摘 要:加強(qiáng)企業(yè)勞資檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著重要的意義,本文提出勞資檔案管理的措施和方法,積極發(fā)揮檔案管理,維護(hù)勞資關(guān)系和諧發(fā)展,最終實(shí)現(xiàn)促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:檔案管理;體制建設(shè);促進(jìn)發(fā)展
1 正確認(rèn)識勞資檔案的社會價(jià)值
隨著企業(yè)體制改革的不斷深入,企業(yè)勞資檔案管理將成為企業(yè)管理的重要組成部分,維護(hù)勞資關(guān)系和諧起著重要作用。單位的檔案涉及企業(yè)職工工資、崗位津貼、福利、企業(yè)職工社保、醫(yī)保企業(yè)的工資年度報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、以及各類相關(guān)的審核、考勤、考核等管理文件。
勞資檔案的社會價(jià)值,是由其自身的社會屬性所決定的。勞資檔案是在人事管理活動中形成的經(jīng)過認(rèn)可的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎(jiǎng)懲、變化情況的,以個(gè)體為單位,集中保存和備查的各種勞資檔案資料,具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無論在什么樣的條件下,只要進(jìn)行人事管理活動,就會形成相關(guān)的人事資料,就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等勞資檔案工作,勞資檔案就具有存在和利用的社會價(jià)值。
在市場經(jīng)濟(jì)條件下,隨著社會進(jìn)入信息時(shí)代,信息已成為重要的社會資源,信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會工程,作為人員信息主要載體的勞資檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接,而這些信息的獲取和利用,離不開勞資檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
因此,正確認(rèn)識勞資檔案的社會價(jià)值,充分發(fā)揮勞資檔案工作的重要作用,在服務(wù)于組織人事工作的基礎(chǔ)上,不僅可以為企業(yè)和從業(yè)者提供良好的信息服務(wù),優(yōu)化市場人員資源配置,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的繁榮和發(fā)展,而且可以強(qiáng)化從業(yè)人員的社會化管理,推動國家社會保障體系的建立和完善,維護(hù)社會的穩(wěn)定。
2 勞資檔案工作面臨的問題和困難
目前,勞資檔案的社會價(jià)值沒有得到正確地認(rèn)識和利用,社會公眾檔案意識淡薄,勞資檔案工作機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不暢,社會地位不斷下降。造成這種狀況的主要原因有以下幾個(gè)方面:
1)檔案管理體系的社會化程度不高,難以適應(yīng)社會進(jìn)步與發(fā)展?,F(xiàn)行的管理體系,是以單個(gè)的企事業(yè)單位或社團(tuán)組織為管理主體而進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)的,在這種分散的管理方式下,管理主體之間缺乏有機(jī)的聯(lián)系,與生產(chǎn)活動的日益社會化和從業(yè)人員流動性的不斷增強(qiáng)極不適應(yīng),形成不了社會化的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。分散的管理方式,一方面不便于統(tǒng)一規(guī)范檔案操作程序和整個(gè)社會勞資檔案資源的整合、利用;另一方面,多頭管理和繁瑣的流程,影響了檔案隨從業(yè)人員在市場環(huán)境中的自由流動,直接造成棄檔、丟檔的現(xiàn)象發(fā)生。
2)檔案形成的質(zhì)量不高,降低了勞資檔案的社會價(jià)值。檔案的形成和收集缺乏針對性和規(guī)范性,工作方式多年不變,程序不夠公開、透明,造成勞資檔案內(nèi)容陳舊、雷同、空洞、失真。內(nèi)容陳舊不能反映個(gè)人的最新動態(tài),失去了檔案的憑證價(jià)值;內(nèi)容雷同不能反映個(gè)人的獨(dú)特才能,失去了檔案的參考價(jià)值,難以有針對性的提供權(quán)威的證明材料;內(nèi)容的空洞,則無法滿足社會對勞資檔案信息的新要求;內(nèi)容的失真,不僅違背了勞資檔案真實(shí)性的特征,而且會造成負(fù)面的社會影響。
3)服務(wù)功能不健全,阻礙了勞資檔案工作的發(fā)展。首先是服務(wù)意識不強(qiáng)?!爸夭剌p用”是檔案工作難以走出的誤區(qū),檔案管理人員觀念陳舊,缺乏服務(wù)的積極性和主動性。其次是服務(wù)職能不明確。由于勞資檔案工作一直從屬于組織人事工作,其服務(wù)職能被管理職能所掩蓋,從而造成服務(wù)方向不清晰、服務(wù)職能不明確。再者是服務(wù)手段落后。在信息化社會里,勞資檔案工作的技術(shù)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代社會,高科技在勞資檔案工作中的推廣和應(yīng)用力度不大,工作效率不高。
4)約束機(jī)制缺位,企業(yè)勞資檔案工作面臨危機(jī)。經(jīng)濟(jì)體制改革后,企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中依照市場法則同步運(yùn)轉(zhuǎn)。用人的自主權(quán)使企業(yè)用工不再需要政府部門審批,并辦理相關(guān)的勞資檔案,原來依靠行政手段來維系運(yùn)轉(zhuǎn)的勞資檔案工作陷入了尷尬的境地。由于沒有相應(yīng)的約束機(jī)制,大多的新興企業(yè)或者為了擺脫舊的人事制度的束縛,或者缺乏長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略,或者出于逃避社會保險(xiǎn)費(fèi)用等降低企業(yè)運(yùn)行成本的目的,不再重視勞資檔案,甚至根本就不接收和建立勞資檔案。企業(yè)勞資檔案工作要么運(yùn)轉(zhuǎn)不暢,要么無法運(yùn)轉(zhuǎn),面臨著嚴(yán)重的危機(jī)。
3 加強(qiáng)勞資檔案工作的主要措施
針對市場經(jīng)濟(jì)條件下勞資檔案工作的現(xiàn)狀,要保證工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn),發(fā)揮勞資檔案的價(jià)值作用,就必須從改革現(xiàn)有的勞資檔案工作體系入手,逐步實(shí)行勞資檔案管理的社會化,整合資源,增強(qiáng)功能,規(guī)范程序,主動服務(wù)。
1)實(shí)行檔案管理的社會化,整合社會檔案資源。要打破現(xiàn)行的以企事業(yè)單位或社團(tuán)組織為管理主體的管理體系,由政府成立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),對全社會的檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理,形成社會化的工作網(wǎng)絡(luò)。這樣就可以整合全社會的檔案資源,也便于統(tǒng)一和規(guī)范操作程序。其實(shí),現(xiàn)行的人事代理制度,就是檔案管理社會化的雛形。人事代理制度是在“五大畢業(yè)生”人事代理的基礎(chǔ)上逐漸發(fā)展起來的,現(xiàn)已擴(kuò)大到實(shí)行人事制度改革的事業(yè)單位和企業(yè)自謀生路、失業(yè)下崗人員。人事代理的實(shí)質(zhì)就是人員檔案代理。實(shí)踐證明,這種社會化的勞資檔案代理制度,是勞資檔案工作應(yīng)對經(jīng)濟(jì)體制改革和用人制度變化的重要舉措,有著積極的社會影響的作用。因此,我們要在總結(jié)和借鑒人事代理制度成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,采取有效措施,進(jìn)一步推動檔案管理的社會化。
2)把勞資檔案納入社會保障體系,增強(qiáng)勞資檔案工作的服務(wù)功能。社會保障體系的完善,離不開相關(guān)的勞資檔案資料的真實(shí)和完備。目前,社會上經(jīng)常發(fā)生的一些勞資糾紛和社會保障費(fèi)用征繳方面存在的難題,有相當(dāng)一部分都是因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的勞資檔案資料而造成的。勞資檔案資料的缺失,不僅會影響勞動者自身的維權(quán)行為,也會給國家社保經(jīng)費(fèi)的征繳帶來困難。因此,在實(shí)行社會化的勞資檔案代理制度的前提下,把勞資檔案納入社會保障體系,作為企業(yè)用人和勞動保障的必備條件之一,通過立法建立健全新型的社會化的企業(yè)勞資檔案制度,以維護(hù)勞動者的正當(dāng)權(quán)益和國家利益。
3)規(guī)范操作程序,提高檔案質(zhì)量。要逐步建立適應(yīng)現(xiàn)代社會需要的,公開、公正、透明的勞資檔案工作程序,科學(xué)規(guī)范地形成和收集勞資檔案資料,在保證檔案資料真實(shí)可靠的前提下,提升檔案資料的科學(xué)價(jià)值。檔案管理的社會化,為統(tǒng)一規(guī)范操作程序提供了可能、創(chuàng)造了條件。檔案的社會化管理部門要在尊重勞資檔案基本特征的前提下,根據(jù)信息社會的需要,從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié),制定出規(guī)范性的操作章程,嚴(yán)格操作,保證檔案資料的真實(shí)、可靠和鮮活,全面提高檔案質(zhì)量。
4)以用為綱,加強(qiáng)服務(wù)主動性。要改變勞資檔案工作被動管理的現(xiàn)狀,首先,要轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式,大力倡導(dǎo)服務(wù)至上的思想,由管理者變?yōu)榉?wù)者;其次,要在實(shí)行社會化管理方式的基礎(chǔ)上,把服務(wù)職能從組織人事工作中剝離,明確檔案社會化管理部門的職務(wù)職能,建立健全相關(guān)的配套服務(wù)措施,使檔案工作走出門戶,通過服務(wù)體現(xiàn)勞資檔案的社會價(jià)值;再者,要利用現(xiàn)代科技手段,建立方便、快捷和自動化程序較高的檔案管理服務(wù)系統(tǒng),提高工作和服務(wù)效率。
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作者簡介
苗媛媛(1981-),女,2006年畢業(yè)于中共中央黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè),鞍山市水務(wù)集團(tuán)有限公司供水公司人力資源管理。2014年所撰寫的《淺談企業(yè)文化對人力資源管理的影響》論文獲總公司科協(xié)論文二等獎(jiǎng)。