■姜 楊/中共東營(yíng)市委黨校

一、前言

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)步入了一個(gè)新的轉(zhuǎn)型期。人們也逐漸意識(shí)到了人事檔案在工作生活中的重要性，它記錄著個(gè)人的人生軌跡以及每個(gè)階段的工作經(jīng)歷。因此管理者對(duì)人事檔案的管理也逐漸的重視起來，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已不符合現(xiàn)階段的管理要求，所以為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理制度也要不斷地優(yōu)化，才能跟上時(shí)代的步伐。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理較為落后

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，電子信息技術(shù)也突飛猛進(jìn)，社會(huì)已經(jīng)步入了信息化飛速發(fā)展的新時(shí)代。在一些經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的國(guó)家，人事檔案已經(jīng)逐漸的由原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷碾娮尤耸聶n案，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等工具實(shí)現(xiàn)了人事檔案的資源共享；這不但是社會(huì)信息化的重要變革，而且也是人事檔案管理方式的革命性轉(zhuǎn)變。目前我國(guó)人事檔案的管理與發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理相比，不管是在管理方法還是手段上都顯得極為的陳舊和落后。

（二）人事檔案管理模式過于單一

許多企業(yè)的人事檔案管理都是采用干部人事檔案管理制度。一般企業(yè)的內(nèi)部員工檔案為了方便進(jìn)行查找和利用都是由企業(yè)的上級(jí)部門進(jìn)行管理的，保密性和封閉性較強(qiáng)。這種單一的管理模式隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理結(jié)構(gòu)的改變、企業(yè)的不斷改革變得越來越不適應(yīng)。各種企業(yè)的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)也越來越多，員工的結(jié)構(gòu)更是變得越來越復(fù)雜，人員的流動(dòng)性也在不斷的增強(qiáng)，這一系列的變化都是對(duì)人事檔案管理模式提出的要求和挑戰(zhàn)。

（三）阻礙人才流動(dòng)，限制了人才的發(fā)展

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度由于保密性和封閉性較強(qiáng)，使得檔案都是被牢牢的控制在企業(yè)的范圍之內(nèi)，這不但阻礙了人才的流動(dòng)，還影響了人力資源的優(yōu)化配置以及深入的開發(fā)。過度限制人才發(fā)展，在企業(yè)員工的自由以及工作的積極性方面都受到了極大影響，從而影響了工作的效率以及質(zhì)量，進(jìn)一步的影響了企業(yè)的發(fā)展，阻礙了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（四）利用人事檔案對(duì)員工進(jìn)行行政控制、謀取個(gè)人私利

由于傳統(tǒng)的人事檔案管理存在著嚴(yán)重的封閉性和內(nèi)部性，這讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能牢牢掌控住員工檔案，造就了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在管理行政方面的隨意性，把員工的人事檔案當(dāng)成操縱員工的工具，以顯示領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)不喜歡的員工就在他的個(gè)人檔案上增加不好的言論，這種把員工檔案當(dāng)成自己私權(quán)的手段，對(duì)員工檔案隨意進(jìn)行操控的行為，嚴(yán)重的影響了員工的發(fā)展。因員工的實(shí)際情況跟個(gè)人檔案描述的不一致，導(dǎo)致其他企業(yè)無法進(jìn)行正確的判斷，造成了人才的白白流失。

（五）人事檔案內(nèi)容的嚴(yán)重欠缺

傳統(tǒng)的人事檔案資源只是對(duì)人員過去情況進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，并沒有根據(jù)員工的實(shí)際動(dòng)態(tài)加以描述記錄，不能真實(shí)的反應(yīng)人力資源的實(shí)際情況，這樣對(duì)人事檔案管理制度優(yōu)化以及發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義不大。同時(shí)，人事檔案在記錄過程中由于審核記錄內(nèi)容的意識(shí)不強(qiáng)，這也造就了檔案內(nèi)容中存在著許多學(xué)歷造假、謊報(bào)年齡的現(xiàn)象。

（六）人事檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

人事檔案管理的工作人員是直接接觸人事檔案的第一人，能力的高低，品行的優(yōu)劣都能對(duì)人事檔案的管理產(chǎn)生影響。我國(guó)的人事檔案的管理人員從整體水平上來看管理水平以及政治素養(yǎng)都不是很高，很多企業(yè)的檔案室都是由其他的部門進(jìn)行管理的，基層的工作人員中很多都是非正式的員工和外派的人員，還有一些企業(yè)的檔案室是由即將退休的工作人員在管理。他們當(dāng)中很多是沒有檔案管理這方面的知識(shí)的，信息化素質(zhì)方面也不高。而且我國(guó)人事檔案管理工作的隊(duì)伍人數(shù)還是較為緊張的，比如有一些大型的企業(yè)擁有上千份的人事檔案，但是只有一兩個(gè)非專業(yè)人士的管理人員來對(duì)這些檔案進(jìn)分類整理。

三、新時(shí)期人事檔案管理制度的改革和優(yōu)化

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的宣傳

人事檔案管理部門可以以人事檔案為依據(jù)為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)，還可以辦理社會(huì)保險(xiǎn)、確定退休年齡等等。因此要想讓人們從整體上正確的認(rèn)識(shí)人事檔案，就要充分利用每個(gè)地區(qū)以及當(dāng)?shù)氐钠髽I(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、廣播等媒體工具的力量，對(duì)人事檔案的重要性以及作用進(jìn)行廣泛的宣傳；讓人們開始全新的認(rèn)識(shí)人事檔案。同時(shí)將人事檔案科學(xué)合理的納入到企業(yè)的人力資源管理工作中。只有在企業(yè)內(nèi)部樹立了良好的檔案意識(shí)，才能有效的開展企業(yè)的人力資源管理工作。同時(shí)也可以使廣大的人們?nèi)罕娚羁痰恼J(rèn)識(shí)到在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的情況下，無論是企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)還是地區(qū)之間的競(jìng)爭(zhēng)都是圍繞人才進(jìn)行的。

（二）創(chuàng)新人事檔案的管理體制，豐富人事管理的多樣化，打破人才流動(dòng)的壁壘

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系的不斷發(fā)展和變革之下，隨著企業(yè)和員工雇傭關(guān)系的建立和接觸，人的根本屬性也開始在社會(huì)人和單位人之間進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在這種形式的影響下，我國(guó)的人事檔案管理也要順應(yīng)這種新的變化，由傳統(tǒng)的人事檔案向社會(huì)人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時(shí)也要對(duì)人事檔案的管理制度進(jìn)科學(xué)的改革創(chuàng)新。目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速的發(fā)展，人才資源的屬性改變也隨之加大，人才的自由流動(dòng)性也顯得更為的主要，人事檔案也要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化以適應(yīng)當(dāng)下人才的流動(dòng)趨勢(shì)。

（三）促進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是進(jìn)行人事檔案管理制度改革的重要目的。利用信息技術(shù)開發(fā)人事檔案資源、提升人事檔案的利用價(jià)值，實(shí)時(shí)的推進(jìn)人事檔案信息化的進(jìn)程。同時(shí)人事檔案信息化的建設(shè)也可以促進(jìn)人事檔案管理制度的改革，它們之間是相互促進(jìn)、相互聯(lián)系的關(guān)系。只有從傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中脫離出來，才能將每個(gè)地區(qū)的檔案資源變成信息數(shù)據(jù)加以保存，只有這樣才可以有效的提高人事檔案的利用率以及實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化。

（四）創(chuàng)建人事檔案監(jiān)督體系

新時(shí)期，對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行廉政建設(shè)的工作，加大了對(duì)干部隊(duì)伍的審查力度，其中，干部隊(duì)伍的人事檔案中的年齡、履歷等造假事件頻頻被曝光，許多貪污腐敗官員紛紛落馬。之后對(duì)各省官員的人事檔案進(jìn)行了嚴(yán)格的核查；其中上百名的干部因?yàn)闄n案問題而被停止任職。與此同時(shí)，社會(huì)也因?yàn)槿耸聶n案的丟失、造假等問題出現(xiàn)了許多的人事糾紛案件。因此加強(qiáng)人事檔案的監(jiān)督、強(qiáng)化人事檔案的管控職能，建立科學(xué)合理的監(jiān)督體系已然成為了新時(shí)期的要求。

（五）建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

要?jiǎng)?chuàng)建高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，就要對(duì)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)時(shí)間、課程內(nèi)容、培訓(xùn)效果提出更高的要求。由于企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍人數(shù)較少，因此企業(yè)可以邀請(qǐng)人事檔案管理方面專業(yè)的人士對(duì)本公司的檔案管理員進(jìn)行更深層次的培訓(xùn)，嚴(yán)格把控培訓(xùn)的課程內(nèi)容，使其能真正運(yùn)用到檔案管理的工作中。這樣不但能促進(jìn)人事檔案管理工作的進(jìn)步，還能提高檔案管理的工作能力。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，制定企業(yè)關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)違反規(guī)定的工作人員嚴(yán)懲不貸。

四、結(jié)語

在經(jīng)濟(jì)飛速的發(fā)展，企業(yè)日漸增多的社會(huì)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和制度已經(jīng)無法滿足新社會(huì)對(duì)人事檔案管理的需求。本文主要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式引起的人才流動(dòng)問題、管理腐敗問題、檔案內(nèi)容問題、管理隊(duì)伍問題以及信息技術(shù)應(yīng)用的問題進(jìn)行了分析，提出了加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳、改革人事檔案管理制度，打破人才流動(dòng)的壁壘、加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)、構(gòu)建監(jiān)督體系、創(chuàng)立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等方面的改革與優(yōu)化措施，以滿足相關(guān)部門和企業(yè)對(duì)人才信息資源的需求。