司麗娟 鄭廣全 李高合 潘禎

【摘要】費(fèi)用臺(tái)賬管理一直是賬目管理中的一個(gè)難題，本文通過對(duì)培訓(xùn)服務(wù)經(jīng)營臺(tái)賬管理系統(tǒng)進(jìn)行深層次的剖析和思考并結(jié)合某單位的實(shí)際運(yùn)行和作者自身的工作經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)技能，提出了一套培訓(xùn)服務(wù)經(jīng)營臺(tái)賬管理系統(tǒng)創(chuàng)建的思路。

【關(guān)鍵詞】臺(tái)賬管理?管理信息系統(tǒng)?創(chuàng)建

目前，臺(tái)賬管理信息化還處于比較薄弱的階段，為了更好的完成培訓(xùn)服務(wù)成本管理相關(guān)工作，規(guī)范工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)成本管控，需要?jiǎng)?chuàng)建經(jīng)營臺(tái)賬管理系統(tǒng)，用于管理所有費(fèi)用支出臺(tái)賬。本系統(tǒng)主要包括臺(tái)賬記錄、臺(tái)賬審核、對(duì)比分析、事項(xiàng)提醒、管理提升建議、報(bào)表中心、系統(tǒng)管理等功能。系統(tǒng)要保證不同人員對(duì)信息維護(hù)的便捷、及時(shí)和準(zhǔn)確;強(qiáng)化信息查詢功能，根據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析要求，實(shí)現(xiàn)不同人員、層次、角度和目標(biāo)的快捷查詢和統(tǒng)計(jì)功能，具有數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、導(dǎo)出功能和批量選擇刪除功能;通過不同權(quán)限支持文件共享;增強(qiáng)系統(tǒng)易用性，建立完備的操作提醒機(jī)制。此管理系統(tǒng)將作為培訓(xùn)服務(wù)規(guī)范管理、提升經(jīng)營品質(zhì)的重要手段和工具。

1?系統(tǒng)設(shè)計(jì)描述

1.1臺(tái)賬記錄

臺(tái)賬分類包括：人工成本費(fèi)用、食材采購費(fèi)用、低值易耗費(fèi)用、布草洗滌費(fèi)用、水費(fèi)、電費(fèi)、燃?xì)赓M(fèi)、工程維修費(fèi)用、園林綠化費(fèi)用、電梯維保費(fèi)用、物業(yè)費(fèi)用、綠植租賃費(fèi)用、安全管理費(fèi)用、接待量臺(tái)賬、合同信息管理、證照信息管理等。

用戶登錄管理系統(tǒng)后，能根據(jù)臺(tái)賬的分類，把臺(tái)賬信息填寫到相應(yīng)類別的臺(tái)賬中。一條臺(tái)賬信息填寫完畢后，可以對(duì)信息進(jìn)行暫存。在暫存期間，可以對(duì)填寫的信息進(jìn)行查詢、修改和刪除。臺(tái)賬信息填寫無誤后，可以將此臺(tái)賬信息提交。（不同角色的用戶有操作不同類別臺(tái)賬的權(quán)限，同一角色的用戶只能填寫自己負(fù)責(zé)的臺(tái)賬，不能填寫其他角色負(fù)責(zé)的臺(tái)賬，臺(tái)賬信息添加相關(guān)的驗(yàn)證）。

1.2?臺(tái)賬審批流轉(zhuǎn)

臺(tái)賬信息確認(rèn)提交后，轉(zhuǎn)入臺(tái)賬審核階段;信息首先流轉(zhuǎn)到部門主管，部門主管點(diǎn)擊“待審批”按鈕，可以查看詳細(xì)的臺(tái)賬信息，同時(shí)可參照上月和去年同期數(shù)據(jù)（或任意時(shí)間數(shù)據(jù)）對(duì)信息進(jìn)行審核。如果信息審核通過，則數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到中心領(lǐng)導(dǎo)，并可附備注信息，中心領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊“審核”按鈕，可以查看詳細(xì)的臺(tái)賬信息，同時(shí)再次對(duì)信息進(jìn)行審核。如果信息在某一級(jí)未通過審核，則需要填寫駁回原因后，再點(diǎn)擊“駁回”按鈕，數(shù)據(jù)只返回上一級(jí)。臺(tái)賬信息需要通過兩級(jí)審批通過后，才可進(jìn)入臺(tái)賬數(shù)據(jù)庫保存，任何一級(jí)駁回，都需要用戶重新修改臺(tái)賬信息后，重新提交。

在臺(tái)賬審核的過程中，臺(tái)賬填寫人員可以登錄系統(tǒng)，查看臺(tái)賬的審核進(jìn)度。臺(tái)賬信息經(jīng)過部門主管和中心分管領(lǐng)導(dǎo)的審核通過后，提交到臺(tái)賬數(shù)據(jù)庫，不得再進(jìn)行修改和刪除。（審批中領(lǐng)導(dǎo)添加的備注同時(shí)保留在臺(tái)賬數(shù)據(jù)中）

1.3?臺(tái)賬對(duì)比分析功能

查看審核通過的臺(tái)賬信息時(shí)，點(diǎn)擊“費(fèi)用臺(tái)賬查詢分析”按鈕，可以進(jìn)入對(duì)比分析的頁面。在此頁面中，可以通過指定起止時(shí)間，篩選出需要分析對(duì)比的歷史數(shù)據(jù)，同時(shí)顯示柱形圖，柱形圖上標(biāo)注數(shù)值，顯示“同比”、“環(huán)比”和最后一條數(shù)據(jù)與第一條數(shù)據(jù)對(duì)比結(jié)果。

1.4?事項(xiàng)提醒功能

合同管理人員根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建合同信息條目，條目中顯示合同主體、涉及內(nèi)容概述、合同簽訂時(shí)間和生效期，下拉菜單選擇涉及部門。系統(tǒng)根據(jù)合同管理員設(shè)定的付款時(shí)間對(duì)擁有查看合同權(quán)限的用戶進(jìn)行提醒，提醒內(nèi)容設(shè)置“已知悉”按鈕，用戶點(diǎn)擊后，系統(tǒng)不再針對(duì)本條信息對(duì)該用戶進(jìn)行提醒，否則每次登錄都提醒。證照信息管理流程同合同信息管理流程。

1.5?管理提升建議

通過發(fā)站內(nèi)信的形式，用戶提交合理化建議，該建議所有用戶皆可查看，領(lǐng)導(dǎo)采納的建議進(jìn)行特殊設(shè)置。

1.6?報(bào)表中心模塊

報(bào)表中心為各項(xiàng)確認(rèn)后的數(shù)據(jù)最終流向，擁有不同權(quán)限的操作員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查看，并可根據(jù)需要的條件進(jìn)行篩選查詢、打印和導(dǎo)出。功能包括：按供應(yīng)商進(jìn)行匯總，按臺(tái)賬類別進(jìn)行同比和環(huán)比，按供應(yīng)商進(jìn)行同比和環(huán)比。

1.7?系統(tǒng)權(quán)限管理

負(fù)責(zé)管理部門和人員，部門的管理關(guān)系，角色定義、角色與功能點(diǎn)的關(guān)系、角色與人員權(quán)限分配等功能。

2?軟件技術(shù)要求

信息錄入實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化控制，盡可能多的提供輔助錄入和自動(dòng)糾錯(cuò)功能，如設(shè)計(jì)下拉選單，建立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)字典等。系統(tǒng)需對(duì)所有流程從執(zhí)行效率、實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)。管理員能夠調(diào)整流程，數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出有明確的提示和確認(rèn)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫要符合現(xiàn)有信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，避免形成信息孤島及垃圾數(shù)據(jù)。系統(tǒng)要具備良好的開放性，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，要充分考慮到將來擴(kuò)充的可行性，并能夠?qū)⒏鞣N格式的信息集成在管理信息平臺(tái)上。

3?結(jié)束語

通過信息化手段研發(fā)經(jīng)營臺(tái)賬管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營臺(tái)賬信息共享，為成本管控、降本增效和科學(xué)決策提供依據(jù)，能夠進(jìn)一步提升培訓(xùn)服務(wù)管控水平和經(jīng)營成效。

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