龔秀容

摘 要：檔案管理對于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展、人力資源管理等方面均有著極為重要的作用。唯有通過科學(xué)合理的操作方法以及技巧，才能保障檔案的有效性，從而發(fā)揮其真正價值。本文將著重針對檔案管理歸檔整理操作方法以及技巧進行探討，以期望能夠提升檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

基于工作性質(zhì)來劃分，檔案管理工作屬于服務(wù)性工種，直觀來講就是該工作不會創(chuàng)造出實際的物質(zhì)財富，通常也不會有非常顯著的成績，所以很容易被事業(yè)單位所忽視。但是，檔案對于事業(yè)單位發(fā)展以及人力資源管理等等方面均有著一定的作用，倘若未能做好這方面的工作，必定會影響到各項工作的開展?；诖?，研究檔案管理歸檔整理操作方法和技巧具有一定的現(xiàn)實意義。關(guān)于檔案管理歸檔整理操作方法和技巧，筆者有以下見解：

1 高度重視檔案資料收集

在整個檔案管理體系之中相關(guān)資料的收集是基礎(chǔ)工作，倘若在日常工作之中未能有效、及時、完整收集到相關(guān)的信息，那么在歸檔整理環(huán)節(jié)也就無法將檔案資料所記錄的相關(guān)信息真實、全面的反映出來;更加談不上為單位各項工作的開展提供有價值的參考?；诖?，必須高度重視檔案資料收集工作，且做到及時、完整、有效地進行收集。與此同時，建立并落實資料記錄制度，特別是檔案資料的收發(fā)文登記制度，進而為后續(xù)工作有序開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 關(guān)于檔案資料整理歸檔的判斷分析

嚴格按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中相關(guān)細則開展檔案整理歸檔工作，對于不符合條件的文檔資料必須進行刪除，其余資料則按照要求進行整理歸檔。因此，需要對不符合條件的資料進行有效判斷，具體如下：

第一，發(fā)文以及一些收文倘若存在重復(fù)的情況，需要進行刪除。第二，權(quán)責以外的資料，即上級單位或者是本級非隸屬單位，發(fā)給本單位的一些普發(fā)性且不需要進行辦理的文件材料，例如，獎勵、任免非辦單位工作人員的材料，并且只有參考作用的資料，可進行刪除;第三，還沒有正式生效的文件，不需要進行整理歸檔。

3 資料裝訂

第一，明確“單位”，在文件整理歸檔中常用“單位”是“件”，通常文件之間如果有著緊密關(guān)系，可將其裝訂成為一件。第二，裝訂文件需嚴格按照這些原則開展，即：正本與定稿為一件、原件與復(fù)制件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)文被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件、來文與復(fù)文可為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件。裝訂時，正本在前，定稿在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來文在后。第三，在實際裝訂過程中，相關(guān)文件必須保持整體對齊，為后續(xù)裝訂以及應(yīng)用提供便捷。還需注意的是：文件材料薄的（一般掌握在5頁以內(nèi)）一般采用粘貼的方法粘貼在左上角;如果文件頁數(shù)較多，建議采用“三孔一線”進行裝訂。

4 檔案歸檔分類

在對檔案進行歸檔分類過程中，可以將文件按其形成年度分類，具體分類方法如下：

第一，以落款實際時間為標準對資料進行分類。第二，倘若資料時間過長或者是跨年，那么通常是以資料完結(jié)的時間為標準進行分類。第三，每一“件”的分類必須要以第一份資料的時間為標準。第四，與會議相關(guān)的所有資料必須以會議時間為標準。第五，還有一些資料沒有確切的時間，通常需要對資料進行分析，然后按照年來進行分類。除按年度分類外，還可以按照保管期限和機構(gòu)（問題）進行分類。

5 歸檔排列

第一，通常要將同一保管期限、同一年度的文件排列在一起。第二，針對同一個保管期限之內(nèi)的資料，要將關(guān)聯(lián)性比較緊密文件排列在一起，而且該排列順序必要保持相對固定。第三，排列在一起的文件，需要按照時間或者其他標準對順序進行梳理以及排列。

6 資料編號

在完成上述工作之后，檔案資料需要進行編號，該環(huán)節(jié)是檔案管理工作的起點，其主要價值是讓檔案的排列或者是分類更加明顯。通過編號可以快速找到所需要檔案的位置，可為今后的管理以及實際應(yīng)用提供極大的便利。在實際編號過程中，主要的參考依據(jù)可以是分類方案，也可以是排列順序;在明確依據(jù)之后，需要在資料首頁上標明對應(yīng)的編號。對于歸檔章來講，需要設(shè)置全宗號、機構(gòu)（問題）、保管期限、年度、件號等項。

7 檔案裝盒

檔案裝盒就是將已經(jīng)整理好的檔案資料按照一定的順序裝到指定的檔案盒當中，且需要在盒脊、盒封面等地方，將相關(guān)資料填寫完整。在裝盒過程中，可從這些方面入手：第一，按照裝盒原則進行，即：裝盒時必須按照文件資料的編號順序?qū)⑵溲b入到檔案盒之中;同時必須確保以及反復(fù)核對與檔案資料歸檔文件目錄中國所標準的順序是否保持一致，不一致需要及時進行調(diào)整，從而保證通過文件目錄可以找到檔案資料。關(guān)于檔案資料的應(yīng)用，要堅持用完及時放回的原則，并由檔案管理人員按照資料號碼順序?qū)?yīng)放回，進而為以后應(yīng)用提供便捷。第二，檔案盒材質(zhì)，建議采用無酸紙檔案盒，并通過專業(yè)機構(gòu)進行訂購，以達到保障資料安全存檔的目標。第三，標注?；谙嚓P(guān)規(guī)定，通常在檔案盒的盒脊或者是底部填寫必備項目，例如，檔案盒號、保管期限、年度、全宗號、起止件號等。這里特別需要注意的是：第一份與最后一份的號碼一定要用“/”隔開。第四，備考表。關(guān)于備考表的完善，必須在所有檔案資料歸檔到檔案盒之中，再進行備考表填寫，具體包括：檔案整理人、檢查人、情況說明以及日期。

8 資料檢索

第一，關(guān)于檔案需要說明的相關(guān)內(nèi)容，具體包括：檔案所屬單位的性質(zhì)、單位概括以及在一定時間之內(nèi)單位資料歸檔整理的實際情況等。第二，關(guān)于目錄制作。嚴格按照檔案資料整理歸檔的相關(guān)規(guī)定對目錄進行制作以及打印，需要注意的是：紙張必須保持統(tǒng)一。第三，封面編寫，嚴格按照檔案資料的管理期限以及歸檔所注釋的內(nèi)容將其裝訂成冊。整個目錄，必須設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等必備項目。

綜上所述，對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作非常重要，而收集整理歸檔則是該工作開展的基礎(chǔ)。因此，科學(xué)、合理的整理歸檔將能夠保障檔案管理的有效性。在這里筆者也倡導(dǎo)大家必須要重視檔案管理工作，并善于結(jié)合工作實際需求，采用一些先進的管理方法以及技巧，這樣才能保障檔案能夠發(fā)揮其真正價值。

參考文獻

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