Discussion on the File Management of Enterprise Technology Reform Projects

YANG Xue-hong

摘要：技改項(xiàng)目檔案資料是指從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、建設(shè)、投產(chǎn)、竣工等階段形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、影音、照片、圖片等文件材料。它是與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的所有活動(dòng)的真實(shí)記錄，是伴隨著項(xiàng)目進(jìn)程產(chǎn)生、收集、鑒別、整理、歸檔的。因此，檔案管理工作成為項(xiàng)目建設(shè)過程中一項(xiàng)繁雜且又非常重要的工作。本文從企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)、現(xiàn)存的問題等方面進(jìn)行了分析，提出做好檔案工作的一些思路和建議，希望能為相關(guān)人員提供一些幫助。

Abstract： File of technical transformation projects refer to documents， drawings， charts， videos， photographs， pictures and other documents with preservation value formed from the stage of project proposal， project establishment， construction， production and completion. It is a true record of all activities related to project construction， generated， collected， identified， organized and archived along with the project process. Therefore， file management has become a complicated and very important task in the project construction process. This paper analyzes the characteristics of file management of enterprise technological transformation projects and existing problems， and puts forward some ideas and suggestions for doing file management work， hoping to provide some help for relevant personnel.

關(guān)鍵詞：技改;項(xiàng)目檔案;管理;探討

Key words： technical transformation;project archives;management;discussion

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2019）32-0061-02

0? 引言

企業(yè)技改項(xiàng)目檔案資料真實(shí)記載了技改項(xiàng)目的全部實(shí)施過程，是國家相關(guān)部門鑒定技改項(xiàng)目執(zhí)行情況和工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)，也是構(gòu)成企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證。根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，“未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。此文頒布后，各行業(yè)陸續(xù)頒發(fā)了關(guān)于檔案驗(yàn)收的相關(guān)管理規(guī)定，強(qiáng)調(diào)了檔案在經(jīng)營工作中的重要性。但是在實(shí)際工作中，由于檔案工作在經(jīng)營工作中不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，容易被管理者所忽視，很多單位的檔案資料都是項(xiàng)目竣工后才去收集、補(bǔ)充、完善，這樣做出來的資料不能真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)情況，會(huì)給企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備維護(hù)、廠房改擴(kuò)建等活動(dòng)帶來很多麻煩。筆者通過親身參與項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)來談?wù)剻n案管理方面的一些感受。

1? 技改項(xiàng)目檔案管理的概念和特點(diǎn)

技術(shù)改造是指企業(yè)采用先進(jìn)、適用的技術(shù)，對生產(chǎn)設(shè)施及相應(yīng)的配套設(shè)施進(jìn)行改造、更新，以達(dá)到調(diào)結(jié)構(gòu)、增產(chǎn)量、增品種、促進(jìn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)換代、改善勞動(dòng)條件、提高經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益等目的的固定資產(chǎn)投資活動(dòng)。（以下簡稱 “技改”）項(xiàng)目檔案包含從提出→立項(xiàng)申請→可研→初步設(shè)計(jì)→地質(zhì)勘探→廠房設(shè)計(jì)→規(guī)劃→招投標(biāo)→施工→監(jiān)理→設(shè)備采購→生產(chǎn)調(diào)試到竣工投產(chǎn)全過程中所形成的有價(jià)值的文字、圖紙、聲像等電子和紙質(zhì)載體的文件資料。

企業(yè)技改項(xiàng)目建設(shè)周期長、涉及的專業(yè)多、部門多、環(huán)節(jié)復(fù)雜，是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的系統(tǒng)工程。技改項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)記錄， 是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提條件之一，企業(yè)只有通過了檔案驗(yàn)收，才能進(jìn)行項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。而且項(xiàng)目后續(xù)的運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技術(shù)評(píng)估等工作也需要檔案做支撐?？梢娖髽I(yè)檔案管理工作之重要，必須引起企業(yè)管理者足夠的重視。

2? 企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問題

筆者為了能更好了解行業(yè)內(nèi)技改項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問題，特地制作了檔案管理調(diào)查問卷，于2019年9月，通過微信“問卷星”小程序發(fā)放給項(xiàng)目相關(guān)工作人員和行業(yè)內(nèi)從事技改工作的管理人員。檔案工作調(diào)查問卷主要是調(diào)查與工作相關(guān)的因素，包括：管理者對檔案重視程度、檔案管理部門參與工作程度、檔案管理方式、檔案管理制度、檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。同時(shí)也參考員工年齡、性別、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱、工作年限等因素。本次回收調(diào)查問卷53份，有效問卷50份。

2.1 企業(yè)對檔案管理工作重視程度不夠

調(diào)查統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，只有40%單位設(shè)置了專門的檔案管理部門，有專業(yè)的檔案室，配備了檔案工作人員，制定有管理制度;還有60%的單位沒有檔案室，檔案工作人員是兼職且不固定，大多數(shù)都是在項(xiàng)目竣工后才臨時(shí)抽調(diào)人員進(jìn)行檔案整理，很多資料都是現(xiàn)補(bǔ)，不具備保存價(jià)值和參考作用。這樣后補(bǔ)資料的做法看似滿足了檔案驗(yàn)收的需要，但給未來工作制造了麻煩。

2.2 檔案管理部門參與項(xiàng)目工作的主動(dòng)性不夠

調(diào)查顯示，96%的單位檔案管理部門都是等各部門交資料，3%的單位檔案管理部門工作人員到一線去是因?yàn)轫?xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)了問題，必須要檔案管理部門去溝通，只有1%的單位檔案工作人員經(jīng)常參與到項(xiàng)目建設(shè)，對檔案工作中出現(xiàn)的問題能給予正確的指導(dǎo)。

企業(yè)技術(shù)改造項(xiàng)目建設(shè)周期長，環(huán)節(jié)復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)，形成的資料多。有的項(xiàng)目建設(shè)周期長達(dá)數(shù)年，加之人員更迭，檔案管理部門如果不全程參與到一線進(jìn)行指導(dǎo)，不制定檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，容易造成項(xiàng)目過程文件分類不清、歸檔資料不完整的情況，嚴(yán)重影響檔案案卷質(zhì)量。比如施工過程中的變更，就要及時(shí)簽發(fā)變更通知單，并在施工圖上進(jìn)行標(biāo)注，如果當(dāng)時(shí)不標(biāo)注，就會(huì)產(chǎn)生實(shí)際情況與圖紙不符;有的施工單位根本不懂檔案分類，為完成給建設(shè)單位交資料，給施工圖直接蓋上竣工章冒充竣工圖，以上這些做法給企業(yè)未來改擴(kuò)建活動(dòng)埋下了隱患。

2.3 檔案管理方式

調(diào)查顯示，目前只有20%的單位啟用了檔案管理軟件，利用信息化手段來管理和利用檔案資料，這樣做可以手續(xù)簡化，提高工作效率，還能便于管理者決策工作。另外80%的企業(yè)，檔案管理工作還停留在紙質(zhì)載體的收集整理階段，沒有使用信息化設(shè)備和軟件進(jìn)行管理。

2.4 檔案管理制度不完善

調(diào)查顯示，92%的企業(yè)都制定了檔案管理制度，但因制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，執(zhí)行過程沒有考核，對內(nèi)對外沒有獎(jiǎng)懲的制約。施工單位為追求工期、降低成本，歸檔資料質(zhì)量不高。內(nèi)部技術(shù)人員為自己工作方便，私自保存原版的設(shè)備說明書、線路圖等資料，這樣分散保存極易造成資料的損失和丟失，尤其是設(shè)備儀器的說明書和圖紙資料只有一份，一旦丟失就無法彌補(bǔ)，會(huì)給企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)帶來很多不便。

2.5 企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

一個(gè)單位檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的高低直接反映單位檔案管理水平的高低。調(diào)查顯示，98%的檔案工作人員普遍沒有經(jīng)過檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，只是經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗工作。不懂技術(shù)，更不懂項(xiàng)目各專業(yè)的流程，無法對項(xiàng)目檔案起到指導(dǎo)作用。本章依據(jù)調(diào)查問卷內(nèi)容整理分析了目前企業(yè)項(xiàng)目檔案管理流程中存在的問題。

3? 做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

針對以上調(diào)查中出現(xiàn)的問題，筆者結(jié)合自身參與項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)提出一些意見和建議，希望能給檔案工作人員一些幫助。

3.1 提高認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

隨著國家和上級(jí)機(jī)關(guān)對技改項(xiàng)目檔案的要求越來越高，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目相關(guān)人員必須提高認(rèn)識(shí)，除了需要建立一套完整的技術(shù)改造項(xiàng)目檔案管理制度和流程外，還應(yīng)將檔案管理納入公司的內(nèi)外部績效考核體系，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行打分。

3.2 檔案管理人員要參與項(xiàng)目建設(shè)一線，提升檔案管理水平

檔案管理人員應(yīng)改變以往被動(dòng)的工作方式，主動(dòng)到技改項(xiàng)目建設(shè)一線進(jìn)行指導(dǎo)。通過檔案管理人員親身參與到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如：經(jīng)常性召開檔案協(xié)調(diào)會(huì)議、面對面給兼職資料員輔導(dǎo)，確保檔案管理和項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，使項(xiàng)目檔案做到完整、準(zhǔn)確、有序、高效、系統(tǒng)、安全。檔案部門還可以通過公司簡報(bào)、微信公眾號(hào)等平臺(tái)普及檔案知識(shí)，通過開展形式多樣的活動(dòng)，讓員工親身參與到其中，能起到事半功倍的效果。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化進(jìn)程

隨著信息化飛速發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為未來發(fā)展趨勢。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要改變以往的思維模式，適時(shí)引進(jìn)適合公司檔案管理的軟硬件設(shè)備，檔案部門按照員工工作職責(zé)設(shè)立查閱權(quán)限，這樣既簡化了繁瑣的借閱手續(xù)，提高了工作效率，便于員工隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)上傳下載檔案資料，又利于檔案的二次開發(fā)和利用。

3.4 強(qiáng)化檔案管理機(jī)制

技改項(xiàng)目建設(shè)周期長，專業(yè)分工復(fù)雜，產(chǎn)生的過程文件多。一旦技改項(xiàng)目確定建設(shè)，檔案管理部門就要參與項(xiàng)目工作，與乙方單位（設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)備廠家）簽訂的合同中就要明確其應(yīng)承擔(dān)的檔案職責(zé)，要對移交資料的時(shí)間、版本、數(shù)量等都做出明確要求，并要在合同中明確預(yù)留出一部分檔案保證金，這樣才能確保整個(gè)項(xiàng)目的檔案資料完整準(zhǔn)確。在項(xiàng)目執(zhí)行的重要節(jié)點(diǎn)，檔案工作人員要參與現(xiàn)場工作。例如：設(shè)備儀器開行、安裝調(diào)試、培訓(xùn)和驗(yàn)收階段行成的文字資料要?dú)w檔保存;廠房建設(shè)的重要階段要進(jìn)場與乙方溝通檔案收集事宜，解答相關(guān)問題;竣工驗(yàn)收交付資料階段，建設(shè)單位要組織專業(yè)技術(shù)人員對資料進(jìn)行審核，對不符合要求的打回重做，直至符合檔案要求。

3.5 加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

公司要建立健全培訓(xùn)機(jī)制，通過多種方式開展檔案的培訓(xùn)和教育，檔案工作人員經(jīng)培訓(xùn)、考試合格后方可進(jìn)入工作崗位。人力資源部設(shè)立績效考核體系，將員工工作表現(xiàn)與績效掛鉤，每個(gè)月由檔案部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核，做到獎(jiǎng)懲分明。對工作表現(xiàn)好，勤于學(xué)習(xí)的檔案工作人員，公司可以提供外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì);對工作業(yè)績差的檔案工作人員則實(shí)行輪崗和降低崗位工資的辦法，促使其增強(qiáng)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，不斷提高檔案管理工作水平。

4? 結(jié)束語

檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中是非常重要的一項(xiàng)工作，但是目前各單位的檔案工作還普遍存在著問題。為此，企業(yè)管理者應(yīng)該給予足夠的重視，項(xiàng)目管理部門應(yīng)該進(jìn)一步完善相關(guān)制度，將考核機(jī)制納入項(xiàng)目建設(shè)中，負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期給相關(guān)人員打分，對工作完成好的單位和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，對表現(xiàn)差的單位和個(gè)人提出批評(píng)和懲罰，對批評(píng)教育后仍不能勝任工作的檔案工作人員，可調(diào)離崗位，直至其能勝任工作。項(xiàng)目相關(guān)職能部門也要緊密配合檔案管理部門，配備兼職資料員，按照檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)開展日常管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的通知檔發(fā)【2006】2號(hào).

[2]高慶收.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理[J].陜西檔案，2008（3）.

[3]何曉梅.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作解析[J].機(jī)電兵船檔案，2009（4）.

[4]周艷.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量控制策略研究[J]機(jī)電兵船檔案，2007（1）.

[5]石麗.論固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].機(jī)電兵船檔案， 2010（3）.

[6]DA/T28-2002，國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

[7]魏長星，王維鋒，張慶華.業(yè)主方項(xiàng)目的檔案管理[J].城建檔案，2008（9）.

[8]劉海波.合同管理強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的做法[J].中國檔案，2010（9）.

作者簡介：楊雪紅（1971-），女，陜西商州人，碩士，經(jīng)濟(jì)師，保密辦主任，研究方向?yàn)槠髽I(yè)項(xiàng)目管理。