孫云波

摘 要：高職院校因教學業(yè)務特點對實訓物資需求量較大，而實訓物資因價低、量大等特點管理難度大，但管理關注度不高，所以長期處于資產(chǎn)管理邊緣化狀態(tài)。本文基于本校管理實踐，通過分析學院實訓物資管理內(nèi)部控制審計發(fā)現(xiàn)的問題和原因，從實訓物資采購管理、日常管理和處置管理等方面提出了加強有效管理的建議。

關鍵詞：實訓物資;內(nèi)部控制審計;采購管理;日常管理;處置管理

高校的實訓物資一般是指用于教學、科研等方面的不屬于固定資產(chǎn)的物資，包括材料、低值品和易耗品。由于種類多、單價低、數(shù)量大、易損耗等原因，采購、日常管理、處置等方面均有別于固定資產(chǎn)，管理難度也較大。目前，實訓物資管理的制度依據(jù)主要是《高等學校材料、低值品、易耗品管理辦法》，相關的事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法主要規(guī)范的是固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的管理。 基于二八定律，高校資產(chǎn)內(nèi)部管理過程中也更注重固定資產(chǎn)的管理，對于實訓物資的管理相對薄弱，而高職院校因為培養(yǎng)的學生主要是技能型人才，日常教學、科研過程中實訓物資的使用頻率、耗用量極大，因此如何對實訓物資進行有效管理更有現(xiàn)實意義。

一、審計項目基本情況介紹

上海電子信息職業(yè)技術學院是一所創(chuàng)立于1960年的全日制普通高等職業(yè)院校，辦學主旨是培養(yǎng)電子信息、先進制造業(yè)、生產(chǎn)性服務業(yè)和城市服務業(yè)高素質技術技能型人才，90%以上的畢業(yè)生在上海電子信息制造業(yè)、軟件業(yè)、信息服務業(yè)和城市服務業(yè)等相關行業(yè)就業(yè)，學院的電子技術與工程學院、通信與信息工程學院、機械與能源工程學院、經(jīng)濟與管理學院、中德工程學院、設計與藝術學院、外語學院等7個專業(yè)學院共有33個專業(yè)，構成了以電子信息大類和制造大類專業(yè)為主體，財經(jīng)大類與藝術設計傳媒大類專業(yè)共同發(fā)展的專業(yè)體系，與上海航天局、上海飛機制造有限公司、上海鐵路局、上海儀電（集團）有限公司和寶鋼集團等100多家中外知名企業(yè)建立了長期合作關系。

近年來，一方面隨著技術更新?lián)Q代周期縮短，學院的專業(yè)群在不斷調(diào)整優(yōu)化;另一方面隨著社會對技術型人才需求的增加，學院的招生規(guī)模也在不斷擴大。因此實訓物資的需求量不斷增加的同時，需求種類也在一定程度上根據(jù)教學、科研實際不斷調(diào)整，管理壓力逐年增加。學院實訓物資管理的采購、管理職能部門是資產(chǎn)管理處，二級單位設立資產(chǎn)管理員崗位與之進行業(yè)務對接，負責本部門實訓物資的采購和管理，但學院資產(chǎn)管理的重點在于固定資產(chǎn)管理，已經(jīng)建立了相對完善的管理機制。但對于實訓物資管理沒有相關制度規(guī)定，除采購組織和鐵屑等少部分廢舊實訓物資由資產(chǎn)管理處統(tǒng)一回收處置之外，沒有明確的管理要求，實行二級單位自行管理模式，整體管理風險較大。基于此，2018年學院對實訓物資管理進行了內(nèi)部控制審計，旨在通過對2016？017年采購的實訓物資管理情況的審計，了解實訓物資管理的總體狀況，對其內(nèi)部控制設計有效性和執(zhí)行有效性進行評價。

此次審計的關注點在于實訓物資采購管理情況，重點關注實訓物資是否實際到貨、采購驗收核對情況;二級單位實訓物資日常管理情況，重點關注二級單位實訓物資的臺賬管理情況、領用管理情況、倉庫管理情況、實訓物資盤點情況;實訓物資處置情況，重點關注是否分類處置、是否集中處置、處置程序是否規(guī)范。由于實訓物資主要集中于有學生的二級教學單位，因此對此類二級單位2016？017年采購的800多萬元實訓物資以51.75%的抽樣比例，對單價100元以上、數(shù)量超過10個以上以及單價1000元以上的實訓物資進行全面盤點，從而發(fā)現(xiàn)管理難點、薄弱點，為提高學院實訓物資管理水平提出合理建議。

二、實訓物資管理存在的主要問題

在此次審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)當前實訓物資管理過程中在管理制度健全性，采購管理、日常管理、處置管理有效性等方面存在問題。

1.實訓物資管理制度缺失

學院只制訂了學校層面的《低值物品管理規(guī)定》和實訓材料采購流程，沒有材料、易耗品的使用管理、盤點等管理制度，也沒有要求二級單位建立相應的管理制度或流程，管理要求和標準的缺失導致二級實訓物資管理水平參差不齊。

2.存在部分實訓物資閑置現(xiàn)象

學院實訓物資的采購預算基本由使用人員根據(jù)已核定的教學計劃安排或項目（課題）預算確定，二級資產(chǎn)管理員管理重點在于同類匯總，資產(chǎn)管理處管理重點在于根據(jù)申購要求落實采購，缺少對采購預算合理性和必要性的實質性審核，加之大部分實訓物資領取后即由使用人員自行保管，二級單位也沒有實行規(guī)范的臺賬管理或定期盤點制度，因此部分實訓物資被閑置，存在管理漏洞。

3.存在賬實不符現(xiàn)象

在盤點過程中我們發(fā)現(xiàn)由于學院的實訓物資驗收把關不嚴，導致存在部分實物與領料單上型號規(guī)格或數(shù)量不一致現(xiàn)象。在審計前，實際操作過程中，學院實訓物資驗收由使用部門組織，資產(chǎn)管理處負責根據(jù)申購單開具領料單進行出入庫處理，不組織驗收工作也不對二級單位驗收過程進行監(jiān)督;二級單位沒有制訂驗收流程，權責不清，驗收流于形式，因此出現(xiàn)比如某二級單位的角磨機型號與實物不一致、材料數(shù)量與領料單登記數(shù)量不一致等問題。

4.二級單位使用管理不到位

大部分被審計的二級單位只有簡單的領用臺賬，基本信息包括實訓物資名稱、領用日期和領用人簽名，沒有領用的實訓物資規(guī)格、型號記錄或記錄不全，低值品、易耗品沒有歸還記錄，且各二級單位的領用臺賬格式不統(tǒng)一，比如有些二級單位直接以采購申請單替代領用記錄單;沒有建立出、入、存的臺賬明細記錄;實訓物資日常管理一般采用的是各年采購的實訓物資混放管理，導致無法盤點，也無法進行庫存管理。比如某二級學院的銑刀有好幾種規(guī)格，價格也不同，因為沒有管理臺賬，實物明細賬只有品名而沒有規(guī)格型號，造成難以盤點。以上原因也間接造成重復購置，庫存積壓的問題。

5.沒有組織定期盤點

審計前，學院沒有制訂實訓物資的定期盤點制度，也沒有要求開展相應的實物盤點工作，因此，二級單位也沒有進行定期盤點，加之沒有實行臺賬管理，因此造成“家底不清”，出現(xiàn)存放地點不明，盤盈、盤虧原因不明等現(xiàn)象，也極易導致實訓物資采購預算不當?shù)群蠊?/p>

6.存在處置難問題

目前，廢舊實訓物資的處置各高校均采取謹慎態(tài)度，原則上要求使用部門不能自行處置，而相關主管部門對實訓物資處置問題只做了原則性規(guī)定，比如《高等學校材料、低值品、易耗品管理辦法》第十五條規(guī)定“校、系庫房對使用單位無法利用的殘次、廢舊物品和包裝材料應按具體情況組織回收，盡量整修使用，改制利用、變價出售和調(diào)劑處理”。高職院校囿于辦學規(guī)模，一般而言廢舊物資的處理量比不上本科院校，而且因為辦學場地比較緊張，廢舊物資儲存面積有限，廢舊實訓物資處置難度相對較大。比如學院待處置的固定資產(chǎn)存放倉庫采取的就是租賃方式，廢舊實訓物資根本沒有場地儲存，因此，實訓物資只有少部分如廢棄金屬等因回收價值較高，由資產(chǎn)管理處按固定資產(chǎn)處置程序統(tǒng)一回收后處理，處置收入上繳國庫，而廢棄元器件、電線、數(shù)據(jù)線等應回收價值低或回收成本等原因，不能及時處置，增加了倉儲壓力，比如通信類、電子類專業(yè)每天會產(chǎn)生大量的廢棄元器件及線材，按學院現(xiàn)行制度規(guī)定無法及時處理，也沒有足夠倉儲空間，處置難問題長期無法解決。

三、加強實訓物資管理的措施建議

1.完善管理制度

在實行分類管理的基礎上，學校層面應該制訂相應的業(yè)務管理制度，以明確采購、日常管理、處置等各環(huán)節(jié)的管理要求和職責權限;二級單位應該根據(jù)本單位管理特點和實訓物資特點制訂內(nèi)部采購管理、日常管理、處置管理程序，明確使用人、資產(chǎn)管理人員、管理層的職責權限，提高二級單位實訓物資管理水平，并向學校職能管理部門備案，避免產(chǎn)生條款內(nèi)容與上級或學校管理要求沖突的矛盾。

2.加強預算管理

存在實訓物資閑置問題的根源在于預算編制的不合理和預算審核的“走過場”。相對而言，實訓物資采購程序相對簡單、預算執(zhí)行難度較小，實訓物資尤其是材料、易耗品使用數(shù)量難以精確，所以往往會傾向于通過購買實訓物資提高預算執(zhí)行程度，因此，編制實訓物資采購預算的基礎應該是教學課時、學生人數(shù)、前一期的盤點結余等因素，并綜合考慮使用壽命、損耗率等因素，避免出現(xiàn)資源浪費現(xiàn)象。

3.加強驗收管理

完善實訓物資的驗收流程，明確采購職能部門和二級單位的驗收責任，如果驗收由二級單位組織，則二級單位應該在內(nèi)部驗收流程中明確驗收相關人員的組成及職責。領料單相關信息應該根據(jù)實際驗收結果出具。

4.加強日常使用管理

規(guī)范二級單位的實訓物資臺賬管理，根據(jù)領料單信息記錄實訓物資品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格等要素，并詳細記錄出、入、存情況，同時做好領用記錄;同一品名、不同規(guī)格型號的實訓物資應該分別保管或以貼標簽等方式予以區(qū)分;低值品等保管人、存放地點等信息變化應該及時變更;采用三級管理模式的二級單位應該對三級管理情況進行監(jiān)管。

5.實行定期盤點

二級單位根據(jù)管理特點，可以采用階段性盤點或年末盤點方式，比如教學用實訓物資可以采取每學期期末盤點一次的做法，比賽等訓練用實訓物資可以采取賽事結束盤點一次的做法等，但無論采用哪種實物盤點方法，都要注意編制或保存規(guī)范的原始（轉90頁）（接92頁）盤點記錄以備查，學校職能管理部門應該以抽查方式進行實物盤點，以加強監(jiān)督。

6.實行分類處置管理

可以根據(jù)各專業(yè)的實訓物資用途劃分自行處置物資和統(tǒng)一處置物資或根據(jù)金額劃分貴重物資和普通物資等，制定相關處置流程，明確實訓物資的處置范圍、標準、程序和審批權限，比如用于畢業(yè)設計的相關實訓物資組成的成品經(jīng)備案后可發(fā)放給學生，素坯等無法回收的實訓物資可自行處置，二極管、線材等按照地方垃圾分類管理辦法統(tǒng)一回收處理。

7.利用信息系統(tǒng)加強管理

利用實訓物資管理平臺進行線上臺賬管理，無疑可以大大減少管理工作量和管理難度，也可以充分利用大數(shù)據(jù)分析估算出各類實訓物資的損耗率或使用量以提高實訓物資預算管理水平，但前期需要完成歷年清查、清理庫存的工作。

8.加強二級管理隊伍建設

與本科院校相比，高職院校管理規(guī)范化水平相對較低。近幾年高職院校擴張較快，管理質量要求越來越高，而管理隊伍素質提升不可能一蹴而就，因此，職能管理部門應該加強業(yè)務培訓，建議除管理理論知識培訓和現(xiàn)場指導方式之外，建立定期二級資產(chǎn)管理人員交流、輪流檢查等機制，相互學習、借鑒。

由于實訓物資特點和院校自身特點，高職院校實訓物資管理中存在許多問題，建立有效的管理制度或流程、強化分類管理和有效監(jiān)督、加強管理隊伍建設、借助信息系統(tǒng)輔助管理等措施，不失為提高實訓物資管理水平的有益手段。筆者所在學院已經(jīng)或正在從上述幾方面改進工作，管理規(guī)范化水平得到明顯提升。

參考文獻

1.劉永澤，池國華.企業(yè)內(nèi)部控制制度設計操作指南.大連出版社，2011.

2.張慶龍.高校內(nèi)部控制建設實施操作指南.經(jīng)濟科學出版社，2018.

（責任編輯：蘭卡）