華永蘭

辦公自動化（OA）在20世紀(jì)70年代迅速發(fā)展起來并傳入我國，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化越來越受到包括教育行業(yè)在內(nèi)的各領(lǐng)域的青睞，辦公自動化系統(tǒng)對提高學(xué)校辦公效率、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)治理有著較大的意義。隨著智能手機(jī)、平板的普及應(yīng)用，OA辦公平臺的建設(shè)需求也朝著移動辦公方向發(fā)展。

● 學(xué)校應(yīng)用建設(shè)現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)學(xué)校辦公平臺的應(yīng)用，是通過購買公司的標(biāo)準(zhǔn)軟件平臺即通用平臺，再定制部分內(nèi)容，各學(xué)校按照需求進(jìn)行定制化開發(fā)。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，97%的中小學(xué)信息技術(shù)教師、網(wǎng)管人員等從事學(xué)校信息化工作的人員不會去從事開發(fā)辦公平臺的工作，主要原因有兩點(diǎn)：①精力限制。從事學(xué)校信息化工作的人員有信息技術(shù)課程教學(xué)任務(wù)、輔導(dǎo)學(xué)生競賽任務(wù)、管理維護(hù)任務(wù)等，沒有時(shí)間專門開發(fā)軟件。而且專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做比較合適，學(xué)校信息技術(shù)人員需要做的是充分使用辦公平臺，發(fā)揮其自動化辦公的功能。因此，學(xué)校提出應(yīng)用和開發(fā)需求，讓公司專業(yè)人員來完成搭建工作。而學(xué)校信息技術(shù)人員則引領(lǐng)全體教職工充分使用辦公平臺。②能力限制。辦公平臺的建設(shè)需要相關(guān)的專業(yè)知識深度應(yīng)用，如工作流、HTML技術(shù)，SQL Server及Oracle數(shù)據(jù)庫技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識，學(xué)校信息技術(shù)教師大部分還不具有開發(fā)綜合應(yīng)用的能力。

因此，對于辦公平臺的選擇，大部分中小學(xué)采取的是跟公司合作，購買其成熟產(chǎn)品和定制應(yīng)用，學(xué)校致力于推廣應(yīng)用。這也造成了學(xué)校辦公平臺的建設(shè)現(xiàn)狀是先有辦公平臺，后有辦公需求。這樣的需求順序，也造成了如下的應(yīng)用困惑：①成本高。首先是一套辦公平臺首次購買的經(jīng)濟(jì)成本高。因?yàn)槌杀靖?，使得選擇變得更加慎重，流程手續(xù)也相應(yīng)拖長，并且辦公平臺一旦被選定，就不能輕易更換。其次是定制開發(fā)成本高，如學(xué)校有標(biāo)準(zhǔn)套餐之外的額外定制應(yīng)用，定制費(fèi)用也高。再次是修訂成本高，若某個(gè)細(xì)節(jié)問題沒有考慮周全，應(yīng)用不夠便利，再次修訂，會大大增加公司的工作量和運(yùn)作成本。②更新慢。當(dāng)個(gè)別學(xué)校向公司提出升級部分應(yīng)用時(shí)，公司一般不會盡快完成，滿足學(xué)校應(yīng)用需求，他們會在多所學(xué)校有同樣需求時(shí)，才會把這些需求、更新作為緊急優(yōu)先處理的內(nèi)容，因此及時(shí)更新的需求無法實(shí)現(xiàn)。③適用度低。一千所學(xué)校有一千個(gè)需求，雖然學(xué)校有同質(zhì)性，但不可能每所學(xué)校的應(yīng)用都一樣，因此，對于學(xué)校來說，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用中的部分功能可能不太適合。因?yàn)槭菢?biāo)準(zhǔn)版本，許多問題的解決，公司會拿近似的應(yīng)用代替，讓學(xué)校調(diào)整需求去適應(yīng)軟件功能。這種做法無疑是削足適履。

● 學(xué)校辦公平臺本質(zhì)應(yīng)用探究

辦公自動化系統(tǒng)整合了各種信息技術(shù)，更加充分高效地利用了人員、時(shí)間、信息等各種資源，取代了紙質(zhì)辦公，將復(fù)雜的工作簡單化，加快了信息流轉(zhuǎn)，提高了執(zhí)行效率等，成為學(xué)校發(fā)展的重要輔助。

辦公平臺是通過交互界面收集相關(guān)信息，在學(xué)校中的應(yīng)用，基本是教師填寫登記表單，學(xué)校終端應(yīng)用者查看統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)的模式。例如，以“巡課考勤”應(yīng)用為例，“巡課考勤”的目的是讓巡課人查詢每節(jié)課的上課教師是否為課程表上安排的教師，如果是，則記錄下來，如果不是，也記錄下來，并記錄調(diào)整給哪位教師了，最后以此數(shù)據(jù)來統(tǒng)計(jì)分析出每位教師的考勤結(jié)果。巡課考勤是學(xué)?；境Ｒ?guī)的考核，因此，對于終端應(yīng)用需求來說，負(fù)責(zé)記錄的教師，只要確認(rèn)好考勤哪一節(jié)課，平臺就可以列出課程表中計(jì)劃中的教師、班級等信息，巡課考勤教師只需核實(shí)信息、修改信息和提交記錄即可。而信息中心只要把需要填寫的表單設(shè)計(jì)好，關(guān)聯(lián)好相關(guān)的數(shù)據(jù)即可。學(xué)校中幾乎所有辦公應(yīng)用均可以理解為填寫表單，記錄數(shù)據(jù)，進(jìn)而對數(shù)據(jù)進(jìn)行的查詢和統(tǒng)計(jì)。

所以，針對這類應(yīng)用，學(xué)校完全可以選擇自建辦公平臺，自建辦公平臺從本質(zhì)上來說，改變了“需求”和“供給”的先后順序，也給學(xué)校信息技術(shù)人員帶來了選擇和機(jī)會。

● 自建辦公平臺應(yīng)用實(shí)現(xiàn)探究——以巡課考勤為例

1.表單建設(shè)

自建辦公平臺應(yīng)用重點(diǎn)在建設(shè)應(yīng)用上，應(yīng)是在一定的平臺基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)自建應(yīng)用。這樣的平臺基礎(chǔ)，滿足學(xué)校移動端和PC端使用的需求。至于需要記錄的數(shù)據(jù)、在數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該是什么字段、哪些記錄表等內(nèi)容都封裝起來，應(yīng)用用戶不需要知道。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，底層模塊封裝、強(qiáng)化應(yīng)用的模式越來越成熟，應(yīng)用市場中有多個(gè)第三方應(yīng)用可以選擇，從而讓廣大用戶實(shí)現(xiàn)了自由、自主地建設(shè)表單的愿望，如基于釘釘?shù)牡谌綉?yīng)用氚云、簡道云等已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)自建表單應(yīng)用，移動端和PC端均能夠使用的需求。

下面，筆者以“巡課考勤”為例，談?wù)劺秒霸茖?shí)現(xiàn)表單建設(shè)和應(yīng)用的過程。氚云的表單搭建界面如上頁圖1所示。

圖中左側(cè)各個(gè)類型的控件，可通過拖拽的方式，拉入到表單設(shè)計(jì)中，進(jìn)行表單設(shè)計(jì)?！把舱n考勤”表單設(shè)計(jì)如上頁圖2所示。

此表單設(shè)計(jì)界面簡單，通過拖拽相關(guān)類型控件即可，難點(diǎn)體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的篩選處，即根據(jù)星期和考勤的類型，判斷應(yīng)該計(jì)劃考勤的是哪些人，將這些計(jì)劃中的教師填充到考勤記錄中。借助第三方應(yīng)用，將條件判斷語句可視化，如同在應(yīng)用Excel一樣。在“考勤類型”引用的數(shù)據(jù)中，通過公式，限定了數(shù)據(jù)范圍，數(shù)據(jù)公式為：。將早中晚基礎(chǔ)表（教師課程表）填充到考勤記錄中（如上頁圖3）。

設(shè)計(jì)完成后，相關(guān)教師就可以在PC端或者是在移動端進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄。數(shù)據(jù)被記錄后，后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析才有可能。移動端應(yīng)用效果如圖4所示。

2.權(quán)限設(shè)定

權(quán)限分級管理，應(yīng)用才能具有更加明確的目的性。在巡課考勤中，筆者設(shè)置的考勤教師的權(quán)限如圖5所示。

這些設(shè)置，既保證了數(shù)據(jù)隱私，也防止了他人誤刪除、誤修改的操作，為此應(yīng)用的順利進(jìn)行提供了權(quán)限保障。

● 反思與提升

從“巡課考勤”應(yīng)用的這個(gè)案例可以看出，借助第三方平臺，底層數(shù)據(jù)庫字段的建設(shè)以及數(shù)據(jù)庫中表之間如何與應(yīng)用相關(guān)聯(lián)，都不需要信息技術(shù)教師操心，這使得搭建應(yīng)用越來越簡單。但應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，離不開應(yīng)用思路的設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和篩選條件的限定等操作，能讓簡單的操作設(shè)計(jì)出高級的應(yīng)用。因此，在技術(shù)難點(diǎn)得到突破的同時(shí)，信息技術(shù)教師還需要訓(xùn)練應(yīng)用思維，多角度考慮應(yīng)用場景的需求，設(shè)計(jì)真正滿足需求的應(yīng)用，提升應(yīng)用的合理性和親和力。