莫莉敏

摘? 要：高校不僅是為社會培養(yǎng)人才和實施教育教學的機構(gòu)，也是傳承人類文化和服務社會的重要機構(gòu)。高校有義務促進校際的學術交流與研討，為更好地交流與研討創(chuàng)造良好的條件和空間，這是有效地加強校企合作、校地合作的措施和良好載體。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷發(fā)展，高校的會務工作也在進行不斷的改革與完善，在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務智能管理為會務工作帶來了良好的機遇，將智能管理模式大力推進，能夠有效提高會務工作的效率，改進當前高校會務管理工作的不足，從而達到完善創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐的目的。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+教育”? 高校? 會務? 智能管理? 研究

中圖分類號：G642 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）07（b）-0211-02

隨著我國科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應用技術和云技術已經(jīng)被越來越廣泛地應用于高校的會務工作智能管理模式中，這為高校會務工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。面對新形勢下的會務工作，需要在工作方式和結(jié)構(gòu)模式構(gòu)建上做出創(chuàng)新，從而適應信息技術模式下高校的發(fā)展。目前就我國現(xiàn)階段高校的管理機制來看，多數(shù)仍然采用科層制管理模式，管理行政化仍是我國高校管理中的主要特征，陳舊的管理機制是阻礙高校會務工作管理模式創(chuàng)新的瓶頸。因此該文首先針對傳統(tǒng)的高校會務工作管理機制中的問題進行簡要分析，然后對新時代“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務智能管理機制研究做具體闡述。

1? 當前高校會務工作中存在的問題

1.1 缺乏專門的會務接待機構(gòu)

就目前高校會務工作的落實來看，部分活動經(jīng)費充足的高校能夠興建校內(nèi)會務中心、設置會務接待辦，能夠做到在會議舉辦的期間專項事宜有單獨的部門負責，有專門的責任人管理。但是由于多數(shù)高校注重會務工作精簡化和集約化的原則，缺乏專門的會務接待機構(gòu)設置。在會務小組的成立上都是臨時性的，采用抽調(diào)高校各部門后勤處和教育技術中心等職能部門工作人員臨時構(gòu)成接待小組的方式，因此會議結(jié)束之后，往往造成部分資產(chǎn)無人管理、賬務尾款久拖不結(jié)，這為會務工作的高效開展形成了嚴重阻礙。

1.2 工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低

由于會務工作小組的成立多數(shù)都是臨時性的，小組成員來自高校中不同的部門和崗位，工作人員的專業(yè)學科背景也不盡相同，素質(zhì)也參差不齊，并且小組接待人員也都沒有接受過系統(tǒng)的會務接待工作培訓，因此工作人員在實際工作中呈現(xiàn)出的專業(yè)素質(zhì)較低。尤其是在會議接待禮儀方面，常常出現(xiàn)不嚴謹?shù)膽B(tài)度和不端正的行為，這都是阻礙高校會務工作效率的直接原因。

1.3 會務工作缺乏智能管理

傳統(tǒng)的高校會務工作仍以人力資源為主要方式，因此在工作效率和專業(yè)性上還有很大欠缺。采用以人力資源為基礎的會務工作，首先要求會務后勤組的專業(yè)人員申請會議場地，并將時間、地點和參會人數(shù)逐步確定下來，然后是會務秘書組準備會議稿件材料、簽到簿等，同時還要將參會人數(shù)進一步進行落實，如果人數(shù)有變動，還要進行進一步調(diào)整。工作準備就緒后，還要向上級部門取得場地的獲批權(quán)，如果場地審批沒有通過，之前的準備工作還要進行重新調(diào)整。因此傳統(tǒng)的會務工作模式缺乏智能管理，會使整個會議準備和進行的流程十分繁瑣復雜，并且工作效率也相對較低。

2? “互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務智能管理機制研究

2.1 會議宣傳管理設定

會議宣傳管理功能的設定需要秘書組在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上建立“建會導向”功能，在“建會導向”中選擇會議數(shù)據(jù)模塊，將會議的人數(shù)、時間和會議內(nèi)容填寫在其中。然后由宣傳組工作人員利用HTML5或微信編輯器等功能將會議宣傳通知的網(wǎng)頁板塊設計出來，這樣可以使參會人員在得到會議通知之后，直接打開相關網(wǎng)頁就可以對會議相關事宜和內(nèi)容進行了解，并在微信客戶端或網(wǎng)頁上自主輸入個人信息。

2.2 會議嘉賓信息管理設定

會議嘉賓信息管理的設定由會務工作組的秘書人員來完成，秘書組人員要將參會嘉賓的信息在網(wǎng)頁客戶端或微信客戶端中進行輸入，并將信息導入云平臺所屬的會議數(shù)據(jù)庫中的相應嘉賓信息板塊。會議嘉賓信息錄入包括基本信息、住宿信息、費用信息以及會議資料領取信息等。在網(wǎng)頁客戶端或微信客戶端會自動彈射出引導嘉賓填寫的信息板塊，并由秘書組登錄管理人員通道方可進行成員信息的查詢。

2.3 會議場地管理設定

會議場地管理的設定由會務組后勤管理人員通過對各會議場地的考察了解，然后將場地的實際情況在網(wǎng)頁上進行填寫，填寫的內(nèi)容要盡量詳細，包括會議活動的所在城市、日期、參會人數(shù)以及會議預算和人員的聯(lián)系方式等，將這些詳細的資料反應給會議場地服務商，以便使其針對會議的實際需求提供科學的方案以及場地提供方的聯(lián)系方式和報價，通過這樣的方式，既能提高會務工作的效率，還能省去經(jīng)銷環(huán)節(jié)和中介費，從而節(jié)省不必要的開支。

2.4 會議簽到管理設定

會務工作的接待組在會議簽到管理設定的板塊上，可以在簽到處設置手機微信二維碼登錄，通過二維碼可以將參會人員的身份證信息有效識別出來，從而為簽到環(huán)節(jié)帶來方便，這樣能夠省去傳統(tǒng)的人工簽到環(huán)節(jié)，不僅方便快捷，準確度也較高，還能有效減少人力投入，提高工作效率。接待組通過二維碼認證完成簽到任務之后，到會的嘉賓人數(shù)和缺席人數(shù)便一目了然，并對臨時報道人員和缺席人員的原因及時掌握，從而做好下一步的準備工作。

2.5 會議信息管理設定

會議信息管理包括會議的時間、內(nèi)容、具體安排、會務工作的和服務信息，以及會議通知單的查詢、參會人員基本信息等，涵蓋的范圍非常廣泛。在會議信息管理板塊的設置上，要在網(wǎng)頁版和微信版中通過輸入網(wǎng)址都能將會議的信息快速查詢出來，從而為秘書組對照會議簽到名單提供方便。同時還要在會務工作云平臺上建立會議信息數(shù)據(jù)庫，并將信息轉(zhuǎn)至會議發(fā)言代表的郵箱或微信。

2.6 設備流程管理設定

設備流程管理的設定基于Microsoft Windows系統(tǒng)上，將流程設置與設備管理有效融為一體，將設備操作進行靈活的轉(zhuǎn)換，從而推動會議各個活動的進展，從而實現(xiàn)高校會務工作的智能化管理模式。會議的主持者和會務后勤工作人員可以通過會議秩序控制模塊完成會議會序，同時通過系統(tǒng)能夠?qū)⒋舜蔚臅h議程顯示出來。

2.7 查詢統(tǒng)計管理設定

查詢統(tǒng)計管理模塊的設定為參會人員提供查詢記錄的方便，參會人員可以通過網(wǎng)頁版或微信版對會議的基本信息進行查詢。通過網(wǎng)址輸入，進入到“查詢統(tǒng)計模塊”可以將此次會議基本信息和會議內(nèi)容以及每次會議紀要顯示出來，從而為參會人員的會議傳達和會后的交流探討提供平臺。另外對于會務工作管理方而言，能夠為匯總參會人員地域系統(tǒng)、單位性質(zhì)統(tǒng)計、職稱職務統(tǒng)計、參會天數(shù)統(tǒng)計以及費用統(tǒng)計提供更系統(tǒng)、更方便的服務。

3? 結(jié)語

總之，通過對高校會務工作的智能化改革，有效地將“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式相結(jié)合，既推動了高校會務工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，還能夠通過內(nèi)向挖掘，實現(xiàn)校內(nèi)創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)資源的相互整合，為高校人才的培養(yǎng)提供良好的機遇。提高高校會務工作的效率對高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)發(fā)展有重要的推進作用，不僅實現(xiàn)了高校的人才資源可持續(xù)發(fā)展，還能夠推進創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)與高校各職能部門之間的深度融合。

參考文獻

[1] 譚竹君.高校利用“互聯(lián)網(wǎng)+”推動會務工作創(chuàng)新的措施分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（3）：208-209.

[2] 牛立蕊，李漢超，王英，等.“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下的高校實踐育人組織管理體系創(chuàng)新研究[J].高教學刊，2017（16）：1-3.