陳思成

【摘 要】伴隨高等教育的迅速發(fā)展，教務管理工作在高校作用日益凸顯。因此教學管理制度的改革創(chuàng)新更需要一支高水平的教務員隊伍。教務員作為院系、教師、學生之間的重要紐帶，其職能是否能夠有效發(fā)揮高校教學工作順利開展有著重要意向。教學秘書工作的持續(xù)健康發(fā)展，離不開完善合理的教務秘書選拔機制，健全教務秘書隊伍的培訓機制。為教務秘書提供合理的發(fā)展通道，促進高校教務員工作積極性，為教學管理制度的改革創(chuàng)新提供動力。

【關鍵詞】教務管理;教務秘書;現(xiàn)狀;發(fā)展

中圖分類號： G647.3文獻標識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）32-0177-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.32.083

當前伴隨著高等學校深化教育體制改革的不斷推進，加強高校質(zhì)量建設的主體地位，實在組織教學、落實教務計劃、分配教學資源、收集教學訴求、協(xié)調(diào)教學管理等工作，保日常教學的順利進行，發(fā)揮著日益重要的作用。但目前教務秘書普遍出現(xiàn)的職業(yè)倦怠現(xiàn)象以及工作不受重視、發(fā)展受阻及缺乏合理的培訓通道等現(xiàn)狀確日益影響著教務秘書工作人員的穩(wěn)定性和工作積極性，在一定程度上對教學管理制度的改革創(chuàng)新產(chǎn)生了阻礙。

1 教務秘書工作特點

1.1 內(nèi)容多樣、頭緒繁雜、服務范圍廣

作為院系教育教學工作最直接的組織者、管理者和參與者，工作內(nèi)容多樣、頭緒繁雜、服務范圍廣是主要特點。相關工作涉及學籍管理、教學檔案管理、培養(yǎng)方案制訂、任課教師安排、課表制定、各類考試安排與成績修改、教師教學工作量和科研工作量核算，及各類教學相關競賽等，事無巨細，繁雜瑣碎。教務秘書工作有著管理和服務的雙重要求。通過為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務來保證教學管理正常有序地運行。要做到解教師之急，解學生所難，通過做好服務推動教學管理工作的進行，兩者相輔相成，相互促進。

1.2 時效性

教務秘書工作常涉及學生的考試安排、課程替換、課程審核、選課管理、實習計劃安排等，這都要求在限定時間內(nèi)及時完成，以以防影響學校和學院整體教學計劃安排以及學生的成績級畢業(yè)。

1.3 掌握政策靈活性

各高校靈活的教育管理規(guī)章制度都是緊緊圍繞國家和地方的教育方針政策制定的。教務秘書必須靈活掌握才能在教學管理中按照政策指示，做好相關工作。在堅持具原則之外，需堅持人文關懷。如教師突發(fā)性疾病、學生因病休學、受傷免修相關課程、學生自主降級等，需堅持“以人為本”的理念，辦理好相關手續(xù)。

1.4 教學事件的突發(fā)性

教學秘書工作中教學事件的突發(fā)性常有發(fā)生。大到學生的突然受傷，小到一次簡單的調(diào)課都需要及時的解決。相關類似的狀況一旦發(fā)生，就需要準確、及時、合理的解決問題，盡可能降低不良影響，杜絕和防止教學事故的發(fā)生。這就要求教務秘書在工作實踐中掌握處理應急事件的方法，不斷總結(jié)、積累經(jīng)驗，提高教務管理水平和成效。

2 教務秘書工作現(xiàn)狀

2.1 缺少相關的專業(yè)背景和系統(tǒng)的教育

伴隨高等教育改革不斷深入發(fā)展，高校招生規(guī)模不斷擴大，教務秘書面臨著更多新挑戰(zhàn)。如果缺乏相關的專業(yè)背景，往往會碰到難以理解的學科及專業(yè)問題，因此也就很難在專業(yè)課程建設和教材建設過程中發(fā)揮作用。大家對教務秘書的工作認識是繁瑣、簡單的事務性的工作。對該崗位的職業(yè)認知仍停在不需要任何的管理理念便可以做的層面上。加之對教務秘書隊伍的重視程度不夠，缺乏對教務秘書的科研要求，忽視對教務秘書的培訓。直接導致了教務秘書在繁忙的工作中忽視自身的提升。教務秘書從開學到學期結(jié)束，從上班到下班都要處理各種學生學習相關事務，部分教務秘書還兼職行政事務，都導致培訓時間缺乏。

2.2 缺少激勵機制和工作激情

教務秘書職稱、職務晉升通道相對狹窄，與輔導員和機關職員相比缺少更加直接的晉升路徑。當前多數(shù)教務秘書有學歷，但缺乏單獨的職稱評定制度，職稱評審往往與機關行政人員一起參加，競爭處于劣勢。甚至出現(xiàn)評上副高領取的還是科員檔次津貼的情況。在職務晉升方面，機關行政人員上升的空間比較大，而很多教務秘書晉升通道狹窄，嚴重挫傷了他們的工作積極性。由于教務工作繁雜，很多的教務秘書在工作中只是單純的應付工作，這種消極的情緒和懶散的狀態(tài)，在一定程度上影響教務秘書整體工作能力提高。

2.3 高校教務秘書頻繁更換，隊伍不穩(wěn)定

教務秘書所在的系部和自己的專業(yè)缺乏共通性，教務秘書工作成為了過渡工作，一旦有選擇，就會選擇辭其他部門工作。全天坐班的制度，事務的繁雜、枯燥，工作量大，涉及范圍廣，工資待遇相對較低，在職稱評定、職務晉升和科研項目等方面得不到重視，造成了人員流動比較大。教務秘書頻繁的更換間接地影響了教學管理質(zhì)量。

3 高校教務秘書工作發(fā)展展望

3.1 提高對教務秘書工作重要性的認識

教務管理工作是專業(yè)性、系統(tǒng)性很強的工作，是高校的重要中心工作之一。教務秘書崗位更是系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，是具體工作的執(zhí)行者。這就要求教務秘書要有強烈的事業(yè)心，高度的責任感以及極大地耐心，要保持積極樂觀的情緒，寬松的心理，積極加強與各個部門之間的配合。提高高效的溝通協(xié)調(diào)方式從而形成明確目標、一致步調(diào)的局面。要不斷地提高了自身的認知能力和創(chuàng)新能力，保證能夠積極主動開展有成效的工作，實施計劃管理和質(zhì)量管理。

3.2 加強后備人才儲備

院系需推動雙崗位制度的建立，積極采用老人帶新人的辦法，在具體的工作實踐中帶動新進教務秘書工作能力和管理水平的快速提升，因此可以有效的解決因人員頻繁調(diào)動和教務秘書轉(zhuǎn)崗等狀況而導致教務秘書崗位真空現(xiàn)象。有效的連接先后工作，增強相關工作持續(xù)穩(wěn)定性。

3.3 建立對教務秘書崗位職責的有效制度設計

各管理部門在多項業(yè)務領導教務秘書，同樣受崗位層次職責定位所限，導致了了教務秘書工作頭緒多、范圍廣、任務重。教務秘書有責無權的工作狀態(tài)，使得二者無法有效的統(tǒng)一，工作成為了跑腿員。崗位職責劃分不清晰，帶來了更大的工作量。要對教務秘書崗位職責進一步開展調(diào)查研究，以“人文關懷，科學管理”的指導思想，實現(xiàn)教務秘書管理工作的轉(zhuǎn)變和調(diào)整。

3.4 建立教務秘書系統(tǒng)培訓制度

建立教務秘書的專項培訓和考評體系，制定培訓計劃，劃撥專項培養(yǎng)經(jīng)費，建立教務秘書培訓制度，開展有針對性的培訓。要將培訓重點放在教務管理人員的業(yè)務能力、整體素質(zhì)提高上面，強化教務管理人員思想政治教育與職業(yè)道德教育，促使形成樹立為教學、師生服務的敬業(yè)意識和奉獻精神。積極安排教務秘書外出進修、考察、研討交流，借鑒優(yōu)秀的教學管理經(jīng)驗，豐富自身的工作方式和方法。結(jié)合現(xiàn)實發(fā)展狀況，制定科學化的、人本主義的激勵機制，表彰和獎勵在教務管理工作中作出突出貢獻的先進集體和個人;展示同行中優(yōu)秀的工作成果，推廣先進經(jīng)驗。對在相關工作中考核優(yōu)秀者予以晉升職務、職稱或相對應的薪酬待遇。考核不合格者及時調(diào)整崗位或者離崗培訓。對工作考核中出現(xiàn)的共性或突出問題，及時調(diào)研并提出切實可行的解決方案，因此來提升教務秘書工作積極性和工作效率，促進教務秘書隊伍的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

3.5 以制度規(guī)范教務秘書的晉升和發(fā)展空間

職業(yè)生涯的晉升和發(fā)展是教務秘書工作獲得學校和社會認可的重要外在表現(xiàn)。作為教務管理工作的直接參與者和具體執(zhí)行者，工作得到認可無疑會進一步提升整個隊伍干事創(chuàng)業(yè)的積極性，形成良性發(fā)展。所以，從制度上對教務秘書工作予以規(guī)范，不斷增強對教務秘書工作的重視，持續(xù)提高教務秘書的地位，積極改善教務秘書的待遇，合理的設定教務秘書的職業(yè)發(fā)展道路和晉職空間，開辟建立一條教務秘書的晉升晉級渠道。以制度留人，才能持續(xù)保持教學秘書隊伍的穩(wěn)定，促進教務教學管理水平的提升。

教務秘書在教學管理中占有舉足輕重的地位，嘗試改變目前教務秘書隊伍的窘境，如何更加以規(guī)范的、制度化的方式提升教學秘書在一線教學管理中的地位教務秘書隊伍建設工作需要重點思考的問題。綜上所述，保持一支持續(xù)穩(wěn)定的教學秘書隊伍，維持好積極向上、高效執(zhí)行，有著工作熱情的教務秘書工作團隊，才是保證高校各項教學管理工作持續(xù)、健康、有序地運行的重要基石。采用合理化的教務秘書保障和制度措施，才能建設和諧的、綜合素質(zhì)過硬的教學秘書隊伍，才能為學校教學管理工作的改革與可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的動力和優(yōu)質(zhì)服務。

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