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        高職院校檔案工作規(guī)范管理現(xiàn)狀分析

        2019-12-16 02:59:36戴婷婷
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年11期
        關(guān)鍵詞:檔案工作規(guī)范化管理高職院校

        戴婷婷

        【摘要】高職院校檔案管理工作的規(guī)范化開展關(guān)系到高職院校教育教學(xué)和人才培養(yǎng)工作的開展,與高職院校長期穩(wěn)定運(yùn)行存在直接的關(guān)聯(lián)。本文針對本地區(qū)五所高職院校檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查分析,明確當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀,并對檔案管理規(guī)范性不足的原因進(jìn)行了解析,提出優(yōu)化開展檔案管理工作的建議,以期能發(fā)揮高職院校檔案管理工作的效能,為高職院校人才培養(yǎng)工作的開展提供借鑒。

        【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案工作;規(guī)范化管理

        高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和時代的進(jìn)步使檔案的價值日益凸顯,對檔案工作提出了更高的要求,迫切要求檔案工作管理達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。近年來,隨著高職院校對檔案工作的重視程度不斷提升,目前檔案工作己經(jīng)取得一定的成果,但同時仍存在很多不容忽視的問題。高職院校檔案管理工作與一般的企業(yè)檔案管理存在明顯的差異,與其他本科院校檔案管理也有所不同,在開展檔案管理工作的過程中,要突出高職院校的特色,使管理工作能與高職院校的人才培養(yǎng)工作相適應(yīng),為高職院校人才培養(yǎng)工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)。所以基于高職院校檔案管理工作的特殊性,十分有必要針對檔案管理規(guī)范化開展進(jìn)行分析,促進(jìn)檔案資源優(yōu)勢的發(fā)揮,支撐高職院校人才培養(yǎng)工作的創(chuàng)新化發(fā)展。

        一、當(dāng)前高職院校檔案規(guī)范管理現(xiàn)狀

        在研究實(shí)踐中,對本地區(qū)五所高職院校開展檔案管理工作的基本情況進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段隨著檔案資源利用率的逐步提高,信息時代背景下信息資源優(yōu)勢相對較為明顯,高職院校在發(fā)展過程中已經(jīng)能基本上認(rèn)識到開展檔案管理工作的重要性,也針對檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了探索,各學(xué)校在檔案規(guī)范管理方面取得了差異化的成果,如構(gòu)建了檔案管理制度、明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范檔案管理流程等,檔案管理規(guī)范化水平明顯提高。但是縱觀當(dāng)前本地區(qū)五所高職院校開展檔案管理工作的實(shí)際情況,發(fā)現(xiàn)檔案管理不夠規(guī)范、檔案管理無序性的問題仍然較為明顯,無法制定統(tǒng)一的管理模式,檔案管理規(guī)范化不足的情況下管理效率偏低,檔案資源的優(yōu)化利用也受到嚴(yán)重的制約,要求能結(jié)合實(shí)際情況對檔案規(guī)范管理進(jìn)行探究,制定規(guī)范化管理方案,循序漸進(jìn)提高高職院校檔案管理的整體工作效能。

        二、高職院校檔案規(guī)范管理水平低的原因

        通過調(diào)查和訪談的方式,對高職院校開展檔案管理工作的基本情況進(jìn)行研究,明確了當(dāng)前高職院校檔案管理規(guī)范化水平偏低的原因,在研究實(shí)踐中對高職院校檔案規(guī)范化管理形成了更加科學(xué)系統(tǒng)的認(rèn)識。整合研究成果可以發(fā)現(xiàn),當(dāng)前高職院校檔案管理規(guī)范化水平低是多種因素共同作用的結(jié)果:

        (一)管理階層對檔案規(guī)范化管理缺乏正確的認(rèn)識。沒有從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)檔案管理工作,檔案管理制度建設(shè)不到位、工作人員責(zé)任意識不足,會對檔案管理工作的效率和效果產(chǎn)生影響,甚至制約檔案規(guī)范管理工作的開展。

        (二)基礎(chǔ)設(shè)施差,管理理念滯后。高職院校開展檔案管理工作的過程中,不重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),檔案管理理念存在滯后性,對信息技術(shù)的應(yīng)用較少,會影響檔案資源的優(yōu)化利用,對高職院校檔案規(guī)范化管理產(chǎn)生限制性影響。

        基于此,新時期應(yīng)該重新審視高職院校檔案管理工作的重要性,并逐步構(gòu)建完善的檔案管理工作體系,確保能彰顯高職院校檔案管理工作的整體效能,為學(xué)校人才培養(yǎng)工作和教育科研工作服務(wù)。

        三、高職院校檔案規(guī)范管理措施

        在高職院校開展檔案管理工作的過程中,應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀以及導(dǎo)致檔案管理規(guī)范性不足的原因制定相應(yīng)的檔案管理措施,對高職院校檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化,爭取能發(fā)揮檔案管理效能,為高職院校檔案管理工作的開展提供精準(zhǔn)化的服務(wù)。下面結(jié)合五所高職院校檔案管理工作的實(shí)際情況,針對檔案規(guī)范管理優(yōu)化措施進(jìn)行系統(tǒng)的探究。

        (一)領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)對檔案規(guī)范管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)人員要帶頭加強(qiáng)對高職院校檔案資源的規(guī)范管理,帶領(lǐng)檔案管理科室工作人員統(tǒng)一思想,嚴(yán)格要求自己,按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案規(guī)范管理工作,確保能積極吸收和借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新意識等,能與時俱進(jìn)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,營造和諧的檔案管理氛圍,在領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理科室工作人員的共同努力下推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化開展,為高職院校檔案資源在新時代社會背景下的優(yōu)化應(yīng)用創(chuàng)造條件。

        (二)構(gòu)建完善的高職院校檔案資源管理制度。檔案規(guī)范化管理工作的開展需要制度保障作用,在完善制度保障的支撐下,能實(shí)現(xiàn)對檔案資料的及時有效歸檔,切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新,進(jìn)而構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)體系,使高職院校檔案管理工作能真正達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。在工作實(shí)踐中,要對檔案管理制度體系進(jìn)行完善,促進(jìn)管理機(jī)制的貫徹落實(shí),按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度開展工作,使檔案管理呈現(xiàn)出科學(xué)化、有序化發(fā)展?fàn)顟B(tài),滿足高職院校檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。與此同時,要對檔案資料進(jìn)行細(xì)化和完善,增強(qiáng)檔案管理的層次性,基于整理分卷、分類歸檔等管理工作,循序漸進(jìn)地提高檔案資源的管理效果,優(yōu)化高職院校檔案資源的利用率,將規(guī)范化檔案管理納入高職院校重點(diǎn)工作日程體系中。

        (三)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高職院校檔案管理人才隊(duì)伍能為檔案管理工作的開展提供重要的人才保障和人才支撐,在高職院校探索檔案規(guī)范管理工作的實(shí)踐活動中,要認(rèn)識到人才素質(zhì)和人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性,并在這方面做出相應(yīng)的實(shí)踐探索。首先,學(xué)校要加大對高素質(zhì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,對現(xiàn)有人力資源進(jìn)行整合分析,并制定科學(xué)的進(jìn)修、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流方案,強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì),使他們能與時俱進(jìn)地引入先進(jìn)的理念開展檔案管理工作,構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理團(tuán)隊(duì),使檔案管理工作的開展能滿足學(xué)校檔案資源利用方面的需求。其次,要構(gòu)建完善的人才激勵體系,通過對高職院校檔案管理人員實(shí)施有效的激勵,使他們能以飽滿的精神狀態(tài)投入到檔案管理工作中,嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求開展檔案管理工作,使高職院校檔案管理工作能取得更加顯著的成果,突出整體檔案規(guī)范管理實(shí)效。

        (四)構(gòu)建信息化檔案管理體系。信息時代背景下,高職院校開展檔案規(guī)范管理工作的實(shí)踐活動中,要客觀解讀信息技術(shù)的應(yīng)用價值,并按照新時代背景下檔案資源優(yōu)化利用的要求,結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用按照檔案規(guī)范管理工作,實(shí)現(xiàn)電子化分類和歸檔的目標(biāo),引入現(xiàn)代化的檔案管理手段,為高職院校檔案資源的查詢和借閱創(chuàng)造便利。在構(gòu)建信息化檔案管理體系時,高職院校應(yīng)該堅(jiān)守規(guī)范檔案管理的思想,并在信息化檔案管理體系建設(shè)方面加大資源投入,對檔案管理信息化技術(shù)進(jìn)行開發(fā),探索信息化檔案管理平臺的建設(shè),確保能在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的支撐下實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化共享,切實(shí)突出高職院校檔案管理工作的效率和效果,增強(qiáng)高職院校檔案管理服務(wù)意識,為保障檔案資源的優(yōu)化利用奠定基礎(chǔ),加快高職院校人才培養(yǎng)工作進(jìn)程,維護(hù)高職院校實(shí)現(xiàn)長效化發(fā)展的目標(biāo)。

        四、結(jié)語

        綜上所述,對本地區(qū)五所高職院校檔案資源管理工作進(jìn)行分析,并結(jié)合出現(xiàn)問題的原因提出了切實(shí)可行的建議,不僅能促進(jìn)本地區(qū)高職院校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展,對于其他地區(qū)檔案管理工作的開展也能起到促進(jìn)作用,有助于為高職院校教育教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展提供有力支撐。

        【參考文獻(xiàn)】

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        [3]崔萍.高職院校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].信息與電腦(理論版),2019(06):203-205.

        [4]魏曉琳.大數(shù)據(jù)時代高職院校的檔案管理工作探析[J].蘭臺內(nèi)外,2019(07):15-16.

        [5]謝志勛.新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題[J].文教資料,2019(03):135-136.

        [6]費(fèi)燕.安徽省高職高專院校檔案工作規(guī)范管理評價指標(biāo)體系研究[D].安徽大學(xué),2017.

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