單兆軍

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，成人教育事業(yè)也取得了可觀的發(fā)展成果，教育規(guī)模不斷擴大，學(xué)生人數(shù)的增加導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作面臨的壓力越來越大。目前成人教育學(xué)籍檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，已無法滿足發(fā)展需求。本文分析了國家開放大學(xué)成人教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，并提出了相關(guān)對策，希望能夠促進(jìn)國家開放大學(xué)成人教育學(xué)籍檔案管理工作更好發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】成人教育;學(xué)籍檔案管理;問題;對策

開放教育是高層次的教育，實行“寬進(jìn)嚴(yán)出”和“完全學(xué)分制”的學(xué)習(xí)制度，學(xué)生在通過入學(xué)資格審驗和入學(xué)水平測試后，即可注冊取得學(xué)籍，進(jìn)入相應(yīng)的專業(yè)選課學(xué)習(xí);學(xué)習(xí)主要利用文字教材，通過互聯(lián)網(wǎng)，登錄國家開放大學(xué)在線教學(xué)平臺，隨時點播和下載網(wǎng)上教學(xué)資源進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，平時可與教師、同學(xué)進(jìn)行互動學(xué)習(xí)，相互提問、討論和交流;還需按規(guī)定到教學(xué)點參加集中面授學(xué)習(xí)、答疑，或參加小組學(xué)習(xí)等;在靈活有效的學(xué)習(xí)期限內(nèi)，修滿規(guī)定的學(xué)分后，可獲得國家承認(rèn)并進(jìn)行電子注冊的國家開放大學(xué)本科、?？茖W(xué)歷證書，畢業(yè)證書可在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)查詢。學(xué)籍管理記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個學(xué)習(xí)過程，是對繼續(xù)教育學(xué)生的入學(xué)資格、學(xué)習(xí)成績、獎懲和畢業(yè)情況的真實記載，反映學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)，是教育行政管理的重要依據(jù)，是依法治校的重要體現(xiàn)。隨著學(xué)習(xí)型社會的到來，要求成人教育學(xué)籍檔案管理更加全面、齊全，以教育為基礎(chǔ)，培養(yǎng)符合社會需求的合格人才。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

由于中國高等教育的迅速發(fā)展，成人教育迅速普及，面臨的挑戰(zhàn)也越來越多。首先，高等教育的普及，嚴(yán)重影響了成人教育的生源，為了保證學(xué)生數(shù)量，學(xué)校服務(wù)上門，借助各市區(qū)級開放大學(xué)進(jìn)行管理，而不是傳統(tǒng)的集中管理。其次，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，成人教育的教育手段不斷創(chuàng)新，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展創(chuàng)造出了網(wǎng)上課堂，取代了原來的集中面授，這就要求學(xué)生有較強的自學(xué)能力，有些課程不再集中組織考試，而是在網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)習(xí)和考試。加大了學(xué)生的學(xué)習(xí)自由度，這些因素?zé)o疑進(jìn)一步加大了學(xué)籍檔案管理工作的難度。目前，成人教育面向的對象更加廣泛，對性別、年齡、受教育程度、職業(yè)等沒有太多限制，所有的成人都在成人教育范圍內(nèi)，各種形式的學(xué)生都有，有高中生、中學(xué)生、青年、中年、老年以及各行各業(yè)的從業(yè)人員，由于學(xué)生的學(xué)習(xí)時間不固定，所以檔案的收集、填寫以及畢業(yè)證電子注冊數(shù)據(jù)的采集、核對等工作都需要在面授期間進(jìn)行，增加了時間和人工成本。此外，學(xué)校不夠重視學(xué)籍的管理工作，對學(xué)籍管理的人力投入和資金投入不足以支持規(guī)模和數(shù)量日漸加大的學(xué)籍信息管理工作，大大影響了學(xué)籍管理的水平和質(zhì)量。

二、成人教育學(xué)籍檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視。成人教育學(xué)籍檔案是學(xué)生在整個學(xué)習(xí)期間的最原始記錄，是各用人單位選聘的重要參考材料，是評估學(xué)校辦學(xué)效率的重要憑證，也能為廣大學(xué)生隨時提供查閱彌補意外情況造成的損失，具有實用價值。首先是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理不夠重視，甚至沒有意識到學(xué)籍對學(xué)生對學(xué)校的重要性，因此在成人教育學(xué)籍檔案管理方面缺乏投入，沒有專業(yè)人員對學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。在日常的學(xué)籍管理工作中，讓一些工作人員順帶將相關(guān)資料進(jìn)行記錄和保存，這些人員不是專業(yè)的檔案管理員，缺乏檔案管理的專業(yè)水平和檔案管理知識及技能，導(dǎo)致資料的缺失和不完整，造成檔案失真和其他嚴(yán)重后果。

（二）管理制度不健全。國家開放大學(xué)是公益性成人高校，扎根基層，服務(wù)社會。但對于成人教育學(xué)籍檔案管理制度來說，沒有指定一套結(jié)合自身教育情況的檔案管理規(guī)章制度，只有一些簡單的學(xué)校檔案室的規(guī)章制度。致使在學(xué)籍檔案的記錄過程中，信息收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，收集時間不一致，材料歸檔不規(guī)范。學(xué)校檔案管理員與學(xué)生交流聯(lián)系少，有的甚至長時間無法取得聯(lián)系，重招生、輕管理現(xiàn)象普遍。再者，學(xué)校的成人教育學(xué)籍管理中，對學(xué)生請假、曠課的處理沒有規(guī)范統(tǒng)一，造成信息的缺失和不完整，造成管理體系不夠完善，管理過程中存在很多問題，例如學(xué)籍建檔不及時、材料缺失，無法保證檔案的真實性、完整性、原始性等。成人教育學(xué)籍檔案具有特殊性，如果按照普通高等教育學(xué)校的學(xué)籍管理制度來執(zhí)行，明顯不符合實際情況，成人教育學(xué)籍檔案所覆蓋的學(xué)生范圍廣，檔案情況多樣，必須建立專有學(xué)籍管理制度。

（三）管理模式落后。在互聯(lián)網(wǎng)時代，大部分學(xué)校都在積極建設(shè)學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理，然而成人教育學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)還存在不足之處，成人教育具有自身的特點，學(xué)籍檔案的形成時間長，同時還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。成人教育從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)離校，一般要經(jīng)過2-5年甚至更長的時間，留級、休學(xué)學(xué)生的學(xué)籍檔案時間跨度更長。由于成人教育周期長，對學(xué)生的成績管理分散，管理困難，難以落實相關(guān)的規(guī)章制度，投入了大量的人力、物力卻效果不佳。目前，成人教育學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)在管理工作中的應(yīng)用較少，管理模式依然以手工管理為主，工作量大、準(zhǔn)確率低，很多工作重復(fù)，導(dǎo)致工作效率不高，在信息化層面的體現(xiàn)僅僅是簡單的注冊表、審批表和成績登記表等簡單的表格，無法體現(xiàn)管理工作的信息化。對于學(xué)籍檔案管理，必須從頭收集材料，層層把關(guān)，嚴(yán)格遵循管理流程，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)建先進(jìn)的管理模式。

三、改進(jìn)高校成人教育學(xué)籍管理工作的對策

（一）提高管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力。為適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需要和適應(yīng)學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展，規(guī)范檔案管理的各個流程，更好地開發(fā)和利用檔案信息，為學(xué)校建設(shè)服務(wù)，必須要提高管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力。成人教育的學(xué)籍檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，所以檔案管理人員必須有相關(guān)的專業(yè)知識，并且有較強的責(zé)任感和積極性，能夠嚴(yán)謹(jǐn)對待每一項工作。首先，檔案管理人員不僅要有檔案方面的專業(yè)知識，還需要學(xué)習(xí)社會科學(xué)和自然科學(xué)方面的知識，不斷學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)素養(yǎng)，熱愛工作，忠于職守，保證工作順利進(jìn)行，全心全意為學(xué)生服務(wù)。其次，檔案管理人員還必須要有良好的工作作風(fēng)，否則會給學(xué)校造成不可挽回的后果，必須要加強檔案管理人員的道德素質(zhì)，政治上要可靠。最后，還需要穩(wěn)定檔案管理工作隊伍，不要輕易進(jìn)行部門調(diào)動，確保工作的完整性。隨著時代的發(fā)展，要求檔案管理人員具有相關(guān)的計算機技術(shù)，以夠適應(yīng)社會的需求，培訓(xùn)管理人員的信息化管理技能，提高檔案管理工作的效率。

（二）建立完善的檔案管理制度。保障各項工作有序開展的前提是建立科學(xué)合理的管理制度，成人教育學(xué)籍管理工作同樣需要建立相關(guān)的檔案管理制度。首先，需要依據(jù)教育部的相關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合國家開放大學(xué)的實際教育情況，針對學(xué)籍檔案的收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交等相關(guān)內(nèi)容，建立完善的管理制度流程，不僅體現(xiàn)出相關(guān)的政策，還能滿足學(xué)校的發(fā)展需求，使學(xué)籍檔案管理工作有據(jù)可依、有章可尋。讓每一位管理人員都要明確自己的工作職責(zé)，在每一項工作流程進(jìn)行時，制定相關(guān)的程序，或者用圖表的方式將自己的工作流程展現(xiàn)出來，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案材料的錄入、歸檔和整理，檔案存放時要明確分類，方便以后查閱檔案。其次，要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制定各類表格，保證紙張大小、字號、頁邊距和形式的統(tǒng)一，方便后續(xù)整理，在表格的填寫時，不能隨意涂改，保證所填信息的真實完整。對于學(xué)籍信息的修改也要嚴(yán)格制定修改制度，對于學(xué)生的個人信息，如姓名、身份證號碼等，原則上是不允許更改的，如必須修改，必須遵循以下原則，必須由學(xué)生本人填寫，提交《學(xué)籍變更申請表》;有公安機關(guān)提供的戶籍證明材料和復(fù)印件;嚴(yán)格審查材料的真實性;將申請交給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批簽字;將文件進(jìn)行備案;最后將同意修改文件發(fā)給學(xué)生，信息正確則可以修改。沒有監(jiān)督就沒有進(jìn)步，學(xué)校還應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的審查機制，對學(xué)籍檔案進(jìn)行定期的全面審查，嚴(yán)格區(qū)分不同檔案的類型，在審查檔案時，審查部門要嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督職能，對檔案的保存作出具體規(guī)定，確保檔案的真實性、完整性，避免學(xué)籍檔案丟失。

（三）提高現(xiàn)代化管理水平。國家開放大學(xué)作為以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、實施遠(yuǎn)程開放教育的新型成人教育高校，一直致力于探索現(xiàn)代科技與成人教育的深度融合，不斷推進(jìn)教育教學(xué)創(chuàng)新，提升辦學(xué)能力和教育質(zhì)量。因為函授學(xué)生處在不同的城市，學(xué)籍頻繁異動，加上成人教育招生劇增，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作繁瑣、不好管理，工作量不斷增加，傳統(tǒng)單一的管理模式無法滿足管理需要?，F(xiàn)代化管理技術(shù)是將學(xué)籍檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫，專門存放學(xué)籍檔案，例如新生錄取表、注冊登記表、成績單、畢業(yè)證書編號等，能夠通過計算機檢索，高效、準(zhǔn)確地獲取需要的檔案材料。建立以本部為中心的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，同時實現(xiàn)資源共享，讓檔案管理員和學(xué)員不受時間、地點的限制進(jìn)入學(xué)籍檔案管理信息進(jìn)行查詢，達(dá)到學(xué)籍檔案的高效利用。此外，學(xué)校要聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)工程師，加強學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的防火墻，避免不法分子盜取學(xué)籍檔案信息，以謀取非法利益，防止檔案信息泄露。隨著國家開放大學(xué)成人教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)校各方面和社會不同層面產(chǎn)生的教學(xué)信息的需求不斷增加，學(xué)籍檔案信息化的開發(fā)和利用是成人教育學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)，也是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的。

（四）保證檔案的真實性。成人教育學(xué)籍檔案管理工作涉及多個部門，必須要加大審查力度，要有部署、有落實、有檢查。需要全體檔案管理人員團結(jié)合作，仔細(xì)收集紙質(zhì)材料和電子材料，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)則制度，才能順利完成管理工作。如今，用人單位對學(xué)生的學(xué)籍檔案越來越重視，上面記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績和種種表現(xiàn)，所以學(xué)籍檔案對學(xué)生的評價必須具有針對性，實事求是記錄學(xué)生的行為、表現(xiàn)和綜合能力，不能全是空話、套話，起到對用人單位和學(xué)生發(fā)展的重要作用。為保證檔案質(zhì)量，實行學(xué)籍檔案管理層層負(fù)責(zé)的制度，以定期檢查或隨時抽查的形式檢查檔案的歸檔、組裝、保存、使用的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，維護檔案管理工作的嚴(yán)肅性，保證檔案材料的真實和完整。真實性是成人教育學(xué)籍的生命，學(xué)籍檔案管理部門要認(rèn)真監(jiān)督年級主任的鑒定填寫，發(fā)揮監(jiān)督職能，嚴(yán)禁學(xué)生或他人私自填寫，杜絕虛假行為，保證學(xué)籍檔案的真實性。

四、結(jié)語

綜上所述，成人教育學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)工作，隨著成人教育的不斷深入，對檔案管理工作提出了新的要求，要不斷完善學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度，加強管理人員的專業(yè)水平，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化，提高成人教育學(xué)籍檔案管理的綜合水平，推進(jìn)國家開放大學(xué)成人教育事業(yè)的發(fā)展。

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