鄭麗霞

摘要：人事檔案在企業(yè)管理以及在未來(lái)發(fā)展中有著不可忽視的重要作用，人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新要從實(shí)際出發(fā)，全面考慮人事檔案管理工作的影響因素，結(jié)合信息化技術(shù)與手段，逐步提高人事檔案管理工作水平，最大限度地實(shí)現(xiàn)人事檔案在管理與發(fā)展中的價(jià)值，推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)與管理工作的全面建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化管理；企業(yè)人事檔案；方法探究

一、 企業(yè)人事檔案信息化管理的簡(jiǎn)單敘述

企業(yè)人事管理是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個(gè)人履歷、家庭社會(huì)關(guān)系、綜合能力和德才綜合表現(xiàn)，是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會(huì)各方面的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理不斷地向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化發(fā)展。

二、 企業(yè)的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關(guān)

1、 企業(yè)人事檔案管理的影響

隨著社會(huì)水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、管理建設(shè)、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化。為適應(yīng)逐步發(fā)展的社會(huì)的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄，企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)著非常重要的地位。為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要不斷地加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的人力資源檔案管理，促進(jìn)其不斷地壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。

2、 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要作用

企業(yè)人事檔案信息化管理為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的、原始的第一手人力材料資源，為企業(yè)的發(fā)展提供高素質(zhì)的人才信息，對(duì)人才進(jìn)行合理的安排，為企業(yè)建設(shè)和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術(shù)的專(zhuān)業(yè)型人才而做出自己的貢獻(xiàn)。并且運(yùn)用統(tǒng)一、安全、合理的方式把人事檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財(cái)富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進(jìn)管理建設(shè)的正常、快速、穩(wěn)步前行。人事檔案管理的一體化發(fā)展為最大化的信息資源儲(chǔ)存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業(yè)的發(fā)展壯大盡一份力。

三、 研究與分析企業(yè)人事檔案信息化管理的優(yōu)化方法

1、 把企業(yè)的人事檔案進(jìn)行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，需要把企業(yè)的人事檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對(duì)于不同類(lèi)別、不同性質(zhì)、不同價(jià)值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運(yùn)用不同編碼的檔案箱對(duì)個(gè)人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進(jìn)行分類(lèi)保存。使用不同的檔案管理箱對(duì)他們進(jìn)行分類(lèi)管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統(tǒng)一管理，進(jìn)而保障企業(yè)的權(quán)益。

2、 對(duì)于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，以備不時(shí)之需

對(duì)于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，針對(duì)紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點(diǎn)，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時(shí)的疏忽大意可能使得信息材料全無(wú)等特征，需要隨時(shí)準(zhǔn)備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時(shí)的使用，以這樣的方式進(jìn)行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時(shí)之需，為后面對(duì)檔案管理的修復(fù)工作作出基本的前提條件。

3、 對(duì)企業(yè)的人事檔案需要進(jìn)行不定時(shí)地檢查，對(duì)人力資源的循環(huán)了解

對(duì)于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行不定時(shí)地檢查，以確保檔案資源的安全儲(chǔ)存，人力資源信息的完好無(wú)損，沒(méi)有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無(wú)恙，沒(méi)有丟失一些有價(jià)值的人力資源材料等，從而做到對(duì)人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量地保護(hù)企業(yè)的人事檔案信息化資源的完整而沒(méi)有外泄，避免引發(fā)一些損害企業(yè)利益的事情。

4、 對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行定期地修復(fù)完善，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源體系

對(duì)企業(yè)的人事檔案需要進(jìn)行定期地修復(fù)完善，為其正常的工作進(jìn)行做準(zhǔn)備，特別需要注意的是：對(duì)于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質(zhì)檔案容易破壞、發(fā)潮發(fā)霉，因此對(duì)于這類(lèi)型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對(duì)其進(jìn)行檢查、查看；對(duì)電子信息技術(shù)的檔案材料，需要及時(shí)地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源檔案管理體系。

5、 對(duì)于不同類(lèi)別的企業(yè)人事檔案，需要分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行安全存放

企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要分門(mén)別類(lèi)，把不同載體的、不同類(lèi)別的、不同材質(zhì)的檔案材料進(jìn)行不同的歸檔、安全存放。特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導(dǎo)致資料內(nèi)容的缺失問(wèn)題以及對(duì)于信息檔案管理的信息保存等問(wèn)題，一定要嚴(yán)格地保存完整，并且保證時(shí)間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失的話(huà)，處理起來(lái)會(huì)相當(dāng)?shù)穆闊?。逐步地建立相?duì)應(yīng)的較完善的檔案資料庫(kù)，從而對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分別存放，以期對(duì)各行各業(yè)的信息資源進(jìn)行分類(lèi)管理，便于工作需要資源的時(shí)候能夠順手拿出來(lái)，這樣既方便而且便于管理，使得企業(yè)的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。

6、 對(duì)于一些特別珍貴的企業(yè)人事檔案，需要進(jìn)行特別的保護(hù)

企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對(duì)企業(yè)有重大價(jià)值的檔案，例如：企業(yè)的核心人事資料、對(duì)企業(yè)做出重大貢獻(xiàn)的人力材料等進(jìn)行嚴(yán)格保管，使用加密寶箱，并且對(duì)這些特別的檔案材料，需要進(jìn)行特別的保護(hù)，專(zhuān)門(mén)設(shè)置一個(gè)特別的檔案管理中心，對(duì)他們實(shí)行重點(diǎn)保護(hù)，以防在需要資料的時(shí)候，翻遍所有的資料庫(kù)都找不到需要的資料，那樣的話(huà)，既浪費(fèi)了不必要的時(shí)間，又浪費(fèi)人力資源，還不能達(dá)到預(yù)期的效果，豈不是得不償失了。

四、 結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，人力資源的發(fā)展對(duì)其起著非常重要的作用，為了保護(hù)人力資源的安全、不外泄，我們需要對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)檔案實(shí)行歸檔、存根、備份等，運(yùn)用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對(duì)人力資源檔案資源進(jìn)行保護(hù)，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進(jìn)行而不被影響。

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（作者單位：興安盟鼎誠(chéng)路橋工程有限公司）