饒玲英

四川省渠縣勞動(dòng)人事爭議仲裁院 四川達(dá)州 635200

人事檔案管理，是指對人事檔案進(jìn)行的從收集、整理到存儲(chǔ)再到被利用的整個(gè)過程。作為工作的重要構(gòu)成，人事檔案管理扮演著重要角色，主要表現(xiàn)于社會(huì)地位與社會(huì)職能兩方面，是個(gè)人經(jīng)歷及專業(yè)素質(zhì)方面的重要體現(xiàn)之一，更是干部評價(jià)、考核、任用的重要參考依據(jù)。通過長期的發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)逐步制度化、規(guī)范化。隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理理念的不斷深入，以及企業(yè)管理制度的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也需通過創(chuàng)新取得發(fā)展。

1 人事檔案工作存在的主要問題

1.1 對檔案管理工作不重視

大部分單位和人事檔案管理專干對人事檔案管理存在誤區(qū)，重要性意識有待加強(qiáng)。相對于其他事業(yè)單位的業(yè)務(wù)，人事檔案管理工作處于被“邊緣化”的地帶，尤其是與核心業(yè)務(wù)相比，更是可有可無。由于人事檔案工作非核心業(yè)務(wù)，又不可取得有效業(yè)績，對單位的貢獻(xiàn)又是忽略不計(jì)。因此，人事檔案管理工作很不受重視。除此之外，部分人事檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作簡單機(jī)械，不出成績，需要了就查詢下，是一項(xiàng)沒有難度和意義的工作[1]。

1.2 人事檔案更新不及時(shí)

很多單位都存在檔案陳舊、更新不及時(shí)的問題。目前個(gè)人檔案中，大多存檔的是個(gè)人信息、干部考察表、任命文件、職稱評定材料、入黨材料和年度考核表等等。但是，對于干部每年更新的個(gè)人信息、獎(jiǎng)勵(lì)及培訓(xùn)資料，未能及時(shí)存檔更新。一般都是人事專干收集更新，干部本人也沒有意識或者不知道需要提交每年最新的資料給人事專干用于存檔。

1.3 人事檔案信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展中，信息化技術(shù)也日新月異，對人事檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)已是普遍現(xiàn)象。但在實(shí)際操作中，對于一些先進(jìn)的技術(shù)手段沒有進(jìn)行充分挖掘和發(fā)揮其作用，人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化有待推廣，有些單位只是簡單地將人員信息、檔案目錄進(jìn)行了電腦輸入，資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，對于無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。由于投入不足，電子化硬件設(shè)備無法保障。有些單位甚至有沒有仿真掃描儀，計(jì)算機(jī)硬件和檔案存儲(chǔ)設(shè)備落后，無法滿足新時(shí)期檔案管理工作的信息體系需要。

1.4 檔案管理人員專業(yè)度不高，存檔工作不規(guī)范

檔案管理工作對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)都有一定要求，需要專業(yè)人員從事檔案管理工作，具體是指具備先進(jìn)理念與專業(yè)技能知識的人事檔案管理人才。但是由于目前很多檔案管理專干的非專業(yè)性、非專職性，導(dǎo)致檔案管理工作依然存在存檔不及時(shí)、不仔細(xì)甚至不規(guī)范的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量，不利于后期工作的正常開展。同時(shí)，由于人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)專業(yè)度不高，專業(yè)素質(zhì)水平普遍得不到提高。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，對檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。

2 人事檔案管理的新思路

2.1 提高人事檔案信息資源的安全性

人事檔案信息化建設(shè)過程中，可能會(huì)受黑客、病毒等問題的困擾，造成信息資源的丟失和損壞等，針對這一問題，需要建立嚴(yán)格的安全保障制度，規(guī)范人事檔案管理行為和流程。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范節(jié)約行為，保證檔案的安全性。加強(qiáng)對人事檔案信息化管理人員的安全教育，提高安全管理意識，可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的安全問題，并能夠采取有效措施加以優(yōu)化和修正。另外，還要提高存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性，將紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進(jìn)行分開存儲(chǔ)，并且數(shù)字檔案的存儲(chǔ)和使用也實(shí)現(xiàn)有效分開，通過物理手段保證信息資源在利用過程中的安全性。

2.2 構(gòu)建人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

為了全面提高人事檔案管理工作效率，要建立人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，基于數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開放性，進(jìn)一步提升人事檔案的管理效率。人事檔案管理部門通過利用大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)來對員工的個(gè)人信息資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、查閱、利用，更好的發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值。另外，還要充分的借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，對人事檔案信息資料進(jìn)行有效整合，及時(shí)更新人事檔案信息資源，從而為人事檔案管理水平的提升打下良好的基礎(chǔ)[2]。

2.3 完善檔案的收集工作程序和規(guī)范，確保人事檔案的材料的完整性

檔案的完整性主要體現(xiàn)在檔案的收集和檔案的收藏環(huán)節(jié)，在檔案管理的收集和收藏環(huán)節(jié)中應(yīng)不斷完善相關(guān)的工作程序和規(guī)范，確保人事檔案各類材料的完整性。

2.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)使人事檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化，在人事檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)過程中，需要依托于大量的原始信息來構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，從而為人事檔案管理工作提供更多的便利。在人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，通過構(gòu)建一系列具有通用性和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，為檔案查閱和利用提供更多的便捷性。在當(dāng)前人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中，還要進(jìn)一步完善人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以此來保障數(shù)據(jù)的完整性、功能性和安全性，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的及時(shí)更新和高度共享[3]。

3 結(jié)語

人事檔案管理在人力資源發(fā)展中有著不可或缺的影響，對人才工作能力以及職業(yè)經(jīng)歷都有較好的反饋，此外還有個(gè)人思想和綜合素養(yǎng)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，人事檔案管理的漏洞越來越多，存在的問題逐漸增加，人事檔案管理的真實(shí)性已經(jīng)使事業(yè)單位對其存在一定質(zhì)疑。通過人事檔案管理，提升人力資源的調(diào)配，保證工作效率，為人力資源的使用提供更好的依據(jù)。