張新萍 賀惠

摘 要：檔案管理數(shù)字化是對檔案管理工作的一次有益的推進，其對于提高檔案管理質(zhì)量有著重要的作用。在今后的工作過程中，有關(guān)部門應積極推進檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，滿足檔案管理工作的實際需要。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;網(wǎng)絡

1 檔案管理數(shù)字化的重要意義

檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展無論是對單位的發(fā)展還是適應社會的發(fā)展趨勢都有非常深遠的意義，將會給各單位的工作提供佐證。迅速提高檔案的利用率，對提高檔案的利用價值起著不可估量的作用，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 便于檔案的整理和檔案信息的共享

只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。一些部門要查閱檔案，要經(jīng)過很復雜的工序。需要領(lǐng)導的同意才能到檔案部門進行查閱。查閱可能要往返檔案部門多次，過程相當?shù)姆爆?。如果檔案信息化管理，我們完全可以利用局域網(wǎng)進行檔案的共享，給予需要查閱的檔案。

1.2 便于保護檔案原件

檔案數(shù)字化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計算機，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。避免了檔案原件的損壞，同時大大降低了檔案原件丟失的風險。使檔案原件管理起來更加的方便、可靠。可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務，資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性; 以往檔案的管理模式，過于繁瑣，需要管理者通過手工工作來整理檔案和制作目錄。這樣耗費了管理者大量的精力和時間，并且容易造成一些錯誤。信息化的管理方式就可以避免這個問題，只需管理者利用計算機進行一些指令操作即可完成操作。

1.3 網(wǎng)絡管理，調(diào)取信息便捷易行

我國大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜單位內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)了各區(qū)域部門的資源共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，各單位中的各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡，通過密碼驗證的方式進入檔案數(shù)據(jù)庫中進行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過程中的時間，同時也減輕了工作人員的工作負擔，使得工作人員的檔案資料可以在內(nèi)部進行快速的流通，提高政府各部門間的辦公效率。

2 實現(xiàn)檔案數(shù)字化存在問題

2.1 數(shù)字化管理人才缺失

由于數(shù)字化檔案管理需要借助計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進行工作的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對計算機進行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。

2.2 數(shù)字化基礎(chǔ)設施配備不完善

配備統(tǒng)一先進的計算機設備?；A(chǔ)設施建設，是實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件，主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。

2.3 檔案管理制度不完善

“數(shù)字化”檔案順應時代發(fā)展，但對于“數(shù)字化”檔案管理制度卻并不十分完善。電子檔案建檔后如何管理，如何規(guī)范使用等問題需要解決。電子檔案是否可以實現(xiàn)共享，如何共享，查閱人員需要注意什么。制度不同，工作進行就不順利，檔案“數(shù)字化”就困難重重。

3 實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的措施

3.1 培養(yǎng)數(shù)字化管理的專業(yè)人才

有關(guān)事業(yè)單位應對單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應有針對性的進行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對數(shù)字化檔案管理對計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)進行學習，并在學習一段時間后進行技術(shù)的考核，以便驗收培訓的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對事業(yè)單位內(nèi)部員工未來的發(fā)展，以及事業(yè)單位對員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應加強對檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準確性。

3.2 配備完善基礎(chǔ)設施

配備統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。 這樣不僅可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。并在日后查閱檔案中避免對檔案的磨損，更有利于保存及查閱。

3.3 創(chuàng)新檔案管理制度

檔案數(shù)字化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施。統(tǒng)一檔案管理標準。如果沒有標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設作為難度、信息量極大的工作，需要建立統(tǒng)一的檔案資源處理機構(gòu)進行信息的整合、分類以及信息資源合理分配，在這個信息處理機構(gòu)中要保證工作的合理安排和穩(wěn)步進行，需要有一個強有力的指揮部門發(fā)揮作用，各部門明確分工合作，負責網(wǎng)絡傳遞信息的部門提高工作效率，讓人們快速接收到所需信 息，滿足人們對檔案資源的基本需求。在檔案信息化建設的過程中需時刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實際出發(fā)，相關(guān)單位可以結(jié)合單位發(fā)展實際和信息需求，對某方面的檔案信息重點開發(fā)使用，穩(wěn)步推進信息化建設，避免資源的浪費。