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        高校學(xué)院辦公室職能特點及行政管理工作研究

        2019-11-23 17:20:22
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年18期
        關(guān)鍵詞:職能辦公室行政

        學(xué)院辦公室是學(xué)院的核心部門,教學(xué)、科研、學(xué)生管理等各項工作的順利開展,都以學(xué)院辦公室為核心。學(xué)院辦公室為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的工作提供具有建設(shè)性的意見,為學(xué)院作出的各項決策提供有利的參考依據(jù),為教學(xué)科研工作提供重要保障,為學(xué)生管理工作提供良好服務(wù)。因為學(xué)院辦公室的工作覆蓋范圍廣,涉及事項繁雜,所以增加了學(xué)院辦公室的工作難度,對工作人員提出了一定的挑戰(zhàn)。學(xué)院辦公室作為重要的職能部門,一定要明確自身的工作職能,樹立創(chuàng)新服務(wù)的工作理念,健全各項規(guī)章管理制度,加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)的提升,高效開展辦公室行政管理工作,促進(jìn)高校的健康穩(wěn)定發(fā)展。

        一、高校學(xué)院辦公室的職能特點

        (一)服務(wù)性。服務(wù)是學(xué)院辦公室工作的重點,也是重要的職能特點。學(xué)院辦公室要承擔(dān)對內(nèi)對外全方面的服務(wù),對內(nèi)要服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生、校內(nèi)各個部門,對外要做好各項聯(lián)絡(luò)工作。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處于整個學(xué)院的核心地位,主導(dǎo)學(xué)院的各項工作,擁有決策權(quán)。但是由于學(xué)院工作事務(wù)繁雜,所以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)主要對學(xué)院進(jìn)行宏觀把控,具體決策的執(zhí)行還需要學(xué)院辦公室來完成。所以學(xué)院辦公室要深刻領(lǐng)會學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的意圖,順利完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項決策。為教師和學(xué)生服務(wù)是學(xué)院辦公室的重要職責(zé),學(xué)院是教書育人的場所,所以辦公室要為教師和學(xué)生提供一切服務(wù)保障,有效解決教師和學(xué)生中的各類問題,確保教師能夠?qū)W⒂诳蒲信c教學(xué),確保學(xué)生能夠?qū)P膶W(xué)習(xí)。學(xué)院內(nèi)部部門較多,為了確保學(xué)院各項工作的順利開展,辦公室要將各個部門有機(jī)聯(lián)系起來,為各個部門的工作交流提供保障。辦公室還是學(xué)院對外聯(lián)系的窗口,學(xué)院與外部其他部門的交流,學(xué)院的活動以及接待任務(wù),都需要辦公室來完成。所以服務(wù)型是學(xué)院辦公室重要的職能特點,也是辦公室工作的重要職責(zé)。

        (二)瑣碎性?,嵥樾允菍W(xué)院辦公室的重要職能特點,因為學(xué)院辦公室承擔(dān)學(xué)院的教學(xué)、科研、學(xué)生管理、人事、總務(wù)、財務(wù)、黨務(wù)、對外聯(lián)絡(luò)等各項工作,而每項工作中又包含諸多的工作內(nèi)容,任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,都會對學(xué)院工作造成一定的影響。院領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)安排、學(xué)院決策的制定和執(zhí)行、各部門的協(xié)調(diào)、公文的起草、各項活動的組織、人才引進(jìn)以及職稱評審、外賓的接待等各項工作,都需要辦公室親力親為,事無巨細(xì),每一項工作的開展都關(guān)系到學(xué)院的正常運行,所以面對瑣碎的工作內(nèi)容,需要辦公室工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心和細(xì)心,認(rèn)真對待每項工作,確保學(xué)院各項工作高效開展。

        (三)協(xié)調(diào)性。協(xié)調(diào)性是辦公室的重要職能特點之一,不僅要協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與基層之間的關(guān)系,還要協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部各個部門之間的關(guān)系。因為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是在宏觀層面對學(xué)院的發(fā)展進(jìn)行掌控,所以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定的各項決策都需要辦公室來執(zhí)行,然后將執(zhí)行的結(jié)果反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。辦公室還可以將學(xué)院基層存在的問題反映給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo),以便學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策判斷。因為學(xué)院的運轉(zhuǎn)是多個部門的高效配合,所以辦公室要做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作,確保各項報告和文件的高效傳達(dá),協(xié)調(diào)好部門之間存在的矛盾,做好溝通工作,促進(jìn)各個部門之間的高效配合。做好學(xué)院與外部各部門的協(xié)調(diào)工作,宣傳學(xué)院的正面形象,做好學(xué)院與對外各部門的交流溝通。學(xué)院辦公室做好協(xié)調(diào)工作,是高效開展行政管理工作的重要基礎(chǔ),也是促進(jìn)高校發(fā)展的重要保障。

        二、提高辦公室行政管理工作效率的措施

        (一)明確學(xué)院辦公室工作職能。學(xué)院辦公室作為高校的基層教學(xué)行政管理組織,工作任務(wù)繁重,職責(zé)重大。為了確保學(xué)院中各項工作的高效開展,學(xué)院辦公室要明確自身的工作職能,各個崗位的工作人員都要明確自身的工作職責(zé),只有這樣才能夠確保各個環(huán)節(jié)的有效銜接,最大限度發(fā)揮辦公室行政管理的工作潛能,使組織效能最大化。在明確工作職能后,有利于辦公室制定出完善的工作規(guī)劃,工作人員在確定自身的工作職責(zé)后,才能夠有針對性地提升自身的業(yè)務(wù)能力,各項工作的銜接也會更加順暢,每個人都能夠各負(fù)其責(zé),有效促進(jìn)學(xué)院辦公室工作效能的提升。

        (二)樹立正確的管理理念。學(xué)院辦公室在明確工作職能后,就應(yīng)該樹立正確的管理理念,確保行政管理工作的高效開展。學(xué)院辦公室充當(dāng)著后勤保障的角色,事無巨細(xì),所以在工作態(tài)度上一定要認(rèn)真負(fù)責(zé),以服務(wù)的心態(tài)待人、辦事。部分學(xué)院辦公室在工作中存在被動的思想,往往在事情發(fā)生后進(jìn)行總結(jié)和反思,這不利于學(xué)院各項工作的發(fā)展進(jìn)程。所以學(xué)院辦公室應(yīng)該改變這種工作理念,應(yīng)該在工作中充分發(fā)揮主動性、前瞻性、預(yù)見性,在工作的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗,探索工作中存在的規(guī)律,然后制定出具有前瞻性的規(guī)劃,合理安排各項工作,避免因為突發(fā)事件的發(fā)生而影響到學(xué)院教學(xué)管理工作的進(jìn)行。主動性是一種工作理念,不能被動接受,要主動關(guān)注,只有真正將辦公室的行政管理工作重視起來,才能夠主動為其服務(wù),不僅要總結(jié)學(xué)院內(nèi)部的工作經(jīng)驗,還要不斷學(xué)習(xí)其他院校的先進(jìn)管理理念,結(jié)合自身院校的實際情況,做好預(yù)案和各種準(zhǔn)備工作,從而提高學(xué)院辦公室的管理效率。

        (三)加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高自身素質(zhì)。辦公室作為學(xué)院的中樞部門,對工作人員的要求較高,必須具備較強(qiáng)的理論水平、政策水平、業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì),才能夠成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)秀助手。尤其是在面對新時代、新形勢、新要求的背景下,學(xué)院辦公室所涉及的業(yè)務(wù)知識越來越多,工作范圍越來越寬,要想切實做好辦公室行政管理工作,工作人員就要在知識、能力和經(jīng)驗等方面不斷提升自己,以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)院辦公室行政管理工作的需求。首先,辦公室工作人員要提升自己的政治素養(yǎng)。為學(xué)院黨政部門服務(wù)是辦公室工作重點之一,所以辦公室工作人員要加強(qiáng)思想政治教育理論學(xué)習(xí),認(rèn)真領(lǐng)會黨的路線方針政策和法律法規(guī),努力提升自身的理論水平和政策水平。其次,加強(qiáng)文化素養(yǎng)的提升。在各種新思想的影響下,學(xué)院中各種新的科研成果、教學(xué)模式、學(xué)生管理模式的更新,對辦公室工作人員提出了更高的要求。只有不斷學(xué)習(xí)文化知識,才能夠?qū)Ω黜椢募猩钊氲念I(lǐng)悟,形成終身學(xué)習(xí)和善于思考的工作態(tài)度,以適應(yīng)學(xué)院各項新工作的發(fā)展需求。最后,要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室工作涉及范圍廣,內(nèi)容繁雜,所以對辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力要求較高。辦公室工作人員除了要掌握本職務(wù)的知識外,還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理方法和手段,提升自身綜合分析問題的能力,以促進(jìn)辦公室行政管理工作效率的提升。

        (四)加速學(xué)院辦公室的信息化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢下,學(xué)院辦公室的行政管理工作也應(yīng)該適時進(jìn)行信息化建設(shè),采用信息化管理。辦公信息化是時代發(fā)展的必然趨勢,也是提升行政管理工作效率的重要途徑。首先,充分利用校園網(wǎng)絡(luò),建立自動化辦公系統(tǒng),使學(xué)院的會務(wù)安排、請示報告、人事管理、教務(wù)管理等各項工作都能夠在信息平臺中辦公。在自動化辦公系統(tǒng)中,要規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。自動化辦公系統(tǒng)能夠高效處理各項事務(wù),促進(jìn)各個部門之間的信息溝通。其次,運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建微信群、QQ群,不同的辦公系統(tǒng)可建立不同的群,在群中可以傳達(dá)工作文件,布置教育任務(wù),開展教學(xué)討論等工作,能夠高效實現(xiàn)信息傳遞效率,加強(qiáng)各個部門和同事之間的交流溝通,促進(jìn)工作效率的提升。再次,在學(xué)院中建立意見交流平臺,學(xué)院中的廣大師生都可以參與進(jìn)來,將學(xué)院日常工作中存在的問題以及自己的建議在平臺中展示出來,促進(jìn)辦公的公開化和民主化,為辦公室工作改革提供更加全面的依據(jù)。辦公室行政管理實現(xiàn)信息化管理,可以加速信息的傳遞和共享,對提升辦公室行政管理工作效率具有重要的意義。

        (五)完善學(xué)院辦公室行政管理規(guī)章制度。任何工作的運行都需要完善的規(guī)章管理制度,只有嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,才能夠在實際工作中做到有據(jù)可依,有章可循,確保工作的高效運行。對于學(xué)院辦公室的行政管理工作而言更是如此,由于辦公室的工作事項比較繁雜,有時還會面臨各種突發(fā)事件和臨時事務(wù),如果缺乏完善的規(guī)章管理制度,就容易導(dǎo)致工作的混亂和失誤,從而影響到學(xué)院正常工作的開展。所以學(xué)院辦公室應(yīng)該根據(jù)學(xué)院的實際情況,制定完善的辦公室行政管理規(guī)章制度,一定要符合學(xué)院的實情,并且能夠高效執(zhí)行。只有完善的規(guī)章管理制度,才能夠讓辦公室工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,在繁忙的工作中能夠做到有條不紊。規(guī)章管理制度制定后,還需要強(qiáng)有力的執(zhí)行,所以要做好日常的監(jiān)督管理,確保各個工作崗位都能夠嚴(yán)格按照規(guī)章管理制度操作,有效提升辦公室工作效率。

        三、結(jié)語

        辦公室作為學(xué)院基層行政管理組織,其工作質(zhì)量和效率關(guān)系到整個學(xué)院各項工作的開展?fàn)顩r。因為學(xué)院辦公室承擔(dān)的職責(zé)較重,所以要深刻認(rèn)識到自身職能的重要性,以科學(xué)的視角做好工作規(guī)劃,能夠根據(jù)時代的發(fā)展需求不斷創(chuàng)新工作理念和方法,加強(qiáng)辦公室工作人員綜合素質(zhì)的提升,完善各項規(guī)章管理制度建設(shè),促進(jìn)辦公信息化建設(shè),展開科學(xué)的考評機(jī)制。學(xué)院辦公室行政管理水平和效率的提升,為高校決策、科研、教學(xué)、管理各項工作的開展創(chuàng)造了有利的條件。

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