莫莉敏

摘? 要：高校不僅是為社會(huì)培養(yǎng)人才和實(shí)施教育教學(xué)的機(jī)構(gòu)，也是傳承人類(lèi)文化和服務(wù)社會(huì)的重要機(jī)構(gòu)。高校有義務(wù)促進(jìn)校際的學(xué)術(shù)交流與研討，為更好地交流與研討創(chuàng)造良好的條件和空間，這是有效地加強(qiáng)校企合作、校地合作的措施和良好載體。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展，高校的會(huì)務(wù)工作也在進(jìn)行不斷的改革與完善，在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理為會(huì)務(wù)工作帶來(lái)了良好的機(jī)遇，將智能管理模式大力推進(jìn)，能夠有效提高會(huì)務(wù)工作的效率，改進(jìn)當(dāng)前高校會(huì)務(wù)管理工作的不足，從而達(dá)到完善創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實(shí)踐的目的。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+教育”? 高校? 會(huì)務(wù)? 智能管理? 研究

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）07（b）-0211-02

隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)和云技術(shù)已經(jīng)被越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于高校的會(huì)務(wù)工作智能管理模式中，這為高校會(huì)務(wù)工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)新形勢(shì)下的會(huì)務(wù)工作，需要在工作方式和結(jié)構(gòu)模式構(gòu)建上做出創(chuàng)新，從而適應(yīng)信息技術(shù)模式下高校的發(fā)展。目前就我國(guó)現(xiàn)階段高校的管理機(jī)制來(lái)看，多數(shù)仍然采用科層制管理模式，管理行政化仍是我國(guó)高校管理中的主要特征，陳舊的管理機(jī)制是阻礙高校會(huì)務(wù)工作管理模式創(chuàng)新的瓶頸。因此該文首先針對(duì)傳統(tǒng)的高校會(huì)務(wù)工作管理機(jī)制中的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，然后對(duì)新時(shí)代“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理機(jī)制研究做具體闡述。

1? 當(dāng)前高校會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)接待機(jī)構(gòu)

就目前高校會(huì)務(wù)工作的落實(shí)來(lái)看，部分活動(dòng)經(jīng)費(fèi)充足的高校能夠興建校內(nèi)會(huì)務(wù)中心、設(shè)置會(huì)務(wù)接待辦，能夠做到在會(huì)議舉辦的期間專(zhuān)項(xiàng)事宜有單獨(dú)的部門(mén)負(fù)責(zé)，有專(zhuān)門(mén)的責(zé)任人管理。但是由于多數(shù)高校注重會(huì)務(wù)工作精簡(jiǎn)化和集約化的原則，缺乏專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)接待機(jī)構(gòu)設(shè)置。在會(huì)務(wù)小組的成立上都是臨時(shí)性的，采用抽調(diào)高校各部門(mén)后勤處和教育技術(shù)中心等職能部門(mén)工作人員臨時(shí)構(gòu)成接待小組的方式，因此會(huì)議結(jié)束之后，往往造成部分資產(chǎn)無(wú)人管理、賬務(wù)尾款久拖不結(jié)，這為會(huì)務(wù)工作的高效開(kāi)展形成了嚴(yán)重阻礙。

1.2 工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低

由于會(huì)務(wù)工作小組的成立多數(shù)都是臨時(shí)性的，小組成員來(lái)自高校中不同的部門(mén)和崗位，工作人員的專(zhuān)業(yè)學(xué)科背景也不盡相同，素質(zhì)也參差不齊，并且小組接待人員也都沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的會(huì)務(wù)接待工作培訓(xùn)，因此工作人員在實(shí)際工作中呈現(xiàn)出的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低。尤其是在會(huì)議接待禮儀方面，常常出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和不端正的行為，這都是阻礙高校會(huì)務(wù)工作效率的直接原因。

1.3 會(huì)務(wù)工作缺乏智能管理

傳統(tǒng)的高校會(huì)務(wù)工作仍以人力資源為主要方式，因此在工作效率和專(zhuān)業(yè)性上還有很大欠缺。采用以人力資源為基礎(chǔ)的會(huì)務(wù)工作，首先要求會(huì)務(wù)后勤組的專(zhuān)業(yè)人員申請(qǐng)會(huì)議場(chǎng)地，并將時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人數(shù)逐步確定下來(lái)，然后是會(huì)務(wù)秘書(shū)組準(zhǔn)備會(huì)議稿件材料、簽到簿等，同時(shí)還要將參會(huì)人數(shù)進(jìn)一步進(jìn)行落實(shí)，如果人數(shù)有變動(dòng)，還要進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)整。工作準(zhǔn)備就緒后，還要向上級(jí)部門(mén)取得場(chǎng)地的獲批權(quán)，如果場(chǎng)地審批沒(méi)有通過(guò)，之前的準(zhǔn)備工作還要進(jìn)行重新調(diào)整。因此傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)工作模式缺乏智能管理，會(huì)使整個(gè)會(huì)議準(zhǔn)備和進(jìn)行的流程十分繁瑣復(fù)雜，并且工作效率也相對(duì)較低。

2? “互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理機(jī)制研究

2.1 會(huì)議宣傳管理設(shè)定

會(huì)議宣傳管理功能的設(shè)定需要秘書(shū)組在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上建立“建會(huì)導(dǎo)向”功能，在“建會(huì)導(dǎo)向”中選擇會(huì)議數(shù)據(jù)模塊，將會(huì)議的人數(shù)、時(shí)間和會(huì)議內(nèi)容填寫(xiě)在其中。然后由宣傳組工作人員利用HTML5或微信編輯器等功能將會(huì)議宣傳通知的網(wǎng)頁(yè)板塊設(shè)計(jì)出來(lái)，這樣可以使參會(huì)人員在得到會(huì)議通知之后，直接打開(kāi)相關(guān)網(wǎng)頁(yè)就可以對(duì)會(huì)議相關(guān)事宜和內(nèi)容進(jìn)行了解，并在微信客戶(hù)端或網(wǎng)頁(yè)上自主輸入個(gè)人信息。

2.2 會(huì)議嘉賓信息管理設(shè)定

會(huì)議嘉賓信息管理的設(shè)定由會(huì)務(wù)工作組的秘書(shū)人員來(lái)完成，秘書(shū)組人員要將參會(huì)嘉賓的信息在網(wǎng)頁(yè)客戶(hù)端或微信客戶(hù)端中進(jìn)行輸入，并將信息導(dǎo)入云平臺(tái)所屬的會(huì)議數(shù)據(jù)庫(kù)中的相應(yīng)嘉賓信息板塊。會(huì)議嘉賓信息錄入包括基本信息、住宿信息、費(fèi)用信息以及會(huì)議資料領(lǐng)取信息等。在網(wǎng)頁(yè)客戶(hù)端或微信客戶(hù)端會(huì)自動(dòng)彈射出引導(dǎo)嘉賓填寫(xiě)的信息板塊，并由秘書(shū)組登錄管理人員通道方可進(jìn)行成員信息的查詢(xún)。

2.3 會(huì)議場(chǎng)地管理設(shè)定

會(huì)議場(chǎng)地管理的設(shè)定由會(huì)務(wù)組后勤管理人員通過(guò)對(duì)各會(huì)議場(chǎng)地的考察了解，然后將場(chǎng)地的實(shí)際情況在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)的內(nèi)容要盡量詳細(xì)，包括會(huì)議活動(dòng)的所在城市、日期、參會(huì)人數(shù)以及會(huì)議預(yù)算和人員的聯(lián)系方式等，將這些詳細(xì)的資料反應(yīng)給會(huì)議場(chǎng)地服務(wù)商，以便使其針對(duì)會(huì)議的實(shí)際需求提供科學(xué)的方案以及場(chǎng)地提供方的聯(lián)系方式和報(bào)價(jià)，通過(guò)這樣的方式，既能提高會(huì)務(wù)工作的效率，還能省去經(jīng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)和中介費(fèi)，從而節(jié)省不必要的開(kāi)支。

2.4 會(huì)議簽到管理設(shè)定

會(huì)務(wù)工作的接待組在會(huì)議簽到管理設(shè)定的板塊上，可以在簽到處設(shè)置手機(jī)微信二維碼登錄，通過(guò)二維碼可以將參會(huì)人員的身份證信息有效識(shí)別出來(lái)，從而為簽到環(huán)節(jié)帶來(lái)方便，這樣能夠省去傳統(tǒng)的人工簽到環(huán)節(jié)，不僅方便快捷，準(zhǔn)確度也較高，還能有效減少人力投入，提高工作效率。接待組通過(guò)二維碼認(rèn)證完成簽到任務(wù)之后，到會(huì)的嘉賓人數(shù)和缺席人數(shù)便一目了然，并對(duì)臨時(shí)報(bào)道人員和缺席人員的原因及時(shí)掌握，從而做好下一步的準(zhǔn)備工作。

2.5 會(huì)議信息管理設(shè)定

會(huì)議信息管理包括會(huì)議的時(shí)間、內(nèi)容、具體安排、會(huì)務(wù)工作的和服務(wù)信息，以及會(huì)議通知單的查詢(xún)、參會(huì)人員基本信息等，涵蓋的范圍非常廣泛。在會(huì)議信息管理板塊的設(shè)置上，要在網(wǎng)頁(yè)版和微信版中通過(guò)輸入網(wǎng)址都能將會(huì)議的信息快速查詢(xún)出來(lái)，從而為秘書(shū)組對(duì)照會(huì)議簽到名單提供方便。同時(shí)還要在會(huì)務(wù)工作云平臺(tái)上建立會(huì)議信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將信息轉(zhuǎn)至?xí)h發(fā)言代表的郵箱或微信。

2.6 設(shè)備流程管理設(shè)定

設(shè)備流程管理的設(shè)定基于Microsoft Windows系統(tǒng)上，將流程設(shè)置與設(shè)備管理有效融為一體，將設(shè)備操作進(jìn)行靈活的轉(zhuǎn)換，從而推動(dòng)會(huì)議各個(gè)活動(dòng)的進(jìn)展，從而實(shí)現(xiàn)高校會(huì)務(wù)工作的智能化管理模式。會(huì)議的主持者和會(huì)務(wù)后勤工作人員可以通過(guò)會(huì)議秩序控制模塊完成會(huì)議會(huì)序，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)能夠?qū)⒋舜蔚臅?huì)議議程顯示出來(lái)。

2.7 查詢(xún)統(tǒng)計(jì)管理設(shè)定

查詢(xún)統(tǒng)計(jì)管理模塊的設(shè)定為參會(huì)人員提供查詢(xún)記錄的方便，參會(huì)人員可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)版或微信版對(duì)會(huì)議的基本信息進(jìn)行查詢(xún)。通過(guò)網(wǎng)址輸入，進(jìn)入到“查詢(xún)統(tǒng)計(jì)模塊”可以將此次會(huì)議基本信息和會(huì)議內(nèi)容以及每次會(huì)議紀(jì)要顯示出來(lái)，從而為參會(huì)人員的會(huì)議傳達(dá)和會(huì)后的交流探討提供平臺(tái)。另外對(duì)于會(huì)務(wù)工作管理方而言，能夠?yàn)閰R總參會(huì)人員地域系統(tǒng)、單位性質(zhì)統(tǒng)計(jì)、職稱(chēng)職務(wù)統(tǒng)計(jì)、參會(huì)天數(shù)統(tǒng)計(jì)以及費(fèi)用統(tǒng)計(jì)提供更系統(tǒng)、更方便的服務(wù)。

3? 結(jié)語(yǔ)

總之，通過(guò)對(duì)高校會(huì)務(wù)工作的智能化改革，有效地將“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式相結(jié)合，既推動(dòng)了高校會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，還能夠通過(guò)內(nèi)向挖掘，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)資源的相互整合，為高校人才的培養(yǎng)提供良好的機(jī)遇。提高高校會(huì)務(wù)工作的效率對(duì)高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)發(fā)展有重要的推進(jìn)作用，不僅實(shí)現(xiàn)了高校的人才資源可持續(xù)發(fā)展，還能夠推進(jìn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)與高校各職能部門(mén)之間的深度融合。

參考文獻(xiàn)

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[2] 牛立蕊，李漢超，王英，等.“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下的高校實(shí)踐育人組織管理體系創(chuàng)新研究[J].高教學(xué)刊，2017（16）：1-3.