董琦

【摘 要】 本文在相關(guān)概念界定的基礎(chǔ)上，分析了個(gè)人檔案相關(guān)情況的調(diào)查及其管理現(xiàn)狀，提出了個(gè)人檔案管理的改革方向及建議。要強(qiáng)化個(gè)人檔案建設(shè)意識(shí)，注重其內(nèi)容的實(shí)用價(jià)值;采用紙質(zhì)材料與電子材料相互補(bǔ)充的形式;引入信息化與現(xiàn)代化的管理手段;完善個(gè)人檔案管理保障制度。

【關(guān)鍵詞】 個(gè)人檔案;檔案管理;現(xiàn)狀;改革建議

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展變化，個(gè)人檔案在人類社會(huì)中所呈現(xiàn)的定義被賦予了新的色彩，其自身的存儲(chǔ)形式也發(fā)生了一定的變化。作為人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，檔案對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有重要的影響?；趥€(gè)人活動(dòng)所形成的個(gè)人信息、個(gè)人檔案是社會(huì)記憶的重要內(nèi)容，其存檔是保存和追溯社會(huì)記憶的重要組成部分。以往社會(huì)狀況下所衍生出的個(gè)人檔案管理方式，在時(shí)代的變化下難免產(chǎn)生不相適應(yīng)的地方，為了使得個(gè)人檔案的社會(huì)價(jià)值能更好的被利用，本文擬對(duì)個(gè)人檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡單分析，提出改革的初步觀點(diǎn)，以促進(jìn)檔案事業(yè)更好的發(fā)展。

一、相關(guān)概念界定

關(guān)于個(gè)人檔案的定義，學(xué)術(shù)界內(nèi)有許多不同的看法。有些學(xué)者認(rèn)為個(gè)人檔案即是私人檔案，亦有些學(xué)者認(rèn)為個(gè)人檔案即是人事檔案。根據(jù)查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，在本人看來，將個(gè)人檔案等同于私人檔案的劃分是不妥當(dāng)?shù)?，但個(gè)人檔案也不應(yīng)完全等同于人事檔案，這使得個(gè)人檔案的定義被局限化。

參考黃體楊老師在《我國個(gè)人檔案管理研究述評(píng)》一文中提到的內(nèi)容，即大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為個(gè)人檔案是“指社會(huì)知名人士在社會(huì)活動(dòng)中形成的、能夠記載和反映個(gè)人生平歷史、工作實(shí)績、學(xué)術(shù)水平等不同門類和載體形式的各種材料組成的檔案整體。”該定義可參考性較強(qiáng)，但仍稍存不妥，個(gè)人檔案的主體不應(yīng)當(dāng)被局限在社會(huì)知名人士這一范圍內(nèi)，普通人亦有存在社會(huì)價(jià)值的個(gè)人檔案資源。

因此在本人看來，個(gè)人檔案應(yīng)當(dāng)被定義為，指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的、能夠記載和反映個(gè)人生平歷史、工作實(shí)績、學(xué)術(shù)水平等不同門類和載體形式的各種材料組成的檔案整體。這說明個(gè)人檔案包含了兩個(gè)方面的內(nèi)容，一方面是代表個(gè)人身份證明的人事檔案，另一方面則是除人事檔案外的，個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中所保存的工作成果或?qū)W術(shù)成就等以及相關(guān)諸領(lǐng)域的生活記錄資料。并且，由于個(gè)人檔案是不同載體形式的各種材料組成的檔案整體，從一定程度上也表明，個(gè)人檔案并非只能依靠紙質(zhì)作為其載體，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景下，依靠電子設(shè)備所保存的材料也可以被稱作個(gè)人檔案。

理清相關(guān)概念是進(jìn)行具體問題探討的前提，下面將在上述觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上對(duì)個(gè)人檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行進(jìn)一步探究。

二、個(gè)人檔案相關(guān)情況調(diào)查及其管理現(xiàn)狀分析

1、個(gè)人檔案相關(guān)問題調(diào)查情況

通過問卷調(diào)查的方式，對(duì)公民關(guān)于個(gè)人檔案的存留情況以及認(rèn)知等相關(guān)問題進(jìn)行了粗略調(diào)查。由于個(gè)人檔案中的人事檔案這一部分對(duì)于普通公民而言接觸較少，因此，此次調(diào)查中主要了解公民對(duì)于非人事檔案的個(gè)人檔案留存情況等相關(guān)問題。

本次調(diào)查收回有效問卷178份，其中男性占80份，女性占98份，比例近似等于1：1。除性別外，本次調(diào)查還將被調(diào)查者按照年齡和學(xué)歷進(jìn)行劃分，調(diào)查樣本均為年滿18周歲及以上的成年人，將年齡按照“18歲—25歲”、“26歲—35歲”、“36歲—45歲”、“46歲—55歲”、“56歲及以上”分為五個(gè)年齡段，其中以“18歲—25歲”居多，占比63.48%，“56歲及以上”最少，占比0.56%。

通過調(diào)查問卷可以了解到，在保留個(gè)人檔案的習(xí)慣上（此處指除人事檔案外普通公民可以私自留存的個(gè)人檔案資料），67.98%的受調(diào)查對(duì)象表示有此習(xí)慣，剩下32.02%的公民則表示沒有保留個(gè)人檔案的習(xí)慣。在有保留個(gè)人檔案習(xí)慣的121個(gè)受訪者中，以實(shí)物形式保存的人數(shù)占比25.62%，以電子形式保存的人數(shù)占比18.18%，而大多數(shù)人則是采用實(shí)物+電子的形式保存，占比56.2%。關(guān)于“個(gè)人檔案是否具有社會(huì)意義”的問題，59.5%的受調(diào)查者認(rèn)為是具有意義的，8.26%的人認(rèn)為個(gè)人檔案不具有社會(huì)意義，剩下32.23%的人表示不清楚。

2、個(gè)人檔案管理的現(xiàn)狀分析

（1）除人事檔案外的其他個(gè)人檔案資料管理現(xiàn)狀及調(diào)查結(jié)果分析。除人事檔案外的個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的生活記錄資料，是個(gè)人檔案中很重要的組成部分，亦是每個(gè)人除了人事檔案外，自身可保存的涉及社會(huì)諸領(lǐng)域的重要憑證。由于除人事檔案外的個(gè)人檔案形成者是每一個(gè)普通公民，其數(shù)量大，內(nèi)容繁雜，不便于統(tǒng)一收集，因此其第一保存人應(yīng)是公民本人。

根據(jù)本次簡單的調(diào)查，結(jié)合所查詢的相關(guān)資料，進(jìn)一步可以分析出除人事檔案外的其他個(gè)人資料管理的相關(guān)現(xiàn)狀。

其一，保留除人事檔案外的個(gè)人檔案資料的人群比例較高，接近七成。其中超過半數(shù)的人在保留資料時(shí)采用電子檔案與實(shí)物檔案并用的形式。隨著互聯(lián)網(wǎng)與電子信息技術(shù)的普及，越來越多的人群在保存?zhèn)€人信息與個(gè)人檔案時(shí)，會(huì)選擇電子檔案的形式，檔案管理信息化的重要性日漸凸顯。

其二，目前階段，人們保留除人事檔案外的個(gè)人檔案資料主要目的是從自身角度出發(fā)。在調(diào)查中，有明確保留目的的人群占比85.95%，其中大多數(shù)人保留的目的是“方便日常查找利用”、“作為自身成長憑證與記錄”，少數(shù)人從長遠(yuǎn)角度考慮到“作為家庭歷史記錄傳承后代”。雖然大多數(shù)人認(rèn)為個(gè)人檔案對(duì)于社會(huì)是有一定價(jià)值的，但是卻很少有人出于非自身角度的原因保留個(gè)人檔案資料。

其三，大多數(shù)人不愿意向社會(huì)開放自己留存的非人事檔案的個(gè)人檔案資料。信息化的時(shí)代背景下，個(gè)人隱私與信息安全愈加難以保證，個(gè)人檔案對(duì)于大多數(shù)人而言是具有隱私性的檔案資料。通過私下的訪問與參考王巧玲等老師在《私人檔案資源建設(shè)行為與意識(shí)調(diào)查研究》中的研究結(jié)果，認(rèn)為在個(gè)人隱私和權(quán)益能充分被保護(hù)的情況下，愿意向社會(huì)開放自己留存的個(gè)人檔案資料的人數(shù)會(huì)在一定程度上呈上升趨勢。

（2）人事檔案管理現(xiàn)狀分析。人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等個(gè)人情況的文件材料，是組織人事部門在工作等領(lǐng)域內(nèi)的重要憑證和參考依據(jù)。作為個(gè)人檔案中不可或缺的一部分，人事檔案的管理現(xiàn)狀對(duì)于個(gè)人檔案管理改革方向有著舉足輕重的影響。

其一，人事檔案材料內(nèi)容不完備，缺少實(shí)用價(jià)值。在現(xiàn)有的人事檔案資料中，存在著許多內(nèi)容失真或是說明不完全、不清晰的情況。例如，部分獎(jiǎng)懲、職稱、學(xué)歷等相關(guān)材料并未及時(shí)進(jìn)行收集歸檔，這一定程度上導(dǎo)致了人事檔案材料內(nèi)容的不完整性。此外，在傳統(tǒng)的人事檔案中，材料大多以反映家庭背景、社會(huì)關(guān)系、個(gè)人經(jīng)歷為主，存在著空話套話、千篇一律的情況，內(nèi)容廣度不足、實(shí)用價(jià)值偏低。

其二，人事檔案管理方式相對(duì)落后，且在檔案的利用上不能與時(shí)俱進(jìn)。人事檔案的管理是一項(xiàng)機(jī)密性與政治性并存的工作，由專門的工作人員進(jìn)行管理為佳。但目前來看，大多數(shù)人事檔案管理人員并非專職管理，往往難以完備地處理檔案繁雜的事務(wù)。此外，目前來看，我國人事檔案管理上依然有著曾經(jīng)“重保存，輕利用”的影子。檔案的合理高效利用才是檔案的價(jià)值所在，擴(kuò)大利用范圍，與時(shí)俱進(jìn)，才是明智之舉。

三、關(guān)于個(gè)人檔案管理的改革方向及建議

通過上述對(duì)人事檔案和非人事檔案的個(gè)人檔案管理現(xiàn)狀的分析，可以發(fā)現(xiàn)二者同作為個(gè)人檔案，在新時(shí)代的發(fā)展下呈現(xiàn)出某些相同的問題，這些問題指引著個(gè)人檔案管理改革的共同方向。

1、強(qiáng)化個(gè)人檔案建設(shè)意識(shí)，注重其內(nèi)容的實(shí)用價(jià)值

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，內(nèi)容是形式的前提。個(gè)人檔案的作用不容忽視，個(gè)人檔案的有效建設(shè)對(duì)社會(huì)的發(fā)展意義重大。

首先，對(duì)于人事檔案方面，培養(yǎng)良好的意識(shí)是十分重要的先導(dǎo)性條件。在此基礎(chǔ)上，收集人事檔案內(nèi)容時(shí)還要注意不要浮于表面，盡可能通過提出針對(duì)性問題、面對(duì)面的溝通等方式來提升檔案內(nèi)容本身的實(shí)用性，使其更能反映個(gè)人特點(diǎn)。

其次，對(duì)于非人事檔案的個(gè)人檔案存留問題，檔案相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在思想意識(shí)上主動(dòng)積極。一方面，檔案部門要利用多種方式使民眾意識(shí)到普通人的檔案對(duì)于社會(huì)具有的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，并且鼓勵(lì)民眾存留自己的個(gè)人資料，形成系統(tǒng)的個(gè)人檔案。另一方面，檔案部門內(nèi)部也要增強(qiáng)其在個(gè)人檔案資源建設(shè)中的公共職能，改變現(xiàn)實(shí)情況中國家檔案部門對(duì)于普通民眾個(gè)人檔案資源建設(shè)不重視的現(xiàn)狀。檔案內(nèi)部工作人員要意識(shí)到向現(xiàn)代公共檔案部門轉(zhuǎn)型的重要性，積極建立服務(wù)于民眾的社會(huì)檔案觀。

2、采用紙質(zhì)材料與電子材料相互補(bǔ)充的形式

傳統(tǒng)的檔案資料往往采用紙張等實(shí)物作為載體，以此進(jìn)行儲(chǔ)存或進(jìn)一步的管理工作。但隨著社會(huì)的發(fā)展，諸多領(lǐng)域的信息數(shù)量急劇增加，個(gè)人檔案也不例外。繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行個(gè)人檔案的收集與留存，一方面造成存儲(chǔ)空間上的巨大壓力，另一方面，長期保存的紙質(zhì)檔案資料可能出現(xiàn)磨損、字跡模糊等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了個(gè)人檔案日后的查找與調(diào)用。

時(shí)代的變化使得電子化的存儲(chǔ)方式越來越適用于現(xiàn)代社會(huì)的個(gè)人檔案管理。一方面，對(duì)于個(gè)人檔案中的人事檔案部分而言，采用電子化的存儲(chǔ)方式，解決了以往查詢存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)的紙質(zhì)人事檔案資料時(shí)的不便情況。而另一方面，對(duì)于私人留存的非人事檔案的個(gè)人檔案資料而言，時(shí)代的進(jìn)步帶來了許多除紙質(zhì)檔案資料外的新形式檔案材料，如工作中的視頻資料、會(huì)議后的音頻文件等等，這些形式的個(gè)人檔案資料只能采用電子化的存儲(chǔ)方式有效存留。

3、引入信息化與現(xiàn)代化的管理手段

計(jì)算機(jī)與電子信息技術(shù)的出現(xiàn)極大影響了人們的諸多領(lǐng)域及生活方式，對(duì)于檔案管理的領(lǐng)域而言更是如此。在過去的時(shí)代中，檔案管理仍是依靠著古老而傳統(tǒng)的手工操作模式，這樣的管理手段存在著效率低下、易出差錯(cuò)的弊端。尤其對(duì)于人事檔案而言，依靠手工管理，極容易使得投機(jī)者有機(jī)可乘，修改人事檔案中的關(guān)鍵信息。

對(duì)于人事檔案而言，引入信息化與現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，建立個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫，能夠有效地規(guī)避人事檔案中存在的“一人多名”、“一個(gè)人多戶籍”以及假證等問題。同時(shí)，對(duì)于一些大型的企事業(yè)單位，建立個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫則能夠清晰、高效的查詢所需人員信息，減少由于信息溝通不暢所造成的一系列問題，可大大提高信息的利用率。

而對(duì)于私人留存的非人事檔案的個(gè)人檔案資源而言，在獲得本人的許可且有效保護(hù)個(gè)人隱私的條件下，一些保存在個(gè)人手中的具有社會(huì)價(jià)值的檔案資源，如果能夠通過建立一個(gè)信息的數(shù)據(jù)資源平臺(tái)以便共享，同樣也將帶來無窮的效益。

4、完善個(gè)人檔案管理保障制度

制度是人類社會(huì)中各項(xiàng)活動(dòng)的重要保障，在個(gè)人檔案管理的保障制度中，應(yīng)該明確職責(zé)與組織結(jié)構(gòu)。在職責(zé)方面，個(gè)人檔案管理的工作人員應(yīng)明確自身職責(zé)范圍，結(jié)合個(gè)人檔案管理工作的實(shí)際與社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步補(bǔ)充和完善個(gè)人檔案管理中相關(guān)制度。在組織結(jié)構(gòu)方面，檔案部門應(yīng)適當(dāng)注重個(gè)人檔案管理工作的發(fā)展情況，在原有的組織結(jié)構(gòu)上，依照現(xiàn)代個(gè)人檔案管理的新情況與新要求，對(duì)人員劃分以及部門設(shè)置進(jìn)行一些調(diào)整，使組織整體更適于現(xiàn)代個(gè)人檔案管理的需要。同時(shí)，對(duì)于人事檔案而言，特別要注意建立健全監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格工作流程，慎防虛假材料信息混入檔案之中。

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【作者簡介】

董 琦（1998.8—）女，陜西西安人，西北大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)本科生.