繆芳

摘 要：中學學籍檔案信息化建設是大數據時代學校管理工作的重要組成部分。隨著教育信息化進程的加快，如何依托網絡技術的普及與應用，實現(xiàn)學籍檔案管理信息化、標準化，通過資源共享與利用，使工作便捷、高效，是當今中學檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務。學籍檔案信息化建設將檔案管理的職能從以保管為主向以利用為主轉換。學籍檔案信息潛在價值的充分發(fā)揮，成為學校開展教學質量評估、教學管理考核和教學決策的重要依據，為教育科研和教學管理提供了真實的第一手資料。

關鍵詞：學籍檔案;管理;信息化建設

中圖分類號：G258.69 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1673-291X（2019）32-0168-02

中學學籍檔案信息化建設是大數據時代學校管理工作的重要組成部分。隨著教育信息化進程的加快，如何依托網絡技術的普及與應用，實現(xiàn)學籍檔案管理信息化、標準化，通過資源共享與利用，使工作便捷、高效，是當今中學檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務?；诖?，筆者根據多年的工作實踐，對中學學籍檔案管理信息化進行初步探討。

一、學籍檔案信息化的必要性和意義

中學學籍檔案是指中學生在學校學習期間的成績、思想表現(xiàn)、綜合評價等的記錄，展現(xiàn)了學生在學校多方面的發(fā)展狀況，是學校日常管理活動中最具借鑒價值的記錄材料。由于教育事業(yè)的快速發(fā)展，學生的各種信息大幅增長，學籍檔案管理工作日趨復雜和煩瑣。學籍檔案信息分散在學校各部門（如學生成績歸教務處、評語和綜合素質評定等歸政教處、黨團關系歸校黨團委、心理健康資料歸心理咨詢室），學校缺少具體的檔案管理條例，部門分工不明確。有些部門管理人員對學籍檔案管理知識知之甚少，造成管理混亂、效率低下、資源浪費、利用率不高。面對日積月累的學生檔案，用傳統(tǒng)的手工方式去收集、整理、查詢、利用，顯然難以適應高速發(fā)展的信息時代要求。譬如，學生的基本信息表、學籍卡、成績統(tǒng)計表、綜合素質評價表等資料都是按班級整理的，隨著升級分班這些資料每年都需要按新班級重新整理和完善。如果以傳統(tǒng)的手工方式整理，面對成千上萬份的學生信息表，顯然費時費力，還易出錯，更別提利用了。

學籍檔案信息化使檔案管理的職能從以保管為主向以利用為主轉換。學籍檔案信息潛在價值的充分發(fā)揮，成為學校開展教學質量評估、教學管理考核和教學決策的重要依據，為教育科研和教學管理提供真實的第一手資料。學籍檔案信息化管理做到學籍資源的優(yōu)化配置，為資源共享與利用創(chuàng)造了良好的手段和條件，減少了煩瑣、重復的手工操作，避免了檔案丟失、材料重復等諸多問題。實現(xiàn)學籍檔案信息化的管理，順應了建設數字化檔案室的時代要求，也是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

二、中學學籍檔案信息化管理的方法

時代的發(fā)展迫切要求我們實現(xiàn)檔案信息化，建立學籍檔案信息庫，利用計算機的信息整合優(yōu)勢，按工作需要實現(xiàn)資源重組與利用。

（一）利用大數據分析、使用“全國學籍系統(tǒng)”管理學籍檔案

隨著科學技術的飛速發(fā)展，中學生檔案管理工作已向信息化、數字化方向發(fā)展?！叭珖行W生學籍管理系統(tǒng)”功能較強大，收集了學生的基本信息、學習簡歷、獎懲信息、學籍變動軌跡等，信息存儲量大，傳遞快捷。系統(tǒng)為每名學生建立了全國唯一的、跟隨一生的學籍號。在系統(tǒng)的“全國學籍查詢”模塊中，只需輸入學生的姓名和身份證號碼或全國學籍號，即可在全國范圍內查詢該生的學校、年級等信息。對身份證號碼重復的“問題學籍學生”，系統(tǒng)通過與公安部門的對接，一一篩查，避免了重復學籍等問題，并在全國范圍內實現(xiàn)了學生轉學、升學等動態(tài)跟蹤管理。學生轉學只需向轉入校提出書面申請，由轉入校學籍管理教師網上申請，上傳申請材料，雙方縣級教育主管部門領導及轉出校在網上審批即可。各級學校學生升學調檔也在網上，這樣大大地提高了工作效率。上級教育主管部門也能在宏觀上對學校教育情況進行監(jiān)測、分析和研究，使學籍檔案管理上升到“信息化”的高度，信息資源得到充分的開發(fā)和利用。

電子學籍系統(tǒng)給學校管理工作帶來很大便利，但還有一些不足之處。譬如，系統(tǒng)沒有學生成績管理和綜合素質評價、學生評語系統(tǒng)等模塊;操作煩瑣，不夠便捷;系統(tǒng)導出的表格種類少;數據的導入功能也不夠強大。這些都需要我們在使用時加以改進和完善。

（二）利用Excel等軟件建立數據庫

為了更好進行電子學籍的管理，我們用Excel設計了學生基本信息和成績評語數據庫。在兩個數據庫之間建立工作表鏈接，當一個數據庫的數據發(fā)生變化時，另一個數據庫的數據也隨之變動。

1.提供完善的學生成績、評語數據庫

學生的成績、評語是學生在校學習的主要成果，建立成績、評語系統(tǒng)是中學學籍檔案的重要內容。學生成績、評語數據庫的主要內容有6個學期的各科成績、學年成績、學年評語、綜合素質評定等級等。Excel具有強大數據分析和計算功能，在新常態(tài)下，迫切需要采用先進的數據庫管理方式，以及流行的電子表格數據錄入方式，這是有效管理學籍檔案的得力助手。

2.獲取和解讀基本信息數據庫

學生的基本信息可以從全國學籍系統(tǒng)中導出。Excel提供了查找、篩選、排序、統(tǒng)計、分類匯總等許多功能，在對學生信息操作時，可以根據工作需要靈活運用。例如，教育督導檢查工作中，需要查找某個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的12～14歲的女生，就可以通過Excel的篩選功能，進行多重篩選，先按鄉(xiāng)鎮(zhèn)篩選，再按性別篩選，最后按年齡選12、13、14歲的即可得到。又如，要查找某班全體學生的身份證號碼，可以根據學生姓名用Vlookup等查找函數，到學生信息庫進行精確批量查找，方便快捷且不會出錯。由于數據庫包含的數據項目多，可以利用工作表的“凍結窗口功能”，讓暫時沒用到的一些數據隱藏起來，使工作界面清晰明了，操作方便。

3.調動和使用數據庫，實現(xiàn)資源共享

學生的基本信息和成績批語等需要匯總到學生學籍卡上。我們用Word設計學生學籍卡，使用Word的郵件合并功能將Excel數據庫中的信息和學生照片，根據學籍卡的需要——合并到Word表格中，實現(xiàn)批量匯總，批量打印，生成學籍卡片。我們還用同樣方法，制作了初中學生綜合素質登記表、學生胸卡、準考證、借書證、畢業(yè)證等各種表格和證書，初步實現(xiàn)了學籍檔案管理信息化與共享，大大提高了工作效率，減輕了教師的負擔。

學生成績是學校教學的主要成果，也是衡量學校辦學效果的最重要的指標之一。因此，我們常常利用成績數據庫做教學質量分析。操作時只要設計好模板，通過共享工作簿，讓各科任課教師輸入成績、學生的總分、班級平均分、成績排名等各項信息就馬上生成。我們還可以利用Excel的圖表功能做某學生學期成績的折點線段圖。這樣，就能一目了然地體現(xiàn)某學生學期內的成績波動情況。教師以此了解學生，有效地對教育教學情況進行動態(tài)的分析和研究，及時調整教學方案，做到有的放矢、因材施教。另外，每次考試各分數段學生人數匯總，可以用柱狀圖、餅圖等圖表來表現(xiàn)，使成績分布比例直觀明了。為了方便教師使用學籍檔案信息，我們有選擇地將部分學籍檔案資源在校園網或教師QQ群中共享，大大地提高了檔案資源的利用率，也提高了學校整體的工作效率。

三、完善學籍管理系統(tǒng)，確保信息安全

中學電子學籍檔案管理系統(tǒng)的建設是一項長期而復雜的系統(tǒng)工程，其最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源共享，需要各級領導和全體教師高度重視，增強檔案意識，建立健全專門的電子學籍管理制度，完善“全國中小學學籍管理系統(tǒng)”功能。我們建議，在該系統(tǒng)中增設成績管理和評語管理等模塊，完善系統(tǒng)的導入（如分班情況、畢業(yè)證號碼等）和導出（如學籍卡、高中畢業(yè)生檔案等）功能。為了方便管理，我們還對修改、新增、刪除等功能設置時間限制。譬如，期末考試在7月5日結束，任課教師及班主任對學生成績的修改、新增、刪除等權限僅限制在7月10日前。這樣，通過對權限的限制，既能遏制某些人惡意修改信息、破壞信息，又能防止用戶誤用。

在推行學籍檔案網絡信息化的進程中，電子學籍檔案因利用率高、使用方便，給學校管理帶來了極大的便利。但由于網絡環(huán)境的復雜性，檔案信息的安全問題要給予充分重視。學籍檔案在相對范疇內和一定程度上，依然存在隱私保護問題。學生的學籍信息絕不允許泄露給外人惡意使用，更不能被篡改或者刪除。我們的學生成績、評語數據庫是用Excel設計的，在日常使用過程中，極易被篡改或因不當操作等原因造成數據的丟失。因此，我們的做法是設置Excel的安全性，用復雜的密碼鎖定工作表和部分單元格，將工作表包含的函數、公式等隱藏起來;并用優(yōu)質的光盤、移動硬盤等設備備份保存，也可以用其他電腦備份保存，確保數據的安全。

總之，學籍檔案信息化管理之路任重道遠。為了更好實現(xiàn)學籍檔案信息化建設，各級教育主管部門和學校必須共同努力、齊抓共管。還要加強對學籍檔案管理員的培訓，提高學籍檔案管理人員素質，建立高素質的學籍檔案管理人才隊伍，這樣才能有效提高學籍檔案信息化管理的整體水平。

參考文獻：

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