張義宏

【摘 要】在質(zhì)量發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)越來越關(guān)注自身的發(fā)展的質(zhì)量，信息化手段不斷運(yùn)用于企業(yè)管理。內(nèi)部審計(jì)要適應(yīng)這一變化，本文探討了在信息化條件下，開展合同管理的一些思考和嘗試，以更好實(shí)現(xiàn)審計(jì)監(jiān)督服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的職能。

【關(guān)鍵詞】信息化;合同;管理

內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則對(duì)內(nèi)部審計(jì)定義：組織內(nèi)部的獨(dú)立客觀的監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)，通過審查和評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性來促進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。審計(jì)署令第11號(hào)進(jìn)一步明確內(nèi)部審計(jì)是對(duì)本單位及所屬單位的財(cái)政財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施獨(dú)立、客觀的監(jiān)督、評(píng)價(jià)和建議，以促進(jìn)其完善治理、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動(dòng)。新時(shí)代、新形勢(shì)對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作提出新的要求，需要以創(chuàng)新觀念利用信息化手段，推進(jìn)審計(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)，本文就信息化條件下開展合同審計(jì)做了一些研究和探索。

一、背景

淮北礦業(yè)集團(tuán)公司2017年開始大力推進(jìn)信息化建設(shè)，2018年將信息化建設(shè)列為集團(tuán)公司的“十件大事”，集團(tuán)公司信息系統(tǒng)集成平臺(tái)、辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)、產(chǎn)選銷運(yùn)一體化系統(tǒng)等已經(jīng)完成，正在推進(jìn)集團(tuán)公司大數(shù)據(jù)中心建設(shè)，擬建成集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)管控、財(cái)務(wù)共享、人力資源、生產(chǎn)技術(shù)四個(gè)大數(shù)據(jù)中心。依托國(guó)家信息化政策指導(dǎo)、審計(jì)行業(yè)信息化推進(jìn)要求，淮北礦業(yè)對(duì)信息化工作的重視，審計(jì)信息化工作也得到扎實(shí)推進(jìn)，現(xiàn)在審計(jì)信息平臺(tái)已經(jīng)開始運(yùn)行。

二、合同管理工作的梳理

（一）合同管理的定位

企業(yè)合同管理是指對(duì)企業(yè)的合同管理的合法性、規(guī)范性和效益性，從準(zhǔn)備簽訂合同到合同履行或終結(jié)為止的內(nèi)部控制流程及管理制度進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)。審計(jì)目標(biāo)是合同管理的有效性、合規(guī)性，有效性。目標(biāo)可以進(jìn)一步細(xì)化為合同管理的效率與效果（包括對(duì)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手優(yōu)劣評(píng)價(jià)、內(nèi)部縱向或橫向比較等），合規(guī)性目標(biāo)可以進(jìn)一步細(xì)化為程序合規(guī)、流程合規(guī)、行為合規(guī)等。

審計(jì)人員在合同審計(jì)時(shí)履行的是監(jiān)督、評(píng)價(jià)職能，不履行擬訂合同條款、確定合同價(jià)格等管理職責(zé)。各業(yè)務(wù)部門按其分工履行相應(yīng)的管理權(quán)限并承擔(dān)相應(yīng)的管理職責(zé)。

（二）合同管理的主要方法

1、詢問法

包括問卷調(diào)查法、面對(duì)面談話、會(huì)議專題討論等。實(shí)際工作中大多采取問卷調(diào)查法。調(diào)查問卷可以從以下方面進(jìn)行設(shè)計(jì)：合同管理機(jī)構(gòu)以及人員設(shè)置、配備情況;崗位職責(zé)制定及履行情況;合同管理流程描述等。

2、流程圖法

該方法是將合同管理全部過程以流程圖的形式繪制出來，從而識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)。這種方法比較簡(jiǎn)潔和直觀，易于發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)因素。

3、測(cè)試表法

設(shè)計(jì)測(cè)試表，測(cè)試合同管理的各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，以分析查找可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制缺陷并評(píng)估其影響和重要程度。

3、現(xiàn)場(chǎng)觀察法

深入合同管理現(xiàn)場(chǎng)，觀察合同管理活動(dòng)及管理人員履職情況，獲得第一手資料。

4、對(duì)比分析法

對(duì)比分析與合同管理有關(guān)的企業(yè)管理資料、數(shù)據(jù)以及外部市場(chǎng)的價(jià)格信息、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等，檢查合同管理情況。。

5、環(huán)境分析法

主要是對(duì)內(nèi)部合同管理環(huán)境以及外部有關(guān)管控環(huán)境變化趨勢(shì)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等因素的分析、判斷，找出可能影響合同管控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素和潛在影響。

三、信息化條件下合同管理審計(jì)

（一）信息化條件下的審計(jì)方法

1、詢問法

可以利用信息化系統(tǒng)所收集的案例，通過本次系統(tǒng)已經(jīng)建成的智能分析工具找出關(guān)鍵要點(diǎn)，據(jù)以設(shè)計(jì)調(diào)查問卷、談話以及專題討論方案。

實(shí)施當(dāng)中問卷可以利用網(wǎng)絡(luò)測(cè)評(píng)工具進(jìn)行，測(cè)評(píng)結(jié)果推送審計(jì)信息系統(tǒng)形成工作記錄、工作底稿，匹配集團(tuán)信息化系統(tǒng)中內(nèi)建的法規(guī)庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范庫(kù)等形成審計(jì)意見和建議。

2、流程圖法

流程圖、崗位設(shè)置及人員配備信息以及考核信息可以從集團(tuán)信息系統(tǒng)所含模塊自動(dòng)獲取并按設(shè)定的規(guī)則、模板形成相關(guān)審計(jì)記錄和底稿。

3、測(cè)試表法和現(xiàn)場(chǎng)觀察法

傳統(tǒng)做法是人工處理通過測(cè)試表收集的信息或現(xiàn)場(chǎng)觀察合同管理收集的信息，以查找合同管理的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)和控制缺陷，分析其潛在的影響和重要程度，提出規(guī)避和防范風(fēng)險(xiǎn)的措施。

在信息化條件下，可以通過各業(yè)務(wù)模塊流程圖、操作日志進(jìn)行，可以通過設(shè)計(jì)篩選條件，收集操作日志中日常登錄和操作有關(guān)信息，對(duì)各環(huán)節(jié)處理時(shí)間、差錯(cuò)率、被退回等進(jìn)行識(shí)別和處理，通過多標(biāo)志匹配方式發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)和控制缺陷。

至于合同履行情況測(cè)試?？梢酝ㄟ^信息系統(tǒng)流程圖、操作日志以及業(yè)務(wù)模塊反饋的信息分析評(píng)價(jià)合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約金和賠償金是否明確具體，履行情況如何，購(gòu)買的數(shù)據(jù)是否與物資驗(yàn)收單、發(fā)票、合同履行結(jié)算單相一致等。

3、對(duì)比分析法

利用信息系統(tǒng)獲取企業(yè)內(nèi)部涉及合同管理的財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)和企業(yè)管理歷史資料，通過互聯(lián)網(wǎng)獲取相關(guān)的外部信息，采用機(jī)器學(xué)習(xí)等工具對(duì)比評(píng)價(jià)本企業(yè)合同管理的不足或缺陷，以此為基礎(chǔ)形成審計(jì)記錄和底稿。

4、環(huán)境分析法

可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲等工具，搜索社會(huì)環(huán)境、法律法規(guī)變化情況，然后通過熱詞判別等數(shù)據(jù)挖掘工具分析環(huán)境今后可能的趨勢(shì)、變更，為科學(xué)設(shè)置合同管理目標(biāo)、改進(jìn)合同管理提出意見和建議。

（二）信息化審計(jì)方式

集團(tuán)公司現(xiàn)在建成的審計(jì)信息化模塊，包含審計(jì)規(guī)劃、年度計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃及實(shí)施、后續(xù)整改、處理全部流程，以項(xiàng)目方式開展審計(jì)。具體到合同審計(jì)，可以開展兩種方式開展：一是目前信息系統(tǒng)具有中間報(bào)告功能，方便開展全過程跟蹤審計(jì);二是開展多種類型的專項(xiàng)審計(jì)或?qū)徲?jì)調(diào)查。

合同審計(jì)實(shí)施方案、審計(jì)要點(diǎn)已經(jīng)設(shè)定模板可以供審計(jì)人員選用，也可以自行編制，審計(jì)記錄、取證單、審計(jì)底稿等也已經(jīng)預(yù)設(shè)，為合同審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化打好了基礎(chǔ)。

問題定性字典、案例庫(kù)、在線資料庫(kù)等工具為審計(jì)人員提供在線支持。系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的預(yù)警模塊進(jìn)一步提高了審計(jì)的及時(shí)性和針對(duì)性。

通過運(yùn)用信息化手段開展合同審計(jì)，可以實(shí)現(xiàn)審計(jì)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、工作標(biāo)準(zhǔn)格式化、審計(jì)輔助工具網(wǎng)絡(luò)化;實(shí)現(xiàn)多年度縱向分析、多單位橫向?qū)Ρ?、?shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)查詢和穿透挖掘，提升審計(jì)質(zhì)量，提高審計(jì)效率，推動(dòng)審計(jì)的轉(zhuǎn)型。

【參考文獻(xiàn)】

1、姜遠(yuǎn)翱. 信息化條件下的合同管理創(chuàng)新[J]. 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)， 2010， 23（1）：81-83.

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