城建檔案是在城鄉(xiāng)規(guī)劃與建設(shè)過程中不斷形成的，其所記錄的均為上述管理活動的真實歷史。城建檔案無論是對城市生產(chǎn)與生活秩序的維護，甚至對整個社會均發(fā)揮著舉足輕重的作用。而隨著時代的不斷進步，社會信息化水平的不斷提高，使得傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已然無法滿足當代社會對城建檔案的管理及使用等各方面需求。因此，當前城建檔案管理工作必須積極尋求數(shù)字化的發(fā)展途徑來對傳統(tǒng)城建檔案各工作環(huán)節(jié)予以合理優(yōu)化，如此方能切實發(fā)揮城建檔案的積極作用，繼而維護社會的發(fā)展穩(wěn)定與和諧。

一、保證原始數(shù)據(jù)的真實性和完整性

傳統(tǒng)的城建檔案工作，因有關(guān)城建檔案的信息資料均源自于不同單位或部門，而不同單位與部門因信息收集能力的不同，故使得各地在收集城建檔案信息方面也呈現(xiàn)出了截然不同的狀況。諸如城建檔案不齊全、原始檔案不完整等，對檔案信息平臺的建設(shè)帶來嚴重影響。為確保城建檔案數(shù)字化信息的完整與準確，相關(guān)管理人員除了要加強與其他有關(guān)部門與單位之間的深度合作外，還需要完善城建檔案管理資料，有效提升城建檔案的管理水平。同時，作為城建檔案管理人員，在搜集檔案資料的過程中，應(yīng)切實保證原始數(shù)據(jù)的真實性和完整性。只有這樣才能夠充分發(fā)揮城建檔案數(shù)字化建設(shè)的作用，真正達到提升城建檔案數(shù)字化建設(shè)水平的目的。

二、加強信息維護，確保檔案安全

城建檔案的資源安全問題是城建檔案管理的重點工作之一。尤其是信息技術(shù)高度發(fā)達的時代，其在為人們生活帶來便利的同時亦給部分不法分子開展違法犯罪活動提供了可乘之機。因此，有關(guān)城建檔案的數(shù)字化處理過程，相關(guān)人員應(yīng)務(wù)必對檔案信息的安全維護工作給予高度重視，繼而采取有效的防御手段并致力于提升檔案管理人員的信息安全意識。如此方能有效防止機密泄露的事件發(fā)生。至于具體的防御方式，首先，城建檔案管理部門需定期開展計算機系統(tǒng)掃描監(jiān)測工作，以確保系統(tǒng)無任何非法拷貝以及病毒等程序。其次，則是要致力于相關(guān)防御軟件的開發(fā)，以進一步提升計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。最后，則是針對城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)部門亦需做好相關(guān)的備份工作，以防止數(shù)據(jù)丟失，進而確保檔案信息的完整性。

三、創(chuàng)設(shè)與完善信息系統(tǒng)

基于完整信息系統(tǒng)的支撐，方能有效防止各類意外情況的發(fā)生。首先，有關(guān)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)及管理，相關(guān)部門應(yīng)務(wù)必致力于創(chuàng)設(shè)穩(wěn)定的設(shè)備運行環(huán)境，并提前針對可能出現(xiàn)的各種狀況制定詳細的預(yù)警方案，以確保設(shè)備能始終保持在最佳的運行狀態(tài)。其次，需對檔案人員的日常操作規(guī)程予以嚴格審核，并在每一次使用該系統(tǒng)時，就使用者的身份予以核實，如此方能確保文檔的安全使用，繼而切實防止檔案信息被惡意修改或竊取的事件發(fā)生。

強化城建電子檔案歸檔管理，切實做好城建電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的指導(dǎo)，切實保證城建檔案資料的真實性、完整性和有效性。

四、完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)制度

任何工作的有序發(fā)展，其必然離不開科學、完善的管理制度。因此，為切實促進城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，還需要城建檔案管理人員根據(jù)實際情況制定科學完善的城建檔案數(shù)字化建設(shè)制度，以便能夠保證城建檔案信息資料的利用效率，促使城建檔案信息管理系統(tǒng)能夠更加安全可靠地運行。堅持將城建檔案的安全防范放在首要位置，積極做好數(shù)字化條件下的涉密檔案開發(fā)利用。針對一些密級較高的檔案資料，在原則上不進行數(shù)字化，以保證檔案資料的絕密性。

五、提高掃描人員的整體素質(zhì)

任何工作的有效落實，其必然與相關(guān)工作人員之間有著密不可分的關(guān)聯(lián)。而工作的完成質(zhì)量則全然是由工作人員的個人素質(zhì)所決定。因此，針對城建檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案掃描工作，相關(guān)部門需關(guān)注以下幾點：一是基于掃描人員本身存在流動性較大的特性，故為促使新任人員快速勝任該崗位工作并全面了解城建檔案數(shù)字化建設(shè)的操作規(guī)程，則相關(guān)部門應(yīng)務(wù)必將掃描相關(guān)的制度、流程與技術(shù)標準制定成冊來供新任人員學習。二是在實際掃描工作開展過程中，實際操作人員需將掃描途中出現(xiàn)的問題全部記錄下來，并在工作間隙或是在例會期間來與其他人員共同探討，以商定適當?shù)慕鉀Q方案。三是加強對掃描管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，使其能全面了解檔案形成、組織等過程可能出現(xiàn)的各種狀態(tài)，如此既有助于解答掃描人員在實際工作中遇到的問題，又能確保理性的工作成效。進而切實維護城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作有序開展。

總之，隨著時代的不斷進步，城建檔案的數(shù)字化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然需求。對此，作為城建檔案管理人員，應(yīng)始終秉持“實事求是”的工作精神，并積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，如此方能促使城建檔案作用充分發(fā)揮，繼而切實促進管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。