對(duì)文書(shū)和檔案進(jìn)行一體化建設(shè)是高校管理工作中的重要內(nèi)容,能夠?yàn)楦咝5陌l(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),所以高校應(yīng)盡快解決文書(shū)和檔案管理中存在的問(wèn)題,采取先進(jìn)的手段,有利于高校管理水平的提高。
文書(shū)檔案記錄了高校的歷史,完整介紹了高校的發(fā)展歷程,對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。但是目前省級(jí)高校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀,仍存在一些問(wèn)題亟待解決:首先,有些高校將工作的重心放在學(xué)校建設(shè)和提高學(xué)生成績(jī)上,忽視了對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理,管理意識(shí)淡薄,導(dǎo)致文書(shū)檔案的管理工作出現(xiàn)混亂的局面。一些高校沿用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理措施,這些措施嚴(yán)重落后于高校的發(fā)展,已經(jīng)不能滿足高校的需要。其次,高校并未建立文書(shū)檔案管理制度,沒(méi)有規(guī)范工作人員的行為,致使工作人員在管理的過(guò)程中經(jīng)常玩忽職守,丟失了一些文書(shū)檔案。最后,高校為了節(jié)省人工成本的支出,使用不具備專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理知識(shí)的管理人員,這些管理人員的素質(zhì)較低,沒(méi)有掌握先進(jìn)的管理方法,對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)不足,按照自己的理解進(jìn)行工作,高校的文書(shū)檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)進(jìn)步,對(duì)高校的發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生不利影響。
(一)提高高校重視程度。高校之所以忽視文書(shū)檔案工作一體化建設(shè),是由于對(duì)一體化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有體會(huì)到一體化帶來(lái)的好處。如今,文書(shū)檔案工作一體化建設(shè)已經(jīng)在社會(huì)范圍內(nèi)大面積推廣,許多企業(yè)都提高了重視程度。所以高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念,順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流,摒棄將文書(shū)檔案進(jìn)行分別管理的管理模式,認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作一體化建設(shè)的重要性。高校應(yīng)將工作的重心轉(zhuǎn)移到文書(shū)檔案工作一體化之中,因?yàn)槲臅?shū)和檔案具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性,所以進(jìn)行一體化建設(shè)的難度不是很大,而且進(jìn)行一體化建設(shè)能夠減少文書(shū)檔案丟失的現(xiàn)象,更好地為高校服務(wù)。在高校領(lǐng)導(dǎo)者樹(shù)立文書(shū)檔案工作一體化的理念之后,高校應(yīng)在全校范圍內(nèi)加大對(duì)一體化建設(shè)的宣傳力度,提高高校內(nèi)部成員對(duì)一體化建設(shè)的重視程度。文書(shū)檔案工作管理者是進(jìn)行一體化建設(shè)的基礎(chǔ),所以學(xué)校的當(dāng)務(wù)之急就是召集文書(shū)檔案管理人員開(kāi)設(shè)專(zhuān)題會(huì)議,講解一體化建設(shè)的好處,提高管理人員的重視程度,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的模式創(chuàng)新。
(二)制定詳細(xì)建設(shè)制度。為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理目標(biāo),保證文書(shū)檔案管理工作一體化得到長(zhǎng)效發(fā)展,必須建立相應(yīng)的制度體系。制度是省級(jí)高校進(jìn)行文書(shū)檔案工作一體化建設(shè)的前提,沒(méi)有制度管理人員也就沒(méi)有了工作依據(jù)。所以針對(duì)這種情況,高校應(yīng)盡快制定文書(shū)檔案一體化建設(shè)的制度,加快高校的一體化建設(shè)步伐。高校應(yīng)召集高校內(nèi)部的全體黨員和文書(shū)檔案管理人員對(duì)制度的制定工作展開(kāi)討論,應(yīng)積極聽(tīng)取參會(huì)人員的發(fā)言,并在會(huì)后形成會(huì)議綱要,提取出其中富有建設(shè)性的意見(jiàn)加入到制度中,能夠確保制度具有民主化特點(diǎn)。省級(jí)高校在制定制度時(shí)不能盲目,應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際情況,結(jié)合一體化建設(shè)的要求進(jìn)行制定,高??梢赃m當(dāng)借鑒其他高?;蛘咂髽I(yè)的優(yōu)秀制度,并將優(yōu)良制度中滿足高校需要的條例進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn),促進(jìn)高校文書(shū)檔案一體化建設(shè)的科學(xué)化。因?yàn)槲臅?shū)檔案的管理人員沒(méi)有接觸過(guò)一體化建設(shè),所以一體化建設(shè)制度中應(yīng)詳細(xì)劃分出具體的工作內(nèi)容,確定每一名管理人員的工作職責(zé),不僅能夠?yàn)楣芾砣藛T更好地開(kāi)展工作提供依據(jù),而且能夠在文書(shū)檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)第一時(shí)間找到承擔(dān)責(zé)任的負(fù)責(zé)人,防止出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。
(三)加強(qiáng)管理人員素質(zhì)。文書(shū)管理人員和檔案管理人員雖然其工作性質(zhì)相似,但是仍有著一些不同,尤其是在進(jìn)行一體化建設(shè)之后,對(duì)于管理人員都提出了更高的要求,要求他們要具備從事文書(shū)和檔案兩方面的技能和相應(yīng)的知識(shí)。所以高校必須致力于提高管理人員的素質(zhì),才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的一體化建設(shè)。高校應(yīng)加大資金投入,在高校內(nèi)部開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班,用于對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),講解文書(shū)和檔案的相關(guān)知識(shí)以及一體化建設(shè)的方法,能夠促使管理人員應(yīng)用到實(shí)際的工作之中。在培訓(xùn)過(guò)后,高校應(yīng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)情況進(jìn)行考核,檢查其知識(shí)掌握的程度,對(duì)連續(xù)兩次考核不合格的人員予以開(kāi)除,能夠確保管理人員的素質(zhì)維持在較高的水平,有利于高校建立一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍,促進(jìn)高校文書(shū)檔案管理工作的一體化建設(shè)。
綜上所述,通過(guò)提高高校重視程度、制定詳細(xì)建設(shè)制度、加強(qiáng)管理人員素質(zhì)等措施,能夠?qū)崿F(xiàn)省級(jí)高校文書(shū)檔案工作的一體化建設(shè),將高校的歷史性資料保留下來(lái),提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力,有利于為高校的其他活動(dòng)打下基礎(chǔ)。