衛(wèi)薇

[摘 要]財(cái)務(wù)報(bào)銷是企業(yè)管理中的關(guān)鍵“節(jié)點(diǎn)”，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式是各部門、各單位經(jīng)辦人員拿著紙質(zhì)的報(bào)銷單據(jù)一一找領(lǐng)導(dǎo)簽字，流轉(zhuǎn)時(shí)間長，信息不能實(shí)時(shí)跟蹤，地市級(jí)煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)無紙化報(bào)銷系統(tǒng)2019年11月上線后，實(shí)施“紙質(zhì)+電子”雙軌制財(cái)務(wù)報(bào)銷和審批模式，電子審閱和紙質(zhì)稽核分工明確、移動(dòng)化審批便捷高效、審批高度集成和電子化，極大提升了報(bào)銷工作效率，開啟了財(cái)務(wù)管理的新征程。

[關(guān)鍵詞]地市級(jí)煙草商業(yè)企業(yè);無紙化報(bào)銷;財(cái)務(wù);調(diào)研

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.31.129

1 財(cái)務(wù)管理模式改變的必然性

1.1 國內(nèi)形勢(shì)發(fā)展變化的新要求

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)，越來越多的企業(yè)集團(tuán)實(shí)施了全球化擴(kuò)張戰(zhàn)略，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式也發(fā)生了變化，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式正逐步取代傳統(tǒng)的分散式財(cái)務(wù)管理模式。分散式財(cái)務(wù)管理模式不僅使得財(cái)務(wù)管理效率低下，而且使成本大幅增加，制約了企業(yè)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一種全新的管理模式，其實(shí)質(zhì)是在信息技術(shù)的支持下，為企業(yè)提供低成本、高效率、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的財(cái)務(wù)管理模式。

1.2 行業(yè)高質(zhì)量成長的重要抓手

隨著煙草行業(yè)高質(zhì)量成長持續(xù)推進(jìn)，行業(yè)更加偏重對(duì)業(yè)務(wù)績效的考量，對(duì)利稅實(shí)現(xiàn)、成本控制、資產(chǎn)保值增值等財(cái)務(wù)相關(guān)指標(biāo)的考核，財(cái)務(wù)工作需要更加深度融合業(yè)務(wù)經(jīng)營，釋放管理紅利，挖掘發(fā)展?jié)摿?，為公司?jīng)營目標(biāo)提供精準(zhǔn)預(yù)測(cè)和有效管控，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的提質(zhì)增效。

1.3 提升規(guī)范水平的重要舉措

財(cái)務(wù)規(guī)范是企業(yè)規(guī)范的一道重要關(guān)口，責(zé)任重大，財(cái)務(wù)工作作為反映監(jiān)督企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的一項(xiàng)管理活動(dòng)，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)督的要求越來越嚴(yán)格，越來越細(xì)致，財(cái)務(wù)部門要完善長效監(jiān)管機(jī)制，增強(qiáng)內(nèi)生動(dòng)力，由粗放經(jīng)營向集約經(jīng)營轉(zhuǎn)變，需要在制度建設(shè)、流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理上下工夫，在增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)和創(chuàng)新活力上做文章，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)隊(duì)伍的轉(zhuǎn)型。

2 無紙化報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行基本情況

無紙化報(bào)銷系統(tǒng)上線已經(jīng)運(yùn)行數(shù)月，以某地市級(jí)單位為例，截至2月29日，全市共完成資金審批業(yè)務(wù)3082筆，支付總金額11.39億元，其中2019年12月份，一個(gè)月完成資金審批業(yè)務(wù)1370筆，占四個(gè)月總支付筆數(shù)的44%。

圖1 審批單據(jù)分月統(tǒng)計(jì)

從這段時(shí)間運(yùn)行情況看，無紙化報(bào)銷系統(tǒng)相對(duì)以往報(bào)銷模式主要體現(xiàn)出以下五個(gè)特點(diǎn)。

2.1 流程實(shí)現(xiàn)電子化

紙質(zhì)單據(jù)實(shí)現(xiàn)電子化，在原報(bào)銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加影像傳輸功能模塊，所有紙質(zhì)附件通過掃描上傳系統(tǒng)，報(bào)銷單及附件實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)化。審批流程實(shí)現(xiàn)電子化，重塑資金監(jiān)管系統(tǒng)，搭建電子審批通道，將報(bào)銷和審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，審核人不接觸紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)及附件，通過影像調(diào)閱、電子審核的方式開展報(bào)銷審批。

2.2 審核流程前置化

以往模式下，報(bào)銷單據(jù)由縣局財(cái)務(wù)委派自行審核后即可支付，但是縣局財(cái)務(wù)委派審核標(biāo)準(zhǔn)、力度均存在差異，市局財(cái)務(wù)科月末進(jìn)行的匯總集中審核相對(duì)滯后。無紙化報(bào)銷的介入變市局財(cái)務(wù)科的事后審核為事中審核，所有單據(jù)未審批通過不得支付，特別是對(duì)重大事項(xiàng)、超標(biāo)報(bào)銷行為加強(qiáng)了控制，現(xiàn)行審核模式可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，規(guī)避錯(cuò)誤，對(duì)報(bào)銷實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。

2.3 監(jiān)督主體多元化

對(duì)于各序列的報(bào)銷單據(jù)，賦予對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)主管部門審核職權(quán)，變財(cái)務(wù)部門“單一”審核為“財(cái)務(wù)+歸口”部門的多元審核，填補(bǔ)了財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門對(duì)接方面的真空，避免了財(cái)務(wù)不懂業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)不懂財(cái)務(wù)的無效審核的產(chǎn)生。同時(shí)出臺(tái)了《財(cái)務(wù)報(bào)銷審批管理辦法》，將定額歸口管理部門審批嵌入報(bào)銷審批流程，將定額預(yù)算與財(cái)務(wù)報(bào)銷有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮了歸口管理部門的監(jiān)督管理作用。

2.4 資金預(yù)算可控化

電子審批上線后，實(shí)行資金統(tǒng)籌支付，取消原直屬縣級(jí)單位銀行賬戶支付的模式，轉(zhuǎn)為統(tǒng)一由市局賬戶支付，一方面可以集中向省公司申請(qǐng)資金，將賬戶的日均余額控制在較低的范圍內(nèi);另一方面可以確保資金安全，提升日常費(fèi)用支出報(bào)銷的效率，避免了因縣局上劃資金導(dǎo)致的現(xiàn)金預(yù)算不準(zhǔn)確問題。

2.5 報(bào)銷流程簡便化

電子附件使人工跑腿變成網(wǎng)絡(luò)跑腿。對(duì)財(cái)務(wù)人員來說，新系統(tǒng)的上線讓基層單位財(cái)務(wù)委派往返機(jī)關(guān)報(bào)銷、簽批的工作量大大減少，避免了時(shí)間浪費(fèi)。對(duì)報(bào)銷人來說，相對(duì)以前各部門和領(lǐng)導(dǎo)辦公室等著簽字的情況，現(xiàn)在只要將流程提交，在電腦終端關(guān)注流程動(dòng)態(tài)，節(jié)約了大量的人力物力。對(duì)于審批人來說，審批地點(diǎn)不再局限于辦公室，移動(dòng)終端讓隨時(shí)隨地審批成為現(xiàn)實(shí)。

3 當(dāng)前系統(tǒng)運(yùn)行存在的突出問題

3.1 附件標(biāo)準(zhǔn)參差不齊

實(shí)務(wù)中，雖然制定了電子附件上傳標(biāo)準(zhǔn)，但是發(fā)現(xiàn)各縣局上傳的電子附件標(biāo)準(zhǔn)還是不能完全統(tǒng)一。表現(xiàn)為：部分報(bào)銷單據(jù)要件不齊，不能提供審批所需要的信息支撐，如資產(chǎn)維修只上傳發(fā)票，未上傳維修審批單;部分報(bào)銷單附件“能掃盡掃”，帶來了不必要的工作量，也給審核提供了過剩信息。經(jīng)調(diào)查，雖然制定了附件上傳標(biāo)準(zhǔn)，但未對(duì)附件上傳進(jìn)行強(qiáng)制性規(guī)定，導(dǎo)致電子附件上傳的差異化。

2019年11月至2020年2月，共有198筆報(bào)銷單據(jù)審核不通過，其中101筆是因?yàn)樯蟼鞲郊嬖趩栴}導(dǎo)致未能通過審核，占總數(shù)的51%。存在附件問題的單據(jù)中上傳附件格式不正確占42%，上傳附件不完整占32%，上傳附件內(nèi)容不規(guī)范占26%。

圖2 報(bào)銷單據(jù)審核不通過原因分析

3.2 審批環(huán)節(jié)時(shí)間較長

實(shí)行電子化審批后，減少了基層到機(jī)關(guān)部門跑動(dòng)的現(xiàn)場審批時(shí)間，但是審批時(shí)間并沒有因此降低，對(duì)比無紙化報(bào)銷上限前后數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，平均電子審批時(shí)間2.1天/人，而報(bào)銷環(huán)節(jié)平均需要經(jīng)過4.2位審批人審批，這意味著一筆單據(jù)審批完成需要8.8天的時(shí)間，審批時(shí)間呈現(xiàn)增多趨勢(shì)，審批效率不降反升。在向多名報(bào)銷經(jīng)辦人及縣局財(cái)務(wù)委派了解情況后，發(fā)現(xiàn)其中癥結(jié)還是歸結(jié)為審批人的審批意識(shí)不強(qiáng)、審批提醒功能效果不到位兩個(gè)主要原因，相對(duì)紙質(zhì)現(xiàn)場審批這種被動(dòng)式審批，電子審批由于給予審批人較大的自由選擇空間以及信息傳遞的不對(duì)稱阻滯了電子審批的效率。

3.3 系統(tǒng)功能未充分發(fā)揮

無紙化報(bào)銷系統(tǒng)是一個(gè)具有豐富功能的系統(tǒng)，但是初步運(yùn)行狀態(tài)下，有很多模塊未能發(fā)揮其應(yīng)有作用。如報(bào)銷與預(yù)算對(duì)接方面，由于報(bào)銷人對(duì)報(bào)銷環(huán)節(jié)的把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致報(bào)銷口徑與預(yù)算口經(jīng)不能匹配，造成無紙化報(bào)銷系統(tǒng)預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)測(cè)功能無法發(fā)揮作用。又如移動(dòng)公司已經(jīng)在實(shí)操中使用的發(fā)票查驗(yàn)功能在當(dāng)前系統(tǒng)中還未開通而導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的提升。再如將定額歸口部門審批嵌入報(bào)銷審批流程，但歸口部門對(duì)定額標(biāo)準(zhǔn)體系控制的意識(shí)還不到位?？偠灾?，無紙化報(bào)銷的功能強(qiáng)大，但是如何運(yùn)用到實(shí)踐之中還需要進(jìn)一步探索。

3.4 電子審批出現(xiàn)“燈下黑”

無紙化報(bào)銷對(duì)直接支付類報(bào)銷進(jìn)行了硬性規(guī)定，未審批的報(bào)銷不得支付，但是對(duì)非支付類事項(xiàng)或者三方協(xié)議支付事項(xiàng)缺乏要求，導(dǎo)致歸還借款時(shí)，尤其是專賣外出辦案人員在報(bào)銷時(shí)沒有通過領(lǐng)導(dǎo)審批，還有稅務(wù)系統(tǒng)直接支付的稅款、社保款項(xiàng)等都沒有通過領(lǐng)導(dǎo)審批，出現(xiàn)直接跳過資金審批的真空環(huán)節(jié)，造成了財(cái)務(wù)監(jiān)管漏洞。

4 下一步解決對(duì)策

4.1 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全面規(guī)范

在前期對(duì)各類報(bào)銷事項(xiàng)梳理的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)兄弟單位做法，征詢兩級(jí)財(cái)務(wù)管理人員意見，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)電子附件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次歸納匯總，分門別類確定電子上傳要件，制定附件標(biāo)準(zhǔn)格式。通過系統(tǒng)服務(wù)商將電子附件標(biāo)準(zhǔn)納入報(bào)銷系統(tǒng)，讓報(bào)銷人提前了解報(bào)銷所需附件，不合標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷流程讓系統(tǒng)自動(dòng)退回。財(cái)務(wù)部門針對(duì)流程審批過程中出現(xiàn)的問題會(huì)進(jìn)行通報(bào)，倒逼附件統(tǒng)一規(guī)范，使得全市的業(yè)務(wù)可比和一致。

4.2 優(yōu)化流程，縮短審批

一是從審批人的角度出發(fā)，加強(qiáng)宣貫，讓審批人了解審批職責(zé)，養(yǎng)成及時(shí)審批的習(xí)慣;二是從系統(tǒng)的角度出發(fā)，完善審批提醒機(jī)制，轉(zhuǎn)變資金監(jiān)管單一的提醒模式，將提醒與辦公常用的協(xié)同辦公等系統(tǒng)對(duì)接，讓審批人實(shí)時(shí)了解審批動(dòng)態(tài);三是設(shè)置強(qiáng)制提醒模式，對(duì)未及時(shí)審批或超過平均審批實(shí)踐的事項(xiàng)通過短信、微信、QQ平臺(tái)進(jìn)行再次提醒，督促審批工作。

4.3 預(yù)算控制，加強(qiáng)監(jiān)管

一是限制無報(bào)銷單制單權(quán)限，如對(duì)非銀行存款增加憑證不得制單，避免無報(bào)銷流程事項(xiàng)，保證每一筆單據(jù)都有審批、有控制;二是加強(qiáng)功能使用，督促各報(bào)銷執(zhí)行人及財(cái)務(wù)委派，按預(yù)算口徑錄入流程，實(shí)現(xiàn)預(yù)算和報(bào)銷的無縫對(duì)接;三是聯(lián)系供應(yīng)商開發(fā)新功能，提升報(bào)銷事項(xiàng)的科學(xué)性和關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化電子化管理，提升財(cái)務(wù)管理的針對(duì)性和財(cái)務(wù)監(jiān)管水平。

5 電子審批模式的改變對(duì)未來財(cái)務(wù)工作的影響

5.1 加強(qiáng)與營銷、物流、專賣等主要部門協(xié)作

監(jiān)測(cè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)掌握市場狀態(tài)變化，積極發(fā)揮經(jīng)濟(jì)運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，為業(yè)務(wù)部門出謀劃策，發(fā)揮財(cái)務(wù)保障功能。

5.2 積極探索與黨建工作的融合

增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)，以黨建工作為引領(lǐng)，提出工作標(biāo)準(zhǔn)，提升工作質(zhì)量，逐步改變財(cái)務(wù)人員的工作面貌，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，成為有擔(dān)當(dāng)?shù)念A(yù)算員、審核員和監(jiān)督員。

5.3 與信息部門積極溝通

開展專業(yè)調(diào)研，積極換位思考，探索事前電子審批業(yè)務(wù)的研發(fā)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，順應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，增強(qiáng)與基層一線的縱向聯(lián)系，努力為基層提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，持續(xù)提升服務(wù)水平，幫助促進(jìn)業(yè)務(wù)規(guī)范的發(fā)展。

5.4 積極探索建立預(yù)算反饋體系

梳理預(yù)算指標(biāo)、會(huì)計(jì)科目與報(bào)銷事項(xiàng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，通過映射對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算指標(biāo)、事項(xiàng)的自動(dòng)匹配，提升預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性，為管理決策、量化管理、完善基層財(cái)務(wù)考核評(píng)價(jià)體系提供依據(jù)，并在此基礎(chǔ)上達(dá)到規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營成本的目的。

5.5 建立實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)分析體系

為基層報(bào)銷考核和管理提供數(shù)據(jù)分析和支持。通過信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)監(jiān)督，保障報(bào)銷流程通暢流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷處理過程追蹤，實(shí)現(xiàn)對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)、人員及單據(jù)的跟蹤回溯，解決報(bào)銷環(huán)節(jié)信息分散難題，將財(cái)務(wù)規(guī)章制度落在實(shí)處。

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