邵云飛

摘 要：房地產(chǎn)檔案主要是指房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房屋管理中，通過(guò)收集整理按照一定方式反映房屋及土地狀況的材料和記錄，對(duì)于房屋管理、房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要意義。房地產(chǎn)檔案信息錯(cuò)綜復(fù)雜，信息量巨大，其中包括了房屋位置、產(chǎn)權(quán)信息、房屋狀況及修繕信息等等，通過(guò)文字、圖紙、音像等多種方式承載。對(duì)于如此大量的檔案管理，給管理人員帶來(lái)了巨大的壓力和挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理健康有序發(fā)展，找到檔案管理中存在的問(wèn)題，并解決問(wèn)題，才能促進(jìn)正常發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;房地產(chǎn);檔案管理分類(lèi);解決辦法

一、房地產(chǎn)檔案管理概述

房地產(chǎn)檔案管理是指對(duì)房屋檔案進(jìn)行有序管理的統(tǒng)稱(chēng)，在房屋檔案的形成過(guò)程中，需要通過(guò)對(duì)產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況收集整理等過(guò)程，最終通過(guò)文字材料、圖紙音像等各種載體內(nèi)容的文件材料進(jìn)行歸檔保存的管理制度。房地產(chǎn)檔案管理是否有序，對(duì)促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展具有與重要作用。

二、房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)容

（一）檔案收集

房地產(chǎn)檔案的收集，是整個(gè)管理過(guò)程的第一步，是起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。在收集過(guò)程中，要把分散的，以及散落在其他部門(mén)的各類(lèi)檔案進(jìn)行集中整理，通過(guò)歸檔的方式集中處理。這些文件要包含產(chǎn)權(quán)登記、變更及涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的所有文件材料，要對(duì)檔案載體實(shí)現(xiàn)多元化管理，對(duì)影視、音像等材料著重整理，避免載體單一化。

（二）檔案整理

在房地產(chǎn)檔案整理過(guò)程中，兩項(xiàng)重要工作分別是分類(lèi)和立卷。分類(lèi)時(shí)要做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序，使檔案能夠后期查找方便。在立卷整理時(shí)，要將文件作者、標(biāo)題信息、日期等信息填寫(xiě)清楚，擬好標(biāo)題，盡量簡(jiǎn)潔，裝訂整齊牢固，注明保管期限。初步整理之后，將材料進(jìn)行分類(lèi)組合，編號(hào)處理。兩項(xiàng)工作緊密配合，密不可分，才能保證檔案管理的合理性和穩(wěn)妥性。

（三）檔案保管

檔案的保管分為短期、長(zhǎng)期和永久保存三中類(lèi)型，對(duì)有長(zhǎng)期參考價(jià)值、16-50年及15年以下的檔案，進(jìn)行分類(lèi)保管，目的是為了提高檔案的使用年限，維護(hù)檔案的完整性，最大程度的保證檔案免遭損壞。

（四）檔案利用

隨著科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的使用，房地產(chǎn)檔案管理正在向線上方式轉(zhuǎn)移，數(shù)字化建設(shè)是檔案管理下一步實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。房地產(chǎn)檔案除了提供查詢(xún)、復(fù)制和借閱等服務(wù)之外，也要積極向社會(huì)宣傳房地產(chǎn)檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供有效增值服務(wù)。

三、房地產(chǎn)檔案管理分類(lèi)

（一）前期材料

前期材料主要包含房屋建設(shè)立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，規(guī)劃報(bào)建文件，專(zhuān)業(yè)報(bào)建文件，開(kāi)工復(fù)審文件，管線報(bào)建文件，竣工驗(yàn)收文件和項(xiàng)目證件，這些材料主要可用于證明房屋權(quán)限，設(shè)計(jì)、施工的合理合法性，多屬于永久保存文件。

（二）施工過(guò)程材料

此類(lèi)檔案包含設(shè)計(jì)圖、施工圖和竣工圖，具體包括建筑結(jié)構(gòu)、水電、消防、景觀設(shè)計(jì)、總規(guī)、和竣工圖，除設(shè)計(jì)圖為長(zhǎng)期檔案之外，剩余兩項(xiàng)均屬于永久保存檔案。

（三）竣工后期文件

竣工后期檔案包含行政文件類(lèi)，如對(duì)外部政府行文、紅頭文件，內(nèi)部行文、備注，會(huì)議紀(jì)要和工作計(jì)劃等，工程類(lèi)合同，如售樓處合同，設(shè)計(jì)、施工、開(kāi)發(fā)商合同和銷(xiāo)售合同等等。

（四）監(jiān)理及影像資料

主要跟包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照和公司合同，現(xiàn)場(chǎng)施工相關(guān)視頻、音頻等材料。

四、房地產(chǎn)檔案管理的重要性

（一）為房地產(chǎn)項(xiàng)目管理提供理論依據(jù)

房地產(chǎn)檔案中，記錄了大量信息，為房地產(chǎn)日常管理、轉(zhuǎn)讓、擴(kuò)建、新建等提供了科學(xué)依據(jù)。作為房地產(chǎn)檔案中的重要部分，產(chǎn)權(quán)信息是房產(chǎn)依法獲得或消失的有效法律證據(jù)。由于房主個(gè)人改建、或是房屋產(chǎn)權(quán)糾紛等等，借助房地產(chǎn)檔案中的信息作為依據(jù)，就會(huì)減少很多無(wú)謂的工作，提高工作效率，杜絕虛假的欺瞞詐騙行為。

（二）為宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展、城市建設(shè)提供有力保障

在城市、農(nóng)村建設(shè)中，宏觀的規(guī)劃一定要做到科學(xué)、精準(zhǔn)，需要以大量的信息作為決策的基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案歷時(shí)長(zhǎng)、信息量大，若保存完好將對(duì)決策起到巨大的幫助作用。此外，在城市的建設(shè)中，環(huán)保、消防、水電、交通等各項(xiàng)層層相扣、密切相關(guān)。要對(duì)區(qū)域進(jìn)行合理規(guī)劃，提高土地使用效率，不可避免地就要對(duì)舊城區(qū)、危房區(qū)進(jìn)行改造。為了保證拆遷的合理性、公平性，就要借助房地產(chǎn)檔案查詢(xún)房屋產(chǎn)權(quán)問(wèn)題、建筑問(wèn)題，保證拆遷過(guò)程中問(wèn)題最小化，保證各部門(mén)親密協(xié)調(diào)，只有資料準(zhǔn)確性高，才能保證工作的順利進(jìn)行。

（三）為房產(chǎn)交易提供保證

按照我國(guó)現(xiàn)行法律的相關(guān)規(guī)定，房地產(chǎn)證書(shū)和檔案作為鑒定房屋歸屬的有效證據(jù)。隨著房屋流通速率的加快，房屋主人將進(jìn)行頻繁的變更，只有房地產(chǎn)檔案的有效管理，才能保證購(gòu)房者和賣(mài)房者的合法權(quán)益。購(gòu)房者通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)檔案的借閱，可了解到房屋是否存在產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，是否被凍結(jié)，是否不存在違建等等，以此作為是否購(gòu)房的重要依據(jù)。通過(guò)檔案管理部門(mén)提供的相關(guān)記錄，了解到產(chǎn)權(quán)證書(shū)的真?zhèn)危诤藢?shí)無(wú)誤后，方可進(jìn)行交易。

（四）為日后司法鑒定提供保證

房屋作為一項(xiàng)不動(dòng)產(chǎn)，存在交易價(jià)值，只要有交易，就會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)。若房地產(chǎn)商逃避檢查違規(guī)操作，日后出現(xiàn)房產(chǎn)糾紛，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)可配合司法機(jī)關(guān)工作，積極提供相關(guān)房地產(chǎn)檔案，若核實(shí)無(wú)誤，將對(duì)房屋進(jìn)行重新評(píng)估，若記錄有問(wèn)題或房屋存在抵押等行為，房地產(chǎn)檔案部門(mén)也應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。一切都已房地產(chǎn)檔案中記錄為依據(jù)，為所有的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、司法鑒定提供理論事實(shí)依據(jù)。

五、房地產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人員素質(zhì)較低

房地產(chǎn)檔案管理中，對(duì)于工作人員要求較高，一方面要求有極高的專(zhuān)業(yè)技能，要懂得檔案管理的基本知識(shí)，同時(shí)要懂得測(cè)繪、法律、音像、管理等多面的技能，在實(shí)際工作中，由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)及檔案管理工作中的重點(diǎn)要點(diǎn)培訓(xùn)，無(wú)法適應(yīng)房地產(chǎn)檔案管理工作中的繁雜及強(qiáng)度。

（二）管理設(shè)備落后

由于房地產(chǎn)檔案過(guò)于復(fù)雜，信息量過(guò)于龐大，如果沒(méi)有數(shù)字化的管理將出現(xiàn)極其低下的管理效率。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)將紙質(zhì)檔案上傳至電子檔案，并保持雙方的統(tǒng)一，之后再不斷進(jìn)行檔案的更新和完善補(bǔ)充，這就要求檔案管理設(shè)備要能實(shí)現(xiàn)新舊數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和更新，另一方面不同部門(mén)在操作過(guò)程中容易導(dǎo)致存儲(chǔ)分散、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況，導(dǎo)致檔案管理的失敗。此外，檢索體系對(duì)于普通群眾或其他非管理人員至關(guān)重要，沒(méi)有有效的、快速的檢索體系將導(dǎo)致檔案管理的毫無(wú)意義，無(wú)法檢索到有效信息。

（三）檔案材料收集不齊全

房地產(chǎn)檔案中設(shè)計(jì)到的內(nèi)容眾多，從建筑用地審批到規(guī)劃設(shè)計(jì)、到施工、到竣工、再到銷(xiāo)售、交付等環(huán)節(jié)眾多，其中一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)接不上就容易導(dǎo)致檔案斷層。檔案材料對(duì)于齊全的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，還應(yīng)制定更統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案材料前期收集的準(zhǔn)確性和完善性。

（四）檔案材料利用率低

房地產(chǎn)檔案的建立，一方面為了保存相關(guān)材料，以便后期城市規(guī)劃建設(shè);一方面為了做好備份工作，確保房地產(chǎn)市場(chǎng)的有序進(jìn)行;另一個(gè)重要方面就是方便用戶(hù)的查詢(xún)?，F(xiàn)實(shí)中，用戶(hù)對(duì)于檔案的查詢(xún)、借閱率非常低，即便是發(fā)生司法糾紛，進(jìn)行相關(guān)查閱由于檢索體系的不完善，也是非常困難。所以房地產(chǎn)檔案在綜合利用率上，還有待提高。

六、房地產(chǎn)檔案管理中存在問(wèn)題的解決辦法

（一）軟件設(shè)備改善

包括信息上傳系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、不同部門(mén)的協(xié)同辦公系統(tǒng)等等應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的軟件上新，通過(guò)檔案的分類(lèi)整理，重新上傳，解決無(wú)法檢索或檢索困難的問(wèn)題。此外增加檢索方式，建立檢索標(biāo)準(zhǔn)將有效提高檢索功能，保證用戶(hù)在查詢(xún)房地產(chǎn)信息時(shí)更加便利，通過(guò)線上搜索和人工搜索相結(jié)合，是檔案管理部門(mén)為用戶(hù)提供最有效、最準(zhǔn)確的服務(wù)。

（二）備份保存

由于檔案管理線上部分借助計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算機(jī)作為機(jī)器設(shè)備不可避免的會(huì)出現(xiàn)故障或者信息丟失，為了最大程度的保障信息的安全性，要定期對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行檢查，同時(shí)要進(jìn)行文件的備份，以備不時(shí)之需。

（三）前期控制

由于檔案前期的收集過(guò)于繁瑣，工作量過(guò)大，可以通過(guò)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，人員的完善等方式，抓好前端，保證檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性，在收集之后做好整理、分類(lèi)工作，之后再進(jìn)行線上電子檔案的整理將做到無(wú)縫連接，只有做好前期控制，才能保證后期工作的有序進(jìn)行。

（四）人才培養(yǎng)

房地產(chǎn)檔案管理工作中的每一項(xiàng)都需要人工的參與，提高工作人員的整體素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，才能保證房地產(chǎn)檔案管理工作的正常進(jìn)行。通過(guò)技能的培訓(xùn)，老員工帶動(dòng)新員工等方式，進(jìn)行人才梯隊(duì)管理。此外，作為檔案管理工作人員的一份子也要積極充實(shí)自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高道德品質(zhì)和敬業(yè)精神，在房地產(chǎn)檔案管理工作中站好每一班崗。

七、結(jié)論

房地產(chǎn)檔案管理在城市的綜合建設(shè)，宏觀布局、房地產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展中均發(fā)揮著不可替代的作用，對(duì)房地產(chǎn)檔案的有效管理體現(xiàn)著一個(gè)管理部門(mén)的工作能力，也體現(xiàn)著管理部門(mén)對(duì)于行業(yè)、群眾的責(zé)任意識(shí)。雖然房地產(chǎn)檔案管理中存著著或多或少的問(wèn)題，但是通過(guò)工作人員的不斷努力，問(wèn)題都將得到迎刃而解，而房地產(chǎn)檔案管理這項(xiàng)工作本身，將發(fā)揮更大、更多的作用，為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展出一份力。

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