關鍵詞 檢察院工作 檔案管理 存在問題 對策建議

作者簡介：姜宏霞，河南省澠池縣人民檢察院，一級檢察官，主要從事控告申訴及綜合業(yè)務管理工作。

中圖分類號：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.361

近年來，隨著機構改革的深入推進，基層檢察院的科室職能得到優(yōu)化和完善?；鶎訖z察院檔案管理水平已經大大提升，檔案室的各類基礎設施逐步得到完善，檢察檔案的服務和管理水平得到加強，在此背景下，檔案資源也得到有效開發(fā)和利用。與此同時，基層檢察院檔案管理工作中還存在一些不容忽視的問題，嚴重影響著檢察機關核心業(yè)務的開展，對此，我們要正視問題，科學應對。

一、檢察檔案的定義和內涵

檔案是指人們在社會工作和生活中產生形成的具有保存價值的原始記錄，是對社會生活留下印記的再現(xiàn)，其突出反映事物的本質屬性。檢察檔案也是檔案的一種，它具有其他檔案的所有特征。檢察檔案是檢察機關依法保存的，對某一事件或任務相關資料的歸并、整理形成的書面或音頻文件資料。其內涵豐富、涵蓋面廣，包括文件資料、案件訴訟材料、調查取證資料、會計賬目憑證等等，同時也包括視頻和音頻材料，其也是檔案文件的重要組成部分。這些檢察檔案資料記錄重要事件或任務的重要證據(jù)和相關過程，以便隨時查閱和學習還原當時的事件場景。檔案工作起著記錄歷史，供人學習借鑒經驗教訓的重要意義，它推動社會發(fā)展和進步。隨著經濟社會的不斷發(fā)展，新技術、新問題、新形勢不斷變化，各種技術手段運用到檢查檔案管理當中，檢察檔案管理工作也應適應新形勢、新要求，不斷滿足檢察業(yè)務開展的需要。

二、檢察檔案的突出特點及其重要性

檢察檔案除了具有普通檔案的歷史記錄功能外，其特殊功能性體現(xiàn)以下幾個方面。一是檢察檔案可以用來判斷有關爭議案件的判斷是否錯誤，相關嫌疑人是否構成累犯，是否存在不作為犯罪。例如，可以對通過對檔案的查閱，對犯罪嫌疑人以往的行為進行全面檢查，可以以確定他以前有沒有犯罪記錄和不良行為，是否構成累犯、慣犯，這將成為法院量刑定罪的重要依據(jù)。二是可以為案件偵查和判定提供經驗借鑒。對于資料不完善、審判依據(jù)不足的一些疑難案件，通過對過往相似案件檢察檔案的查閱和還原，可以了解案情，為處理當前疑難案件提供參考借鑒。以及時理清思路，縮短辦案時間，提高檢察辦案效率。三是收集基礎數(shù)據(jù)，形成大數(shù)據(jù)，可作為研究和分析的基礎，為領導決策提供服務。近年來，司法機關通過查閱相關檔案、核實證據(jù)、尋找相關依據(jù)，對有關冤假錯案進行了糾正。四是可以分析解決一些信訪案件。對于一些長期上訪申訴的信訪案件，相關部門也可以通過查閱案件資料，了解案件的全過程，并判斷是否程序合理、公平公正，并將相關復合結果及時告知當事人，對化解信訪案件，促進息訴罷訪起著重要作用。同時，檢查機關依法對案件進行復核，對過去的檔案進行核查認定，有利于促進司法公正?？傊?，檢察檔案除了具有檔案工作的特點外，還起著促進司法公正、維護社會穩(wěn)定的重要作用。結合不新時代的發(fā)展需要，對檢察檔案工作的科學管理和服務應用提出了新的更高要求。

三、當前基層檢察院檔案管理現(xiàn)狀及中存在的突出問題

（一）檔案管理意識不強

在基層檢察院，尤其是區(qū)縣一級的檢察院，數(shù)量最大、比重最高的檢察檔案是訴訟檔案，由于其內容業(yè)務性強，涉及的專業(yè)知識多，因此，其制作、整理大多依靠相關業(yè)務人員。目前，在偵查、訴訟等部門相關檔案的制作收集和歸并整理多由辦案人員或科室自行完成，然后移交檔案管理科室，沒有形成專人專職化編制管理檔案的意識和職責。辦案人員和科室將主要精力放在核心業(yè)務上，認為檔案工作只是輔助，只要將案件的文件整理裝訂并提交檔案室就行了，就沒有明確的檔案移交期限。辦案人員檔案移交積極性、主動性不夠，需要檔案管理人員監(jiān)督和催辦，且檔案資料不完整、不規(guī)范、程序不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了檔案管理工作健康穩(wěn)步發(fā)展。

（二）檔案管理人員素質待提高

基層檢察院人少事多的問題較為突出，因此，縣區(qū)一級檢察院很難做到檔案管理人員專職化、固定化。在工作實際中，大部分縣區(qū)一級檢察院的檔案管理人員大多由檢察院辦公室工作人員兼任，由于他們身兼數(shù)職且平時工作任務繁瑣、工作量大，檔案管理工作不能兼顧，導致檔案的編制收集和歸并整理檔不及時、不完善，缺乏及時有效的監(jiān)督。同時，基層檢察機關人員不穩(wěn)定，綜合崗位人員變動快，檔案交接工作不能及時進行，導致一些檔案監(jiān)管工作成為真空地帶。現(xiàn)有的檔案員熟悉檢察業(yè)務，有快速、容易掌握的能力在檢察訴訟文件整理和歸檔，他們很少或沒有的知識要點和細節(jié)的文件的大部分文件和檔案，檔案類別的安排導致混亂，不規(guī)則的存儲安排密集書架上，沒有指導的跡象。像科學這樣的問題已經存在很長時間了，不能有效地解決。但是，文件、會計檔案、基礎設施檔案等檔案的整理和歸檔，分類較多、較為零碎，是我們無法掌握的。此外，檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。檢察院注重招錄法律專業(yè)人員，很少引進專業(yè)檔案管理人員，也在日常工作中，檔案管理的日常專業(yè)培訓不足，也影響了檔案管理工作的有效開展。

（三）檔案管理方法落后

一是檔案編制管理不夠及時高效。沒有及時歸并整理的檔案，處于零散的狀態(tài)，不能形成證據(jù)鏈和制度閉環(huán)，其發(fā)揮的作用有限，不能及時有效的為領導決策提供參考依據(jù)。在檔案管理過程中，沒有結合科技信息手段，來對檔案工作進行信息化管理，導致案件的收集、利用和發(fā)展嚴重脫離了現(xiàn)代檔案管理理念。二是檔案信息化工作推進較慢。在科技發(fā)展和信息化技術的背景下，檢察答案信息化錄入、檢索及日常服務工作需要硬件投入，并且要耗費大量的人力物力，檢察機關的的檔案管理工作，要求上下級檢查院保持一致性和協(xié)調性，檔案信息化工作需要自上而下的推動。如果上級推進不及時，下級也只能觀望，不能及時進行有序的推廣，因而效率不高。

（四）檢察檔案使用不合理

一方面，基層檢察院音像等電子語音檔案的收集和保存工作滯后，不能有效服務與檢查業(yè)務工作。同時，基層檢察院檔案收集和管理工作中厚此薄彼現(xiàn)象比較嚴重。基層檢察院更注重訴訟檔案的整理和收集，常常忽視了文書檔案。重視偵查和反腐德等案件的檔案收集，卻忽視了民事行為、公訴和監(jiān)獄案件。這不利于檢查檔案完整性、系統(tǒng)性檔案的構建。同時，在檔案管理過程中，檔案的服務功能不足，查閱、檢索，服務不便，不能有效服務檢察工作，大量信息資源不能得到有效利用。

四、提升基層檢察院檔案管理水平的對策建議

近年來，一大批高學歷、高素質的青年通過公務員考試的方式加入檢察隊伍。但由于檢察系統(tǒng)檢察業(yè)務工作任務繁重，將檔案管理看作辦公室日常工作，對其的重要性重視不夠，導致檔案管理人員不穩(wěn)定，職業(yè)成就感不強。因此，加強檔案管理專業(yè)建設是提高檔案管理水平的有效措施。

（一）加強制度建設，優(yōu)化檔案人員評價機制

一是制定基層檢察院檔案管理專業(yè)標準。檔案管理的專業(yè)與否，科學有效的評價標準起著至關重要的作用。要想提升基層檢察院檔案管理水平，必須制定科學合理、系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理專業(yè)標準。對檔案管理人員工作職責、工作內容、檔案制作編制等具體內容和要求進行明確界定，為檔案管理人員開展工作提供具體的指導標準。二是構建檔案管理人員專業(yè)發(fā)展評價體系。根據(jù)檔案管理人員收集的文件、歸檔資料、裝訂、歸檔資料及進行檔案核查，對每一個工作細節(jié)進行全過程記錄、考核，每季度定期考核，每一環(huán)節(jié)結束前對季度業(yè)績進行綜合評價，做出最終評價，然后根據(jù)評價結果對優(yōu)秀檔案工作者給予物質和精神上的獎勵，鼓舞士氣，營造爭當?shù)谝坏牧己梅諊Ｍ瑫r，對如何做一名優(yōu)秀的檔案管理人員明確要求，暢通其職業(yè)晉升通道，并加大優(yōu)秀檔案管理人員的表彰和選拔力度，讓他們心中有標尺，行為有動力。

（二）搭建學習交流平臺，增強職業(yè)榮譽感

基層檢察機關為檔案管理人員搭建學習交流平臺，促進檔案管理人員相互學習、相互借鑒、共同成長進步。并鼓勵檔案工作人員大膽走出去，利用對外學習交流的積累經驗，如到上級檢察院和其他同級業(yè)務部門開展交流學習，學習他們的先進經驗和優(yōu)秀做法，讓檔案管理人員在工作中交流經驗和不足。同時，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)榮譽感，應明確檔案工作的重要性及其專業(yè)角色定位，提高自身素質和能力。檔案管理人員要熱愛自己的工作，堅信自己在檔案管理崗位也能取得優(yōu)異的成績。通過不斷積累檔案管理經驗，理清思路，優(yōu)化工作流程，將檔案管理工作與提升自身素養(yǎng)相結合，積極撰寫相關論文，參與研究課題，在工作中加強學習研究，在不斷實踐中成長進步。

（三）加強檔案人員培訓教育，優(yōu)化檔案服務水平

一是加強檔案管理工作業(yè)務培訓。經常組織檔案人員職業(yè)素養(yǎng)培訓和專題業(yè)務培訓，通過日常培訓培訓，檔案管理者提升素養(yǎng)，提高檔案工作的認識程度，增強職業(yè)榮譽感和工作責任感，進一步增強服務意識、和創(chuàng)新意識，為做好基層檔案工作打下堅實的基礎。二是提升檔案管理信息化水平。通過計算機打造優(yōu)質高效的檔案管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的檔案整理、編目、存儲、進行優(yōu)化，著力打造方便、高效的檔案管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮在調查和統(tǒng)計工作的作用。同時，要高度重視并積極推進重要、易損、高利用、珍貴、重要檔案的數(shù)字化進程，將其轉化為電子文件，做好備份工作，實現(xiàn)永久性保存。三是優(yōu)化檔案服務工作。檔案管理人員的工作應具有前瞻性，注重平時收集和利用檔案的需求，從被動的“坐等借閱”服務轉變?yōu)橹鲃臃?。要熟悉檔案館檔案，熟悉檔案館檔案的內容、組成、數(shù)量、存放位置、檔案利用價值，提供準確、系統(tǒng)、完整的檔案，滿足檔案借閱者的需求。檔案管理人員在及時提供檔案信息資源的同時，應當評估重大活動的價值，積極收集有關重要文件和資料，確保重要檔案資料在發(fā)生緊急情況時能夠及時歸檔。

五、結語

隨著時代的進步和科學技術的發(fā)展，信息化程度越來越顯著。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經不能適應當前檔案管理的現(xiàn)狀。因此，基層檢察機關應結合實際，在培養(yǎng)檔案工作專業(yè)人才的同時，加強檔案信息化建設，做好檔案服務工作，更好地為檢察事業(yè)的發(fā)展服務。

參考文獻：

[1]楊滔.XX人民檢察院襠案管理系統(tǒng)研究與分析[D].云南：云南大學大學，2015.

[2]陳燕女.現(xiàn)代信息技術對單位檔案管理的影響和對策[J].科技經濟導刊：科技經濟信息化，2018，26（10）：21.

[3]張華.單位檔案信息化建設存在的問題與發(fā)展對策探析[J].信息技術：西安復合航天材料研究所，2017（4）：221.