黃忠英

科技發(fā)展日新月異，信息技術(shù)發(fā)展之快，對(duì)各行各業(yè)各部門各項(xiàng)工作都提出了更高的要求。而檔案，是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案信息的收集、分析、傳播等都變得更加便利，但同時(shí)也給檔案管理等工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。公路檔案管理作為檔案管理的一種，其管理水平極大地影響著公路管理的相關(guān)決策制定，與人們的生活息息相關(guān)。在新形勢(shì)下，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案進(jìn)入信息化管理模式，公路的檔案工作要緊跟科技發(fā)展的步伐，積極改革和完善。本文分析了信息化管理在公路檔案工作中的重要意義，剖析了當(dāng)前公路檔案信息化工作的現(xiàn)狀，提出了在新形勢(shì)下公路檔案信息化管理的建議，希望能對(duì)提升公路系統(tǒng)的檔案管理水平有所幫助。

1 公路檔案信息化管理的重要意義

檔案的最新定義是：“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！惫窓n案包括公路的道路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理、監(jiān)督等的重要資料。公路檔案包括文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)代，交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展迅速，對(duì)公路檔案的要求也越來(lái)越高，內(nèi)容形式多樣化，傳統(tǒng)意義上的公路檔案管理已經(jīng)滿足不了公路發(fā)展的現(xiàn)狀的要求。在新形勢(shì)下，要順應(yīng)發(fā)展要求，就要開(kāi)展檔案的信息化管理和建設(shè)。公路檔案的信息化管理和建設(shè)包含的內(nèi)容很多。首先是數(shù)據(jù)信息庫(kù)，在科技發(fā)展的今天，公路檔案的數(shù)據(jù)也越來(lái)越大，數(shù)據(jù)信息庫(kù)需要不斷根據(jù)需要進(jìn)行完善。其次是管理手段的轉(zhuǎn)變，要利用現(xiàn)代化科技，在管理過(guò)程中轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，與時(shí)俱進(jìn)，不斷增強(qiáng)和提高公路檔案的服務(wù)功能，為公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)提供服務(wù)。公路的綜合服務(wù)性能與百姓息息相關(guān)，國(guó)省干線更是連接區(qū)域發(fā)展的重要通道，是城市的經(jīng)濟(jì)命脈。公路檔案信息化管理的提高有助于公路的發(fā)展。公路檔案的科學(xué)收集和整理對(duì)后期的查詢起到了至關(guān)重要的作用，有助于提升公路檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2 公路檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

公路檔案信息化管理工作還處于不斷完善的階段，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，不斷提升檔案的服務(wù)質(zhì)量。據(jù)調(diào)查，隨著科技信息化的發(fā)展，很多地區(qū)都已經(jīng)在積極推進(jìn)信息化管理，公路部門也不例外。但是，目前形勢(shì)來(lái)看，要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的形式困難還很大。要建立公路檔案信息化管理模式，需要大家轉(zhuǎn)變思維，更需要技術(shù)的不斷提升和投入。隨著科技的日新月異，發(fā)展迅速，自動(dòng)化管理和無(wú)紙質(zhì)形態(tài)工作模式改變著公路檔案管理工作。通過(guò)電子文檔等模式存檔，利用軟件等技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，都是檔案發(fā)展的模式。然而人們還是很重視傳統(tǒng)意義上紙質(zhì)檔案的管理模式，而投入技術(shù)也需要一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，在一些不發(fā)達(dá)的地區(qū)，要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理還是存在一定的困難。有技術(shù)還要有人才資源。公路檔案管理人員的專業(yè)性還有待加強(qiáng)，如果走上信息化管理，對(duì)管理員則提出了更高的要求，需要提升管理人員的素質(zhì)。當(dāng)然，我國(guó)各地區(qū)的檔案管理分類方式和管理形式也存在差異，在軟件技術(shù)上無(wú)法形成統(tǒng)一，需要根據(jù)單位的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和管理形式來(lái)設(shè)計(jì)，這樣對(duì)技術(shù)的資金投入就更大、更難，這些也制約著公路檔案信息化管理的發(fā)展。

3 新形勢(shì)下公路檔案信息化管理的建議

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理觀念

在專業(yè)領(lǐng)域，領(lǐng)導(dǎo)可能更加注重的是專養(yǎng)業(yè)務(wù)方面的任務(wù)，對(duì)檔案工作的管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理硬件上沒(méi)有什么更新，更談不上信息化。在管理人員上，大多都是兼職，沒(méi)有專職管理人員。在新時(shí)代，要做好公路檔案的信息化管理，首先要增強(qiáng)管理意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理發(fā)展的重要性和意義，重視檔案的信息化管理工作。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，不斷提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)跟進(jìn)檔案管理的信息和發(fā)展情況。作為公路部門的檔案管理人員，則需對(duì)公路部門的主業(yè)有深入了解，從而更懂得如何對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，從紙質(zhì)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到信息化管理，完善信息化檢索，提高公路檔案的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 多方式收集檔案，完善信息檢索功能

隨著信息化發(fā)展，公路檔案來(lái)源更加廣泛，不再局限于傳統(tǒng)的記錄、聲像、實(shí)物檔案和紙質(zhì)文件，還包括電子版的檔案、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)等。公路檔案管理工作人員要積極、及時(shí)地收集公路檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)實(shí)際需求對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行保存歸檔。檔案收集方式多樣化，對(duì)檔案工作提出了更高要求，同時(shí)也能更好地服務(wù)于公路工作。那么如何更好地服務(wù)呢？這就是信息化建設(shè)的成果。在檔案信息化管理的軟件上，要不斷完善檔案的信息檢索功能。在查詢檔案時(shí)，能通過(guò)個(gè)別關(guān)鍵詞就能迅速找到相應(yīng)的資料。同時(shí)，要及時(shí)捕捉和更新具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值或者潛在價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，建立好公路檔案管理信息庫(kù)，及時(shí)更新和維護(hù)檔案的數(shù)據(jù)信息。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息很難做到資源共享，因?yàn)橹挥挟?dāng)檔案信息資源形成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)體，并建立起大范圍的信息資源庫(kù)時(shí)，才能真正實(shí)現(xiàn)資源的全面共享。而傳統(tǒng)的檔案管理模式比如紙張記錄，是很難做到這一點(diǎn)的。但信息化的檔案管理就能夠通過(guò)科技手段，在確保信息安全的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，這進(jìn)一步提高了公路檔案工作的工作效率以及檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

3.3 完善檔案管理機(jī)制，契合實(shí)際制定檔案管理辦法

每一項(xiàng)工作都有相應(yīng)的規(guī)章制度，公路檔案管理工作也不例外。健全和完善公路檔案管理機(jī)制，能夠有效提高檔案管理工作的效率，在信息化時(shí)代，既要能最大化實(shí)現(xiàn)資源共享，又要能確保檔案信息的安全性和可靠性。所以檔案管理部門要制定科學(xué)完善的檔案管理制度，在存儲(chǔ)錄入和查閱檔案的過(guò)程中，根據(jù)規(guī)章制度辦事，確保信息化時(shí)代電子檔案文件的真實(shí)性和完整性，加強(qiáng)技術(shù)投入，實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)加密和分級(jí)開(kāi)放，加強(qiáng)病毒感染防范，提高檔案信息的安全性。要根據(jù)區(qū)域?qū)嶋H，制定科學(xué)合理的檔案管理辦法，這個(gè)辦法里包括檔案的分門別類，保存年限，保存方式等等。公路部門還要根據(jù)本部門的實(shí)際工作情況，進(jìn)一步完善檔案管理辦法。

3.4 提升公路檔案管理人員的職業(yè)綜合素養(yǎng)

在信息化時(shí)代，公路檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)檔案管理人員的職業(yè)綜合素養(yǎng)。首先是通過(guò)定期的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，熟悉和掌握新形勢(shì)下檔案管理的重要意義和信息化時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)，掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)，區(qū)域的規(guī)章制度，提升業(yè)務(wù)綜合水平，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)具有歷史價(jià)值的數(shù)據(jù)，增強(qiáng)公路檔案管理工作人員的責(zé)任心和使命感。在信息化時(shí)代，熟練掌握計(jì)算機(jī)和管理軟件的應(yīng)用。其次是當(dāng)前公路管理檔案工作中，管理人員的普遍年齡較高，較難適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理工作，要多鼓勵(lì)年輕人參與到檔案管理這個(gè)崗位上來(lái)，為這項(xiàng)工作注入年輕的血液，成為發(fā)展的新動(dòng)力。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化發(fā)展對(duì)公路檔案管理工作具有極為重要的積極意義，它改變了公路檔案管理的傳統(tǒng)模式，是新時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。公路部門要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)轉(zhuǎn)變思維方模式，不斷提升自身的服務(wù)功能，在檔案管理工作上就要加強(qiáng)重視，進(jìn)一步強(qiáng)化，投入一定的人力、物力和財(cái)力，在技術(shù)上不斷更新，在人才上加強(qiáng)培養(yǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善信息化檔案管理，不斷在實(shí)踐中發(fā)展和完善，提高公路檔案管理的效率和水平，從而更好地樹(shù)立公路部門的良好形象?？萍伎偸窃诓粩噙M(jìn)步的，這就要求單位要關(guān)注信息的變化，緊跟時(shí)代的步伐，在需要的時(shí)候及時(shí)更新設(shè)備等，檔案管理工作人員也要保持學(xué)習(xí)，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，才能促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。隨著技術(shù)的發(fā)展，公路檔案的信息化管理還有待進(jìn)一步探索。

（作者單位：三明市公路養(yǎng)護(hù)中心）