朱港 福建寧德核電有限公司 福建寧德 355209

檔案收集工作就是按照國家、行業(yè)相關(guān)規(guī)定，通過例行的檔案收集制度和專門的收集辦法，把分散在各個單位、部門和個人手中的檔案，以及零散的檔案，有計劃的分門別類的集中到檔案館，實行集中統(tǒng)一管理。

一、收集是檔案工作的基礎

收集是檔案館取得和積累檔案的一種手段，沒有檔案的收集工作，就不可能有完整的檔案，檔案工作就成了“無米之炊”。有了檔案，檔案部門才有進行整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等各項工作的基礎條件。

從全部檔案業(yè)務工作的流程來說，收集工作是檔案工作中的第一個環(huán)節(jié)。收集工作的質(zhì)量決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量，收集的檔案齊全完整，合乎質(zhì)量要求，可以為其他環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好的工作條件；如果檔案收集不及時，檔案材料殘缺不全，整理工作就不能順利進行，就沒有完整、系統(tǒng)的檔案，會給今后的保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各項工作造成困難。因此，要做好檔案業(yè)務工作，必須首先做好檔案收集工作。

二、企業(yè)檔案收集的問題

收集是檔案工作的起點，起著至關(guān)重要的作用，然而企業(yè)檔案的收集卻不那么順利，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 文件材料收集不齊全

業(yè)務部門對本部門應該歸檔移交的文件材料不清楚，不知道哪些工作記錄是有價值應該歸檔的，哪些記錄是可以不歸檔的；同時檔案部門由于工作的局限，無法準確判斷文件材料的價值，導致部門的歸檔清單不完整準確，存在遺漏部分重要應該歸檔而未歸檔的記錄。

2.2 檔案收集不及時

檔案收集工作無法完全按照工作計劃執(zhí)行，業(yè)務部門由于歸檔意識不強，重業(yè)務輕檔案，不能在工作完結(jié)后第一時間完成工作記錄的整理，集中保管，導致應歸檔檔案不能及時移交檔案館，存在重要檔案遺失，無法收集的風險。

2.3 檔案收集載體類型單一

當前企業(yè)檔案收集主要是以紙質(zhì)檔案為主，對于其他載體類型的檔案收集力度不夠，比如獎杯、獎狀、錦旗等實物檔案，反映主要職能活動和重要工作成果的照片檔案，有保存價值的光盤檔案等。

三、解決企業(yè)檔案收集難的對策

3.1 制定具體的檔案收集范圍清單

以往企業(yè)檔案的歸檔范圍的制定缺少參考依據(jù)，主要由業(yè)務部門和檔案管理人員對文件材料的價值進行鑒定，存在很大的隨意性。2012年國家檔案局頒布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，對企業(yè)管理性歸檔文件進行規(guī)定，同時各個行業(yè)，火電、建設項目、核電、水電等行業(yè)也相繼制定了行業(yè)歸檔文件材料清單，企業(yè)檔案管理人員應該參照標準，向業(yè)務部門征求意見，根據(jù)企業(yè)的實際工作，制定出合法合規(guī)，較為完善的具體適用的歸檔文件清單。

3.2 建立健全檔案考核制度

應該將檔案工作納入企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，規(guī)定相應的責任要求。將文件形成、檔案收集納入專兼職檔案人員的崗位責任，并由檔案部門對其履職情況進行考核；將檔案收集質(zhì)量納入部門總體績效考核，加強部門領(lǐng)導對檔案工作的重視；將檔案收集情況納入公司領(lǐng)導的議事日程，在相關(guān)會議、報告中體現(xiàn)檔案收集情況，引起公司領(lǐng)導對檔案收集的重視。

3.3 建立穩(wěn)定、熟悉業(yè)務的檔案管理網(wǎng)絡

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡由專門檔案管理人員和各業(yè)務部門兼職檔案人員組成。檔案管理人員由專業(yè)檔案人員擔任，檔案工作的專業(yè)性是具備了，但是他們并不熟悉企業(yè)各部門的具體業(yè)務，對檔案的收集只停留在理論層面，缺乏實際的收集經(jīng)驗。而企業(yè)各個部門的專業(yè)人員，憑著對自身業(yè)務的熟悉，再加上檔案專業(yè)知識的指導，檔案收集工作才能密切聯(lián)系業(yè)務實際，保障檔案收集的質(zhì)量。所以，檔案專業(yè)管理人員應該加強對業(yè)務部門工作實際的了解，同時部門兼職檔案人員也應該學習檔案管理專業(yè)知識，只有這樣才能建立穩(wěn)固的檔案管理網(wǎng)絡。

3.4 提高全員的檔案素質(zhì)

檔案收集具有參與面廣，參與人數(shù)多的特點，僅靠檔案管理人員、業(yè)務部門兼職檔案人員，決不能搞好企業(yè)檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集需要全體員工的共同參與。長期以來，檔案工作人員處于封閉、半封閉的工作狀態(tài)，未形成走出去，主動服務業(yè)務的良好形態(tài)，導致企業(yè)員工對檔案認識不足，重視不足，檔案素質(zhì)較差。檔案部門需要以各種方式宣傳檔案工作，將檔案收集的目的、作用、意義滲透到各個部門，滲透到每一位員工中，強化全體員工的檔案素質(zhì)，形成“我要移交檔案”、“我的檔案我負責”的工作氛圍，切實提高全體員工的檔案素質(zhì)。

3.5 檔案宣傳，服務先行

檔案收集離不開企業(yè)全體員工對檔案工作的了解與重視。檔案宣傳不應該只停留在宣傳檔案的重要性上，更要宣傳檔案的服務性，讓檔案“飛入尋常百姓家”。檔案工作人員，應該積極開發(fā)檔案信息資源，主動為一線服務，為生產(chǎn)服務，只有讓員工覺得檔案“有用”，才能引起其對檔案的重視，起到宣傳檔案，不排斥檔案收集的作用。

隨著企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中越來越重要，企業(yè)對檔案管理的要求越來越多，檔案的種類也從單一的紙質(zhì)檔案向多種載體方向發(fā)展，檔案收集面臨著很多新情況，同時也帶來了新機遇。檔案的收集是基礎工作，是豐富檔案資源，進行檔案資源開發(fā)利用的前提條件，實際工作中還有很多要素制約著檔案收集的有效開展，本文僅以作者工作經(jīng)驗，分析解決檔案收集難的對策。如何使企業(yè)檔案的收集工作能夠完整、及時、準確的完成，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案服務生產(chǎn)，見證歷史的作用，是每一個檔案工作者孜孜不倦，進行探索的課題。