張博

摘 要：檔案資料是對過去發(fā)生事件的真實(shí)記錄，不論是企業(yè)還是政府部門，對檔案的管理都是其工作內(nèi)容的重要部分，甚至可能影響到企業(yè)或政府部門的未來發(fā)展。而檔案資料的歸納整理及利用則是檔案管理的主要內(nèi)容，是當(dāng)前各單位檔案部門的工作重點(diǎn)。本文主要就基層檔案管理過程中如何對檔案室中資料進(jìn)行歸納和利用展開討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理 資料 歸納 利用

隨著我國社會環(huán)境的劇烈變化，當(dāng)前我國國內(nèi)檔案資料資源增長迅速，且利用頻繁，檔案管理部門因此產(chǎn)生了繁重的工作壓力，且傳統(tǒng)的檔案管理辦法工作內(nèi)容雜、工作量大，對于當(dāng)前檔案管理行業(yè)的環(huán)境來講，已不適宜繼續(xù)使用。但檔案資料的重要性隨著社會經(jīng)濟(jì)及科技的不斷發(fā)展顯得越發(fā)重要，所以如何正確管理檔案資料成為當(dāng)前我國檔案管理行業(yè)中最重要的研究方向。傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴(yán)重影響了我國國內(nèi)各行的發(fā)展，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前企業(yè)及政府部門都無法忽視的，檔案室也由最初簡單的檔案存放，變?yōu)楫?dāng)前的檔案資料管理進(jìn)一步發(fā)展的“基地”，促進(jìn)我國檔案資料管理的現(xiàn)代化建設(shè)，關(guān)系到我國社會經(jīng)濟(jì)，是當(dāng)前國內(nèi)發(fā)展的重要目標(biāo)。

一、檔案室中資料歸納及利用的問題

（一）資料數(shù)量巨大，整理歸納難度大，查找難度大

隨著我國社會的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也在不斷增長，當(dāng)前我國各行業(yè)的重要檔案資料內(nèi)容無法估計(jì)，所以在各行業(yè)間，檔案管理工作的工作壓力可謂巨大。受檔案室本身面積影響，檔案內(nèi)容需要進(jìn)行位置轉(zhuǎn)換，而這，很容易引起檔案資料的丟失，且在后期整理過程中，難度會進(jìn)一步加大。在日常的檔案資料管理中，由于檔案資料數(shù)量巨大，所以在多數(shù)情況下，檔案管理工作人員無法及時(shí)顧及所有的檔案資料，導(dǎo)致一部分檔案資料沒有得到妥善保存，出現(xiàn)丟失，且傳統(tǒng)檔案管理，在需要查找檔案資料時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間來尋找，嚴(yán)重影響了工作的總體進(jìn)度，不利于我國企業(yè)及政府部門的總體發(fā)展 。

（二）工作人員整體素質(zhì)較低，工作內(nèi)容無法做到完善

檔案資料的管理本身就是一項(xiàng)極為枯燥無聊的工作內(nèi)容，而隨著老一輩人的退休，新一代工作人員走上崗位后，許多檔案管理工作人員被繁重的工作壓力忙昏了頭，導(dǎo)致檔案管理不夠細(xì)致，存在資料整理、歸納不完善，查找困難的現(xiàn)象，甚至于還出現(xiàn)了管理不完善造成的檔案資料丟失的問題，這些對于檔案及政府部門都是極具危害性的工作漏洞，甚至?xí){到企業(yè)及政府部門的總體發(fā)展，不利于我國社會的進(jìn)一步發(fā)展。

二、基層檔案管理過程中檔案資料的歸納與利用策略

（一）引進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案資料管理工作

信息技術(shù)作為當(dāng)前我國社會最為重要的科技內(nèi)容，當(dāng)前已與多行業(yè)完成了結(jié)合，促進(jìn)了多個(gè)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。而檔案管理行業(yè)與信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，能夠促進(jìn)其進(jìn)一步發(fā)展。通過信息技術(shù)的引進(jìn)，將檔案資料內(nèi)容完成數(shù)字化上傳，再通過互聯(lián)網(wǎng)對資料內(nèi)容進(jìn)行管理，既能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，同時(shí)大幅減少了其整理檔案資料的頻率，且對防止紙質(zhì)檔案資料的丟失有巨大作用。在信息技術(shù)發(fā)展飛快的今天，檔案資料管理與信息技術(shù)相結(jié)合已經(jīng)成為必然，是進(jìn)一步促進(jìn)我國企業(yè)及政府部門發(fā)展的重要舉措，同時(shí)也影響著社會的整體發(fā)展。

（二）加強(qiáng)基層檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基本技能培訓(xùn)，促進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)

前面我們提到，當(dāng)前信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合已經(jīng)成為必然，那么針對信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合措施，需要對檔案工作人員尤其是基層工作人員的計(jì)算機(jī)基本技能進(jìn)行培訓(xùn)。由于檔案資料管理基層工作人員的日常工作基本為整理、收集及查找資料，缺少接觸計(jì)算機(jī)的機(jī)會，在信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合后，這部分對計(jì)算機(jī)完全不理解的員工在工作過程中會發(fā)生更多問題，對檔案管理工作更加不利。所以在信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合前，相關(guān)企業(yè)部門與政府部門應(yīng)針對工作人員的計(jì)算機(jī)基本技能進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠正確地完成線上檔案資料管理工作。

三、結(jié)語

結(jié)合全文可知，當(dāng)前我國檔案管理行業(yè)發(fā)展較慢，但國內(nèi)經(jīng)濟(jì)中，不論是企業(yè)的發(fā)展，還是政府部門的發(fā)展，都離不開檔案資料的加持，傳統(tǒng)的檔案資料管理辦法在當(dāng)前快節(jié)奏的生活環(huán)境中已經(jīng)不能夠滿足行業(yè)的需求，現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)迫在眉睫。但在現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)過程中，面臨的問題并不少，由于現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)缺乏正確的引導(dǎo)，以至于發(fā)展過程中浪費(fèi)了不少的時(shí)間及精力，且收效甚微，所以在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)前，要確定所面對的難題，并及時(shí)解決相關(guān)問題，以加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的

步伐。

參考文獻(xiàn)

[1]孫寶華.基層檔案管理中如何對資料進(jìn)行歸納和利用分析研究[J].農(nóng)家參謀，2019（14）：243.

[2]沈麗平.檔案資料的歸納和利用對于基層檔案管理的作用分析研究[J].河南科技，2015（23）：159.