張輝

【摘 要】檔案管理作為機關單位工作中的一項重要內容，通過加快檔案管理信息化建設，可以最大限度節(jié)省人力與物力的消耗，促使檔案管理更加完整與規(guī)范，為今后檔案資料的利用奠定了良好基礎。但是當前機關單位在檔案管理中還有很多問題，尤其是對信息技術的作用發(fā)揮不充分，不利于提升檔案管理的質量與效率，也為機關單位各項工作的順利開展帶來了不利影響?；诖吮疚膶⒑喪鰴C關單位檔案管理信息化建設中的問題，并提出了機關單位檔案管理信息化建設的策略。

【關鍵詞】機關單位;檔案管理;信息化建設;對策

一、機關單位推進檔案管理信息化建設的重要作用

機關單位檔案管理的信息化建設，即是指在開展檔案管理工作時，將以實體檔案為重點管理內容的模式轉變?yōu)橐孕畔⒒问降臋n案管理模式，以便于提升檔案管理的便捷性與實用性，為機關單位提供更加優(yōu)質的服務，促進檔案管理工作的全面發(fā)展。在建立健全檔案管理體系的過程中，檔案管理部門應該結合信息技術手段的合理應用，創(chuàng)新檔案管理工作的研究與合理分析，便于日后對單位檔案管理的保存與查詢等，進而不斷提升檔案管理的整體工作質量，完善信息化檔案管理體系。故此，機關單位應該高度重視檔案管理信息化建設的重要意義，并從多渠道完善信息化建設體系，建立健全檔案管理模式，促進檔案管理的長遠發(fā)展，確保機關單位提供信息資源支持。

二、分析當前機關單位信息化檔案管理中存在的不足

2.1機關單位檔案管理缺少實用型人才

毋庸置疑，人才作為社會生產的第一生產力，檔案管理人員在機關單位的檔案管理中占據著至關重要的地位，其自身的工作水平與工作能力等直接影響著檔案管理的工作效率。為了確保管理部門能夠提升檔案管理的信息化水平，檔案管理者既要全面掌握檔案管理的基本工作流程，還要熟練應用信息化技術操作方法，如可以獨立、熟練地操作信息化技術與設備等。然而，當前機關單位的檔案管理人員并未對檔案管理部門的培訓工作高度重視，一些檔案管理者仍然慣用紙質檔案管理模式，無法將信息化技術與檔案管理工作進行有效融合。除此之外，一些檔案管理者在實際工作中仍然著態(tài)度怠慢、不等問題，無法真正落實檔案管理信息化建設，在工作中缺少專業(yè)性與責任感，嚴重制約著檔案管理工作的發(fā)展，限制了檔案管理機構工作水平的提升。

2.2檔案管理信息化建設環(huán)節(jié)不夠完善

機關單位的檔案管理信息化建設存在滯后性，缺少規(guī)范統(tǒng)一性。在眾多機關單位檔案管理的信息化建設中，檔案管理軟件并未實現(xiàn)通用與協(xié)調統(tǒng)一，系統(tǒng)性、連接性較差，無法實現(xiàn)信息資源的共享。一般來說，檔案管理無法借助于一個管理軟件進行檢索文件與管理檔案信息，同時由于檔案管理工作內容復雜繁多，使得機關單位的檔案信息化電子建設困難重重。

2.3機關單位檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)范

現(xiàn)階段，各個機關單位高度重視檔案管理信息化建設，但是在信息化系統(tǒng)建設過程中，多數機關單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼容性、適應性較差，難以利用同一個部門的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段機關單位檔案管理內容越來越多，工作流程越來越復雜，機關單位檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題，制約了檔案信息化電子化進程，使得檔案資源難以實現(xiàn)共享，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應有的價值。

2.4未建立有效的檔案數據庫

以往的檔案管理工作僅僅是對于檔案信息資料的搜集和錄入，對于現(xiàn)階段檔案工作而言，如何從檔案資料中挖掘出更有價值的信息已經成為檔案管理工作的核心，而建立有效檔案數據庫對信息檔案知識挖掘來說，既是必要環(huán)節(jié)，也是關鍵環(huán)節(jié)。但是我國的機關單位普遍還未建立適合自身的檔案數據庫，因此很難為后期的檔案資料知識挖掘提供幫助

三、提升機關單位檔案管理信息化建設的對策

3.1加強檔案管理人才引進和培養(yǎng)

有道是巧婦難為無米之炊，檔案管理的信息化建設離不開檔案人才的引進和培養(yǎng)，所以機關單位要在加大力度對現(xiàn)有員工進行培養(yǎng)的同時，還要加強對于檔案人才的引進工作。具體而言，機關單位可以建立內部競爭機制，按照業(yè)務能力和掌握新技術的水平擇優(yōu)選拔檔案部門的主管領導。與此同時，機關單位還要加強對于現(xiàn)有人員的招聘工作，確保以后招聘的新入職員工的綜合素質能夠滿足信息化建設的要求。此外機關單位還應當定期邀請行業(yè)專家和導師對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，從而提升檔案管理部門的整體實力，促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。

3.2增強檔案管理人員的專業(yè)技能，促進檔案管理信息化的嫁接與移植

一直到目前為止，我國大部分的機關單位依然使用傳統(tǒng)的方式進行建設，很多機關單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會的不斷發(fā)展，我國機關單位中的檔案不僅數量越來越多，而且種類也逐漸地開始了變化，機關單位的管理人員應當找到新型的管理手段來進行檔案管理，全面提高管理人員的認識水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設的重要性。

3.3實行新型檔案數字化管理模式

檔案管理數字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲為主要，把紙質檔案利用掃描儀、照相機等設備數字化轉變，再存儲到電腦當中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數字化文檔轉變?yōu)橥暾晟频臄底只瘷n案資料庫，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等，方便以后的搜索和查找[2]。這種新型的檔案數字化管理方法的推進，在傳統(tǒng)紙質檔案管理上更好的實現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時間，提升機關單位的工作實效。

3.4注重檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息資源建設是檔案信息化建設必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進行全部檔案的建設，對機關單位中各部門之間分散的信息進行整理。檔案資料的整理應該在“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理體制之下實現(xiàn)現(xiàn)有的國家檔案資源的有效配置，方便適應檔案資源的社會共享。其次，利用數字化對檔案資料進行處理，保證實體的紙質檔案資料全部的轉變?yōu)閿底只畔①Y料，對于相應的圖片，需要采用技術性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據電腦信息化管理平臺再對檔案信息進行分門別類，盡量運用最簡單的方式呈現(xiàn)出相關檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

四、結束語

隨著近代社會互聯(lián)網的廣泛發(fā)展以及在新時代下對管理檔案發(fā)展的要求不斷提高的新形勢下，機關單位檔案管理的工作也逐步得到向技術化和信息化方向發(fā)展。所以加強機關單位檔案管理信息化建設是趨于一種必然的形勢。只有打破傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷地創(chuàng)新和改革機關單位的檔案管理信息化建設，才能使機關單位檔案管理的水平和服務的效率得以提升，使檔案管理工作能夠得到與時俱進地發(fā)展和適應這個時代發(fā)展的潮流。

【參考文獻】

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