充分的認(rèn)識(shí)，并且逐步引進(jìn)人才，提高管理崗位人員的素質(zhì)和知識(shí)文化水平，并將對(duì)電子檔案的管理納入對(duì)崗位管理人員的績效考察。

（二）電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。對(duì)電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，就是從各文件形成單位開始，對(duì)電子文件及電子檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、估測、防范、應(yīng)對(duì)，并在此基礎(chǔ)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施有效的控制，把風(fēng)險(xiǎn)控制在可以接受的最小程度，達(dá)到最優(yōu)的對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn)行安全保障的過程。根據(jù)紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理現(xiàn)狀分析，自電子文件生成為基礎(chǔ)軟件開始，直到電子檔案使用的各個(gè)方面，影響電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在，也是不可避免的。在這些因素中，除了人力不可抗的自然因素外，還存在一些其他的客觀因素，諸如法規(guī)制度、保管條件等，造成電子檔案的流失，嚴(yán)重影響檔案的利用和完整性。因此，當(dāng)前紀(jì)律委員會(huì)在對(duì)電子檔案的管理上應(yīng)該以防范風(fēng)險(xiǎn)作為主要的目標(biāo)，降低或者防止風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，另外，設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的完善處理措施：一是盡量規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生；二是提前將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移；三是減少漏洞以降低風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生；四是承認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)造成的影響并及時(shí)調(diào)整和計(jì)劃。

（三）建立良好的電子檔案管理流程。電子檔案的管理流程是按照管理環(huán)節(jié)進(jìn)行分工的，是以“歸檔”作為主要的臨界點(diǎn)，分別由生成部門進(jìn)行檔案前的管理和檔案部門進(jìn)行歸檔后的管理，如下圖所示：

當(dāng)前，紀(jì)律檢查委員會(huì)對(duì)電子檔案文件的處理和管理較為隨意，按照傳統(tǒng)的文件管理流程對(duì)紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案進(jìn)行管理，容易造成電子檔案資源流失。因此，在優(yōu)化紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理的過程中，管理單位必須充分保證檔案部門的專業(yè)性和規(guī)范性，使電子檔案從開始生成到規(guī)范運(yùn)用合理化，都能做到真實(shí)性、完整性。同時(shí)，相關(guān)部門在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初或者在電子檔案生成之時(shí)，對(duì)紀(jì)律檢查委員會(huì)的電子檔案進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。相關(guān)部門也可以借鑒其它單位相關(guān)電子檔案的有效經(jīng)驗(yàn)，對(duì)紀(jì)律檢查委員會(huì)的電子檔案流程進(jìn)行合理的規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)安全、統(tǒng)一、規(guī)范的流程管理。另外，建立互聯(lián)的電子檔案中心信息應(yīng)用系統(tǒng)體系，這樣可以實(shí)現(xiàn)紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案的共享。當(dāng)然，紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案的歸檔保存，可以依托省、市、縣建設(shè)電子檔案目錄或者全文數(shù)據(jù)庫，這樣可以有效方便管理者的管理和查閱者的查閱。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，電子文件已經(jīng)初步取代紙質(zhì)文件，這促使電子檔案逐漸成為檔案資源中不可缺少的一部分。然而，在管理電子檔案過程中，電子檔案的有效搜集、保管、利用等仍然是目前的一大困難。紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案是電子檔案的一部分，為了有效實(shí)現(xiàn)紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案的管理優(yōu)化，我們必須對(duì)其統(tǒng)一規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理和構(gòu)建良好的流程。在實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的過程中，必將有利于查找紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理過程中存在的不足，通過分析其存在的問題，追本溯源，必將有利于提高紀(jì)律檢查委員會(huì)電子檔案管理的工作水平，同時(shí)為其它相似的電子檔案提供良好的借鑒，具有重大的意義。