張淑慧

摘 要：在我國(guó)的企業(yè)和事業(yè)單位中，檔案管理工作一直是重點(diǎn)，因?yàn)闄n案具有文字、聲音、圖像的載體的價(jià)值，也是記載企事業(yè)信息的單元。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足工作需求，因此我們必須將檔案信息化管理提到日程上來(lái)，以電腦技術(shù)為支持，構(gòu)建全國(guó)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，希望能以此提高各單位的工作效率和準(zhǔn)確率，支持單位發(fā)展。筆者首先介紹了檔案管理信息化的概念，繼而給出了工作的創(chuàng)新辦法，希望能對(duì)檔案信息化管理發(fā)展作出自己的一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;辦公室檔案管理;創(chuàng)新研究

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理利用工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，在保證辦公室日常管理工作順利完成的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)提出更科學(xué)的改進(jìn)措施，改變?cè)械臋n案管理手段，不斷提高檔案管理利用的質(zhì)量水平，以便更加適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的要求。本文主要分析了企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案日常管理的基本內(nèi)容，以及為進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的工作效率而提出了一些相關(guān)的改進(jìn)措施，以此來(lái)推動(dòng)企業(yè)和事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量水平。

1 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化有三個(gè)主要特點(diǎn)：

1）它的工作步驟一定要遵守由上級(jí)部門和國(guó)家機(jī)構(gòu)建立的法律法規(guī)和各項(xiàng)條例。2）檔案管理信息化的工作內(nèi)容主要是將傳統(tǒng)方式記載的文件存檔轉(zhuǎn)化成電子版的文件檔案，信息化時(shí)代，其明顯的特點(diǎn)就是各個(gè)政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校和企業(yè)的實(shí)物存檔變成電子版檔案。3）檔案管理信息化比傳統(tǒng)檔案管理模式更具強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，易于保存和調(diào)用，使工作更方便。

2 信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

2.1 調(diào)整檔案收集方法，改善檔案收集途徑

在檔案社會(huì)化管理的收集環(huán)節(jié)中，以往收集范圍、收集渠道、收集要求與收集補(bǔ)充制度的規(guī)定都適用于現(xiàn)在的社會(huì)化管理模式，但在收集方式和收集重點(diǎn)上可以適當(dāng)加以調(diào)整，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案收集的不足。由于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的運(yùn)用，輔之以相應(yīng)的輸入輸出設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)檔案由實(shí)態(tài)到虛擬的轉(zhuǎn)變，使邏輯收集即信息收集成為可能。

2.2 完善辦公室檔案管理機(jī)制

科學(xué)的規(guī)章制度是高效工作的基礎(chǔ)與前提，鑒于目前我國(guó)機(jī)關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位中存在的影響辦公室檔案管理效率的因素，建立起一套科學(xué)有效的辦公室檔案管理機(jī)制是非常必要的。新時(shí)期，機(jī)制建立必須要突出體現(xiàn)時(shí)代性和創(chuàng)新性，不能僅僅復(fù)制以往的成熟經(jīng)驗(yàn)和既有體制，更加不能單純模仿舊有經(jīng)驗(yàn)。新時(shí)期構(gòu)建全新的辦公室檔案管理機(jī)制，必須要結(jié)合新時(shí)期的新特點(diǎn)和新要求，與實(shí)際工作緊密結(jié)合，最終目的就是要滿足實(shí)際工作要求，為事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。建立的規(guī)章制度，要科學(xué)合理、準(zhǔn)確細(xì)致、可操作性高、靈活程度高，要堅(jiān)決杜絕形式主義的滋生泛濫，拒絕讓規(guī)章制度流于形式，確保檔案管理工作的科學(xué)合理。同時(shí)，要重視辦公室檔案的電子化管理，盡量做到無(wú)紙化辦公與管理，構(gòu)建機(jī)關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化管理流程，堅(jiān)決執(zhí)行工作要求，建立起有效的應(yīng)急體制，確保在非常情況發(fā)生之時(shí)，能夠在短時(shí)間內(nèi)讓檔案管理工作回歸正軌。為了完成這一目的，檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理是必不可少的。

2.3 隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容多、任務(wù)重，是一項(xiàng)技術(shù)性極強(qiáng)的任務(wù)。那么想要承擔(dān)這樣艱巨的工作任務(wù)，企業(yè)和事業(yè)單位就要不斷強(qiáng)化管理人員的專業(yè)技能。一方面，在人員分配環(huán)節(jié)中，堅(jiān)持選用檔案管理知識(shí)豐富的員工，并在工作中實(shí)施績(jī)效考核，利用責(zé)任劃分原則，確定工作性質(zhì)和工作流程，強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí)。對(duì)于能力優(yōu)秀的管理人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于能力不足的員工及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。另一方面，在管理人員的培訓(xùn)上，企業(yè)和事業(yè)單位要根據(jù)考核情況，建立培訓(xùn)計(jì)劃，定期安排專業(yè)的技能培訓(xùn)，無(wú)論是管理技能還是信息技術(shù)的掌握，都要進(jìn)行合理的培訓(xùn)安排。尤其在管理人員的信息技術(shù)水平提升上，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)和專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，強(qiáng)化員工的電子信息技術(shù)掌握能力，讓每一個(gè)管理人員都能熟練地操作信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子信息化管理的全面落實(shí)。

2.4 優(yōu)化檔案的管理體系以及流程

企業(yè)和事業(yè)單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強(qiáng)企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的流程。目前各地區(qū)的企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，隨意性非常大，對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)區(qū)域之間的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理者的工作態(tài)度和水平，真正按照公司制定的管理制度進(jìn)行自我約束，以良好的工作態(tài)度開(kāi)展工作，才能不斷提高工作質(zhì)量。例如，根據(jù)文件的分類，可以通過(guò)不同的方法進(jìn)行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會(huì)不斷歸屬，這種文件管理系統(tǒng)比較完善，提高工作效率，會(huì)給企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)幫助。但事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的文件管理制度，不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)人有效地實(shí)行管理，不僅可以規(guī)范事業(yè)單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各企業(yè)和事業(yè)單位的共享工作。

2.5 資源開(kāi)發(fā)

伴隨著信息技術(shù)的不斷滲透，企業(yè)和事業(yè)單位工作開(kāi)始進(jìn)入信息化時(shí)代。而信息化時(shí)代的到來(lái)也意味著傳統(tǒng)的人工信息錄入、資料保存、信息查找已成為歷史。電子信息平臺(tái)的建立和使用成為當(dāng)代檔案管理的主旋律。首先，在管理設(shè)備的應(yīng)用上，企業(yè)和事業(yè)單位要在意識(shí)上明確檔案管理工作的重要性，積極引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，讓信息的錄入、維護(hù)、查詢變得更加快捷方便，加強(qiáng)各部門之間的信息溝通，減少不必要的智能交叉，有效提高各部門的工作效率。其次，在資料的更新維護(hù)上，借助電子平臺(tái)系統(tǒng)，進(jìn)行定期的材料數(shù)據(jù)更新，尤其是對(duì)于黨員材料、干部履歷、培訓(xùn)檔案、考核記錄等數(shù)據(jù)隨時(shí)錄入，隨時(shí)更新，方便資料的查詢和使用。最后，在資料的安全保護(hù)上，制定規(guī)范化的平臺(tái)使用制度，做到安全登錄、資料保密。從系統(tǒng)使用的角度確保信息的私密性和安全性。與此同時(shí)，檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，對(duì)可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞及時(shí)排查，確保檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。

3 結(jié)語(yǔ)

我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位都離不開(kāi)檔案管理，因此檔案管理方法必須與時(shí)俱進(jìn)，即將傳統(tǒng)紙質(zhì)記載檔案轉(zhuǎn)化成信息時(shí)代的電子版檔案，然后依照網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建全國(guó)一體化的檔案信息平臺(tái)，使得文檔的上傳、保存、查詢都更方便快捷。新時(shí)代的檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新精神，更需要專業(yè)技能和職業(yè)精神的支持。

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