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        對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考及對(duì)策

        2019-11-11 12:15:48任建鵬
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:思考檔案管理

        任建鵬

        摘 要:檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄,新時(shí)代背景下的檔案管理工作重要性不言而喻,檔案管理工作過(guò)程中,重視優(yōu)化檔案管理工作理念,提升檔案管理工作人員素養(yǎng),從意識(shí)上和實(shí)踐上為檔案管理工作注入活力,提升檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,發(fā)揮檔案這一原始記錄的真正價(jià)值。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;管理理念;思考

        檔案是每個(gè)組織對(duì)過(guò)往活動(dòng)和歷史的精準(zhǔn)、完整記錄,是一種重要的信息載體,檔案能夠通過(guò)文字、圖片和視頻等再現(xiàn)某些歷史場(chǎng)景,讓信息需求者了解過(guò)去,展望未來(lái)。新時(shí)代的檔案管理工作要狠抓,重視這一有價(jià)值的資源。本文的研究從個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)著手,提出幾點(diǎn)與檔案管理工作相關(guān)的思考和對(duì)策,供同行人士們參考。

        1 檔案管理工作的重要性

        1.1 作為考察依據(jù)的作用

        企業(yè)單位也好,事業(yè)單位也罷,檔案管理都是過(guò)往大大小小事項(xiàng)的真實(shí)記錄,檔案管理工作的有效性對(duì)于本單位發(fā)展有關(guān)鍵作用,影響著各個(gè)部門的工作效率。正如前文中所言,檔案本質(zhì)上是歷史的鑒證,這是它區(qū)別于其他文件的本質(zhì)特征,因檔案的特殊性和檔案形成方式的特殊性,檔案中包含的信息更加客觀,更有信服力。

        1.2 作為參考的作用

        檔案本質(zhì)上是屬于機(jī)密性質(zhì)的紙質(zhì)文件或電子文件,新時(shí)代背景下,與時(shí)俱進(jìn),重視檔案管理,能夠?yàn)楣ぷ鏖_展提供信息儲(chǔ)備,為本單位長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展發(fā)揮關(guān)鍵作用。檔案是可靠度極強(qiáng)的參考資料,對(duì)于現(xiàn)階段或未來(lái)工作的開展能夠起到參考作用,是工作有序開展的基礎(chǔ)。

        2 檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策分析

        2.1 更新檔案管理理念

        檔案是一個(gè)部門重要且珍貴的財(cái)富,及時(shí)更新檔案管理理念能夠適應(yīng)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì),提升檔案管理質(zhì)量。鑒于檔案管理中存在的種種不足,要先從理念方面著手,汲取傳統(tǒng)檔案管理工作之優(yōu)點(diǎn),融入新的檔案管理理念,在新老結(jié)合中創(chuàng)建與本單位相適應(yīng)的檔案管理模式,檔案管理本身就是冗雜又繁瑣的工作,單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作人員要保持積極向上的理念,為檔案管理工作貢獻(xiàn)個(gè)人的力量。

        2.2 加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

        社會(huì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步也為檔案管理工作提供了新的可能,但由于很多檔案管理人員思維上的限制,過(guò)往工作經(jīng)驗(yàn)的影響,他們并沒(méi)有提升檔案管理現(xiàn)代化水平??v然企業(yè)給檔案管理部門提供了現(xiàn)代化的設(shè)備,管理人員也沒(méi)有真正將其應(yīng)用到新式的檔案管理工作體系里?;诖?,做好檔案現(xiàn)代化建設(shè)要從設(shè)備上,從體系上著手,在檔案管理工作中貫徹落實(shí),實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式。工作實(shí)踐中,借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)能夠優(yōu)化檔案開發(fā)和應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

        2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

        檔案管理人員的綜合素質(zhì)影響著實(shí)際工作效率,在環(huán)境不斷優(yōu)化,檔案的價(jià)值越來(lái)越高的大背景下,檔案管理人員素質(zhì)的提升也是必然。面對(duì)自動(dòng)化、高技術(shù)含量的檔案管理工作,相關(guān)負(fù)責(zé)人也要熟練操作,掌握必要技能。提升這類員工的綜合素養(yǎng)主要有兩種途徑,第一,直接從員工招募環(huán)節(jié)加以把控,從源頭上控制質(zhì)量,選擇大學(xué)階段學(xué)過(guò)相關(guān)課程的學(xué)生,在崗前加強(qiáng)培訓(xùn)力度,強(qiáng)化員工們對(duì)檔案的正確認(rèn)知,為檔案管理部門注入新鮮有活力的血液,第二,針對(duì)老員工進(jìn)行的人員能力培訓(xùn)工作,通過(guò)定期、按批開展工作,能夠改善員工們的思想觀念,提升其在新形勢(shì)下利用信息設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作的能力,保證其工作效率。最重要和不容忽視的一點(diǎn)是,檔案關(guān)乎一個(gè)單位的高級(jí)機(jī)密,員工們要有責(zé)任感、歸屬感和職業(yè)操守,堅(jiān)決杜絕泄密現(xiàn)象出現(xiàn),才能發(fā)揮檔案的正面價(jià)值。

        2.4 創(chuàng)新的檔案管理思路和模式

        檔案管理主要工作就是整理檔案,這是一項(xiàng)比較枯燥乏味的工作,員工們?cè)诼L(zhǎng)又單一的工作中很容易喪失工作的積極性。誠(chéng)然,檔案管理工作是直接為整個(gè)單位服務(wù)的,檔案管理思路和模式的創(chuàng)新和優(yōu)化能夠調(diào)整檔案工作原先的不足,積極借鑒其他企業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn),融入到本單位的實(shí)際情況中,將檔案管理的作用最大化。伴隨著市場(chǎng)化進(jìn)程的發(fā)展,傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主要載體的檔案管理模式既耗時(shí)又耗力,是對(duì)人力、物力和財(cái)力資源的浪費(fèi),優(yōu)化檔案管理模式,能夠推動(dòng)檔案管理和信息時(shí)代相適應(yīng)。新時(shí)代背景下的檔案管理,要有針對(duì)性的創(chuàng)新檔案管理模式:第一,從檔案管理程序的優(yōu)化著手,盡可能用電子檔案完善原先的檔案材料,將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、傳真或照片的方式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案,防止紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。優(yōu)化檔案管理模式,不是單純僅依靠紙質(zhì)檔案或只依靠電子檔案,而是借助混合檔案管理模式,提升檔案管理的效率和安全性,簡(jiǎn)化檔案管理模式的難度。

        2.5 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

        信息化的檔案管理模式在現(xiàn)階段的檔案管理工作中扮演著重要角色,科技的發(fā)展進(jìn)步使得檔案管理工作也要走向信息化的趨勢(shì)。為順利實(shí)現(xiàn)檔案管理傳統(tǒng)到現(xiàn)代的跨步,第一,要引進(jìn)并不斷強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)施,在管理實(shí)踐中引入一些信息設(shè)備,通過(guò)資金投入,精力投入,使得管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。第二,電子設(shè)備并非萬(wàn)能的,檔案管理部門要通過(guò)備份或永久存儲(chǔ)設(shè)備將關(guān)鍵信息、易損信息保存其中,例如,電子化檔案貯藏柜,增設(shè)不聯(lián)網(wǎng)的半永久檔案管理存儲(chǔ)硬件柜等等。第三,重視檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)共享,為內(nèi)部的信息需求者提供便利和支撐,不斷提高單位的檔案管理的工作效率。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)又關(guān)鍵的工作,對(duì)于各部門經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、未來(lái)發(fā)展都有關(guān)鍵意義。新形勢(shì)下,檔案管理工作的開展意義非凡,管理者們要明確個(gè)人肩負(fù)的重任,提升個(gè)人綜合素養(yǎng),及時(shí)更新檔案管理的理念,優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量,同時(shí)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。新時(shí)期的檔案管理工作中還要結(jié)合各種新型的檔案管理技術(shù),引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備,以保證檔案管理工作的先進(jìn)性,為檔案信息需求者更好的服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張海霞.新形勢(shì)下做好檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(06):112.

        [2]商行.加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].吉林勞動(dòng)保護(hù),2015(05):21-22.

        [3]徐燁.淺談新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù), 2017(4):98-99.

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