李茹冰
(蘭州大學(xué)第一醫(yī)院,甘肅 蘭州 730000)
醫(yī)院經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制是醫(yī)院為實現(xiàn)控制目標(biāo),通過制度制定、實施和執(zhí)行程序,對醫(yī)院經(jīng)濟活動風(fēng)險進行防范和管控的一項系統(tǒng)性工程,是醫(yī)院管理實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的重要組成部分。建立健全并有效實施醫(yī)院經(jīng)濟活動內(nèi)部控制,使醫(yī)院在安全有序的經(jīng)濟環(huán)境下實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。
經(jīng)過近十年制度建設(shè),我院的經(jīng)濟活動內(nèi)部控制制度已初步建立,梳理了業(yè)務(wù)流程,并編制了實施流程圖,預(yù)算管理效率和信息化水平都大幅度提高,也消除了絕大多數(shù)風(fēng)險隱患,全院經(jīng)營管理工作取得了較為可觀的成就,主要是:(1)院領(lǐng)導(dǎo)提高了對經(jīng)濟活動內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識,明確了財務(wù)負(fù)責(zé)人參與醫(yī)院重大決策的職責(zé),促進了內(nèi)部控制制度的有效實施。(2)建立了合理的組織結(jié)構(gòu)框架和配套制度,如財務(wù)管理制度、崗位責(zé)任制等。(3)加強了醫(yī)院的風(fēng)險評估,如市場風(fēng)險、運營風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險等。(4)強化了醫(yī)院預(yù)算控制。(5)落實了財產(chǎn)物資的安全控制制度,如各項資產(chǎn)在采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)的授權(quán)審批制度。(6)建立了適合醫(yī)院的成本控制考核體系。(7)加強了內(nèi)部審計工作。(8)發(fā)動全院員工主動參與內(nèi)部控制相關(guān)活動,醫(yī)院各部門和人員明確自己的權(quán)利、責(zé)任以及上級對他們的具體要求,提高內(nèi)部控制的實施水平和實施效果,形成全方位、全過程、全員參與的內(nèi)部控制局面。同時,我院經(jīng)濟活動內(nèi)部控制還存在一些問題。
(1)內(nèi)部控制建設(shè)中業(yè)務(wù)流程再造不夠完善。就我院來說,對內(nèi)部控制的完整性、合理性及有效性缺乏一個操作性強的標(biāo)準(zhǔn)體系,還沒有真正形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制制度體系。內(nèi)部會計控制制度還不夠科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn),職責(zé)劃分、獎懲標(biāo)準(zhǔn)不明確。部門負(fù)責(zé)人對內(nèi)部會計控制重視不夠,加上執(zhí)行人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,造成內(nèi)部控制制度執(zhí)行不力,具體問題的處理有時流于形式。
(2)不相容職務(wù)分離制度需要進一步完善。在我院內(nèi)部控制中,內(nèi)部控制制度不完善,影響不相容職務(wù)分離控制原則的落實。監(jiān)督檢查或者集合崗位職能發(fā)揮不充分,沒有實施定期或不定期輪崗。
(3)內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)功能未做到全面覆蓋。我院目前內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)還不健全,財務(wù)管理信息系統(tǒng)和綜合辦公系統(tǒng)還不完善。
(4)對全院資產(chǎn)未做到跟蹤管理。當(dāng)前我院資產(chǎn)管理流程還不完善,資產(chǎn)管理中還存在薄弱環(huán)節(jié),在債權(quán)賬齡分析與定期對賬管理方面還存在不足,資產(chǎn)的跟蹤管理不及時。此外,全院各職能部門沒有建立合同執(zhí)行臺賬,合同履行情況評估制度不健全。
為確保經(jīng)濟活動內(nèi)部控制體系建設(shè)與評價工作有組織、有計劃、扎實有效進行,我院成立了內(nèi)部控制體系建設(shè)與評價工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)對內(nèi)部控制工作的實施與領(lǐng)導(dǎo)、組織與協(xié)調(diào)、分解工作任務(wù)和責(zé)任,并對各部門責(zé)任人和關(guān)鍵崗位人員進行培訓(xùn)。
我院內(nèi)部控制職能部門與事務(wù)所專家工作組共同制訂訪談提綱,對科室部門負(fù)責(zé)人及關(guān)鍵崗位工作人員進行訪談,對科級以上管理人員發(fā)放內(nèi)部控制調(diào)查問卷。專家組對醫(yī)院的預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目管理、合同管理、價格管理、醫(yī)保管理、信息系統(tǒng)等進行調(diào)研和訪談,包括業(yè)務(wù)層面的組織機構(gòu)設(shè)置、制度建設(shè)和各項業(yè)務(wù)流程,通過收回有效問卷進行分析,以了解全院管理現(xiàn)狀,對比內(nèi)部控制法規(guī)要求,發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷。
通過對全院內(nèi)部控制關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進行梳理,對照內(nèi)部控制制度要求,識別關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制點,找出各個流程中的風(fēng)險點。梳理部門職責(zé)、管理制度,對比內(nèi)部控制法規(guī)要求,以問題為導(dǎo)向,初步發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷。
針對各流程的風(fēng)險點,對全院內(nèi)部控制重要節(jié)點進行穿行測試和現(xiàn)場取證,以進一步核實識別的風(fēng)險,評估風(fēng)險的重要程度。專家組運用多種手段進行風(fēng)險的定性和定量評估,評價全院內(nèi)部控制執(zhí)行有效性,根據(jù)評價結(jié)果最終確定內(nèi)部控制缺陷。
通過量化評價的方式,系統(tǒng)梳理制度、業(yè)務(wù)流程,不斷查找風(fēng)險控制點,針對問題提出整改要求,在制度建設(shè)、內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)、制度執(zhí)行等方面取得了一定成效,全院風(fēng)險控制意識得到明顯提高,各項風(fēng)險評估工作得以順利開展并取得初步成效。
(1)建立健全了預(yù)算管理體系,降低了成本費用。通過建立健全預(yù)算管理體系,進一步明確了審批、執(zhí)行職能,細(xì)化了預(yù)算職責(zé),落實了預(yù)算管理制度,將預(yù)算控制納入醫(yī)院收支流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié),使各項開支落實到每一筆預(yù)算中。當(dāng)部門在預(yù)算過程中遇到特殊、緊急情況時,可向醫(yī)院提出申請,經(jīng)相關(guān)手續(xù)及會議通過后,方能對預(yù)算進行調(diào)整。針對預(yù)算執(zhí)行情況,財務(wù)處按季度召開預(yù)算分析會議,及時進行分析,使資產(chǎn)配置完成率達100.0%、預(yù)算執(zhí)行率達92.4%,醫(yī)療業(yè)務(wù)成本與去年同比降低了14.5%,其他費用支出與去年同比降低了83.0%。
(2)對關(guān)鍵崗位重要部門進一步細(xì)化管理,強化內(nèi)部流程控制。按照權(quán)責(zé)對等原則,根據(jù)醫(yī)院實際情況和經(jīng)濟活動,對醫(yī)院資金管理、票據(jù)管理、賬戶管理、資產(chǎn)保管、檔案管理、信息系統(tǒng)管理、會計管理、人員招聘、采購及驗收等崗位,通過管理制度、業(yè)務(wù)流程等實行分事行政、分級授權(quán),形成不同崗位間互相監(jiān)督、相互制約的工作機制。
(3)完善了固定資產(chǎn)盤點制度,加強了固定資產(chǎn)的管理。固定資產(chǎn)作為醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分,具有價值高、使用周期長、使用地點分散、管理難度大等特點,如果管理不慎容易造成固定資產(chǎn)流失和其他風(fēng)險。通過內(nèi)部控制,我院完善了固定資產(chǎn)盤點辦法、固定資產(chǎn)處置辦法,完善了定期盤點制度,細(xì)化了盤點要求,并針對固定資產(chǎn)盤點中的關(guān)鍵點進行了詳細(xì)分析,對固定資產(chǎn)的報廢、報損、調(diào)撥、捐贈等進行了詳細(xì)規(guī)定,使固定資產(chǎn)盤點有依可循、有據(jù)可查,也使固定資產(chǎn)重復(fù)購置和閑置浪費得到了有效遏制,保障了醫(yī)院資產(chǎn)保值增值,降低了醫(yī)院的運行成本,健全了醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)。
(4)加強了醫(yī)院餐廳的管理,維護醫(yī)院及職工利益。為更好地服務(wù)職工、服務(wù)患者及其家屬,保證物品質(zhì)量,防止價格混亂,降低采購成本,在醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)中促使我院膳食科制定食材市場詢價制度,真正做到物資采購“貨比三家”,質(zhì)優(yōu)價廉,并進一步完善職工餐廳物資采購、庫存管理制度,細(xì)化了醫(yī)院餐廳管理程序,在保障食品安全和質(zhì)量的同時降低了食材價格,得到了醫(yī)院職工、患者及患者家屬的一致好評。
(5)加強基建管理,完善合同條款。為促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展,我院基建處肩負(fù)醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)、土建維護、整體規(guī)劃的管理任務(wù),在內(nèi)部控制建設(shè)中,基建處進一步明確合同條款、工程進度款和設(shè)備到場款的約定支付比例,加強對總承包的管理和分包合同的監(jiān)督。
(6)進一步完善了藥品管理,規(guī)范了內(nèi)控業(yè)務(wù)流程。針對藥品以前的漏洞修訂了藥品采購計劃制訂和審批流程,完善了藥品盤點制度,增加了藥品盤盈虧處理審批環(huán)節(jié),完善了藥品付款流程和發(fā)票審核環(huán)節(jié)。
此外,人事管理程序進一步細(xì)化提升。人事處完善了人事信息管理,指定了復(fù)核崗,完善考勤管理,優(yōu)化現(xiàn)有工資發(fā)放和社保繳納流程,明確了崗位職責(zé),加強了內(nèi)部控制建設(shè),提升了人事管理水平。
第一,建立健全科學(xué)的內(nèi)部會計控制體系。遵循全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性以及成本效益原則,根據(jù)我院當(dāng)前實際,建立健全與實施內(nèi)部控制體系。體系建設(shè)盡量做到具體、完善、適用、經(jīng)濟、高效,并且要互相牽制,落實到人。只有制定好制度,才能有行動的依據(jù),內(nèi)部控制體系建立以審計、紀(jì)檢、財務(wù)科牽頭,以招標(biāo)辦、基建處、設(shè)備處為基礎(chǔ),各科室、部門配合實施,做到事前、事中、事后監(jiān)控,以降低財務(wù)風(fēng)險,促進全院發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。如采購業(yè)務(wù)控制(本項工作由分管招標(biāo)工作的院領(lǐng)導(dǎo)牽頭,招標(biāo)辦、后勤服務(wù)中心、藥學(xué)部、信息資源部、監(jiān)審處、財經(jīng)處分別負(fù)責(zé),其他相關(guān)部門配合)各部門按照各自職責(zé)范圍,負(fù)責(zé)建立健全采購預(yù)算與計劃管理、采購活動管理、驗收管理等內(nèi)部管理制度。明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限,確保采購需求制訂與內(nèi)部審批、招標(biāo)文件準(zhǔn)備與審核、合同簽訂與驗收等不相容崗位相互分離。強化采購過程監(jiān)管,重點加強采購實施、供應(yīng)商選擇、出入庫管理等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。招標(biāo)辦要依法明確公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價采購或單一來源采購等不同方式采購的實施范圍和條件,加強標(biāo)書制訂、招標(biāo)實施等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。
第二,強化內(nèi)部審計和外部監(jiān)督。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制制度的重要組成部分,是對內(nèi)部控制的檢查和再控制。建議院領(lǐng)導(dǎo)班子加強審計部門建設(shè),配備高素質(zhì)的專業(yè)審計人員,通過對全院各部門的經(jīng)營情況、財務(wù)收支、業(yè)務(wù)往來以及經(jīng)濟責(zé)任等經(jīng)濟活動的審計做出客觀、公正的審計結(jié)論,起到評價和見證的作用,同時也激勵單位各部門提高效益。通過定期或不定期的審計,評價內(nèi)部會計控制體系設(shè)計是否合理、執(zhí)行是否規(guī)范,找出優(yōu)缺點,提出改進建議,及時糾正控制運行中的偏差。同時,應(yīng)將內(nèi)部審計的重點放在事前防范和控制上,適當(dāng)兼顧事中檢查和事后監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象及時上報處理。如對藥品和一次性耗材的采購,審計部門在合同招標(biāo)階段就介入,對采購計劃、供應(yīng)商選擇、價格談判、合同條款、授權(quán)審批等進行全面監(jiān)督,會同招標(biāo)辦、后勤中心配送部、財務(wù)科共同把關(guān),確保采購過程規(guī)范,并對合同執(zhí)行過程進行跟蹤,發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。
第三,加強信息化建設(shè)。當(dāng)前,醫(yī)院信息化建設(shè)已成為醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵,通過將信息化系統(tǒng)與內(nèi)部會計控制系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián),通過職能權(quán)限密碼、職能權(quán)限認(rèn)證等方式,使不同權(quán)限的人員對系統(tǒng)進行不同的操作。通過信息化會計內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè),實時記錄經(jīng)濟活動相關(guān)數(shù)據(jù),避免傳統(tǒng)手工錄入帶來的錯誤,還可全面公開經(jīng)濟活動信息,避免職務(wù)侵占等現(xiàn)象的發(fā)生。醫(yī)院管理人員以及財務(wù)第一責(zé)任人也通過信息化會計內(nèi)部控制系統(tǒng)及時掌握醫(yī)院的經(jīng)濟活動動態(tài),為及時調(diào)整工作、經(jīng)營方針等提供真實的財務(wù)信息與資訊。通過醫(yī)院信息化建設(shè)將內(nèi)部控制融入信息系統(tǒng)中,改變單位各項經(jīng)濟活動分塊管理、信息“孤島”的局面,使單位管理方式由傳統(tǒng)的日常管理向系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變,進一步提高管理效率。
第四,建立財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制。為有效防范可能發(fā)生的財務(wù)風(fēng)險,醫(yī)院必須從長遠利益著眼,建立健全財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制。主要措施是:(1)建立風(fēng)險轉(zhuǎn)移機制,即將一定的財務(wù)風(fēng)險轉(zhuǎn)移給他人承擔(dān)的方法,如積極參加社會保險;(2)建立風(fēng)險應(yīng)對決策機制,降低財務(wù)風(fēng)險,如建立風(fēng)險基金,即在損失發(fā)生前以預(yù)提方式建立用于防范風(fēng)險損失的專項準(zhǔn)備金,應(yīng)對未知賠償。
第五,提高會計人員素質(zhì),加強會計隊伍建設(shè)。首先要嚴(yán)把用人關(guān),不具備會計專業(yè)素質(zhì)的人員堅決不能從事財務(wù)工作。其次醫(yī)院負(fù)責(zé)人應(yīng)鼓勵和支持在崗人員的繼續(xù)教育,組織其學(xué)習(xí)和掌握新知識,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外,加強會計人員職業(yè)道德教育,使會計人員養(yǎng)成自覺遵守有關(guān)法律法規(guī)的職業(yè)習(xí)慣,使內(nèi)部控制工作能真正落實到人。財務(wù)人員素質(zhì)是實行內(nèi)部控制的關(guān)鍵,要建立以提高職工素質(zhì)和敬業(yè)精神為核心的人力資源管理制度,通過多層次、多渠道培訓(xùn),創(chuàng)造公平、擇優(yōu)的用人環(huán)境,建立健全有利于優(yōu)秀人才脫穎而出的用人機制。
綜上所述,醫(yī)院經(jīng)濟活動內(nèi)部控制建設(shè)與評價既是一項重要的管理活動,又是一項重要的制度安排,是單位治理的基石。通過內(nèi)部控制建設(shè),風(fēng)險防范意識會深入人心,實現(xiàn)從“要我內(nèi)控”到“我要內(nèi)控”的理念轉(zhuǎn)變,營造良好的內(nèi)控氛圍,使醫(yī)院管理工作更加科學(xué)及合理合規(guī),以進一步提升醫(yī)院的整體風(fēng)險防控能力和管理水平。