張晗

摘 要：在小學(xué)校管理過程中，檔案管理是一個重要的環(huán)節(jié)，好的學(xué)校檔案管理有助于提高學(xué)校管理水平，滿足學(xué)校的社會發(fā)展需要，也是現(xiàn)代化學(xué)校管理的唯一途徑。改善小學(xué)學(xué)校的檔案管理具有基本作用，有助于改善學(xué)校管理，并且對學(xué)生的未來發(fā)展更有利。小學(xué)學(xué)校檔案中計算機(jī)技術(shù)的使用大大提高了學(xué)校管理水平，對學(xué)校管理具有重要意義。本文將傳統(tǒng)的基礎(chǔ)檔案管理模型與應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的小學(xué)檔案管理模型進(jìn)行了比較，并提出有效的對策促進(jìn)計算機(jī)技術(shù)在我國小學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用。僅供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；管理機(jī)制；檔案管理

小學(xué)檔案管理在學(xué)校建設(shè)過程中起著非常重要的作用，記錄了學(xué)校的發(fā)展過程，為學(xué)術(shù)研究和學(xué)校決策提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)[1]。隨著計算機(jī)技術(shù)在小學(xué)檔案管理中的應(yīng)用，日常管理中的越來越多的紙質(zhì)文檔成為電子文檔。由于兩者之間的顯著差異，在文檔管理過程中，需要修改檔案管理機(jī)制以建立與開發(fā)適合小學(xué)學(xué)校管理工作發(fā)展的檔案計算機(jī)技術(shù)管理模型。

一、小學(xué)傳統(tǒng)檔案管理模式

（一）小學(xué)傳統(tǒng)檔案管理模式

1.集中管理：集中管理的狀態(tài)是通過檔案部門的建設(shè)，教學(xué)和科研對各種檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的狀態(tài)。這種管理模式的好處是：首先，節(jié)省成本和提高效率。采用集中管理的方法，成立專門的團(tuán)隊來處理管理任務(wù)并分配專門的存檔空間。第二，體現(xiàn)檔案團(tuán)隊的敬業(yè)精神。相關(guān)員工將以出色的專業(yè)知識自行完成檔案管理工作，同事可以互相幫助和支持。第三，充分利用行政數(shù)據(jù)檔案。統(tǒng)一的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的全面開發(fā)和使用。

2.分散管理：所謂分散管理的管理方法，是將各個學(xué)校不同部門和不同檔案類型的存儲區(qū)分開。例如，學(xué)生記錄存儲在學(xué)生辦公室，科學(xué)研究記錄存儲在研究辦公室，各個部門的記錄保存在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門中。分散管理可以減少文檔管理過程中的錯誤率。在這種管理方法中，檔案管理部門主要是檔案部門。

二、小學(xué)校園計算機(jī)技術(shù)推廣背景下檔案管理模式分析

現(xiàn)代社會在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時，不可避免地會產(chǎn)生許多電子檔案。如何在適當(dāng)?shù)臅r間存儲重要的電子檔案是在增強(qiáng)小學(xué)校園計算機(jī)技術(shù)的背景下存儲管理的一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。與數(shù)字校園區(qū)域的數(shù)字文檔管理兼容，需要建立數(shù)字和在線工作，并建立統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)，以確保文檔與其他相關(guān)部門的連接并實(shí)現(xiàn)及時的信息保存和管理。在數(shù)字綜合的背景下，初始管理主要涉及兩種管理模式：分布式檔案管理模式和專業(yè)檔案管理模式。

（一）分布式管理模式：在這種模式下，學(xué)校文檔管理部門應(yīng)根據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)據(jù)檔案及時存儲在適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)收集，評估和存儲由不同部門分配，并進(jìn)行集中存儲。相關(guān)部門可以訪問它們并使用它們實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在這種情況下，部門之間可以更好地控制和交換信息。因此，所有部門都應(yīng)有負(fù)責(zé)文檔管理的義務(wù)，但是生成部門具有較高的權(quán)限，例如存儲，維護(hù)，查找，使用和銷毀的權(quán)利。而其他部門僅有權(quán)檢查和使用它們。但是，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)致力于與整個小學(xué)校的發(fā)展相一致的檔案管理實(shí)踐以及規(guī)則和條例。

（二）專業(yè)存檔模式：這是指存檔組織必須將電子檔案的存檔轉(zhuǎn)移到專門的存檔機(jī)構(gòu)的管理模式，將對其進(jìn)行分類和存儲，存儲或統(tǒng)計銷毀。電子檔案存儲在數(shù)據(jù)庫中，并且由專門組織管理存儲的操作和維護(hù)以確保存儲的安全性。在這種模型中，專門的管理檔案具有更多的數(shù)據(jù)管理權(quán)限，并且可以完全控制創(chuàng)建的電子檔案。學(xué)校必須根據(jù)其不同的文檔管理類型使用不同類型的檔案管理實(shí)踐。如果學(xué)校的專業(yè)檔案管理領(lǐng)域比較好，人員素質(zhì)高，就可以占大力推廣基于計算機(jī)技術(shù)下的檔案管理模式；如果學(xué)校的專業(yè)注冊機(jī)構(gòu)較少，并且缺少互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施，則可以采用分布式文檔管理模型。

（三）加大培養(yǎng)專業(yè)的計算機(jī)技術(shù)員專門從事檔案管理的力度

為了有效地提高小學(xué)文檔管理水平，將學(xué)校檔案工作人員的培訓(xùn)納入學(xué)校的首要任務(wù)，例如需要專門的計算機(jī)技術(shù)工作人員培訓(xùn)。同時，應(yīng)逐步提高學(xué)校管理者的意識和信心。做好檔案的保存工作，不僅是合格檔案管理模式的主要內(nèi)容，而且還體現(xiàn)了是檔案的科學(xué)組織以及檔案的歸檔。因此，小學(xué)校管理層面人員需要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的計算機(jī)技術(shù)水平，進(jìn)而確保有效的檔案質(zhì)量管理。

（四）大力鼓勵和使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理

對于小學(xué)校管理層來說，他們需要加深對檔案管理重要性的理解，并專注和理解檔案管理人員在使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理檔案方面遇到的各種困難，正面提供對人力資源，物質(zhì)和經(jīng)濟(jì)資源的全面支持以及長期資源管理規(guī)劃，以便計算機(jī)技術(shù)檔案管理可以平穩(wěn)運(yùn)行。采用標(biāo)準(zhǔn)的方法建立統(tǒng)一的管理體系。考慮到小學(xué)校本身的特點(diǎn)，部門檔案必須參與學(xué)校信息處理的各個方面，以便可以組織有關(guān)管理檔案的信息，在檔案中設(shè)定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并確保有組織的檔案和變更。

簡而言之，檔案是保存內(nèi)容和記錄歷史的主要方法。檔案管理是學(xué)校發(fā)展中積累的巨大財富，可以直接記錄學(xué)校發(fā)展情況。因此，做好應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是未來學(xué)校發(fā)展的良好方向。、

參考文獻(xiàn)

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[3]王穎.淺談計算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用[J].計算機(jī)產(chǎn)品與流通，2018（01）.